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公司文書管理制度是企業(yè)內部管理的重要組成部分，其主要作用在于規(guī)范各類文書的制作、審批、存檔和使用流程，確保信息傳遞的準確性和高效性。通過有效的文書管理，可以提升企業(yè)的行政效率，防止信息錯漏，保障決策的科學性和合規(guī)性，同時也有助于維護公司的形象和專業(yè)性。
包括哪些方面
公司文書管理制度涵蓋了以下幾個關鍵方面：
1. 文書格式標準：設定各類公文的統(tǒng)一格式，包括標題、正文、簽發(fā)人、日期等要素。
2. 制作流程：規(guī)定文書從起草、審核、審批到發(fā)布的完整流程，明確各環(huán)節(jié)責任人員。
3. 存檔管理：制定文檔分類、編號、存儲和檢索的規(guī)則，保證文檔的安全和方便查閱。
4. 使用規(guī)定：明確文書的使用權限，規(guī)定敏感信息的保密措施。
5. 更新與廢棄：規(guī)定文書的更新頻率和廢棄標準，確保信息的時效性。
重要性
良好的公司文書管理制度對企業(yè)運營至關重要：
1. 提升效率：統(tǒng)一的格式和清晰的流程減少誤解和延誤，提高工作效率。
2. 保障合規(guī)：遵循法定程序，降低法律風險，確保企業(yè)行為合法合規(guī)。
3. 保護信息：有效管理敏感信息，防止信息泄露，維護企業(yè)利益。
4. 促進溝通：規(guī)范的文書傳遞準確信息，減少溝通障礙，增強團隊協(xié)作。
5. 塑造形象：專業(yè)化的文書體現(xiàn)企業(yè)專業(yè)素養(yǎng)，提升對外形象。
方案
為了建立完善的公司文書管理制度，建議采取以下措施：
1. 制定詳細的文書制作指南，包括常用文書類型、格式模板和編寫要求。
2. 設立專門的文書管理部門，負責文書的審批、存檔和檢索工作。
3. 實施電子化管理，利用文檔管理系統(tǒng)實現(xiàn)線上審批、存儲和檢索，提高效率。
4. 定期培訓員工，提升文書制作和管理能力，強化合規(guī)意識。
5. 定期審查和更新文書管理制度，以適應企業(yè)發(fā)展和外部環(huán)境變化。
在執(zhí)行過程中，應注重靈活性和實用性，確保制度既能滿足規(guī)范需求，又能適應實際情況，為企業(yè)的高效運作提供有力支撐。管理層需定期評估制度效果，及時調整和完善，以保持其有效性。
公司文書管理制度范文
第1篇 房地產公司文書管理制度
房地產開發(fā)公司文書管理制度
一、發(fā)文
1、起草:公文文體、格式等使用準確、符合規(guī)范要求;文字要準確、精練,條理要清楚,層次要分明,用語要規(guī)范,公司本部各部門的文件由各部門負責人起草辦公室審核,總經理簽發(fā)。公司的文件由辦公室負責起草和審核,公司總經理簽發(fā)。
2、審批:據文件性質、范圍、密級由相應權屬范圍內的管理人員審批。
3、發(fā)送:文件簽發(fā)后,送辦公室統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復印、蓋章。文件和原稿,由辦公室分類歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>
二、收文
1、屬于秘密的文件,核稿人應該注明秘密字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報送。
2、文件統(tǒng)一由辦公室負責發(fā)送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發(fā)人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。
3、外來的文件由辦公室專人負責簽收,并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后,簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應在接件后即時報送。
三、文印工作
1、公司的文件,有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
2、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經有批準發(fā)文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真,須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理;部門經理不在時,可經總經理辦公室主任同意后辦理。
免影響公司的正常工作。
4、文印室工作人員應認真做好本職工作,按時完成任務。對收到的文件資料,應及時給有關部門、人員送發(fā),或及時通知有關人員到文印室來拿取回,不得延誤。
5、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。
6、文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料,應做好登記,并在月終作統(tǒng)計核算。
7、 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的,給予批評或處 50 元以上罰款,屢教不改或給公司造成不良的社會影響或較大經濟損失的,處50 元以上罰款直至辭退。
第2篇 投資公司文書檔案管理制度
投資開發(fā)公司文書檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為規(guī)范公司文書檔案管理,維護檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準確性,更好地促進公司各項工作,特制訂本制度。
第二條 歸檔的文書檔案應字跡清晰、完整有效。
第三條 本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。
第二章 文書檔案管理職責
第四條 綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負責對文書檔案的管理工作。
第五條 文書檔案管理崗位職責:負責對文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。
第三章 文書檔案文件材料歸檔范圍
第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍
1.會議類
1.1公司召開的職工大會、年度工作會議材料;
1.2董事會、股東會會議材料;
1.3總經理辦公會議記錄、紀要;
1.4黨支部會議記錄、紀要;
1.5各類項目方面的評審會、專家論證會、協(xié)調會、座談會及聽證會等會議紀要、會議照片、錄音等;
1.6參加上級及其他單位召開的會議帶回的會議材料。
2.上級單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。
3.上級單位領導視察、檢查公司工作時的指示、講話、題詞、照片等材料。
4.上級單位發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
5.公司的請示與上級單位的批復文件。
6.公司印發(fā)的各類文件與有關單位來往的文書。
7.公司反映主要職能活動的報告、總結。
8.公司的各種工作計劃、總結、報告、財務年報、統(tǒng)計報表及簡報。
9.本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
10.本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
11.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。
13.反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務管理規(guī)程等文件材料。
第四章 文書檔案歸檔整理
第七條 歸檔文件是應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
第八條 歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、裝盒,使之有序化的過程。
第九條 歸檔文件整理的要求
1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機構進行分類。
2.對跨年度文件的處理:年度計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表等放在針對年度;跨年度或多年度的的計劃,放在針對的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年整理;跨年度或多年度的總結,放在針對的最后一年;跨年度的請示與批復,放在復文年,沒有復文的放在請示年;跨年度的會議文件放在會議開幕年,也可放在會議執(zhí)行年。
3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務部門負責。
3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機構類。由綜合辦公室檔案管理員負責整理工作;
3.2以業(yè)務部門名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務部門機構類,由各部門專門人員負責整理工作。
4.歸檔文件整理時所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
5.歸檔文件整理應按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,并按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
6.歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。
7.不同年度形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。
8.應使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。
第十條 歸檔文件整理程序
1.將歸檔文件以件為整理單位,進行文件級管理。
1.1每份文件為一件;
1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序為:正文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.3正文與附件為一件,附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時,也可各為一件;排列順序為:正文、附件、發(fā)文稿紙、底稿;
1.4原件與復制件為一件;排列順序為:原件、復制件;
1.5轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件;排列順序為:轉發(fā)文、被轉發(fā)文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.6報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件;
1.7來文與復文為一件;排列順序為:復文、發(fā)文稿紙、來文。
2.按歸檔文件質量要求對破損的文件應予修整,字跡模糊或易退變的文件應予復制。
2.1歸檔文件材料由于使用不當,產生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象,應在裝訂前進行修裱(修補或托裱);
2.2對字跡模糊或易退變的文件,采用復印的方式進行復制,如:傳真件字跡耐久性差,須復制后才能歸檔;
2.3紙張幅面大于a4紙時需要對超大紙張加以折疊,如:報表、圖樣等。
3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書釘、曲別針、大頭針等),以避免對檔案潛在的危害。
4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應將左、上側對齊;便于翻閱利用。
5.在每件首頁上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號,并填寫相關內容。
6.按分類方案和件號順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設置:件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。
7.填寫備考表,備考表放在盒內所有歸檔文件之后,用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。
8.按件號順序裝入統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒。
9.填寫檔案盒盒脊的項目,包括年度、機構、起止件號和盒號。
第十一條 文書檔案整理歸檔工作應在每年4月底前完成。
第五章 文書檔案保管
第十二條 檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學。
第十三條 檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
第十四條 經確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
第十五條 嚴格遵守檔
案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
第十六條 凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續(xù)。
第六章 檔案借閱制度
第十七條 檔案屬于公司機密,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
第十八條 借閱檔案,必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時間一律不得超過一周,必要時可以續(xù)借,但重要文件必須當天歸還。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經綜合辦公室主任報總經理批準。
第十九條 嚴格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對密級高的檔案,要經綜合辦公室主任批準后方可借閱。
第二十條 借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。
第二十一條 借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
第七章 其他
第二十二條 本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
第3篇 公司文書管理辦法(9)
公司文書管理辦法(九)
第一章 總則
第一條 為制度化,規(guī)范化文書管理體系,特制定本辦法。
第二章 文件流傳細則
第二條 分類
_須登記的文書范圍:結合《檔案管理規(guī)定》的要求
外來文件:公文(命令、指令、決議、指示、通知、通報、報告、請示、批復、涵、會議紀要)、電報、傳真等等
本部制發(fā)文件:本公司內部文件和對外業(yè)務文件
第三條 收文
1.本公司與外界往來的文件,由辦公室統(tǒng)一登記、收文。
2.內部制發(fā)文件流轉,由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。
第四條 發(fā)文
1.以公司名義撰寫的文件,可由各部門自行擬稿,統(tǒng)一由公司辦公室登記簽發(fā)。
2.以各部門名義撰寫的文件,由各部門自行登記、簽發(fā)。
第五條 分文
1. 外來文件由辦公室登記收文后,根據業(yè)務性質分送各有關部門處理。
2. 內部制發(fā)文件流轉時,由發(fā)文部門登記簽發(fā)后,直接送收文部門登記簽收。
第六條 會簽
1. 需多部門或多人會簽處理的文件應附上收文處理單。
2. 各部門收到需參與會簽的文件時,須本著本部門的職責及時認真處理并簽署意見。
3. 文件收文后,再依收文處理單內所指定的會簽順序,轉送其他會簽部門或某人,若某部門或某人為最后一個會簽單位,則處理后將本文件轉送辦公室。
第三章 重要文件的審核、執(zhí)行
第七條 審核、批示
涉及公司總體協(xié)調或應由公司總經理審核的文件,由辦公室匯總簽辦意見,呈總經理或交其他被授權者做最終的審核、批示。
第八條 執(zhí)行
經總經理或有關人員的批示后,正本留辦公室歸檔存查,由辦公室將文件復印一份送執(zhí)行單位處理并督促執(zhí)行。
第四章 撰寫文書格式
第九條 公司實行按國家標準和公司標準統(tǒng)一的文書規(guī)范格式。
第十條 對已經統(tǒng)一的文書類(以附件形式下發(fā)),要求各部門及員工嚴格按公司規(guī)范格式操作。
第4篇 裝飾公司文書檔案管理制度
裝飾工程公司文書檔案管理制度
一、建檔依據
根據郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》,結合本公司實際制定本制度。
二、建檔原則
1、公文承辦部門或承辦人員應保證所經辦文件的系統(tǒng)性、完整性,結案后須及時交專(兼)職文書人員歸檔。
2、經辦人員工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料,包括:會議通知、決議、領導人的講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請求、批復、統(tǒng)計報表及簡報。
4、本公司與有關單位簽定的合同、協(xié)議等文件材料。
5、本公司干部任免的文件以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
6、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
7、本公司歷史大記事以及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、檔案的裝訂
1、由文檔員或經辦人負責組卷、編目,卷內文件材料應按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁碼。
2、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
3、案卷封面、應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。
4、案卷裝訂:裝訂前卷內文件材料要去掉金屬物,案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
5、案卷排列格式:軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內保存。
第5篇 房地產集團公司文書檔案管理辦法
房地產集團有限公司文書檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強_ 城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)文書檔案工作,實現(xiàn)文書檔案的科學管理,充分發(fā)揮文書檔案在公司經營管理中的作用,根據《中華人民共和國國檔案法》等有關法律、法規(guī),結合公司實際,特制定本辦法。
第二條 本規(guī)定中的文書檔案,是指公司在經營管理過程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來的各種書面文件材料。
第三條 文書檔案是記錄與反映公司發(fā)展狀況的重要依據和可靠憑證,任何部門與個人不得擅自處理或長期積壓文件資料。
第四條 綜合管理部為公司文書檔案的歸口管理部門,負責文書檔案的收集歸檔、整理編號、保管、利用和銷毀工作,并指定專人負責文書檔案管理工作。
第五條 本辦法適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
第二章 文件的收集
第六條 公司文件資料的收集范圍
凡是反映公司經營活動、具有查考利用價值的書面文件材料均屬歸檔范圍。
(一)政府機關或行業(yè)管理部門(簡稱職能部門)的文書材料
1、職能部門召開的有關房地產工作的會議文件;
2、職能部門下發(fā)的涉及經營業(yè)務并要求貫徹執(zhí)行的文件;
3、職能部門領導檢查工作、參觀或者參加公司活動中的指示、講話;
4、職能部門對公司各類請示事項的批復;
5、其它相關資料。
(二)公司文書材料
l、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的各種決議、決定等文件資料;公司
控股、參股的項目公司、專業(yè)公司(以下簡稱所屬公司)的股東會、董事會、監(jiān)事會形成的各種文件資料;
2、公司總經理辦公會議記錄、紀要,專題會議紀要以及其它會議的文件材料;
3、公司印發(fā)的各種正式文件的底稿(簽發(fā)稿)、打印稿;
4、公司給上級部門的情況匯報及請示等公司各部門及所屬公司的請示與公司的批復文件;
5、公司各部門及所屬公司的工作計劃、工作總結、報告等;
6、公司各類調研工作形成的文件材料;
7、公司調查處理的違紀、違規(guī)事件材料;
8、公司匯總及所屬公司報送的資金計劃、財務、銷售、成本等各類數(shù)據資料;
9、公司參展的大型產品展銷展示、媒體推介等形成的文件材料;
10、公司領導在經營活動中形成的重要信件、電報、電話記錄以及從外單位帶回的與本公司業(yè)務有關的文件資料;
ll、各類投訴處理材料;
12、公司經濟糾紛處理材料;
13、公司的工商登記資料;所屬公司報送的工商登記備案資料;
14、公司各類資質、權屬證書;所屬公司報送的各類資料、權屬證書的備案資料;
15、公司重要的各類協(xié)議合同;所屬公司報送的重要的各類協(xié)議合同的備案資料;
16、公司及所屬公司開發(fā)項目的可行性報告、策劃報告書、規(guī)劃設計、景觀設計等文件資料;
17、公司大事記、全宗介紹;
l8、公司《章程》及規(guī)章制度等文件資料;所屬公司報送的規(guī)章制度備案文件; 19、公司重要財產物資登記、檔案等的交接憑證、清冊;
20、公司固定資產的購置批文、使用說明書、維修卡或保修單等;
21、其它各類相關資料。
(三)非隸屬單位的文件資料
非隸屬單位與公司聯(lián)系、協(xié)商、處理工作中產生的重要文件資料。
第三章 文件的整理與立卷
第七條 公司實行公司、部門分級立卷的制度,堅持 “誰辦文,誰立卷”的原則,并由檔案人員負責監(jiān)督指導。
第八條 公司文書檔案立卷整理分為二個層級。第一個層級:綜合管理部將辦理完畢的公司文件資料和各部門內勤人員將辦理完畢的部門文件資料收集齊全,按年代--問題分類法組合立卷。第二層級:綜合管理部對公司及各部門已經立卷歸檔的案卷按照年代――組織機構分類法進行排列、編號以及分類等進行系統(tǒng)化的整理,并用編制案卷目錄的方式固定下來。
第九條 歸檔文書的整理要求
(一)綜合管理部一般情況下不接收未立卷的零散文件資料。歸檔文件資料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
(二)在歸檔的文件資料中,應當將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開;文電應合一立卷。
(三)歸檔文件應按其形成年度分別立卷跨年度的請示與批復在批復的年度立卷;跨年度的規(guī)劃、計劃在針對年度的第一年立卷;跨年度的總結、決算、統(tǒng)計資料在針對年度的最后一年立卷;一文兩事的上年總結與當年計劃、上年決算與本年預算立上年度檔案;跨年度的會議文件在會議閉幕年度立卷;合約、協(xié)議等文件在簽字年度立卷。
(四)歸檔文件要根據其聯(lián)系、重要程度、問題或時間順序進行排列。
批復、批示在前,請示、報告在后;正件在前,附件在后;批轉文件在前,被批轉文件在后。
第十條 立卷
(一)卷內文件資料應按排列順序,依次編寫頁號。一個頁面一個頁號,
頁號位置在每頁文件正面的右上角,背面的左上角。
(二)按照要求填寫卷內文件目錄和備考表。
卷內文件的件數(shù),一般以每份文件單獨計算為一件;請示與批復,來文與復文一般應分別計算件數(shù);正件與附件,按一件計算。文件材料沒有題名的應擬寫題名;文件沒有責任者或時間不清楚的,要查清,填入有關項內。
(三)案卷封面逐項按規(guī)定填寫清楚,字跡工整、清晰,簡明扼要,確切地反映卷內文件資料內容,一般包括責任者、內容和名稱等,體式一致,保管期限劃分準確。
(四)卷內文件資料要去掉金屬物,對破損的文件資料應裱糊、復制。案件必須裝訂整齊,采用三點一線裝訂法,裝訂前須經檔案室人員復核;文件資料也可根據特殊需要采用卷盒等形式存放。
第四章 案卷的排列、編號、歸檔
第十一條 歸檔時間與手續(xù)
歸檔時間是指立卷部門將需要歸檔的文件向綜合管理部移交的時間。
部門歸檔時間為次年 5 月底以前(重要文件資料應及時歸檔),各部門須按時向綜合管理部移交檔案,同時填寫案卷移交清單一式兩份,由雙方經辦人簽字,一份由部門保存,一份由綜合管理部接收。交接雙方根據移交目
錄清點核對
第十二條 案卷排列編號
案卷排列是指固定各案卷之間的排放順序,一般按照時間先后依次排列.案卷排放的順序一經確定,就應對各案卷逐個進行編號,.案卷編號方法只能采用自然數(shù),并嚴格按照案卷排列順序依次編號。編號系統(tǒng)可有兩種,一種是統(tǒng)編,適用于案卷數(shù)量較少的情況;另一種為分編,即按案卷的類別、年度等分別編立從1 號卷開始的號序。
第十三條 案卷目錄
(一)案卷目錄的編制方法
案卷目錄中的條目必須嚴格按案卷的排列順序登錄,且必須忠實反映案卷號的號序系統(tǒng),即每本案卷目錄必須是一個從1 號卷開始的完整系統(tǒng)。
(二)案卷目錄的形式、結構與內容
案卷目錄的形式均為書本式(簿冊式),最好加硬質封皮。開本尺寸一般采用a4 紙尺寸。
案卷目錄的結構及內容:
l、封面和扉頁
主要內容為全宗號、目錄號、目錄名稱、編制年月、編制單位、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)等。全宗號和目錄號一般并列標寫于左上角或右上角;目錄名稱由全宗名稱或加全宗內類別(年度、機構、問題)、密級等和“案卷目錄”4 字構成,書寫于中間位置;編制年月書寫于下部中間位置;編制單位的位置一般在編制年月上面。
2、目次
即目錄所分類目的索引,專用于全宗內進行了分類但案卷號卻未分編的目錄中,若案卷號分編的目錄則無需設目次。
3、序言或說明
對目錄結構、編制方法、立檔單位和全宗概況、檔案完整程度等情況進行簡要說明的文字。
4、案卷目錄表(見附件1)
即案卷目錄的主體部分,用于逐卷登錄案卷封面上的基本信息。每一案卷的登錄內容由案卷號、案卷標題(題名)、年度、頁數(shù)、備注等項目構成。
5、備考表
附于目錄最后,用于總結性地記錄案卷目錄及其所包括案卷基本情況。
案卷目錄編制完畢后,應復制或打印一式數(shù)份_其中一份或幾份供日常使用,其他備用。
第五章 檔案的保管
第十四條 檔案室系機要重地,非經同意,嚴禁入內。
第十五條 檔案庫房物品未經許可,不得挪作他用。經常保持庫內清潔衛(wèi)生,防止塵埃污染檔案。檔案箱柜排列科學化、規(guī)范化,檔案存放始終有序。
第十六條 檔案庫房內嚴禁火源,禁放易燃易爆品,配備消防器材,定期檢
第十七條 做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等保護工作,保證檔案材料的完整和安全。檔案如有破損應及時修補或復制。
第十八條 堅持溫、濕度檢查和記錄,建立并嚴格執(zhí)行登記、統(tǒng)計制度,每年對室藏檔案進行一次全面的安全檢查,并作好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時向領導匯報。
第十九條 檔案室設立全宗卷,以保存公司的立卷說明、分類方案、交接憑證、移交銷毀清冊、全宗介紹等材料。
第六章 檔案的調閱與利用
第二十條 檔案管理人員必須熟悉公司的檔案情況,主動了解各部門對檔案的需求,編制案卷目錄、全引目錄、收發(fā)文檔號索引、檔案存放示意圖等工具資料。
第二十一條 調閱、借離或復印檔案時,必須嚴格履行登記審批手續(xù)(見附件 2),由綜合管理部負責人同意后方可辦理。檔案用畢應及時歸還,并辦理注銷手續(xù),不準轉借。一般檔案借離時間最長不超過 5 個工作日,公司密級檔案原則上借離時間最長不超過2 個工作日。查閱密級檔案見《保密管理制度》。
第二十二條 借閱檔案人員對案卷要妥善保管,防止遺失、泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆卷,如造成檔案資料損壞的,視情況進行處理。
第二十三條 外單位調閱、借離或復印公司業(yè)務檔案時,應持有單位介紹信,經綜合管理部負責人同意后方可借閱、抄錄或復印。(見附件3)
第二十四條 檔案人員應加強檔案的編研工作,多渠道、多形式地開展利用工作,做好檔案利用效果的登記。
第七章 檔案的鑒定
第二十五條 公司行政副總經理、綜合管理部負責人和有關部門負責人、業(yè)務人員及檔案管理人員組成檔案鑒定小組,每 5 年 1 次對文書檔案進行檢查鑒定工作,重新確定文件密級;并對失去保存價值的檔案提出意見,登記造冊,經鑒定小組審核后報公司領導批準銷毀(見附件4)。
第二十六條 銷毀檔案應在指定地點進行。由鑒定小組指定兩人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字。
第二十七條 任何部門和個人未經批準不得擅自銷毀檔案。
第八章 附則
第二十八條 本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。
第6篇 公司文書管理工作制度-5
公司文書管理工作制度5
第一章目的
第一條為使公司的文書處理建立科學、合理、規(guī)范的程序,使文書處理準確、及時,提高文書處理的工作效率和文書的質量,特制訂本辦法。
第二章組織管理
第二條公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由行政管理部門統(tǒng)一辦理。各分公司(工廠)的文書收發(fā)由其所屬部門辦理,行政部門負責文書的收受及發(fā)送。
第三條管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜。
第三章文書的種類
第四條公司的通用文書有以下幾種。
(1)請示:向上級部門請求、請示、批準的事項。
(2)報告:向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議、答復下級的請示事項。
(3)決定:對公司重要事項或重大活動作出安排。
(4)決議:經過會議討論或議定,要求貫徹執(zhí)行的事項。
(5)批復:上級答復下級的請示事項。
(6)通告:在公司范圍內公布應當遵守或周知的事項。
(7)通知:傳達、批轉上級、同級、不相屬部門的公文;傳達要求下級部門協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項;發(fā)布規(guī)章、任免、聘用事項。
(8)通報:表彰先進,批評錯誤,傳達重要情況。
(9)信函:對同級或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問、催辦、答復某些問題,請有關部門批準。
(10)會議紀要:記載和表達會議重要精神及議定事項,要求與會單位共同遵守執(zhí)行。
第五條公司的專用文書有備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、契約、各種報告、廣告書、說明書、請柬、賀詞、新聞稿、啟事等。
第六條文書的類別。
(1)絕密:指極為重要并且不得向無關人員泄漏內容的文書。
(2)秘密:指次重要并且所涉及內容不能向無關人員透露的文書。
(3)機密:指不宜向公司以外人員透露內容的文書。
(4)普通:指非機密文書。如果附有調查問卷之類的重要東西,則另當別論。
(5)傳閱:指在本公司內部傳閱或傳達的文書。
第四章文書制作要領
第七條文書內容(以公文為例)包括以下幾方面。
(1)發(fā)文號:由公司的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號組成,位于文頭與界欄線上。
(2)收文機關:向上級的請示、報告,一般只寫一個主送單位;需同時報送另一個上級部門的,用“抄報”;對同級或下級則用“抄送”。
(3)標題:對公文主要內容的概括和反映,是公文的眉目。
(4)正文:公文的主體部分。
(5)發(fā)文機關:制發(fā)文的單位,位于正文的右下側,應寫全稱或通用簡稱。
(6)公文日期:包括年、月、日,寫在公文末尾,一般以印制日期為準,重要公文以簽發(fā)日期為準。
(7)公文印章:加印在發(fā)文日期中間。
(8)密級:保密文件注明密級。
(9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號、標題。
第八條用紙格式。
(1)國內公文用紙用16k型(26cm×18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm×21.0cm)。
(2)圖文區(qū):國內用16k型(23.3cm×14.9cm),國際標準用a4型(27cm×17.5cm)。
第九條印裝格式。
(1)公文均采用橫書橫排。
(2)單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。
(3)裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。
第十條版面格式:首頁采用文頭。
第十一條公文行文原則。
(1)上行文原則。
①逐級行文,即下一級行文給直接上級。
②多級同時行文,即下級向上級和更高上級同時行文。
③越級行文,遇特殊、緊急情況,或對直接上級的檢舉、控告。
(2)下行文原則。
①逐級行文。
②多級同時行文。
③直貫到底行文。
(3)平行文原則:相互沒有隸屬關系的部門之間可以行文。
第十二條文書的署名。
(1)公司內文書,如果是一般往來文書,只需主管署名;如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內容不重要的文書,只需部門署名;如果是重要文書,按責任范圍由總裁、副總裁、常務董事署名,或者署有關部門的主管姓名與職務。
(2)對外文書,如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書,一律署總裁職務與姓名。如果是總裁委托事項可由指名責任者署名。上列規(guī)定以外的文書,也可署分公司或分支機構主管的職務與姓名。
第十三條文書的蓋章。
(1)在正本上必須加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。
(2)如果文書署名者不在,可加蓋職務或代理者印章,并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下,文書存檔前必須加蓋署名者印章。
(3)以部門或公司名義起草的文書,須在旁側加蓋有關責任者印章。
第十四條文書制作注意事項。
(1)文書必須簡明扼要,一事一議,語言措辭力求準確規(guī)范。
(2)起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程,并加以證明,附上相關資料與文件。
(3)必須明確起草文書的責任者,并署上請示審批提案者姓名。
(4)對請示提案文書進行修改時,修改者必須認真審閱原件,修改者須署名。
(5)可行可不行的堅決不行文,減少行文數(shù)量,提高行文權威性和質量。
(6)減少聯(lián)合行文,避免聯(lián)合簽審過程中時間延誤和扯皮。
(7)行文分清主次,提高行文針對性,減輕行文對象單位負擔。
(8)不輕易越級行文。
第五章文書制作流程
第十五條對外行文操作流程。
(1)擬稿。
①由具體承辦人員起草,并由部門負責人審核。
②對外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時,在公司后加下屬企業(yè)全稱。
③發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。
(2)核稿。
①擬稿完畢后,填寫發(fā)文擬稿單,一并送各級領導審核。
②審核有問題時與有關當事人溝通,統(tǒng)一意見后進行修改。
(3)簽發(fā)。有關領導審核簽發(fā),明確簽署意見、姓名、日期。
(4)編號。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。
(5)繕印、校對。
①急件應先行處理。
②保密件應由專人打印。
③打印后的校樣、廢紙等應妥善處理。
④應專人校對,以原稿為準,重要文件需多人校對。
⑤打印、校對責任人簽名。
(6)在無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。
(7)填寫登記簿。
(8)封發(fā)。
①發(fā)文工作由行政部門負責。
②查驗無誤后信件封口,填寫準確,注明急件、密級。
第十六條對內行文處理程序。
(1)對內行文一般按對外行文處理程序參照執(zhí)行。
(2)特殊情況下,各級部門、下屬企業(yè)對公司行文可不必經繕印程序。
(3)對內行文,由各部門、下屬企業(yè)負責人、公司領導簽發(fā)。
第六章文書的發(fā)送
一些需要郵寄或專人遞交的文書,按下列要點進行發(fā)送,必要時還需給文秘室回復或回執(zhí),調查報告不受本條規(guī)定限制。
第十七條文書封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉交等字樣。
第十八條公司內部文書原則上不封緘。
第十九條各部門的郵寄文書,必須于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細賬”上填寫相關內容。
第七章文書的處理
第二十條普通文書的處理原則。
(1)部門經理以上級別的主管負責對文書進行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對文書進行具體處理。
(2)如果遇到重要或異常事項,必須及時與上級主管取得聯(lián)系,按上級指示辦理。
(3)各種有關聯(lián)的事項,必須與各部門商議后方能予以處置。
第二十一條機密文書原則上由責任者或當事者自行處理。
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第二十二條某文書被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經閱覽完畢。如有必要,可在文書的空白處填寫閱覽后的意見,并轉給或交還文書的主管。
第二十三條有必要在各部門傳閱的文書,必須附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書主管。
第九章收文操作流程
第二十四條簽收。一切外來信件、電報、傳真,統(tǒng)一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書,統(tǒng)一由行政部拆封處理。
第二十五條寫明各部門或個人收啟的分送各部門或個人,如系公文,應主動送行政部登記處理。
第二十六條分發(fā)。
(1)行政部根據公文性質、要求,確定具體化在辦和閱批對象,填寫公文閱辦單。
(2)分發(fā)去向。
①重要來文,由行政部長提出初步意見(擬辦),再由公司領導批示(批辦)。
②一般文件,直轉有關職能部門處理(承辦)。具體承辦務求實效,分清主辦、協(xié)辦、復文與不復文。
③參閱性文件,直接組織傳閱。
④范圍不明的文件,送領導審閱。
第二十七條催辦。
分對內催辦與對外催辦,包括發(fā)函、派專人打電話等方式,要使用工作催辦單,對來文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。
第二十八條結辦。
文件傳閱完畢,已答復發(fā)文單位,有處理意見的文件,均視為結辦。
第十章文書的整理與保存
第二十九條全部完結的文書,在結辦后三天內,交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯,并在“文書保存簿”上做好登記,歸檔保存。
第三十條公司個人不得保存公司公文,凡參加會議帶回的文件,應及時交行政部登記保管,調離公司的員工應將文件和記錄本清理移交。
第三十一條分公司或分支機構的文書分為兩類:一類是特別重要的文書,直接交主管保存,另一類是一般的文書,留存各部門保管。
第十一章文書的保存年限
第三十二條永久保存文書包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書、協(xié)議書、登記注冊文書;股票關系文書、重要的訴訟關系文書;重要的政府許可證件;有關公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。
第三十三條保存10年文書包括請求審批提案文書;人事任命文書;獎金工資與津貼有關文書;財務會計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。
第三十四條保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。
第三十五條保存1年文書,指無關緊要或者臨時性文書。如果是調查報告則由所在部門主管負責確定保存年限。
第十二章注意事項
第三十六條重要的機密文書,一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。
第三十七條保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書,經主管決定,填寫銷毀的理由和日期之后銷毀。機要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個人不準擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報公司領導批準后銷毀。
第三十八條銷毀秘密級以上文件要進行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不遺漏。
第三十九條必須做好重要文書的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。
第十三章附則
第四十條本辦法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。
第7篇 公司文書管理制度范本（9）
公司文書管理制度范本(九)
總則
第一條 為適應公司全方位規(guī)范化科學管理,做好公司文書管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本辦法。
第二條 公司文書是傳達方針、發(fā)布指示、請示和答復問題,指導和商洽工作,報告情況、交流經驗的重要工具,
各級部門必須認真做好文書管理工作。
第三條 文書處理必須做到準確、及時、簡便,文書由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分發(fā)、傳遞、用印、立卷、歸檔。
第四條 文書管理工作必須嚴格執(zhí)行保密制度,確保公司機密。
文書主要種類
第五條 公司文書種類主要有:
(一)決定、決議:對重要事項或重大行動做出安排,用“決定”;經會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項,用“決議”。
(二)通告:公布應當普遍遵守的事項,用“通告”。
(三)通知:發(fā)布規(guī)章制度,轉發(fā)上級,同級和不相隸屬部門的文書,批轉下級部門的公文,要求下級部門辦理和需要周知或共同執(zhí)行事項,用“通知”。
(四)通報:表彰先進,批評錯誤,傳達重要情況,用“通報”。
(五)報告、請示:向上級部門匯報工作,反映情況,提出建議,用“報告”;向上級請求指示,批準,用“請示”。
(六)批復:答復請示事項或對下級布署工作,用“批復”。
(七)會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求與全單位共同遵守執(zhí)行者,用“會議紀要”。
(八)工作志:記錄日、周、月工作情況(包括工作安排,工作進度、工作業(yè)績、工作設想與建議等)者,用“工作志”。
(九)工作計劃;進行本年、季、月、周工作安排者用“工作計劃”。
文書格式
第六條 文書一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發(fā)文時間,抄送機關,附注等部分組成。
(一)文書標題,應當準確、簡要地概括文書的主要內容,一般應標明發(fā)文機關和文書種類,除批轉規(guī)章制度外,
一般不加書名號。
(二)發(fā)文字號,包括機關代字、年號、順序號,如幾個部門聯(lián)合發(fā)文只標明主辦部門發(fā)文字號。
(三)文書一律加蓋印章,上報的文書,應注明簽發(fā)人。
(四)秘密文書應分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。
(五)緊急文書分別標明“特急”、“急”。
(六)請示一般只寫一個主送部門,如需同時送其他部門,應用抄報形式。
(七)文書如有附件,應在正文之后注明附件名稱和順序。
(八)發(fā)文部門應寫全稱和規(guī)范化簡稱,幾個部門聯(lián)合發(fā)文,應將主辦部門排列在前。
(九)會議通過的文件,應在標題之下,正文之前注明會議各名稱和通過日期。
(十)文字從左至右橫寫,橫排。
第七條 文書用紙一般用十六開型(包括國際標準大十六開),左側裝訂,如公司統(tǒng)一格式者,必須使用公司印制的統(tǒng)一式樣。“通告”、“通知”用紙大小,根據實際需要確定。
文書辦理
第八條 文書處理一般包括登記、分發(fā)、批示、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸擋、銷毀等程序。
第九條 凡需辦理的文書,辦公室應根據內容和性質送總經理,副總經理或交有關部門辦理,并提出辦理時限。
第十條 已送總經理、副總經理批示的文書,應在兩日內批辦,緊急文書應當日批辦,過期不批辦者自動生效,責任由批示人承擔,交有關業(yè)務部門辦理的文書,辦公室應根據辦理時限檢查催辦,防止漏辦和延誤,凡逾期延誤或漏辦者,部門負責人負擔相應責任。
第十一條 草擬文書必須符合下列要求:
(一)要符合公司的規(guī)章制度及有關規(guī)定,如提出新的政策規(guī)定,應加以說明。
(二)情況要具體,觀點要明確,內容要全面,表達要規(guī)范,條理要清楚,層次要分明,文字要精練,書寫要工整,標點要準確,篇幅要簡短。
(三)人名、地名、數(shù)字、引文要準確、時間應寫具體的年、月、日。
(四)文書中的數(shù)字,除發(fā)文字號,統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數(shù)碼者外,
一般用漢字書寫,在同一文書中9數(shù)字的使用前后一致。
第十二條 公司對外發(fā)出的文書由總經理簽發(fā),公司對內發(fā)出的文書,由總經理授權,副總經理簽發(fā),辦公室直
接發(fā)出的文書,辦公家主任簽發(fā),其他部門發(fā)出的文書,由部門負貴人簽發(fā)。
第十三條 各級領導人審批文書要認真負責,文件主批人應簽屬自己明確具體的意見,姓名和時間。
第十四條 草擬和簽批文書,應使用碳素墨水鋼筆或毛筆。
第十五條 行文部門在將文書送領導人簽發(fā)之前,應認真做好審核工作,審核的重點為:是否需要行文,文書內
容,文字表達,文種使用,格式等是否符合本辦法的有關規(guī)定。然后上報總經理,主管副總經理,簽報后的文書由辦公室審核。
第十六條 秘密文書不得翻印、轉發(fā),傳遞秘密文書時,必須采取相應的保密措施,確保文件安全。
文書立卷和銷毀
第十七條 文書辦完后,應及時將文書定稿,正本和有關材料整理立卷。
第十八條 文書立卷應根據其特征,相互聯(lián)系和依存價值分類整理,保證齊全完整,正確反映部門主要工作情況
便于保管、查找、利用。
第十九條 立卷的文書應按有關規(guī)定由力b公室保管,個人不得保存應存檔的文書。
第二十條 沒有存檔價值和存查必要的文書經過鑒別并報.副總經理批準,可定期銷毀,銷毀秘密文書要進行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。
附 則
第二十一條 本辦法根據實際情況可制定規(guī)定,其修改、補充、解釋權歸公司辦公室。
第二十二條 本辦法從發(fā)布之日起施行。
第8篇 公司文書檔案管理辦法(6)
公司文書檔案管理辦法(六)
1 總則
為進一步加強文書檔案的管理,規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關程序,特制定本管理標準。
2 適用范圍
本標準適用于公司文書檔案管理。
3 術語和定義
文書檔案:是指機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產生的,由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結等。
4 管理職責
4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室,具體由公司辦公室文秘科負責,并接受市主管機關業(yè)務指導。
4.2.負責公司黨政文書,聲像檔案的保管。為公司生產、經營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點,同時保證文書檔案的完整、保密和安全。
4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計。
5 管理活動、程序及要求
5.1.文書檔案收集
5.1.1文書檔案收集的范圍
5.1.1.1上級來文及資料。
5.1.1.2公司文件。
5.1.1.3公司歷史檔案。
5.1.1.4已撤消舊機構的檔案。
5.1.1.5上級領導來公司檢查工作及活動的音像資料。
5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。
5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項重要活動的音像資料。
5.1.2文書檔案的收集
5.1.2.1按照文書檔案收集范圍,收集與所保管檔案有關的資料。
5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據移交目錄清點核對,并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。
5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求,并由各部門主管領導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的,文書檔案室有權拒收。
5.2.立卷與歸檔
5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責,具體工作按文檔管理和上級業(yè)務規(guī)定執(zhí)行。
5.2.2需歸檔的音像檔案,要認真填寫說明,編號登記。每半年對文檔重新整理,時間在每年的1月份和7月份。
5.3文書檔案的整理和保管
5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類,單獨保管。
5.3.2文書檔案室在收集零散文件時,要認真區(qū)分,依照分類進行立卷。
5.3.3文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時修復或復制。
5.4.文書檔案的統(tǒng)計和檢查
5.4.1文書檔案室要設立文書檔案登記簿,檔案的借閱、返還及時登記、注銷,對檔案的收進及提出情況進行數(shù)量統(tǒng)計。
5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查,遇到特殊情況及時檢查,并及時上報檢查結果。
5.4.3負責保管文書檔案的人員調動工作時要辦理移交手續(xù)。
5.5.文書檔案的利用和借閱
5.5.1文書檔案室所保管的檔案,原則上一律在閱文室調閱,需要查閱檔案時,由借閱單位提出借閱申請,經公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。
5.5.2復制檔案資料時,需經公司辦公室主任批準,方可復制翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途,并由文書檔案室進行復印。
5.6.文書檔案的鑒定和銷毀
5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據檔案的政治、歷史,科學和現(xiàn)實價值確定其是否需要繼續(xù)保存,并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。
5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦,對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時,要經相關部門和人員具體核查,核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。
5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷,編制銷毀清單,審查批準后對檔案進行銷毀,并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后,監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章,同時標注檔案注銷的日期,保證不丟失,不漏銷。
第9篇 _房地產公司文書管理制度
房地產開發(fā)有限公司文書管理制度
第一章 總則
第一條 為使公司文書管理制度化、規(guī)范化,以增進文書處理的品質及效率,特制定本制度。
第二條 范圍
本公司各部門與外界往來文書的收發(fā)均由行政管理部負責。
第二章 收文
第三條 簽收文件時,要確認收文單位或收件人姓名無誤后再進行簽收。
第四條 簽收文件時,要對文件的分數(shù)、標題等內容逐分清查核對,如發(fā)現(xiàn)其中一項不對口,應及時報告主管領導。
第五條 簽收文件應簽寫姓名并注明時間。
第六條 文件的登記編號:對收到的文件,要分類逐件在《收文登記簿》上詳細登記或通過電子掃描建立《電子收文登記簿》。登記項目一般包括收到日期、順序編號、來文單位、發(fā)文字號和文件標題。參加各種會議帶回的文件、材料,在傳達、匯報結束后應交行政管理部保管,個人不得存放。
第七條 內部制發(fā)文件流轉,由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。
第三章 發(fā)文
第八條 公司的文件由行政管理部負責起草和審核,由總經理簽發(fā);公司文件由各部門負責起草的,應報辦公室審核,由總經理簽發(fā)。
第九條 以各部門名義撰寫的文件,由各部門自行登記、簽發(fā)。
第十條 在公司日常項目開發(fā)和經營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項應按有關制度辦理,經分管領導批準后,由主管業(yè)務部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件的形式發(fā)布。
第四章 分文
第十一條 外來文件由行政管理部登記收文后,根據業(yè)務性質分送各有關部門處理。
第十二條 內部制發(fā)文件流轉時,由發(fā)文部門登記簽發(fā)后,直接送收文部門登記簽收。
第五章 會簽
第十三條 許多部門或多人會簽處理的文件應附上《收文處理單》。
第十四條 各部門收到需參與會簽的文件時,須本著本部門的職責及時認真處理并簽署意見。
第十五條 文件收文后,再依《收文處理單》內所指定的會簽順序,轉送其他會簽部門或某人,若某部門或某人為最后一個會簽單位,則處理后見本文件轉送行政管理部。
第十六條 重要文件的審核、批示與執(zhí)行涉及公司總體協(xié)調或應由總經理審核的文件,由行政管理部匯總簽署意見,呈總經理或交其他授權者做最終的審核、批示,并下發(fā)相關部門予以執(zhí)行。
第六章 立檔
第十七條 經辦理歸檔后的文件應立檔管理。行政文件由辦公室立檔管理,業(yè)務文件由相關業(yè)務部門立檔管理,次年移交檔案室管理。
第十八條 立檔按年度、機構、問題分類立卷,卷中按規(guī)定編頁碼號,卷首有案卷目錄。
第十九條 文件檔案用卷宗按規(guī)定裝訂保存。
第七章 文書日常管理
第二十條 借閱
1、凡因工作需要借閱文件時,必須履行手續(xù),一般文件經部門經理簽字同意,重要文件經總經理同意方可借閱。
2、文件借出室外需登記,借閱期間應保證文件的完整與安全,閱后在規(guī)定時間內歸還。
3、翻印(復印)如需復印文件,應經領導同意方可復印。
第二十一條 保管
1、文件應妥善保管,防蟲、防霉、防丟失,保證文件的安全。
2、所有文件應有專柜存放,枷鎖,定期清理翻動、通風、防潮。
3、機密文件按密級保管,不得隨便放置于公共場所,不得私自摘錄或對外泄露。
第二十二條 文件的銷毀
文件的銷毀應請示領導簽字同意,并建賬登記,經兩人以上監(jiān)督銷毀,任何人不得私自銷毀文件。
第八章 附則
第二十三條 本制度報總經理批準后頒布實施,由行政管理部負責解釋。
第10篇 物業(yè)管理公司文書管理標準作業(yè)規(guī)程(5)
物業(yè)管理公司文書管理標準作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理有限公司及下屬管理處各部門的文書管理工作。
3.0職責
3.1總經理負責所有發(fā)文審批。
3.2部門經理負責本部門文件的擬制與審核。
3.3行政部主管負責公司文件格式及內容的審核,用印管理。
3.4行政部文員負責公司文件收發(fā)及歸檔。
3.5管理處經理負責管理處文件審批。
3.6行政部負責文件的打印及文號的管理工作。
4.0程序要點
4.1公文格式。
4.1.1公文種類。
a)按《國家行政公文管理與處理辦法》有關規(guī)定要求,常用行政文書包括:命令、指令;決定(決議);指示;公告、通告(布告);通知;通報;請示;批復;函;會議紀要;計劃;總結。
b)根據物業(yè)管理特點,可引人以下文件類別:
--上行文:請示、報告、計劃、總結;
--下行文:批復、決定、通知、通告、通報;
--平行文:函、會議紀要。
4.1.2文件標題:
a)行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當,以清晰、美觀為原則;
b)標題統(tǒng)一使用2號黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號上方居中位置。
4.1.3發(fā)文字號。簡稱文號,包括機關代字、年號和順序號三項內容。
a)根據發(fā)文順序及發(fā)文時間對文件編號。
b)物業(yè)管理公司文號作為以下統(tǒng)一規(guī)定。
--物業(yè)公司文號:
××發(fā)[×××××]××號
文件序號
發(fā)文日期,前兩位為年份
公司代號
如:物發(fā)[000430]15號,是指物業(yè)管理有限公司2000年4月30日所發(fā)的公司第×個文件;物管發(fā)「001121」92號,是指物業(yè)管理處2000年11月21日所發(fā)的管理處第92號文件。
c)文號統(tǒng)一使用5號宋體字,放在文件標題下一行的偏右位置。
d)公司文號由行政部統(tǒng)一管理。
e)發(fā)文部門需到以上部門登記領取文號后,方可發(fā)文。
4.1.4秘密等級和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度:
a)普通文件不加注明;
b)秘密文件必須在文件的左上角位置注明秘密字樣;
c)急件必須在文件的左上角位置注明急件字樣;
d)為示區(qū)別,一般用紅色字體進行標注,統(tǒng)一使用2號宋體字。
4.1.5主送機關。是指用來處理或答復公文中有關問題和有關事項的機關:
a)應放在文號下方,正文之上,專行頂格,結尾用冒號,;
b)主送機關不止一個時,要按其機關級別的高低、職權范圍大小依次排列,中間用頓號隔開;
c)根據文件內容量,一般選擇使用4號或小4號宋體字。
4.1.6正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據,講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:
a)正文文字一律自左而右橫排;
b)要合理地劃分段落、正確使用標點符號,每段開頭空兩個字;
c)正文字體與主送機關保持一致。
4.1.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料:
a)如果該文件有附件的,應在正文之下、機關落款的左上側,專行空兩格注明附件:×××字樣;如果附件較多,還須編上序號1、2、3……末尾用分號,最后一個附件用句號結束;文件無附件的,無須注明;
b)要寫明附件的全稱;
c)附件字體與正文相同。
4.1.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經理的名義發(fā)出的,要用負責人姓名(前面冠以職務身份)署名:
a)落款一般放在正文(或附件標記)的右下角,相當于書信中具名的位置;
b)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時,并在其上面加注一行(此頁無正文)字樣;
c)落款字體與正文相同。
4.1.9日期:
a)一般應寫發(fā)文日期;
b)會議通過的文件應寫會議通過的日期;
c)重要的文件應寫簽發(fā)的日期;
d)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。
4.1.10蓋章。是發(fā)文機關對文件負責的標志,是文件合法生效的標志,一般情況下文件都應加蓋印章(單位經理署名除外):
a)蓋章應在公文打印校對完之后進行,由管理印章的工作人員經手并登記;
b)印章應蓋在落款和年月日中間,即騎年蓋月位置。
4.1.11公文文尾。指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機關、印刷機關、印刷時間和印刷份數(shù)等內容:
a)公文文尾與文件日期中間應有間隔,一般需用一直線分割以示區(qū)別;
b)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;
c)抄送機關是協(xié)助或配合主送機關執(zhí)行任務或需要知道文件內容的機關。對上級機關的抄送叫抄報。先寫抄報機關,再寫抄送機關;
d)印刷時間指開印的時間,印刷機關和印刷時間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭遙相呼應;
e)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右側位置。
4.2發(fā)文辦理。包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。
4.2.1交擬和擬議。
a)經理將撰寫文書的任務和意圖明確具體交代給負責草擬文稿的具體部門或人員。
b)擬稿人員接受任務后,對所要撰寫的文書進行醞釀和構思:
--深人領會意圖,掌握其精神實質;
--注意提煉觀點,選擇材料;
--安排文稿的結構、搭好文件的骨架;
--如對原交擬意圖不清或需有重大修正時,須征得交擬人同意,不可擅自做主。
4.2.2撰寫和審核(正規(guī)文件須打印,一般情況下,由公司行政部負責打印,擬稿人進行校對)。
a)擬稿人在擬議的基礎上,按照擬議的設計撰寫文稿,撰寫時應注意:
--不與國家法律、法規(guī)相違背;
--把握各種文書的特點、規(guī)律和寫作方法;
--堅持觀點與材料相統(tǒng)一。
b)交擬人對擬稿人的文件進行審核:
--審查文稿內容,看其主旨是否符合交擬原意,是否違法;
--所提的任務、措施或方法是否切實可行;
--所規(guī)定的步驟和期限是否恰當;
--主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當;
--文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術語是否正確。
c)行政部主管審核文件以下內容:
--文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;
--所用文種和名義是否恰當;
--文件的密級和緊急程度是否恰當;
--文字表達是否通順、清晰、嚴密,符合標準的,附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門簽署后報總經理審批;不符合的退回擬稿部門。
4.2.3簽發(fā):總經理對簽發(fā)的文件負有完全責任,應本著負責精神,仔細閱讀文實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的,注明同意發(fā)文字樣后按正常手續(xù)辦不同意的寫出具體意見返還行政部或管理處重新撰寫。
4.2.4蓋章和發(fā)放:
a)蓋章部門管理人員(一般為行政部經理/管理處經理)依據總經理簽準的意印:
--總經理未簽準的公文一律不能蓋章;
--蓋章的份數(shù)嚴格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;
--須將蓋章文件至少保留一份存檔(對特殊約定的按約定處理);
--對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。
b)發(fā)放。發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準確、安全:
--發(fā)文登記:由行政部將要發(fā)放的文件進行登記后,依據范圍(包括:主送單位、抄報部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;
--采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達)發(fā)放文件,并落實收到情況;
--將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中;
--次年二月底將當年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;--重要文件接收方需簽收。
4.3收文辦理。一般包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作
4.3.1收拆。指文書的收進和拆封。
a)公司行政部或管理處公共事務部為收拆工作的主要部門。
b)凡封套上寫明給本機關或辦公室收啟的文件由行政部拆封;寫明為具體部門或具體人收啟的信,信部門/人拆封,拆封時應注意:
--檢查信封內文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時處理;
--取凈封內的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;
--急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經理拆封。
4.3.2登記。
a)凡重要、保密、有指導意義、要求承辦、需要辦復、有保存和查考價值、期限長的公文,都要登記。
b)以下文件無須進行登記:
--各種無機密性的出版物;
--一般性的簡報、資料;
--告之性的廣告;
--事務性的便函等。
c)文書管理人員(一般為行政部文員或公共事務部相關人員)將文件登記在《收文登記簿》內,內容包括:總流水號、收文日期、發(fā)文機關、發(fā)文標題、發(fā)文字號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情況、備注等,登記時應注意:
--要將收到的文件編列總流水號,每年編一次;此編號應與《收文登記簿》上的總流水號相同;
--需要辦復的文件,還要填寫《公文處理單》,夾在文件前面,一并送有關人員或部門辦理;
--字跡要清晰整潔;
--及時登記,不錯登、漏登、積壓。
4.3.3擬辦與批辦。
a)擬辦是對收文如何處理提出初步意見,供領導或業(yè)務部門主管審核裁決:
--擬辦工作一般由行政部門主管;如果來文內容專業(yè)性很強,也可以直接由相關部門主管擬辦;
--擬辦時要仔細閱讀來文,同時要掌握本機關各部門的職責范圍、業(yè)務分工和工作情況;
--擬辦意見要準確恰當,明確具體,切實可行,簡明扼要;
--擬辦意見要填寫在《公文處理單》的擬辦欄內,并簽署姓名,寫明日期。
b)批辦是總經理或管理處經理針對擬辦意見做出的批示意見:
--屬公司文件的,由總經理批辦;屬管理處文件的,由管理處經理批辦;
--批辦意見應當比擬辦意見更明確、具體、肯定;
--對擬辦意見中內容不全面、不妥當?shù)牡胤?應加以補充和修改;
--要求幾個部門合辦的,應指明由哪個部門牽頭主辦;
--需要傳閱的,應當寫出傳閱的對象和范圍;
--需要傳達貫徹的,應寫出由誰傳達和傳達范圍;
--如果擬辦意見有兩種以上方案,批辦時應有所裁決;
--批辦意見應寫在《公文處理單》的批辦欄內,并簽署姓名、日期。
4.3.4承辦和傳閱。
a)承辦是有關部門根據批辦意見對收文的處理。包括辦文與辦事兩種情況。辦文是整理文字材料、制發(fā)文件;辦事是以實際行動落實收文內容,如召開會議、電話聯(lián)系、當面洽談、現(xiàn)場調查等:
--承辦時應認真閱讀來文和批辦意見,有時還要提出承辦方案送有關領導審核指示后再著手辦理;
--屬本部門獨立承辦的,要及時認真辦理,不能推諉、拖拉;
--由本部門牽頭主辦的,應準備好有關文件和辦理意見,主動與有關部門協(xié)商,整理、綜合協(xié)商意見,報送有關領導審批;
--承辦完畢,把承辦情況填寫在《公文處理單》的處理結果欄內,并簽署--姓名及日期。
b)傳閱工作一般由公司行政部辦理:
--安排傳閱應先主后次,對主要領導、主管應優(yōu)先安排閱讀;
--傳閱范圍要適當,不能隨意擴大或縮小;
--各閱讀人收退文件均應直接與行政部或公共事務部聯(lián)系,切不可在閱讀人之間傳遞和交接;
--閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。
4.3.5催辦包括對內催辦和對外催辦兩種情況:
a)催辦可以當面催詢、電話催辦、派人催辦、發(fā)信催辦、用催辦單催辦等;
b)催辦時應注意催辦的時機和方式,講究禮貌,表示對對方的信任和尊重。
4.3.6歸檔:
文件辦理完畢后,由行政部文員或公共事務部文員將文件報檔案室按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理歸檔工作。
5.0記錄
6.0相關支持文件
6.1《印章管理標準作業(yè)規(guī)程》。
第11篇 某物業(yè)管理公司文書工作管理規(guī)定
物業(yè)管理公司文書工作管理規(guī)定
為了使公司的文書管理工作更加制度化、標準化、規(guī)范化,保證檔文件和資料的完整齊全,防止遺失泄密,特制定本規(guī)定。
一、主題內容與適用范圍:
1、本規(guī)定明確了文書的收發(fā)、用印、傳遞、催辦、立卷、檔和查閱等管理辦法。
2、本規(guī)定適用于公司的日常文書檔案處理工作,也適用于公司各部門兼職文書員的工作。
二、收文:
1、凡屬公司種類收文,統(tǒng)一由行政人事部指定文書員簽收、拆封,并及時、準確做好收文登記。凡屬公司領導親收的公文,公司領導應將來文編號及到文日期通知行政人事部指定文書員予以登記。
2、收文登記時,必須填寫收文一式二份(見附件一、附件二),第一聯(lián)與來文聯(lián)在一起,第二聯(lián)作簽收及行政人事部留底。
3、凡收文登記的文件,必須經有關領導批示方可發(fā)閱。做到當天收文當天登記,當天送主管領導批閱,并按批示處理。
4、凡屬急件必須及時送主管領導批閱,并按批示迅速處理。
5、凡外出開會或托人帶回的文件,為防止文件耽擱、遺失或泄密,必須立即交行政人事部做好登記手續(xù)后方可閱辦。
7、文件辦妥后,應按部門案卷檔。
三、發(fā)文:
1、凡以公司名義發(fā)出的正式文件(內部或外發(fā)),必須到行政人事部辦理發(fā)文手,并分別按照公司發(fā)文文本的格式打印(文本格式見附件三、附件四),經登記、編號后方可發(fā)出,底稿與發(fā)文副本放在一起檔。
2、凡公司報送上級的報告、匯報、計劃、總結等文件,必須到行政人事部辦理發(fā)文手,并按照公司發(fā)文文本的格式打印(文本格式見附件三),經統(tǒng)一登記、編號后方可發(fā)出,底稿與發(fā)文副本放在一起檔。
3、文件擬稿要按發(fā)文稿(見附件五)的擬制程序進行:一般應由主要經辦部門擬稿,由擬稿人署名、該主辦部門負責人核稿簽字、行政人事部審稿,然后由行政人事部送公司領導簽發(fā)。需經幾個部門協(xié)辦或認可的文稿,在主辦部門負責人簽字后,應由主辦部門送協(xié)辦部門會簽,然后由主辦部門送行政人事部審稿,再由行政人事部送公司領導簽發(fā)。
4、凡以一般函發(fā)文,須經發(fā)文部門主管領導同意或授權,并按照公司標準函文本的格式打印(文本格式見附件六),由行政人事部登記、編號后發(fā)出。函文必須留底備查,留底稿上應有發(fā)文部門負責人的簽字。
5、對來信、來函應作好登記,經領導閱批后轉遞有關部門辦理。復信、復函與來信、來函放在一起,辦妥后檔。
6、凡以公司名義張貼、通告通知、規(guī)章制度等均需擬稿,經公司領導同意或簽發(fā)后方可張貼,并作好登記、編號,底稿與張貼件放在一起檔。
7、凡在公司內部印發(fā)資料,必須經部門負責人在底稿上簽字同意,到行政人事部填寫文函打印申請(見附件七),辦理文印委托手,經核準后方可印發(fā),并在行政人事部留底檔一份(底稿加打印件)。
8、一切應屬檔的文件,文稿若是書寫件,應用鋼筆或毛筆書寫,不可用鉛筆、圓珠筆或彩色水筆書寫。文稿須清晰整潔,標點符號準確。若文稿修改較多,造成稿面不清,抄出清稿,以審稿、校對和檔。
四、用印:
1、凡公司發(fā)文用印,必須與原稿核對,如有錯漏,需更正后方可蓋章。
2、凡屬業(yè)務常規(guī)報表之外的上報材料、報表等需蓋部門公章或公司公章時,必須經部門負責人或(分管)公司領導的同意后,方可蓋章。
3、公司行政介紹信由行政人事部統(tǒng)一簽發(fā),介紹信及印章由專人保管、開具、監(jiān)印。簽發(fā)介紹信應符合國家有關政策及上級有關規(guī)定,并在職權范圍內。
4、開具介紹信須經部門或公司領導同意,介紹信上必須寫明辦理的具體事項,不得以“聯(lián)系工作”、“購物”等含糊籠統(tǒng)的字名表示。
5、禁止在空白紙張或空白介紹信上蓋章。
6、介紹信有效期市內一般為三天,市外一般為七至十天。介紹信存根記載和正文要一致,在介紹信存根上必須標明簽發(fā)人。介紹信存根由行政人事部檔備查。
7、員工需公司證明其私人事由,如確有需要,應經部門負責人審核同意,并在申請證明的原稿上簽字,行政人事部方可按有關政策及規(guī)定予以證明。證明的內容由行政人事部用公司標準函文本簽發(fā),原稿留底備查。如要求證明的內容不符合國家有關政策及上級有關規(guī)定,或本公司無法證明的,行政人事部有權拒絕證明或蓋章。
8、公司各級公章由行政人事部集中管理,逐一備案。凡領用新章、還舊章,一律由使用部門負責人親自到行政人事部辦理。部門應將印章保管人名報行政人事部備案,辦理保管人簽字手續(xù);保管人若有變動應向行政人事部辦理移交簽字手。
9、刻制公司各級公章統(tǒng)一由行政人事部指定專人辦理,未經行政人事部負責人簽字,不予報銷刻制費用,并追究擅自外發(fā)刻制責任。
五、文書的傳遞:
1、凡公司內部印發(fā)的文件資料,應由行政人事部指定文書員統(tǒng)一編號、登記,重要的蓋上定期回收章定期收回,不得擅自銷毀。
2、凡上級下達的機要文件,按指定范圍閱讀,一律不準帶回家或帶到公共場所,不準私借,閱后即還行政人事部指定文書員保存。
3、上級或公司的文件,凡屬絕密或注明不準翻印的一律不得復制。其他文件如確需復制,必須經行政人事部主任或地產常務副總經理室簽字批準,并在行政人事部辦理登記手續(xù)后,由行政人事部指定復制;其中有密級的,復制件應編號,在密級可閱范圍人員中簽收使用,并在行政人事部規(guī)定的期限內,由使用人本人退還行政人事部予以銷毀,并在登記冊上作注銷和銷毀證明簽字。
4、凡只需公司領導閱辦的上級文件,閱辦后即退還行政人事部檔;凡轉至部門閱辦的文件,閱辦后即退還行政人事部檔;凡轉由幾個部門閱辦的,由行政人事部依次傳遞,各閱辦部門留文一般不超過三天即應退還行政人事部,急件留文期限由行政人事部傳遞時另定。
5、行政人事部指定文書員應在收文的留底聯(lián)(見附件二)上寫明傳閱路線及實際傳到日期,以按留文期及時回收、傳遞或催辦。
六、文書的催辦:
1、行政人事部指定文書員每月清對一次收發(fā)文情況,對超過留文期限的或公司需調回的文件,開具催文通知(見附件八)。
2、收到催文通知的部門或,個人,應即將文件退還行政人事部,如確實遺失應報告行政人事部備案查失。
七、文書的立卷和歸檔:
>
2、行政人事部指定文書員和部門兼職文書員負責公司和部門文件的收發(fā)、保管。根據檔要求,認真做好有保存價值文書材料的催辦、整理、立卷和檔工作。
3、根據平時立卷和年終組卷相結合的要求,文書員平時應注意收集有關文件和資料檔,應根據文件或資料的內容,及時收入有關案卷夾內;按平時成的一項工作或一次會議,及時清理,立即裝訂成卷;年終按保管期限的規(guī)定,分個度、分級別、分問題分別立卷。
4、立卷時應按要求分裝訂,寫明案卷標題,卷內文件以時間順序排列,卷內目錄一式三份。
5、案卷在次年一季度向行政人事部檔,部門或個人不得繼保存。部門或個人需要繼使用的材料,應先檔后借閱。
6、公司受上級部門獎懲的資料,包括獎狀、證書、通知等,收到材料的部門或個人,應在收到資料的三天內即將原件向行政人事部檔。檔后原件一般不予借用;如確需使用原件,應辦理借用手并有期限。
7、名部門收到未經登記的文件資料時,應及時向行政人事部補辦登記手。辦完的文件資料要有系統(tǒng)、完整,來文和復文要放在一起檔。
8、各部門互送文件、材料時,由文件、材料制作部門立卷檔。幾個部門會辦的文件、材料,由主辦部門立卷檔。收發(fā)的文件、材料屬公司的,由行政人事部立卷檔。
9、文書檔案一般須將原件檔,重要材料一般不準以復印件檔。
八、文書檔案的查閱:
1、凡查閱由本部門成檔后的文書檔案材料,需經本部門負責人簽字同意方可查閱。
2、凡因工作需要查閱由非本部門成檔后的文書檔案材料,需經行政人事部主任批準方可查閱。屬密級檔案材料,需經公司領導批準方可查閱。
3、查閱文書檔案一般應在行政人事部內進行;如確需借出行政人事部,應經行政人事部主任同意并辦理借離手,一般應在一周內還。借離的文書檔案不得帶出公司,例外情況需經行政人事部主任或公司領導批準。
4、外位來本公司查閱或抄錄文書檔案材料時,必須持介紹信,根據材料性質經公司領導或行政人事部主任批準,到行政人事部辦理查閱或抄錄登記手續(xù)后,方可查閱。
5、查閱或借閱文書檔案者應注意對文書檔案的保密和保護,不得私自轉借、復印,不得向無關人員擴散文書檔案的內容,不得遺失、抽換、涂改、圈點、拆散,閱后應及時還;行政人事部指定文書員必須按頁核對,發(fā)現(xiàn)有上述情況,查閱或借閱者應負完全責任。
九、文書檔案的交接、統(tǒng)計、保管:
1、行政人事部指定文書員或部門兼職文書員調動,均需辦移交手。
2、行政人事部指定文書員應做好檔案的統(tǒng)計工作,包括檔案的收進、移出、銷毀、結存、整理、保管、鑒定、利用等內容。
3、文書檔案的保管要做到防潮、防光、防塵、防蟲、防火、防盜,保持清潔,以保護檔案的完整無損,延長檔案的使用壽命。
十、附則:
第12篇 物業(yè)公司文書管理標準作業(yè)規(guī)程（4）
物業(yè)公司文書管理標準作業(yè)規(guī)程(四)
1.0目的
規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)公司及下屬項目、部門的文書管理工作。
3.0職責
3.1總經理負責所有發(fā)文審批。
3.2部門經理負責本部門文件的擬制與審核。
3.3人事行政部負責公司文件格式及內容的審核打印、文號管理、用印管理、。收發(fā)及歸檔工作。
4.0程序要點
4.1公文格式。
4.1.1公文種類。
(1)按《國家行政公文管理與處理辦法》有關規(guī)定要求,常用行政文書包括:命令、指令;決定(決議);指示;公告、通告(布告);通知;通報;請示;批復;函;會議紀要;計劃;總結。
(2)根據物業(yè)管理特點,可引入以下文件類別:
上行文:請示、報告、計劃、總結;
下行文:批復、決定、通知、通告、通報;
平行文:函、會議紀要。
4.1.2文件標題:
(1)行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當,以清晰、美觀為原則;
(2)標題統(tǒng)一使用2號黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號上方居中位置。
4.1.3發(fā)文字號:簡稱文號,包括機關代字、年號和順序號三項內容:
(1)根據發(fā)文順序及發(fā)文時間對文件編號。
(2)物業(yè)管理公司文號作為以下統(tǒng)一規(guī)定。
物業(yè)公司文號:如:昌達物發(fā)[2000]15號,是指物業(yè)管理公司2000年所發(fā)的公司第15個文件。
(3)文號統(tǒng)一使用5號宋體字,放在文件標題下一行的偏右位置。
(4)公司文號由人事行政部統(tǒng)一管理。
(5)其他部門發(fā)文部門需到人事行政部登記領取文號后,方可發(fā)文。
4.1.4秘密等級和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度:
(1)普通文件不加注明;
(2)秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣;
(3)急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣;
(4)為示區(qū)別,一般用紅色字體進行標注,統(tǒng)一使用2號宋體字。
4.1.5主送機關:是指用來處理或答復公文中有關問題和有關事項的機關;
4.1.6應放在文號下方,正文之上,專行頂格,結尾用“冒號”;
4.1.7主送機關不止一個時,要按其機關級別的高低、職權范圍大小依次排列,中間用“頓號”隔開;
4.1.8根據文件內容量,一般選擇使用4號或小4號宋體字。
4.1.9正文:是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據,講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:
(1)正文文字一律自左而右橫排;
(2)要合理地劃分段落、正確使用標點符號,每段開頭空兩個字;
(3)正文字體與主送保持一致。
4.1.9附件:通常指隨正文發(fā)出的補充說明
(1)如果該文件有附件的,應在正文之下、機關落款的左上側,專行空兩格注明“附件:×××”字樣;如果附件較多,還須編上序號1、2、3……末尾用分號,最后一個附件用句號結束;文件無附件的無須注明;
(2)要寫明附件的全稱;
(3)附件字體與正文相同。
4.1.10落款:指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經理的名義發(fā)出的,要用負責人姓名(前面冠以職務身份)署名:
(1)落款一般放在正文(或附件標記)的右下角,相當于書信中具名的位置;
(2)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時,并在其上面加注一行“(此頁無正文)”字樣;
(3)落款字體與正文相同。
4.1.11日期:
(1)一般應寫發(fā)文日期;
(2)會議通過的文件應寫會議通過的日期;
(3)重要的文件應寫簽發(fā)的日期;
(4)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。
4.1.12蓋章:是發(fā)文機關對文件負責的標志,是文件合法生效的標志,一般情況下文件都應加蓋印章(單位經理署名除外):
(1)蓋章應在公文打印校對完之后進行,由管理印章的工作人員經手并登記;
(2)印章應蓋在落款和年月日中間,即“騎年蓋月”位置。
4.1.13公文文尾:指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機關、印刷機關、印刷時間和印刷份數(shù)等內容:
(1)公文文尾與文件日期中間應有間隔,一般需用一直線分割以示區(qū)別;
(2)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;
(3)抄送機關是協(xié)助或配合主送機關執(zhí)行任務或需要知道文件內容的機關。對上級機關的抄送叫抄報。先寫抄報機關,再寫抄送機關;
(4)印刷時間指開印的時間,印刷機關和印刷時間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭遙相呼應;
(5)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右側位置。
4.2發(fā)文辦理:包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。
4.2.1交擬和擬議
(1)經理將撰寫文書的任務和意圖明確具體交代給負責草擬文稿的具體部門或人員。
(2)擬稿人員接受任務后,對所要撰寫的文書進行醞釀和構思:
深入領會意圖,掌握其精神實質;
注意提煉觀點,選擇材料;
安排文稿的結構、搭好文件的骨架;
如對原交擬意圖不清或需有重大修正時,須征得交擬人同意,不可擅自做主。
4.2.2撰寫和審核(正規(guī)文件須打印,一般情況下,人事行政部負責打印,擬稿人進行校對)。
(1)擬稿人在擬議的基礎上,按照擬議的設計撰寫文稿,撰寫時應注意:
不與國家法律、法規(guī)相違背;
把握各種文書的特點、規(guī)律和寫作方法;
堅持觀點與材料相統(tǒng)一。
(2)交擬人對擬稿人的文件進行審核:
審查文稿內容,看其主旨是否符合交擬原意,是否違法;
所提的任務、措施或方法是否切實可行;
所規(guī)定的步驟和期限是否恰當;
主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當;
文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術語是否正確。
(3)公司主管經理或人事行政部經理審核文件以下內容:
文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;
所用文種和名義是否恰當;
文字表達是否通順、清晰、嚴密,符合標準的,附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門簽署后報總經理審批;不符合的退回擬稿部門。
4.2.3簽發(fā):總經理對簽發(fā)的文件負有完全責任,應本著負責精神,仔細閱讀文稿,實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的,注明“同意發(fā)文”字樣后按正常手續(xù)辦理;不同意的寫出具體意見返還人事行政部重新撰寫。
4.2.4蓋章和發(fā)放:
(1)蓋章部門管理人員依據總經理簽準的意見加印:
總經理未簽準的公文一律不能蓋章;
蓋章的份數(shù)嚴格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;
須將蓋章文件至少保留一份存檔(對特殊約定的按約定處理);
對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。
(2)發(fā)放:發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準確、安全:
發(fā)文登記:由人事行政部將要發(fā)放的文件進行登記后,依據發(fā)送范圍(包括:主送單位、抄報部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;
采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達)發(fā)放文件,并落實收到情況;
將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中;
次年二月底將當年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;
重要文件接收方需簽收。
4.3收文辦理:
包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作。
4.3.1收拆:指文書的收到和拆封。
(1)公司或人事行政部為收拆工作的主要部門。
(2)凡封套上寫明給本機關或辦公室收啟的文件由人事行政部拆封;寫明由人事行政部收啟的人事行政部拆封;寫明為具體部門或具體人收啟的信,由收信部門/人拆封,拆封時應注意:
檢查信封內文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時處理;
取凈封內的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;
急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經理拆封。
4.3.2歸檔:
文件辦理完畢后,由人事行政部按有關規(guī)定辦理歸檔工作。
5.0相關記錄表格
5.1《文件審批箋》 文件編碼: cd/rz/qr/018
5.1《文件更改申請單》 文件編碼: cd/rz/qr/019
5.1《文件發(fā)放登記表》 文件編碼: cd/rz/qr/020
5.2《文件借閱/復制登記表》文件編碼: cd/pz/qr/021
6.0相關支持性文件
第13篇 物業(yè)公司文書檔案資料管理辦法
物業(yè)公司文書、檔案、資料管理辦法
1.0目的:
方便資料查閱,完善記錄檔案。是事件有源可查。
2.0 適用范圍
物業(yè)公司的各種資料、檔案。
3.0 管理內容
3.1 文件和資料的分類
--質量體系文件(質量手冊、物業(yè)管理方案、程序文件、作業(yè)文件、質量記錄)
--文書檔案(國家有關物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)
--其它資料的分類(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)
3.2 文書檔案管理
--上級機關、來往單位發(fā)來的文件,由行政部在《收文薄》登記,送經理閱轉,并送有關部門傳閱,閱者簽署姓名后送回行政部存檔。
--外來信件,寫明領導人親收或寫明領導人姓名的由受文領導拆閱后,若需保存再退回行政部登記處理《信函收存登記表》指明存往何處。
--以公司名義的發(fā)文,由承辦部門起草,行政部核稿,編文號、經理簽發(fā),然后安排打印,文件類應登記在《發(fā)文簿》,信函類的登記與收據或收件人簽名應記錄在《信函寄發(fā)登記表》上,以便查詢。
--電腦資料的存貯和查找參見《電腦資料存貯說明》(附錄)。
3.3 其他資料管理
--行政部將需要歸檔的文件、信件、合同等立卷歸檔,并登記、整理、編寫檢索目錄,具體辦理參見相關細則如《業(yè)主檔案的管理辦法》等。
--定期收集整理檔案資料,收留各部門歸檔的資料、圖紙、批文、合同等。任何個人不得自行私藏資料,如確有需要,可隨時在行政部進行查閱。
--檔案資料一般不借出,若特殊情況需借出須經經理同意,完善登記手續(xù)后方可借閱。
--借閱資料檔案必須妥善保管,注意保密,不得遺失、拆散、調換、污損。檔案資料借閱時間原則上不得超過七天,在規(guī)定時間內使用人應及時歸還,如因保管不善造成檔案資料的遺失,將視情節(jié)輕重,處以50-300元罰款。
--公司所訂閱的報刊、雜志由行政部統(tǒng)一收取,并摘印當日重要信息供相關部門人員參閱。報刊剪報工作,由公司文員負責,每月完成上月報刊上有關信息、資料的收集、整理及傳閱。
--由行政部統(tǒng)一收取專業(yè)類雜志并提醒相關部門主管借閱,非專業(yè)類雜志,由公司行政部負責及時安排借閱,限定歸還日期后按時收回,以便其他人員借閱。
--借閱公司的圖書及參考資料應辦理登記手續(xù),專業(yè)參考類圖書由對口專業(yè)員工進行借用;非專業(yè)類圖書借閱數(shù)目一般不超過叁冊,要求在兩個月內歸還。
--公司行政部文員應每月就員工所借各種圖書、參考資料的書目、數(shù)量進行清理,并通知員工應歸還的日期,員工應積極配合清理,以便文員及時掌握員工使用情況,確保不遺失又能充分的發(fā)揮圖書價值。
--所有圖書資料均應妥善保管、及時歸還,如因借閱人保管不善造成資料遺失,將按定價的二倍予以罰款。無定價的將視資料內容重要程度處以50-200元罰款。
4.0 各職能部門的資料管理
各部門內部日常工作中常用資料需要由部門內部保管的,可在資料室設專柜存放、取用,有必要時應分別建立內部資料管理方法和登記。
5.0相關文件
5.1 《業(yè)主檔案的管理辦法》
6.0相關記錄
6.1 《收文薄》
6.2 《發(fā)文簿》
6.3 《信函收存登記表》
6.4 《信函寄發(fā)登記表》
7.0 附錄
7.1 《電腦資料存貯說明》
編寫:zz審批:zz
第14篇 某公司文書管理辦法
l公司文書管理辦法
第一章總則
第一條為制度化,規(guī)范化文書管理體系,特制定本辦法。
第二章文件流傳細則
第二條分類
_須登記的文書范圍:結合《檔案管理規(guī)定》的要求
外來文件:公文(命令、指令、決議、指示、通知、通報、報告、請示、批復、涵、會議紀要)、電報、傳真等等
本部制發(fā)文件:本公司內部文件和對外業(yè)務文件
第三條收文
1.本公司與外界往來的文件,由辦公室統(tǒng)一登記、收文。
2.內部制發(fā)文件流轉,由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。
第四條發(fā)文
1.以公司名義撰寫的文件,可由各部門自行擬稿,統(tǒng)一由公司辦公室登記簽發(fā)。
2.以各部門名義撰寫的文件,由各部門自行登記、簽發(fā)。
第五條分文
1.外來文件由辦公室登記收文后,根據業(yè)務性質分送各有關部門處理。
2.內部制發(fā)文件流轉時,由發(fā)文部門登記簽發(fā)后,直接送收文部門登記簽收。
第六條會簽
1.需多部門或多人會簽處理的文件應附上收文處理單。
2.各部門收到需參與會簽的文件時,須本著本部門的職責及時認真處理并簽署意見。
3.文件收文后,再依收文處理單內所指定的會簽順序,轉送其他會簽部門或某人,若某部門或某人為最后一個會簽單位,則處理后將本文件轉送辦公室。
第三章重要文件的審核、執(zhí)行
第七條審核、批示
涉及公司總體協(xié)調或應由公司總經理審核的文件,由辦公室匯總簽辦意見,呈總經理或交其他被授權者做最終的審核、批示。
第八條執(zhí)行
經總經理或有關人員的批示后,正本留辦公室歸檔存查,由辦公室將文件復印一份送執(zhí)行單位處理并督促執(zhí)行。
第四章撰寫文書格式
第九條公司實行按國家標準和公司標準統(tǒng)一的文書規(guī)范格式。
第十條對已經統(tǒng)一的文書類(以附件形式下發(fā)),要求各部門及員工嚴格按公司規(guī)范格式操作。
