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部門文件管理制度是指在企業(yè)內(nèi)部，對部門產(chǎn)生的各類文件進行有序管理的一系列規(guī)則和流程。它涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等全過程，旨在確保信息的安全、準確和高效流通。
包括哪些方面
1. 文件分類：明確各類文件的分類標準，如工作報告、會議紀要、業(yè)務合同等。
2. 文件編號：為每個文件設定唯一的識別碼，便于查找和管理。
3. 制作與審批流程：規(guī)定文件制作的權限和審批流程，確保內(nèi)容的準確性和合規(guī)性。
4. 存儲與備份：規(guī)定文件的存儲位置和備份策略，防止數(shù)據(jù)丟失。
5. 分發(fā)與查閱：設定文件的分發(fā)范圍和查閱權限，保護敏感信息。
6. 更新與廢棄：明確文件修訂和廢棄的條件與程序。
7. 審計與合規(guī)：定期進行文件管理審計，確保制度的執(zhí)行。
重要性
部門文件管理制度的重要性在于：
1. 提升效率：規(guī)范化的流程減少尋找和處理文件的時間，提高工作效率。
2. 保證信息準確：嚴格的審批和更新機制確保信息的準確性。
3. 保障安全：通過權限管理防止信息泄露，維護企業(yè)利益。
4. 法規(guī)合規(guī)：符合相關法規(guī)要求，避免因文件管理不當引發(fā)的法律風險。
5. 歷史追溯：完整的文件記錄方便追溯決策過程，為企業(yè)決策提供依據(jù)。
方案
1. 制定詳細的操作手冊：明確每一步驟的具體操作方法和責任人。
2. 培訓與教育：定期對員工進行文件管理培訓，提高全員意識。
3. 技術支持：引入電子文檔管理系統(tǒng)，自動化處理文件生命周期。
4. 監(jiān)督與反饋：設立監(jiān)督機制，收集反饋，不斷優(yōu)化制度。
5. 定期評估：每年至少進行一次全面的文件管理制度評估，確保其適用性和有效性。
在實施過程中，要注重靈活性，根據(jù)不同部門的特性和需求進行微調(diào)，同時鼓勵員工積極參與，共同構建一個高效、安全的文件管理體系。
部門文件管理制度范文
第1篇 部門文件管理規(guī)定辦法
部門文件管理規(guī)定
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據(jù)區(qū)建設局關于文書處理的有關規(guī)定,結合我單的實際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。
在簽收和拆封時,收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件,要進行文件、文號、機要編號的核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級部門,并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應及時附上文件處理傳閱單,作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管,不得個人保存,如職工工作需要借閱的可復印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領導和承辦部門閱辦,重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。
為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完。
2.一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。
如涉及幾個單位會辦的文件,應同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運轉(zhuǎn),收發(fā)員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門,如關系到兩個以上部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。
對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。
如有領導批示、擬辦意見辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。
不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關部門定期組織學習有關文件,或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各 群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。
黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。
群眾團體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3.對單位影響較大,涉及多個以上領導分管范圍的文件,須經(jīng)領導班子研究決定后批準簽發(fā)。
其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:
(1)公布單位規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件;
(3)公布單位體制機構變動或干部任免事項;
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報;
(6)其他有關重大事項;
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關重大生產(chǎn)、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術、管理、黨群工作中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經(jīng)分管領導批準后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。
5.各科室如會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定:
1.各科室需要發(fā)文,應事先向黨支部、行政辦公室提出申請;
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。
嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后,擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標定日期和密級;
5.辦公室應根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關指示精神,有關文件規(guī)定,對文稿進行審查和修改。
對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領導核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責);
7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬搞部門重新整理寫清楚;
8.需經(jīng)會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后,按批準權限的規(guī)定分別呈送黨政領導審定批準簽發(fā);
10.經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打印;
11.文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。
任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作。
(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。
如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時查明原因和責任者,并如實向領導報告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負責歸檔:
(1)上級機關來文,包括上級對單位報告、申請的批復;
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;
(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄;
(4)支部黨代表大會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果;
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等;
(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄,以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料;
(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品;
(9)單位日志和大事記;
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2.業(yè)務科室,各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。
重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,辦公室應定期清理造冊,并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監(jiān)督下銷毀。
第十七條 實施及修改 本辦法經(jīng)決策會通過后實施,修改時亦同。
第2篇 某購物中心部門文件資料管理規(guī)程
營運管理類標準指引
制定部門:營運部
購物中心部門文件資料管理規(guī)程
1.目的
為規(guī)范資料(包括電子版資料)管理,有效收集、妥善保管和高效利用部門資料。
2.范圍
適用于各項目及各部門文件資料建立與管理。
3.職責
3.1部門員工負責自己板塊的工作資料,保證資料的齊全完整以及密級資料的安全。資料管理工作由部門經(jīng)理統(tǒng)一領導。
3.2各板塊員工在部門經(jīng)理指導下進行資料整理工作,其主要職責是對板塊內(nèi)產(chǎn)生的資料及時進行整理。定期對所有已歸檔的資料進行檢查。接受部門經(jīng)理對資料管理工作的監(jiān)督和指導,并提出合理化建議。
3.3各板塊資料可存放于各相關板塊員工自行保管,其余資料原則上由文員集中保管。自行保管資料員工對其所保管的資料信息(包括電子版)負有全部責任。
4.作業(yè)內(nèi)容
4.1整理方法
裝訂:歸檔資料應按件裝訂,每份資料作為一件。
分類:歸檔資料采用“保管期限/年度”進行分類。
排列:歸檔資料應在分類方案的最低一級類目內(nèi),按事由結合時間、重要程度等排列。
4.2保管期限:分為永久、長期、短期。
4.3公司領導、部門負責人借閱非密級資料可通過資料管理人員/文員辦理借閱手續(xù),直接提檔。
4.4部門負責人以下員工借閱資料時,需經(jīng)部門負責人批準,填寫《資料使用申請表》,并辦理借閱手續(xù)。
4.5借閱部門資料須按規(guī)定辦理相關手續(xù),不得擅自擴大查閱范圍,未經(jīng)許可不得私自抄錄或復制。如確屬工作需要摘錄和復制,須經(jīng)分管領導或總經(jīng)理審批方可摘錄和復制。查閱“一般”級資料,須經(jīng)部門負責人審批。查閱“密件”級資料,須經(jīng)分管領導審批。查閱“絕密”級資料,須經(jīng)總經(jīng)理審批。外借資料必須在規(guī)定時間內(nèi)及時歸還。
4.6借閱、使用資料必須愛護,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密。如有資料遺失,按照資料的重要輕重程度進行處罰。
4.7任何個人未經(jīng)允許不得隨意銷毀部門資料。
4.8針對保管期限已滿的資料,通過鑒定對無保存價值的檔案進行銷毀。銷毀前必須填寫《資料銷毀清單》,經(jīng)資料管理負責人、部門經(jīng)理審批后,由二人以上對照《資料銷毀清單》檢查資料,確認無誤后在指定地點監(jiān)銷。監(jiān)銷人員事后應在銷毀清單上注明“已銷毀”字樣、日期并簽名。
4.9資料管理人員要認真填寫、編制銷毀清單,資料銷毀清單需長期保存。如有個別資料和文件未被批準銷毀,尚需保存,則應在銷毀清單上做出適當說明。為了防止錯銷,對已批準銷毀的資料除特殊情況外,一般均應“暫緩執(zhí)行”,待保存半年以后,確認已無利用價值時再行銷毀。
4.10若按規(guī)定需要銷毀時,凡屬密級資料須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀,一般內(nèi)部資料,須經(jīng)部門負責人批準后方可銷毀。
4.11因個人原因?qū)е沦Y料遺失,根據(jù)資料等級進行相應處罰
4.11.1普通級資料:
記過失一次,且按公司相關獎懲規(guī)定進行現(xiàn)金處罰,部門內(nèi)部通報批評。
4.11.2重要級資料:
記重大過失一次,且按公司相關獎懲規(guī)定進行現(xiàn)金處罰,在績效考核中建議hr扣除相應績效分值并上報公司,公司內(nèi)部通報批評。
4.11.3以上情況在一年中出現(xiàn)兩次以上,按以上條例并處雙倍及以上處罰。
5.支持性文件
6.相關記錄
