秘書處管理制度(2篇)

秘書處管理制度旨在確保組織內(nèi)部運作的高效性和協(xié)調(diào)性，通過規(guī)范秘書處的工作流程、職責(zé)劃分、溝通機制以及績效評估，提升整體工作效率。

包括哪些方面

1. 職責(zé)定義：明確秘書處各崗位的職責(zé)范圍，包括日常行政管理、會議籌備、文檔管理、信息協(xié)調(diào)等工作。

2. 工作流程：設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)的工作流程，如文件審批、會議安排、信息傳遞等，確保工作的順暢進行。

3. 溝通規(guī)范：規(guī)定內(nèi)部溝通的方式、頻率和內(nèi)容，以促進信息的準(zhǔn)確無誤傳遞。

4. 培訓(xùn)與發(fā)展：設(shè)立定期培訓(xùn)計劃，提升秘書處人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。

5. 績效管理：制定績效考核標(biāo)準(zhǔn)，對秘書處的工作成果進行量化評估。

6. 紀(jì)律與行為準(zhǔn)則：設(shè)定行為規(guī)范，確保秘書處工作人員遵守職業(yè)道德和企業(yè)規(guī)章制度。

重要性

秘書處在組織中扮演著中樞角色，其管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面： - 提升效率：明確的工作流程和職責(zé)劃分能減少工作混亂，提高工作效率。 - 保障信息暢通：有效的溝通機制有助于防止信息延誤或失真，確保決策的及時性和準(zhǔn)確性。 - 促進團隊建設(shè)：通過培訓(xùn)和發(fā)展計劃，提升員工能力，增強團隊凝聚力。 - 規(guī)范行為：紀(jì)律和行為準(zhǔn)則能維護良好的工作環(huán)境，提升組織形象。

方案

1. 設(shè)立職責(zé)清單：詳細列出各職位的職責(zé)，以便每位員工明確自己的工作內(nèi)容和期望。

2. 制定工作流程圖：可視化的工作流程圖有助于員工理解并遵循規(guī)定，減少誤解。

3. 建立定期溝通機制：例如周會、月度報告，確保信息的及時分享和問題的解決。

4. 實施培訓(xùn)計劃：根據(jù)秘書處的工作需求，定期開展技能培訓(xùn)和業(yè)務(wù)知識講座。

5. 設(shè)計績效考核體系：結(jié)合工作性質(zhì)，設(shè)定量化的kpi指標(biāo)，定期進行績效評估。

6. 制定行為規(guī)范：明確道德準(zhǔn)則和行為規(guī)范，對違規(guī)行為進行明確的處罰措施。

通過上述方案的實施，秘書處管理制度將為組織提供穩(wěn)定、有序的工作環(huán)境，促進秘書處工作的專業(yè)化和規(guī)范化。

秘書處管理制度范文

第1篇 學(xué)校院秘書處管理制度

一、部門性質(zhì)

秘書處是院團委的“窗口“和“門戶”,是院團委匯集信息的中心,是聯(lián)系各方面的橋梁和紐帶,負責(zé)召集院團委全體成員會議并做好會議紀(jì)錄;協(xié)調(diào)和監(jiān)督各部門開展工作,落實例會決定。負責(zé)院團委內(nèi)部成員考核,協(xié)助院團委各部辦好活動。通過各項活動激發(fā)團員青年關(guān)心同學(xué)的積極性,鼓勵團員青年奉獻愛心,建立愛心基金,并妥善利用基金。指導(dǎo)院團委組織發(fā)揮自身作用,自我管理、自我服務(wù)的工作,開展各類學(xué)生建設(shè)、志愿服務(wù)的活動。幫助院團委副書記進行各部的謀劃以及決策,協(xié)助院團委老師完成各項工作。

二、日常工作

1、院團委秘書處負責(zé)社團全體成員的檔案管理。每學(xué)期秘書處應(yīng)及時整理社團成員檔案,為新加入的成員建檔。在社團的各項工作中應(yīng)合作好人員的分配調(diào)用工作。

2、院團委秘書處負責(zé)社團各項活動及各部門例會的考勤簽到工作,還負責(zé)抽查各部門的例會情況,如發(fā)現(xiàn)無故不參加例會者,秘書處將記錄備案,缺席三次者,將通報其部長撤消其職務(wù)。

3、院團委秘書處負責(zé)愛心基金的管理以及使用。

4、院團委秘書處負責(zé)部長級會議的簽到及會議記錄工作。

5、在秘書處的日常工作中,應(yīng)堅持民主集中制原則,逐級匯報,逐級審核;上級對下級負責(zé);無極特殊情況不得越級反映情況。

三、成員守則

1、院團委秘書處成員要嚴于律己,遵守院團委成員的管理制度,互助共勉,樹立秘書處良好的形象和聲譽。

2、院團委秘書處成員不得以權(quán)謀私,不得以秘書處的名義有越權(quán)行為,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),視情節(jié)輕重,分別處以批評,警告、直至辭退。

3、院團委秘書處成員在執(zhí)行任務(wù)中,出現(xiàn)錯誤應(yīng)追究該組負責(zé)人及當(dāng)事人的責(zé)任。

4、院團委秘書處成員如察覺自己無法勝任秘書處工作,可以向秘書長或副秘書長提出辭職,并上交辭職報告,老師、秘書長和副秘書長根據(jù)實際情況討論后,當(dāng)工作移交完整后方可離開秘書處。

5、秘書長有布置任何任務(wù)和下達任何命令,秘書處的成員要互相轉(zhuǎn)告,使消息讓整個部門的人都知道,這樣才能做到互幫互助,使任務(wù)完成的更好。

6、院團委秘書處成員確保相關(guān)信息材料的保密性及準(zhǔn)確性。

四、納新制度

1、有強烈的集體意識,較強的統(tǒng)籌意識和全局觀念,熟知院團委的整體運轉(zhuǎn)及院團委各部門的職能和聯(lián)系

2、有強烈的責(zé)任心和工作熱忱,具有不斷完善自我的意識,工作細致嚴謹,并有一定創(chuàng)新思維,能在發(fā)現(xiàn)問題的基礎(chǔ)上尋求解決辦法;

3、有一定的社會政治洞察力,做好院團委的思想文化建設(shè);

4、有一定的組織、策劃能力,財務(wù)管理能力,文件整理和書寫能力;

5、綜合能力較高者優(yōu)先錄取。

五、例會制度

例會是秘書處商討工作、加強交流的重要形式,每位秘書處成員必須按時參加例會,對于三次不到者,視為自動退出。

六、獎懲制度

1.對于本部門表現(xiàn)優(yōu)秀成員,給予口頭或書面形式的表揚并作好記錄。

2.對屢次無辜缺席,并未能講明原因者,公開提出批評。

3.其他方面按照院團委成員考核制度嚴格執(zhí)行。

第2篇 學(xué)生會秘書處管理制度

秘書處作為保證學(xué)生會內(nèi)部溝通組織的部門,且擔(dān)任著學(xué)生會與各個班級之間信息傳遞的特殊功能。所以保證秘書處工作的通暢性,時效性,和可靠性是十分重要的。為了實現(xiàn)以上各項特點的完整。特此設(shè)置學(xué)生會秘書處工作規(guī)章制度,用以更好的完成本部門工作。也請借此制度,使外界有監(jiān)督,指導(dǎo)本部的依據(jù)。

一:例會項目

1:如無放假或特殊情況,秘書處應(yīng)每周組織學(xué)生會和各班班長展開例會。且秘書處具有確定會議地點,通知參會人員會議時間地點的義務(wù)。且不得私自更改會議時間地點。

2:舉行會議期間,秘書處應(yīng)有組織會場紀(jì)律,點名等責(zé)任。

3:如有突發(fā)情況需要臨時通知緊急會議的,應(yīng)由秘書處通知參會人員且安排會議大項。

二:班級評比

1:秘書處應(yīng)在每周一,中午之前計算出財經(jīng)系各個班級的班級量化考核評比。應(yīng)發(fā)布到財經(jīng)系官方博客上并予以備份。除特殊情況外遲發(fā)文件屬于秘書處違規(guī)。

2:秘書處應(yīng)溝通學(xué)生會各個部門,在周日晚班會結(jié)束之前,把各個部門的檢查結(jié)果采集完整。進行計算。

3:在每周一班級評比公示以后,應(yīng)給與各班兩天時間檢查結(jié)果。公示應(yīng)在周三晚結(jié)束。如有疑問的秘書處應(yīng)給予調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)錯誤的應(yīng)及時修改并給予當(dāng)事人道歉。公示兩日后封單。任何數(shù)據(jù)將不予修改。

三:學(xué)生會內(nèi)部工作

1:應(yīng)做好構(gòu)建學(xué)生會內(nèi)部管理。溝通聯(lián)誼各個部門。做好維護學(xué)生會團結(jié)的工作。

2:應(yīng)在每月開頭,和次月結(jié)束,向?qū)W生會各個部分收取每月工作計劃和每月工作總結(jié)。且學(xué)期結(jié)束的時候收取各部的學(xué)期工作總結(jié)。

3:應(yīng)積極配合其他學(xué)生會部門的工作。在其人員不足和工作有沖突的時候給予義不容辭的支持和幫助。

4:應(yīng)該做到從學(xué)管辦傳遞信息到學(xué)生會和從學(xué)生會傳遞給各班信息的義務(wù)。且應(yīng)保證時效性。

以上是學(xué)生會秘書處的工作制度。如有更新。應(yīng)以最新制度為準(zhǔn)。此制度從指定公示之日起實行。如和學(xué)生會總條例有沖突,應(yīng)以學(xué)生會總條例為準(zhǔn)。本制度僅具有約束秘書處的效能。不對其他部分實施影響。