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新能源公司的管理制度旨在為公司的運(yùn)營(yíng)和管理提供清晰的指導(dǎo)框架，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)有序、高效且合規(guī)地進(jìn)行。它通過設(shè)定職責(zé)權(quán)限、工作流程、考核標(biāo)準(zhǔn)和行為規(guī)范，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，并為公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
包括哪些方面
新能源公司的管理制度主要包括以下幾個(gè)方面：
1. 組織架構(gòu)：明確各部門的職能和責(zé)任，定義各層級(jí)的匯報(bào)關(guān)系。
2. 人力資源：涵蓋招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪酬福利等方面的規(guī)定。
3. 生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)：規(guī)定生產(chǎn)流程、安全操作規(guī)程、質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)等。
4. 技術(shù)研發(fā)：規(guī)定研發(fā)項(xiàng)目的立項(xiàng)、執(zhí)行、成果評(píng)估等環(huán)節(jié)的管理規(guī)則。
5. 財(cái)務(wù)管理：制定預(yù)算編制、成本控制、財(cái)務(wù)報(bào)告等財(cái)務(wù)管理政策。
6. 市場(chǎng)營(yíng)銷：規(guī)定市場(chǎng)調(diào)研、產(chǎn)品推廣、銷售策略等市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)的管理。
7. 法規(guī)遵從：確保公司遵守相關(guān)法律法規(guī)，預(yù)防法律風(fēng)險(xiǎn)。
重要性
新能源公司的管理制度對(duì)于公司的成功至關(guān)重要，因?yàn)樗?/p>
1. 提高效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，減少工作中的混亂和延誤。
2. 保證質(zhì)量：明確的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)有助于提升產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量。
3. 降低風(fēng)險(xiǎn)：明確的法規(guī)遵從性規(guī)定有助于預(yù)防法律和合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。
4. 促進(jìn)溝通：清晰的職責(zé)分配和匯報(bào)機(jī)制促進(jìn)團(tuán)隊(duì)間的有效溝通。
5. 強(qiáng)化企業(yè)文化：通過制度引導(dǎo)員工行為，塑造積極向上的企業(yè)價(jià)值觀。
方案
制定和完善新能源公司的管理制度應(yīng)采取以下步驟：
1. 現(xiàn)狀分析：全面了解公司現(xiàn)有的管理實(shí)踐，識(shí)別存在的問題和改進(jìn)空間。
2. 制度設(shè)計(jì)：結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)和公司戰(zhàn)略，制定適應(yīng)性的管理制度。
3. 征求意見：廣泛征求員工、管理層的意見，確保制度的可行性與接受度。
4. 實(shí)施與培訓(xùn)：發(fā)布新制度，提供必要的培訓(xùn)，確保員工理解并能遵循。
5. 持續(xù)優(yōu)化：定期評(píng)估制度效果，根據(jù)反饋和業(yè)務(wù)變化適時(shí)調(diào)整完善。
通過以上措施，新能源公司能夠建立起一套科學(xué)、實(shí)用的管理制度，推動(dòng)公司的穩(wěn)定、健康發(fā)展。
新能源公司管理制度范文
第1篇 新能源公司交接班管理制度
新能源公司交接班管理制度
第一章 總 則
第一條 運(yùn)行交接班是指運(yùn)行各崗位人員工作的移交和接替,發(fā)電企業(yè)運(yùn)行崗位的交接需確保生產(chǎn)過程連續(xù)性,交接班工作必須做到嚴(yán)謹(jǐn)、周密、嚴(yán)肅認(rèn)真、上下銜接。為確保交接班人員嚴(yán)格按規(guī)定履行交接班手續(xù),特制定本管理制度。
第二章 班組與班組交接班
第二條 風(fēng)廠班組交接班原則上每10天進(jìn)行一次交接,如遇特殊情況,風(fēng)廠廠長(zhǎng)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。
第三條 在進(jìn)行交接班工作時(shí),交班和接班人員服裝統(tǒng)一、列隊(duì)交接,交接工作內(nèi)容: 運(yùn)行方式及方式變動(dòng)情況。 現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)及安全措施部署情況。 設(shè)備、系統(tǒng)缺陷和消缺情況。 全廠帶負(fù)荷情況、潮流分布等參數(shù)。 異常、事故及處理情況。 定期工作開展情況。 運(yùn)行對(duì)應(yīng)方式與值班記錄的情況。 公用設(shè)施、臺(tái)帳、器具及文明生產(chǎn)情況。 上級(jí)指示、命令、指導(dǎo)意見。
第四條 交接班工作完成后,接班人員必須做到“五清”,即:運(yùn)行系統(tǒng)清、運(yùn)行參數(shù)清、設(shè)備缺陷清、安全措施清、設(shè)備變動(dòng)清。
第五條 交班班組應(yīng)將當(dāng)班期間所記錄的各項(xiàng)值班記錄進(jìn)行整理并移交接班班組,交班班組和接班班組對(duì)應(yīng)崗位人員共同對(duì)設(shè)備進(jìn)行巡檢,根據(jù)巡檢結(jié)果核實(shí)各項(xiàng)值班記錄,無誤后,交接班人員方可履行交接班手續(xù)。
第六條 交接班程序完畢后,交接雙方各崗位人員共同在相應(yīng)的記錄卡(簿)上簽字確認(rèn)。自接班班組各級(jí)人員簽字時(shí)起,運(yùn)行工作的全部職責(zé)由接班班組承擔(dān),在未辦理完交接班手續(xù)前,交班班組人員不得擅自離崗。 第七條 進(jìn)行倒閘操作時(shí)不得進(jìn)行交接班,由交班班組完成倒閘操作任務(wù)或操作任務(wù)告一段落,檢查無問題后,方可進(jìn)行交接班。
第八條 事故處理時(shí)不得進(jìn)行交接班,交接班過程中發(fā)生事故,由交班班組負(fù)責(zé)處理,接班班組在交班班長(zhǎng)的帶領(lǐng)下,協(xié)助進(jìn)行事故處理。
第九條 交班班長(zhǎng)交接班前組織本班人員召開班后會(huì),做好當(dāng)日工作總結(jié);接班班長(zhǎng)交接班后立即組織召開班前會(huì),做好當(dāng)日工作布置。 班組內(nèi)部交接班
第十條 班組內(nèi)值班人員每天為8:00、16:00、24:00進(jìn)行交接班。交接班方式為白班、后夜、前夜,每人5天為一個(gè)循環(huán),依此類推。如遇特殊情況,風(fēng)廠廠長(zhǎng)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。
第十一條 在進(jìn)行交接班工作時(shí),交班和接班人員服裝統(tǒng)一,交接工作內(nèi)容: 運(yùn)行方式及方式變動(dòng)情況。 現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)及安全措施部署情況。 設(shè)備、系統(tǒng)缺陷和消缺情況。 全廠帶負(fù)荷情況、潮流分布等參數(shù)。 異常、事故及處理情況。 定期工作開展情況。 運(yùn)行方式與值班記錄、模擬圖的對(duì)應(yīng)情況。 公用設(shè)施、臺(tái)帳、器具及文明生產(chǎn)情況。 上級(jí)指示、命令、指導(dǎo)意見。
第十二條 交接班工作完成后,接班人員必須做到“五清”,即:運(yùn)行系統(tǒng)清、運(yùn)行參數(shù)清、設(shè)備缺陷清、安全措施清、設(shè)備變動(dòng)清。
第十三條 交班人員應(yīng)將當(dāng)班期間所記錄的各項(xiàng)值班記錄進(jìn)行整理并移交接班人員,接班人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行仔細(xì)的巡視,根據(jù)巡視結(jié)果核實(shí)值班記錄無誤后,交接班人員履行交接班手續(xù)。
第十四條 交接班程序完畢后,雙方應(yīng)在運(yùn)行日志上簽名。自接班人員簽字時(shí)起,運(yùn)行工作的全部責(zé)任由接班人員承擔(dān),在未辦理完交接班手續(xù)前,交班人員不得擅自離崗。
第四章 交接班管理標(biāo)準(zhǔn)
第十五條 交接班流程圖 工作未完 發(fā)生事故 有問題 無 工作未完 發(fā)生事故 有問題 有問題 無異常 無 無異 有問題 無
第十六條 交接班標(biāo)準(zhǔn)
(一)交接班的內(nèi)容: 1.運(yùn)行方式及方式變動(dòng)情況。 2.現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)及安全措施部署情況。 3.設(shè)備、系統(tǒng)缺陷和消缺情況。 4.全廠帶負(fù)荷情況、潮流分布。 5.異常、事故及處理情況。 6.定期工作開展情況。 7. 運(yùn)行方式與值班記錄、模擬圖的對(duì)應(yīng)情況。 8.公用設(shè)施、臺(tái)帳、器具及文明衛(wèi)生情況。 9.上級(jí)指示、命令、指導(dǎo)意見。
(二)交接班前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作
1、交班班組完成如下準(zhǔn)備工作:
1)微機(jī)監(jiān)控畫面與當(dāng)前運(yùn)行系統(tǒng)相對(duì)應(yīng); 2)各種記錄簿填寫準(zhǔn)確,字跡工整,無漏簽名; 3)各保護(hù)屏無異常; 4)當(dāng)班的文明生產(chǎn)全部完成,并符合標(biāo)準(zhǔn); ①主控室的衛(wèi)生清潔,主控臺(tái)清潔、物品擺放整齊; ②物品柜、記錄簿柜、防誤鑰匙柜內(nèi)物品擺放整齊、不缺少; ③食堂、宿舍、接待室、活動(dòng)室、衛(wèi)生間、倉庫清潔,物品定值擺放; 5)本班執(zhí)行的兩票無問題; 6)交班前,交班人員分別在運(yùn)行記錄上簽字,按照班長(zhǎng)、主值班員、安全員和值班員順序列隊(duì)站于控制臺(tái)南側(cè)。
2、接班班組完成如下準(zhǔn)備工作:
1)接班人員到達(dá)風(fēng)場(chǎng)后,在自己的宿舍換好服裝,等侯值班長(zhǎng)命令; 2)接班班長(zhǎng)在接班前檢查本班人員齊全、著裝統(tǒng)一;
3)接班班長(zhǎng)在接班前要了解本班人員的身體狀況及精神面貌,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、合理安排好本班的工作。
3、交接班規(guī)定
1)交班班長(zhǎng)應(yīng)在交班前1小時(shí)進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題安排本班人員迅速處理,并再次檢查,無問題后,分別在“交接班記錄卡”上簽字;
2)進(jìn)行倒閘操作時(shí)不得進(jìn)行交接班,由交班班組完成倒閘操作任務(wù),檢查無問題后,再進(jìn)行交接班;
3)事故處理時(shí)不進(jìn)行交接班,交班過程中發(fā)生事故,由交班班組負(fù)責(zé)處理,接班班組在交班班長(zhǎng)的帶領(lǐng)下,協(xié)助進(jìn)行事故處理;
4)不論上述那種情況,交班班組都應(yīng)按照要求進(jìn)行檢查,確認(rèn)無問題后再進(jìn)行交接班。
(二)是否具備交接班條件
接班班組各項(xiàng)準(zhǔn)備工作完成后,接班班長(zhǎng)進(jìn)入主控室內(nèi)向交班班長(zhǎng)詢問:“是否可以交班”,交班班長(zhǎng)確認(rèn)可以后回答:“可以交班”,此時(shí)交班人員由交班班長(zhǎng)喊口令:“值班員集合(在#1主變保護(hù)屏后從班長(zhǎng)開始自東向西排列)
第2篇 國(guó)電電力新能源公司檔案管理規(guī)定
一 總 則
1、為加強(qiáng)公司文書檔案的科學(xué)、規(guī)范管理,提高文書檔案工作質(zhì)量,保證和維護(hù)檔案的安全、完整,進(jìn)一步充分發(fā)揮檔案的功能,提高利用價(jià)值為公司經(jīng)營(yíng)管理直接服務(wù)的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》及檔案法實(shí)施辦法,結(jié)合本公司實(shí)際情況特制訂本暫行規(guī)定。
2、本規(guī)定所稱檔案,是指公司在經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的資料,包括文本資料、電子記錄資料、聲像資料和實(shí)物資料等。
3、公司各部門、分子公司所有員工均有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。
4、公司的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理,定期歸檔的方式,共同做好檔案資料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作。
二 檔案管理的機(jī)構(gòu)和職責(zé)
1、公司行政部為公司檔案管理的主管部門,對(duì)公司的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一歸檔和日常管理。
2、公司檔案工作實(shí)行部門收集整理,檔案室統(tǒng)一歸檔的原則。
3、各部門為檔案管理的分管部門,由指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。
4、行政部檔案管理員和各部門檔案管理員(兼職)均為公司的檔案管理工作人員,應(yīng)保持相對(duì)的穩(wěn)定,各部門專(兼)職檔案管理員名單須報(bào)行政部備案,如有變動(dòng)須及時(shí)通知行政部。
5、檔案管理員出現(xiàn)工作變動(dòng)或離職,應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人移交,嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。
6、檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守公司《檔案管理規(guī)定》和《保密規(guī)定》,保守公司秘密,不得向其他人員泄露檔案內(nèi)容。
三 檔案的收集
1、堅(jiān)持部門收集、管理資料的原則。各部門、分子公司專(兼)職檔案管理員按本部門資料的歸檔范圍負(fù)責(zé)及時(shí)收集、管理本部門的資料,即把好文件“質(zhì)量關(guān)”,要檢查文件及附件是否完整,文書處理程序是否完備,處理的來龍去脈是否注明,文件質(zhì)量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司檔案室歸檔立卷,并辦好交接簽收手續(xù)。
2、凡公司發(fā)出的公文(含原稿、正件和附件)一律由行政部統(tǒng)一收集管理。
3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門收集、立卷、歸檔。
4、公司與外單位簽訂的合同或協(xié)議,在用印時(shí)即按合同約定的份數(shù)收取歸檔。
5、召開的各種重大會(huì)議,由會(huì)議主管部門將會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議材料、聲像資料等向行政部移交,季度統(tǒng)一向檔案室移交。
6、其他聲像檔案的收集應(yīng)在聲像資料形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔(歸檔的聲像資料均必須為原版、原件,照片含底片)。
四、歸檔范圍
1、公司應(yīng)歸檔的資料包括:公司在日常工作和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的有保存和利用、參考價(jià)值的文書資料、工程資料、圖片和聲像制品。
2、上級(jí)部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、批復(fù)、命令、條例、規(guī)定等文件材料。
3、公司對(duì)外的正式發(fā)文以及與有關(guān)單位來往的文書。
4、公司對(duì)內(nèi)進(jìn)行管理、規(guī)范事務(wù)的正式發(fā)文。
5、重要的會(huì)議材料,參加上級(jí)部門會(huì)議帶回的會(huì)議材料,公司內(nèi)部會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄等。
6、公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)及合理化建議等。
7、公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書和有關(guān)法律文書等文件材料。
8、公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬本、憑證等。
9、公司關(guān)于員工勞動(dòng)、人事、工資、福利方面的文件材料以及對(duì)員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
10、公司工程項(xiàng)目資料及有關(guān)報(bào)建審批手續(xù)和驗(yàn)收記錄、證明資料。
11、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的報(bào)道、照片、錄音、錄像等。
12、凡是加蓋過公章未經(jīng)正式使用文件資料的必須交回行政部。
五 檔案的立卷
1、公司各部門要堅(jiān)持檔案資料的平時(shí)立卷工作。
2、各部門對(duì)處理完畢或保存的文件資料,由專(兼)職檔案管理員集中統(tǒng)一保管。
3、各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料立卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。
4、公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職檔案人員歸卷。
5、專(兼)職檔案管理員應(yīng)及時(shí)將收集的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
6、公司檔案年度立卷工作由檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一規(guī)范立卷,保證案卷質(zhì)量,各相關(guān)部門專(兼)職檔案人員配合,共同做好檔案的立卷、組卷、編目工作。
五、文件歸檔與移交
1、各部門文檔應(yīng)于次年三月份以前向檔案室移交;
2、《移交清單》(見附表一)一式二份,清單上需包含的內(nèi)容:文件名稱、文件號(hào)、行文日期、文件頁數(shù)、是否原件、文件密級(jí)、移交人、監(jiān)交人、接收人信息。
3、文件移交清單三方簽字為有效。
4、公司檔案資料分類組卷由行政部統(tǒng)一規(guī)范,具體的分類標(biāo)準(zhǔn)為:先大類(行政管理、經(jīng)營(yíng)、科研、后勤),后部門(董事會(huì)、行政、人事、財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目部等),再小類(文件在前、資料在后)。
5、保管期限分為永久、長(zhǎng)期(50年)、短期(15年)三種。新規(guī)則對(duì)2007年以后形成的歸檔文件,保管期限分為永久、長(zhǎng)期(30年、10年)兩種。
6、確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限的原則是:
(1)從維護(hù)公司歷史面貌完整出發(fā),用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn),分析和鑒定文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用,以文件材料形成部門的職能作用及文件材料的具體內(nèi)容作為判定歸檔范圍和劃分保管期限的基本要素。
(2)凡是記錄和反映公司主要經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)、中心工作和基本歷史面貌的,在維護(hù)公司權(quán)益等方面具有永久性憑證價(jià)值和文化價(jià)值,對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的各種文件材料應(yīng)定為永久保管;
(3)凡是記錄和反映公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng),在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司工作有查考利用價(jià)值,在維護(hù)公司權(quán)益方面具有憑證性價(jià)值的文件材料,應(yīng)定為長(zhǎng)期保管。
7、案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件資料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件資料之間的 有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
8、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,放在一起,不得分開;絕密文件單獨(dú)立卷。
9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年;工程資料放在項(xiàng)目驗(yàn)收年度;其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
10、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依次序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
11、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右下角,背面的左上角打印頁號(hào)。
永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
12、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
六、檔案的保管、統(tǒng)計(jì)
1、公司檔案資料實(shí)行專人、專柜、專室管理。
2、公司檔案資料的保管按機(jī)構(gòu)、年度、保存期限、編號(hào)次序進(jìn)行保管,并編制好案卷目錄等工作。
3、檔案管理員須做好檔案資料的保護(hù)工作,做到“八防”:防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光。
4、公司檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)監(jiān)控管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、自動(dòng)化、現(xiàn)代化。
5、公司檔案室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案的管理和利用,定期對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定。
6、聲像檔案在保管期限內(nèi)須進(jìn)行定期檢查,防止檔案的變質(zhì)、退磁。對(duì)重要的聲像檔案應(yīng)制作光盤保管。嚴(yán)禁私自撤銷、清洗、消磁和修改。
文書檔案的統(tǒng)計(jì)
7、文書檔案要建立健全統(tǒng)計(jì)制度,對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、庫存、利用、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)做到準(zhǔn)確可靠。
編制案卷目錄、全引目錄,專題卡片、資料等檢索工具,方便利用,提高效率。
七、檔案的查閱、借閱
1、公司員工查閱、借閱檔案資料時(shí),應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理,填寫《查(借)閱檔案審批表》,檔案室負(fù)責(zé)人對(duì)查(借)閱人、查閱檔案內(nèi)容、查閱時(shí)間和歸還時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)登記后方予查閱。
2、查(借)閱檔案員工應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行查閱,對(duì)檔案內(nèi)容與本身工作無關(guān)的檔案,一律不得查閱。
3、檔案查(借)閱的批準(zhǔn)人:普通檔案由文件歸屬部門總監(jiān)審批;秘密級(jí)以上檔案由總裁或主管副總裁審批。
4、公司檔案原件原則上不外借,如因工作需要確需外借帶出,普通檔案由行政部經(jīng)理批準(zhǔn),秘密級(jí)檔案由總裁或主管副總裁批準(zhǔn)。對(duì)常用的檔案資料,檔案室可提供復(fù)印副本供借閱,副本在使用部門使用完畢后,應(yīng)及時(shí)交還檔案室。嚴(yán)禁未經(jīng)允許私自對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)印和復(fù)制。
查(借)閱檔案人員須愛護(hù)檔案,不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志或涂改,不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶,不得在閱覽時(shí)吸煙,以免造成檔案的損壞。
5、聲像檔案一般不得借閱。在不影響保密的前提下,經(jīng)總裁或主管副總裁批準(zhǔn)可用于公司內(nèi)部學(xué)習(xí)、對(duì)外宣傳。
八、檔案的銷毀
1、對(duì)超過保管期限和確已失去價(jià)值的檔案,檔案工作人員應(yīng)定期整理,進(jìn)行銷毀。檔案的銷毀具體見《檔案銷毀程序》。
2、檔案需要銷毀時(shí),由行政部檔案管理員提出銷毀意見,經(jīng)行政部經(jīng)理會(huì)同相關(guān)職能部門經(jīng)理嚴(yán)格審查,并編制檔案銷毀清冊(cè),經(jīng)公司相關(guān)系統(tǒng)總監(jiān)審核,并在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上審批簽字后銷毀。
3、其他檔案銷毀前,應(yīng)將需銷毀檔案在清單一一列明,報(bào)行政部經(jīng)理審核,經(jīng)總裁或主管副總裁審批后,方可實(shí)施銷毀。其他任何人不得私自銷毀檔案。
4、檔案銷毀時(shí)須有兩人以上人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督,并在銷毀清單上簽字確認(rèn)該檔案確已銷毀。不得一人單獨(dú)進(jìn)行檔案的銷毀。
九、罰則
有下列行為之一的,由公司行政部責(zé)令限期改正;情節(jié)嚴(yán)重的,報(bào)請(qǐng)總裁或主管副總裁對(duì)負(fù)責(zé)的主管人員和直接責(zé)任人給予處分。
1、將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有,拒絕移交檔案室歸檔的。
2、違反公司規(guī)定擅自縮小檔案收集范圍的。
3、明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施,造成檔案損失的。
4、檔案管理員、對(duì)檔案負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。
5、未經(jīng)批準(zhǔn),私自復(fù)印或銷毀檔案的。
拆件、涂改、勾劃、折疊、轉(zhuǎn)借,損毀、丟失和擅自提供、抄錄、涂改、6、6、偽造檔案的。
7、擅自發(fā)布或傳播公司尚未對(duì)外公布的檔案內(nèi)容的。
十、附則
本規(guī)定由行政部制訂和解釋,經(jīng)總裁或主管副總裁審批,修改時(shí)亦同。
本規(guī)定施行后,凡既有的類似制度自行終止。
本規(guī)定自2022年10月30日起試實(shí)行。
