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駐外管理制度是企業(yè)在全球化運(yùn)營中不可或缺的一部分，它旨在規(guī)范駐外員工的行為，確保他們在異國他鄉(xiāng)能夠高效、合規(guī)地執(zhí)行工作任務(wù)，同時(shí)維護(hù)公司的形象和利益。本制度將涵蓋以下幾個(gè)核心方面：
1. 駐外員工的選拔與派遣
2. 工作職責(zé)與績效管理
3. 生活保障與福利待遇
4. 行為準(zhǔn)則與文化適應(yīng)
5. 安全與應(yīng)急處理
6. 回國與輪崗機(jī)制
包括哪些方面
1. 駐外員工的選拔與派遣：明確選拔標(biāo)準(zhǔn)，包括專業(yè)技能、語言能力、跨文化溝通能力等，以及派遣流程，如簽證辦理、行前培訓(xùn)等。
2. 工作職責(zé)與績效管理：定義駐外員工的具體職責(zé)，設(shè)定清晰的績效目標(biāo)，定期進(jìn)行評(píng)估，確保工作效果。
3. 生活保障與福利待遇：提供住宿、交通、醫(yī)療保險(xiǎn)等生活支持，同時(shí)設(shè)定合理的薪酬與福利政策，激勵(lì)員工積極性。
4. 行為準(zhǔn)則與文化適應(yīng)：制定行為規(guī)范，強(qiáng)調(diào)尊重當(dāng)?shù)匚幕?，提供文化敏感性培?xùn)，促進(jìn)員工融入當(dāng)?shù)厣鐣?huì)。
5. 安全與應(yīng)急處理：建立安全預(yù)警機(jī)制，提供安全培訓(xùn)，制定應(yīng)急預(yù)案，確保員工人身安全。
6. 回國與輪崗機(jī)制：設(shè)立合理的回國或內(nèi)部輪崗政策，平衡員工的長期駐外壓力與職業(yè)發(fā)展需求。
重要性
駐外管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
- 維護(hù)公司形象：通過規(guī)范員工行為，防止因文化差異引起的誤解或沖突，維護(hù)公司在國際市場的專業(yè)形象。 - 提高工作效率：明確的工作職責(zé)和績效管理，有助于提升駐外員工的工作效率和成果質(zhì)量。 - 保障員工權(quán)益：良好的生活保障和福利待遇，可以增強(qiáng)員工滿意度，降低流失率。 - 預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)：有效的安全管理和應(yīng)急機(jī)制，能及時(shí)應(yīng)對突發(fā)事件，保護(hù)員工的生命財(cái)產(chǎn)安全。 - 促進(jìn)職業(yè)發(fā)展：合理的回國和輪崗政策，有助于員工積累多元化經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)其職業(yè)成長。
方案
1. 制定詳細(xì)的操作手冊：編寫全面的駐外員工手冊，涵蓋上述各方面的具體規(guī)定和操作流程，供員工參考。
2. 培訓(xùn)與教育：定期舉辦駐外員工培訓(xùn)，強(qiáng)化文化適應(yīng)、安全意識(shí)和職業(yè)技能。
3. 監(jiān)控與反饋：設(shè)立定期的績效評(píng)估和生活情況調(diào)查，了解員工的實(shí)際需求和困難，及時(shí)調(diào)整政策。
4. 透明溝通：建立開放的溝通渠道，鼓勵(lì)員工提出建議和問題，共同完善駐外管理制度。
5. 定期評(píng)估與修訂：根據(jù)實(shí)際情況和業(yè)務(wù)變化，定期審查制度的有效性，適時(shí)進(jìn)行更新和優(yōu)化。
駐外管理制度的實(shí)施，需要公司高層的全力支持，各部門的協(xié)同配合，以及每位駐外員工的理解和遵守。只有這樣，才能構(gòu)建一個(gè)穩(wěn)定、有序、高效的駐外工作環(huán)境，推動(dòng)企業(yè)的全球化戰(zhàn)略成功實(shí)施。
駐外管理制度范文
第1篇 某駐外辦事處合同管理規(guī)定
駐外辦事處合同管理規(guī)定
1. 目的
加強(qiáng)銷售分公司駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作,減少失誤,提高公司經(jīng)濟(jì)效益,保障公司經(jīng)營工作的健康發(fā)展。
2. 適用范圍
銷售分公司駐外辦事處
3. 執(zhí)行
銷售分公司駐外辦事處人員
4. 職責(zé)
銷售分公司駐外辦事處的銷售合同由業(yè)務(wù)員簽訂,駐外辦事處經(jīng)理審核,銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
5. 制度
5.1銷售分公司駐外辦事處在簽訂銷售合同前,必須認(rèn)真了解對方當(dāng)事人的情況,主要包括:對方當(dāng)事人主體資格、經(jīng)營權(quán)限、履約能力、資信情況以及對方簽約人的簽約權(quán)限等。做到既要考慮我方的經(jīng)濟(jì)利益,又要考慮對方的履約條件和能力,確保所簽合同有效、有利。
5.2營銷人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)《合同法》、《民法通則》等。簽訂銷售合同,必須嚴(yán)格遵守國家的法律、法規(guī)、政策及其它有關(guān)規(guī)定。簽訂合同時(shí),必須以維護(hù)公司的合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨,嚴(yán)禁借簽訂銷售合同假公濟(jì)私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實(shí)、不公,造成我方經(jīng)濟(jì)損失的,應(yīng)按其過失或故意所造成的損害后果,承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任,經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任甚至法律責(zé)任。
5.3 銷售合同在正式簽訂前,必須按規(guī)定執(zhí)行公司的合同管理辦法、程序與權(quán)限,以各種方式(書面、電話、傳真、電子郵件等)上報(bào)審查,經(jīng)銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)后,方能正式簽訂。對合同所涉及的信息費(fèi)、傭金、回扣等費(fèi)用的支付,必須執(zhí)行公司的《財(cái)務(wù)管理辦法》。
5. 4銷售合同的簽訂一定要做到合法性、嚴(yán)密性和可行性。簽訂合同的營銷人員作為合同的履約責(zé)任人,對合同的履行、款項(xiàng)的回收承擔(dān)責(zé)任,負(fù)責(zé)到底。責(zé)任人必須完整地收集合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生的全部書面憑證,并妥善保管。
5.5 如合同履約過程中出現(xiàn)困難或問題,需要變更、補(bǔ)充或解除的,一律采用書面形式(包括當(dāng)事人雙方往來的函電等),執(zhí)行合同簽訂的審批程序,獲得批準(zhǔn)后,方可執(zhí)行。
5.6如合同履行過程中,出現(xiàn)糾紛的,經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的,簽訂書面協(xié)議,由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經(jīng)協(xié)商仍無法解決的,由公司指派專人負(fù)責(zé)提交仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院依法處理。
5.7經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)嚴(yán)格按授權(quán)范圍使用,不準(zhǔn)濫用、代用或借用,嚴(yán)禁在空白合同文本上蓋章。經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)由專人妥善保管,若有遺失,除立即登報(bào)聲明作廢和向公安機(jī)關(guān)報(bào)案外,還要追究有關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和行政責(zé)任。
5.8綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案和用戶/客戶檔案。每一份合同有一個(gè)公司統(tǒng)一的編號(hào)。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補(bǔ)充、解除合同的協(xié)議(包括文本、函電)等,均應(yīng)妥善保管,如有丟失,公司將追究有關(guān)人員責(zé)任。用戶/客戶檔案要包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話 及用戶的自然情況等。
6 管理
6.1 綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案,由分公司統(tǒng)一編號(hào),檔案內(nèi)容包括:
6.1.1 合同正本、副本、附件。
6.1.2文本簽收記錄。
6.1.3 變更、補(bǔ)充、解除合同的協(xié)議。
6.2綜合管理部/駐外辦事處應(yīng)按用戶/客戶建立用戶檔案,內(nèi)容包括。
6.2.1 用戶名稱、地址、聯(lián)系人、通訊方式。
6.2.2 用戶自然情況。
6.2.3 我公司提供產(chǎn)品/備件、日期、安裝使用情況、售前、售中、售后情況。
6.2.4 履行合同情況
6.2.5 質(zhì)量/技術(shù)問題處理情況(表格)
6.3 綜合管理部按產(chǎn)品/備件建立管理臺(tái)帳一式 二份,一份于次月5日前上報(bào)財(cái)務(wù)部,一份銷售分公司保管備查,內(nèi)容包括:
6.3.1 合同號(hào)
6.3.2 合同標(biāo)的
6.3.3 簽約日期,結(jié)算日期,經(jīng)辦人。
6.3.4 用戶名稱
6.3.5 產(chǎn)品/備件名稱,數(shù)量/明細(xì)
6.4 合同作為公司對外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證,有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密,嚴(yán)禁有意或無意向外界泄露合同信息。合同檔案和臺(tái)帳應(yīng)嚴(yán)格保密,未經(jīng)允許,無關(guān)人員不得查閱。
6.5 公司定期對合同管理工作進(jìn)行考核,并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺(tái)帳記錄情況等納入公司對營銷人員和駐外辦事處的工作業(yè)績考核范圍。任何人私自轉(zhuǎn)讓合同,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),公司對有關(guān)責(zé)任人給予開除處理,并追究其法律責(zé)任。
7 本規(guī)定發(fā)布之日起執(zhí)行。
第2篇 國藥控股公司駐外地業(yè)務(wù)相關(guān)管理規(guī)定
國藥控股股份公司駐外地業(yè)務(wù)相關(guān)管理規(guī)定
一.薪資。
1.結(jié)構(gòu)=基本工資+獎(jiǎng)金+提成
a.基本工資:800元/月。
b.獎(jiǎng)金:200元用于專項(xiàng)考核。
具體考核明細(xì)包括:報(bào)表50,中性奶50,達(dá)成率50,其他50(樣版店的建議,新增網(wǎng)點(diǎn),開發(fā))。(核算以主管考核為準(zhǔn))。
c.提成:費(fèi)用由客戶承擔(dān),直接從客戶賬戶中扣除。
提成比例根據(jù)市場現(xiàn)狀和季節(jié)因素等體現(xiàn)不同的提成比例,核定后在銷售內(nèi)勤處備案。
2.補(bǔ)助
a.電話:50元/月
b.交通費(fèi):實(shí)報(bào)(指會(huì)議需要的長途車費(fèi))
c.會(huì)議補(bǔ)助:30元/天
d.駐地補(bǔ)助:300元/月(外駐業(yè)務(wù)員)
二.職責(zé)(崗位描述)
1.執(zhí)行公司的營銷管理制度和銷售政策,保質(zhì)保量按時(shí)完成銷售任務(wù)。
2.開展銷售工作,協(xié)作經(jīng)銷商拓展網(wǎng)絡(luò),提高產(chǎn)品市場占有率。
3.配合經(jīng)銷商實(shí)施公關(guān)、促銷活動(dòng)和廣告宣傳。
4.進(jìn)行市場調(diào)查及時(shí)向公司有關(guān)部門反饋市場、客戶信息和侵權(quán)信息。
5.密切聯(lián)系客戶,掌握客戶基本情況和動(dòng)態(tài),建立健全二批客戶檔案。
6.及時(shí)報(bào)送客戶訂貨需求,并跟蹤客戶及時(shí)匯款。
7.協(xié)作經(jīng)銷商進(jìn)行庫存管理,防止貨物呆滯及破損。
8.進(jìn)行售前、售中、售后服務(wù),及時(shí)解決和上報(bào)客戶投訴。
9.負(fù)責(zé)客戶退、換貨的初步審查和申報(bào)。
10.對樣板店進(jìn)行規(guī)范管理,并對樣板店銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)及分析。
11.維護(hù)公司和產(chǎn)品形象,采取措制止客戶不利于公司和產(chǎn)品的行為,避免公司利益受損。
12.熟悉產(chǎn)品,提高自身的技術(shù)服務(wù)能力。加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)、技能的學(xué)習(xí)和鍛煉,認(rèn)真參加公司有關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng),并組織客戶業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)的晨會(huì)及培訓(xùn)工作。
13.制訂月度工作計(jì)劃和預(yù)算,經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行,并定期向業(yè)務(wù)主管述職。
14.做好保密工作,嚴(yán)謹(jǐn)向公司及客戶外的任何人透漏產(chǎn)品價(jià)格、銷售數(shù)據(jù)、銷售政策等信息。
15.做好工作記錄、表單、客戶檔案等資料的保管和及時(shí)上交工作。
16.完成業(yè)務(wù)部主管交付的其他工作任務(wù)。
三.日常管理
1.考勤簽到
a.回市場當(dāng)天及回公司當(dāng)天必須用客戶電話或當(dāng)?shù)毓淘捪蜾N售內(nèi)勤報(bào)道,否則視為曠工,罰款30元/天。
b.每天8:00(夏天7:00)到客戶處簽到,如未簽到,視為曠工,罰款30元/天。遲到早退罰款5元/次。
c.請假需領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能離崗,3天以內(nèi)由主管批準(zhǔn),3天以上(含)由經(jīng)理批準(zhǔn)。
d.每月有3天假期,可根據(jù)個(gè)人實(shí)際情況自由調(diào)整。
e.每日上午10:00前向公司報(bào)勤,如漏報(bào)或晚報(bào)罰款20元/次,報(bào)道可采用電話報(bào)到或信息報(bào)道。
f.公司查崗需用客戶電話或當(dāng)?shù)毓潭娫捲谝?guī)定時(shí)間內(nèi)給予回復(fù),否則視為曠工,罰款30元/次。
2.報(bào)表管理
a.認(rèn)真填寫銷售日報(bào)表,如未及時(shí)填寫罰款5元/次。
b.隨時(shí)掌握經(jīng)銷商庫存明細(xì),如有嚴(yán)重不實(shí)現(xiàn)象,罰款5元/次。
c.認(rèn)真填寫周報(bào)并及時(shí)發(fā)送到直接上級(jí)郵箱。
3.樣板店的管理
a.負(fù)責(zé)樣板店檔案的建立。
b.負(fù)責(zé)樣板店的分類管理,根據(jù)計(jì)劃有序拜訪。
c.認(rèn)真統(tǒng)計(jì)各個(gè)樣板店實(shí)際銷售數(shù)據(jù)。
d.按公司規(guī)定對售點(diǎn)現(xiàn)場活化氛圍的營造和維護(hù)。
e.負(fù)責(zé)落實(shí)樣板店的相關(guān)費(fèi)用。
四.聘用及離職程
1.聘用條件
a.年齡18-35周歲,性別不限。
b.初中以上文化程度。
c.有經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先。
d.有一定的談判,溝通,協(xié)調(diào)能力。
e.吃苦耐勞,有責(zé)任心。
2.聘用程序
a.根據(jù)公司規(guī)劃及空缺情況,用人部門根據(jù)崗位責(zé)任要求提出用人申請報(bào)銷售內(nèi)勤處。
b.用人申請經(jīng)銷售經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布招聘信息。
c.應(yīng)征人員經(jīng)當(dāng)?shù)厥袌鲋鞴艹踉囃ㄟ^后,攜帶身份證、畢業(yè)證等有效證件到公司復(fù)試。
d.經(jīng)經(jīng)理復(fù)試后,行政部審核原件,復(fù)印件附員工登記表后或歸入員工檔案。
e.當(dāng)?shù)厥袌鲋鞴苄鑼ζ溥M(jìn)行培訓(xùn)后方能上崗,培訓(xùn)內(nèi)容包括薪資、職責(zé)、日常管理。
f.試用期一般為2個(gè)月,試用后提交試用考核報(bào)告。必要時(shí)可延長試用期至4個(gè)月,個(gè)人表現(xiàn)優(yōu)秀者試用期亦可縮短為一個(gè)月。
3.離職程序
a.因故辭職時(shí),本人應(yīng)提前15天向直接上級(jí)提交《辭職申請表》,經(jīng)批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)送銷售內(nèi)勤審核。
b.收到員工辭職申請報(bào)告后,銷售內(nèi)勤負(fù)責(zé)了解員工辭職的真實(shí)原因,并將信息反饋給銷售經(jīng)理,以保證及時(shí)進(jìn)行有針對性的工作改進(jìn)。
c.員工填寫《工作交接表》,辦理工作移交和財(cái)產(chǎn)清還手續(xù)。
d.銷售內(nèi)勤統(tǒng)計(jì)辭職員工考勤,計(jì)算應(yīng)領(lǐng)取的薪金。
e.員工最后一個(gè)月工資隔月發(fā)放。
第3篇 營銷部駐外辦事處合同管理規(guī)定
公司營銷部駐外辦事處合同管理規(guī)定
1目的
加強(qiáng)營銷部駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作,減少失誤,提高公司經(jīng)濟(jì)效益,保障公司經(jīng)營工作的健康發(fā)展。
2.適用范圍
營銷部駐外辦事處
3.執(zhí)行
營銷部駐外辦事處人員
4.職責(zé)
營銷部駐外辦事處的銷售合同由業(yè)務(wù)員簽訂,駐外辦事處經(jīng)理審核,銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.制度
5.1營銷部駐外辦事處在簽訂銷售合同前,必須認(rèn)真了解對方當(dāng)事人的情況,主要包括:對方當(dāng)事人主體資格、經(jīng)營權(quán)限、履約能力、資信情況以及對方簽約人的簽約權(quán)限等。做到既要考慮我方的經(jīng)濟(jì)利益,又要考慮對方的履約條件和能力,確保所簽合同有效、有利。
5.2營銷人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)《合同法》、《民法通則》等。簽訂銷售合同,必須嚴(yán)格遵守國家的法律、法規(guī)、政策及其它有關(guān)規(guī)定。簽訂合同時(shí),必須以維護(hù)公司的合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨,嚴(yán)禁借簽訂銷售合同假公濟(jì)私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實(shí)、不公,造成我方經(jīng)濟(jì)損失的,應(yīng)按其過失或故意所造成的損害后果,承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任,經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任甚至法律責(zé)任。
5.3賣買合同在正式簽訂前,必須按規(guī)定執(zhí)行公司的合同管理辦法、程序與權(quán)限,以各種方式(書面、電話、傳真、電子郵件等)上報(bào)審查,經(jīng)銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)后,方能正式簽訂。對合同所涉及的信息費(fèi)、傭金、回扣等費(fèi)用的支付,必須執(zhí)行公司的《財(cái)務(wù)管理辦法》。
5.4賣買合同的簽訂一定要做到合法性、嚴(yán)密性和可行性。簽訂合同的營銷人員作為合同的履約責(zé)任人,對合同的履行、款項(xiàng)的回收承擔(dān)責(zé)任,負(fù)責(zé)到底。責(zé)任人必須完整地收集合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生的全部書面憑證,并妥善保管。
5.5如合同履約過程中出現(xiàn)困難或問題,需要變更、補(bǔ)充或解除的,一律采用書面形式(包括當(dāng)事人雙方往來的函電等),執(zhí)行合同簽訂的審批程序,獲得批準(zhǔn)后,方可執(zhí)行。
5.6如合同履行過程中,出現(xiàn)糾紛的,經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的,簽訂書面協(xié)議,由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經(jīng)協(xié)商仍無法解決的,由公司指派專人負(fù)責(zé)提交仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院依法處理。
5.7經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)嚴(yán)格按授權(quán)范圍使用,不準(zhǔn)濫用、代用或借用,嚴(yán)禁在空白合同文本上蓋章。經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)由專人妥善保管,若有遺失,除立即登報(bào)聲明作廢和向公安機(jī)關(guān)報(bào)案外,還要追究有關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和行政責(zé)任。
5.8內(nèi)務(wù)處按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案和用戶/客戶檔案。每一份合同有一個(gè)公司統(tǒng)一的編號(hào)。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補(bǔ)充、解除合同的協(xié)議(包括文本、函電)等,均應(yīng)妥善保管,如有丟失,公司將追究有關(guān)人員責(zé)任。用戶/客戶檔案要包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話及用戶的自然情況等。
6管理
6.1內(nèi)務(wù)處按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案,由分公司統(tǒng)一編號(hào),檔案內(nèi)容包括:
6.1.1合同正本、副本、附件。
6.1.2文本簽收記錄。
6.1.3變更、補(bǔ)充、解除合同的協(xié)議。
6.2內(nèi)務(wù)處/駐外辦事處應(yīng)按用戶/客戶建立用戶檔案,內(nèi)容包括。
6.2.1用戶名稱、地址、聯(lián)系人、通訊方式。
6.2.2用戶自然情況。
6.2.3我公司提供產(chǎn)品/備件、日期、安裝使用情況、售前、售中、售后情況。
6.2.4履行合同情況
6.2.5質(zhì)量/技術(shù)問題處理情況(表格)
6.3綜合管理部按產(chǎn)品/備件建立管理臺(tái)帳一式二份,一份于次月5日前上報(bào)財(cái)務(wù)部,一份銷售分公司保管備查,內(nèi)容包括:
6.3.1合同號(hào)
6.3.2合同標(biāo)的
6.3.3簽約日期,結(jié)算日期,經(jīng)辦人。
6.3.4用戶名稱
6.3.5產(chǎn)品/備件名稱,數(shù)量/明細(xì)
6.4合同作為公司對外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證,有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密,嚴(yán)禁有意或無意向外界泄露合同信息。合同檔案和臺(tái)帳應(yīng)嚴(yán)格保密,未經(jīng)允許,無關(guān)人員不得查閱。
6.5公司定期對合同管理工作進(jìn)行考核,并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺(tái)帳記錄情況等納入公司對營銷人員和駐外辦事處的工作業(yè)績考核范圍。任何人私自轉(zhuǎn)讓合同,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),公司對有關(guān)責(zé)任人給予開除處理,并追究其法律責(zé)任。
7本規(guī)定發(fā)布之日起執(zhí)行。
第4篇 z駐外辦事處合同管理規(guī)定
1. 目的
加強(qiáng)銷售分公司駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作,減少失誤,提高公司經(jīng)濟(jì)效益,保障公司經(jīng)營工作的健康發(fā)展。
2. 適用范圍
銷售分公司駐外辦事處
3. 執(zhí)行
銷售分公司駐外辦事處人員
4. 職責(zé)
銷售分公司駐外辦事處的銷售合同由業(yè)務(wù)員簽訂,駐外辦事處經(jīng)理審核,銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
5. 制度
5.1銷售分公司駐外辦事處在簽訂銷售合同前,必須認(rèn)真了解對方當(dāng)事人的情況,主要包括:對方當(dāng)事人主體資格、經(jīng)營權(quán)限、履約能力、資信情況以及對方簽約人的簽約權(quán)限等。做到既要考慮我方的經(jīng)濟(jì)利益,又要考慮對方的履約條件和能力,確保所簽合同有效、有利。
5.2營銷人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)《合同法》、《民法通則》等。簽訂銷售合同,必須嚴(yán)格遵守國家的法律、法規(guī)、政策及其它有關(guān)規(guī)定。簽訂合同時(shí),必須以維護(hù)公司的合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨,嚴(yán)禁借簽訂銷售合同假公濟(jì)私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實(shí)、不公,造成我方經(jīng)濟(jì)損失的,應(yīng)按其過失或故意所造成的損害后果,承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任,經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任甚至法律責(zé)任。
5.3 銷售合同在正式簽訂前,必須按規(guī)定執(zhí)行公司的合同管理辦法、程序與權(quán)限,以各種方式(書面、電話、傳真、電子郵件等)上報(bào)審查,經(jīng)銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)后,方能正式簽訂。對合同所涉及的信息費(fèi)、傭金、回扣等費(fèi)用的支付,必須執(zhí)行公司的《財(cái)務(wù)管理辦法》。
5. 4銷售合同的簽訂一定要做到合法性、嚴(yán)密性和可行性。簽訂合同的營銷人員作為合同的履約責(zé)任人,對合同的履行、款項(xiàng)的回收承擔(dān)責(zé)任,負(fù)責(zé)到底。責(zé)任人必須完整地收集合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生的全部書面憑證,并妥善保管。
5.5 如合同履約過程中出現(xiàn)困難或問題,需要變更、補(bǔ)充或解除的,一律采用書面形式(包括當(dāng)事人雙方往來的函電等),執(zhí)行合同簽訂的審批程序,獲得批準(zhǔn)后,方可執(zhí)行。
5.6如合同履行過程中,出現(xiàn)糾紛的,經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的,簽訂書面協(xié)議,由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經(jīng)協(xié)商仍無法解決的,由公司指派專人負(fù)責(zé)提交仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院依法處理。
5.7經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)嚴(yán)格按授權(quán)范圍使用,不準(zhǔn)濫用、代用或借用,嚴(yán)禁在空白合同文本上蓋章。經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)由專人妥善保管,若有遺失,除立即登報(bào)聲明作廢和向公安機(jī)關(guān)報(bào)案外,還要追究有關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和行政責(zé)任。
5.8綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案和用戶/客戶檔案。每一份合同有一個(gè)公司統(tǒng)一的編號(hào)。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補(bǔ)充、解除合同的協(xié)議(包括文本、函電)等,均應(yīng)妥善保管,如有丟失,公司將追究有關(guān)人員責(zé)任。用戶/客戶檔案要包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話 及用戶的自然情況等。
6 管理
6.1 綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案,由分公司統(tǒng)一編號(hào),檔案內(nèi)容包括:
第5篇 總公司駐外營銷分公司(辦事處)管理制度
營銷分公司總經(jīng)理, 用戶服務(wù)中心經(jīng)理 市場開發(fā)部經(jīng)理 綜合管理專員 用戶服務(wù)中心技術(shù)專員 營銷代表 幫銷員
一、 分公司/辦事處工作職能
各分公司/辦事處是億大利飼料總營銷公司的駐外銷售機(jī)構(gòu),是企業(yè)向市場延伸的重要窗口,其中管理直屬億大利飼料營銷總公司。分公司/辦事處的代表公司的利益履行如下職能:
1. 分公司/辦事處根據(jù)公司的年度營銷方案,承擔(dān)總公司下達(dá)的年度銷售任務(wù),并組織銷售管理人員的二次任務(wù)分配。
2. 分公司/辦事處根據(jù)總公司的任務(wù)指標(biāo),可按要求招聘計(jì)劃,經(jīng)審批后,由分公司/辦事處負(fù)責(zé)組織,招聘、培訓(xùn)需要的業(yè)務(wù)銷售人員。
3. 分公司/辦事處負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)厥袌鲩_拓,客戶資源開發(fā)和管理。
4. 分公司/辦事處代表總公司負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)乜蛻舻穆?lián)系協(xié)調(diào)和銷售業(yè)務(wù)的往來。
5. 分公司/辦事處負(fù)責(zé)對所管轄區(qū)億大利飼料產(chǎn)品的售前、售中、售后服務(wù),處理客戶和用戶的救訴。
6. 分公司/辦事處負(fù)責(zé)組織、策劃、執(zhí)行總公司在當(dāng)?shù)厥袌龅漠a(chǎn)品宣傳、品牌宣傳、企業(yè)形象宣傳,提升品牌和企業(yè)在當(dāng)?shù)氐闹取?/p>
7. 分公司/辦事處對當(dāng)?shù)芈毮懿块T的聯(lián)系、協(xié)調(diào)、處理好公司在當(dāng)?shù)氐墓碴P(guān)系,確保銷售業(yè)務(wù)工作順利進(jìn)行。
8. 分公司/辦事處行使對總公司在當(dāng)?shù)氐呢?cái)產(chǎn)的保護(hù)管理權(quán),確保公司財(cái)政安全。
9. 負(fù)責(zé)收集,整理,反饋當(dāng)?shù)厥袌鲂畔?及同行競爭品牌的營銷動(dòng)態(tài)。
10. 根據(jù)總公司有關(guān)規(guī)定,執(zhí)行和負(fù)責(zé)各項(xiàng)資金回籠,費(fèi)用結(jié)算工作。
二、 分公司/辦事處崗位職能
一). 分公司(辦事處)總經(jīng)理職責(zé)
1.對本區(qū)域銷售工作的管理
●代表分公司/辦事處,接受總公司分配該區(qū)域的全年銷售業(yè)務(wù),并確如期完成
●分公司/辦事處總經(jīng)理在接受公司分配任務(wù)后,要認(rèn)真分析研究市場,并對所有負(fù)責(zé)區(qū)域進(jìn)行合理細(xì)分。
●負(fù)責(zé)做出全年銷售工作計(jì)劃,并對本區(qū)域的銷售任務(wù)進(jìn)行二次分配。將本區(qū)的營銷代表分區(qū)域、定任務(wù),以書面形式呈交總公司營銷管理部作為全年工作考核依據(jù)。落實(shí)二次承包方案,作為工資核算依據(jù)。
●各分公司/辦事處總經(jīng)理負(fù)責(zé)總公司有關(guān)政策精神的傳達(dá)和安排執(zhí)行,督促本區(qū)域營銷代表的工作,定期完成公司下達(dá)的各項(xiàng)工作指標(biāo),同時(shí)指導(dǎo),幫助分公司(辦事處)全員的綜合業(yè)務(wù)水平。
●各分公司/辦事處總經(jīng)理方便對該分公司/辦事處人員的工作安排和調(diào)動(dòng),對該區(qū)域的促銷費(fèi)用進(jìn)行區(qū)域和階段合理計(jì)劃分配。
●管理、監(jiān)控、指揮分公司/辦事處所有人員對公司規(guī)定的各項(xiàng)管理辦法流程的執(zhí)行, 杜絕違反總公司規(guī)定及損害總公司利益的違法違紀(jì)行為發(fā)生,如有違反公司管理規(guī)定造成總公司利益蒙受損失的,總經(jīng)理要承擔(dān)直接管理責(zé)任和經(jīng)濟(jì)處罰。
●負(fù)責(zé)對分公司/辦事處的各項(xiàng)費(fèi)用的計(jì)劃、分配、監(jiān)控、合理、公開、公平的開支各項(xiàng)費(fèi)用。
●負(fù)責(zé)對分公司/辦事處各項(xiàng)固定無形資產(chǎn)管理和保護(hù)。
●每日根據(jù)分公司/辦事處人員表現(xiàn)進(jìn)行工作成績和業(yè)務(wù)能力的考核。填寫:月度評(píng)分表,配合總公司對分公司/辦事處人員的工資核算及定級(jí)考核工作。
●負(fù)責(zé)建立分公司/辦事處的銷售臺(tái)賬,對各項(xiàng)銷售單位投款和提貨情況隨時(shí)檢查,嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)款現(xiàn)貨政策。
●每月必須組織駐外人員召開二次業(yè)務(wù)會(huì)議,并負(fù)責(zé)組織全員的培訓(xùn)工作,制定本月工作總結(jié)下月工作計(jì)劃,以及所有總公司要求的各項(xiàng)報(bào)表。
2.當(dāng)各部門的協(xié)調(diào)管理
●分公司/辦事處總經(jīng)理要與總公司行政,營銷管理,用戶服務(wù)等部門密切配合,確保銷售工作的順利進(jìn)行開展。
●協(xié)調(diào)用戶服務(wù)中心主要處理好與當(dāng)?shù)亟?jīng)營商、養(yǎng)殖戶的關(guān)系。
●協(xié)助營銷代表幫銷員、合理進(jìn)行廣告投放,共同配合經(jīng)銷商策劃促銷活動(dòng),并監(jiān)督形象廣告的執(zhí)行情況。
●協(xié)助用戶服務(wù)中心經(jīng)理,組織營銷代表,幫銷員,技術(shù)專員加強(qiáng)對本域的使用情況和管理工作技術(shù)指導(dǎo),處理好客戶的投訴及技術(shù)服務(wù)工作。
●協(xié)助總公司營銷管理部,監(jiān)督和管理好中專倉的貨物進(jìn)、出、存,每月督促中專倉做出每月進(jìn)、出、存月報(bào)表,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追查處理。
3.公司/辦事處總經(jīng)理的權(quán)限 形●行使分公司/辦事處銷售任務(wù)的計(jì)劃分配權(quán)
●行使分公司/辦事處人員的崗位分區(qū)、調(diào)動(dòng)權(quán)
●行使分公司/辦事處聘用人員的招聘權(quán)
●行使分公司/辦事處人員的考核和解聘、建議調(diào)離權(quán)
●行使分公司/辦事處的各項(xiàng)費(fèi)用計(jì)劃、審核權(quán)、品牌廣告建設(shè)執(zhí)行權(quán)
●行使售后、售前服務(wù)的處理和建議權(quán)
●行使分公司/辦事處財(cái)產(chǎn)的管理、控制保護(hù)權(quán)
●行使分公司/辦事所需貨源的計(jì)劃調(diào)度權(quán)
二、用戶服務(wù)中心經(jīng)理工作職能
1.協(xié)助分公司/辦事處總經(jīng)理開展分公司/辦事處的各項(xiàng)管理工作、為搞好本區(qū)域的銷售工作共同領(lǐng)導(dǎo)和組織分公司/辦事處人員開拓市場服務(wù)市場,培育市場。
2.負(fù)責(zé)分公司/辦事處服務(wù)人員的組織、領(lǐng)導(dǎo)工作,并對本區(qū)域內(nèi)的售后服務(wù)工作全面負(fù)責(zé)。
3.負(fù)責(zé)對本區(qū)域養(yǎng)殖戶的考核,用料登記調(diào)查工作。
4.積極配合營銷代表開拓市場,對符合建點(diǎn)條件按程序及時(shí)設(shè)置售點(diǎn)。
5.負(fù)責(zé)分公司/辦事處售后服務(wù)人員的工作安排及工作考核,對嚴(yán)重違紀(jì)的員工有申請調(diào)查離權(quán)和解聘權(quán)。
6.負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)銷售網(wǎng)點(diǎn)的技術(shù)指導(dǎo),定期進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn),提高各銷售網(wǎng)點(diǎn)人員的技術(shù)水平和服務(wù)素質(zhì)。
7.結(jié)合實(shí)際需要制定安全庫存量,保證貨物得到及時(shí)供應(yīng)。
8.及時(shí)處理用戶或有關(guān)部門委托處理的投訴事件,及時(shí)組織對特殊用戶的上門服務(wù),并跟蹤結(jié)果,最大限度防止惡性投訴事件的發(fā)生。
9.每月及時(shí)收集產(chǎn)品信息和服務(wù)信息,按要求反饋用戶服務(wù)部,并對轄區(qū)產(chǎn)品質(zhì)量信息和技術(shù)難點(diǎn),及時(shí)書面形成反饋。
10.及時(shí)向銷售網(wǎng)點(diǎn)傳達(dá)總公司下達(dá)文件,各類信息及通知,并按要求及時(shí)對網(wǎng)點(diǎn)進(jìn)行指導(dǎo)。
11.以下符合要求或違反公司規(guī)定的網(wǎng)點(diǎn)提出限期整改建議。經(jīng)批準(zhǔn)后負(fù)責(zé)網(wǎng)點(diǎn)撤銷的善后工作。
12.加強(qiáng)與消協(xié),畜牧,質(zhì)檢部門和各種傳媒的聯(lián)系,確保億大利飼料產(chǎn)品的有利地位。
13.了解競爭對手的情況和新 ,并及時(shí)反饋部門。
14.負(fù)責(zé)每月按總公司用戶服務(wù)部和分公司/辦事處要求提供各種報(bào)表、賬目、工作總結(jié)。
三、營銷代表的工作職責(zé)
1.營銷代表必須權(quán)力配合分公司/辦事處總經(jīng)理,開展銷售及售后服務(wù)工作,如期完成本區(qū)域或分配的銷售任務(wù)。
2.接受分配的任務(wù)和區(qū)域二次分配后,必須擬定一份全年計(jì)劃,交分公司/辦事處總經(jīng)理審批,并呈交總公司營銷管理部作為工作考核依據(jù)。
3.必須按要求努力開拓目標(biāo)市場,協(xié)調(diào)如各商業(yè)單位的關(guān)系、管理好所負(fù)責(zé)區(qū)域的市場價(jià)格,監(jiān)督所轄區(qū)內(nèi)的貨物流向,并負(fù)責(zé)處理好的用戶服務(wù)工作。
4.每月20號(hào)做出每月工作總結(jié)及下月計(jì)劃“交分公司總經(jīng)理審核,并作為工作考核”。
5.營銷代表要嚴(yán)格執(zhí)行公司的營銷方案,堅(jiān)持現(xiàn)款現(xiàn)貨的原則,對收到匯款、銀行匯單要認(rèn)真檢查,確保貨款安全。
6.及時(shí)處理用戶或有關(guān)部門委托處理投訴事件,并跟蹤處理結(jié)果。
四、市場推廣經(jīng)理的職責(zé)
1.直接接受分公司/辦事處總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo),并接受日常工作管理。
2.負(fù)責(zé)促銷的策劃及促銷材料的管理,并進(jìn)行促銷效果的調(diào)查,確保達(dá)到有廣告質(zhì)量。
3.負(fù)責(zé)營銷人員的招聘,培訓(xùn)與管理工作。
4.市場信息的收集與反饋。
五、財(cái)務(wù)人員的工作職責(zé)
1.貫徹執(zhí)行營銷總公司管理制度和銷售管理政策。
2.根據(jù)營銷總公司財(cái)務(wù)管理制度和銷售管理政策,協(xié)助總經(jīng)理制定各項(xiàng)管理制度。
3.負(fù)責(zé)分公司的銷售服務(wù)接待。
4.主管分公司日常財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),協(xié)助分公司/辦事處總經(jīng)理搞好銷售財(cái)務(wù)管理。
5.對于營銷總公司的調(diào)入各類貨建立進(jìn)、出、存管理制度,完善手續(xù),保證公司資產(chǎn)安全完整。負(fù)責(zé)分公司/辦事處往來賬目的核對清算歸類。
6.按時(shí)向營銷總公司填報(bào)各類報(bào)表及其他信息。
7.負(fù)責(zé)對公司/辦事處日常業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)控。
8.嚴(yán)守公司秘密,準(zhǔn)護(hù)公司利益。
六、辦事處綜合管理員職責(zé)
1.負(fù)責(zé)分公司/辦事處的文件管理工作。
2.負(fù)責(zé)分公司/辦事處的發(fā)貨開單公作。
3.做好經(jīng)銷商檔案,用戶檔案到等工作。
4.協(xié)助營銷代表做好宣傳品發(fā)放登記工作。
5. 協(xié)助分公司/辦事做好人員考力及辦用品發(fā)放及購買。
6.做好經(jīng)銷商的貨款登記及銷售臺(tái)賬工作。
7.做好分公司/辦事處向公司信息反饋的情況督促工作。
二章、分公司/辦事處日常事務(wù)管理
1.分公司/辦事處應(yīng)在各省各縣級(jí)市設(shè)立,部分國外市場均設(shè)辦事機(jī)構(gòu)。
2.為樹立億大利飼料的良好公眾形象,要求所有分公司/辦事處選址裝修必須符合以下條件
●分公司/辦事處選在交通便利,有停車的地方
●分公司/辦事處的門面裝修必須符合公司的ci設(shè)計(jì)要求
二、分公司/辦事處文明辦公規(guī)定
1.上下班紀(jì)律
●分公司/辦事處全體人員必須嚴(yán)格按規(guī)定時(shí)間上下班(7:30—18:00),提前十分鐘到單位,做好準(zhǔn)備;不遲到、不早退、不得無故曠工(包括開會(huì)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等)。
●各分公司/辦事處人員每日上班必須按要求著裝和佩戴工作牌。
●在辦公區(qū)域要精神飽滿,積極工作,不打瞌睡,坐立端正,不得做工作無益的事,不得進(jìn)行娛樂活動(dòng)。
●辦公場所要求保持環(huán)境清潔、不隨地吐痰、不吸煙、亂丟廢棄物,辦公用品擺設(shè)整齊(包括門口、通道不堵塞)。
●必須遵守崗位操作流程,履行崗位職能,未經(jīng)分公司/辦事處總經(jīng)理允許不能代崗,確保工作質(zhì)量。
2.禮儀
●接待客人時(shí),服務(wù)要周到(包括就座、茶水,并且要注意個(gè)人形象及保證環(huán)境干凈舒適)。
●分公司/辦事處全體人員會(huì)見客戶要著裝得體,禮貌待客,言行舉止大方等。
●要按約定時(shí)間,不遲到,不失約,如有特殊情況下不能赴約則要向?qū)Ψ绞孪嚷暶鞑⒌狼浮?/p>
3.電話用語規(guī)范
●電話三聲鈴響要接聽,禮貌用語牢記,接電話:喂、您好,億大利飼料安徽服務(wù)中心……. ●打電話:喂、您好,我是億大利飼料安徽服務(wù)中心的___請問,掛電話:….好的,謝謝,再見。
●語言要清晰,當(dāng)與對方聽不清楚時(shí),要禮貌向?qū)Ψ铰暶?確保通話質(zhì)量。
三、 制度適用范圍
本管理制度適用戶億大利飼料營銷總公司國內(nèi)各省市分公司(辦事處)
第6篇 某駐外辦事處合同管理規(guī)定
1. 目的
加強(qiáng)銷售分公司駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作,減少失誤,提高公司經(jīng)濟(jì)效益,保障公司經(jīng)營工作的健康發(fā)展。
2. 適用范圍
銷售分公司駐外辦事處
3. 執(zhí)行
銷售分公司駐外辦事處人員
4. 職責(zé)
銷售分公司駐外辦事處的銷售合同由業(yè)務(wù)員簽訂,駐外辦事處經(jīng)理審核,銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
5. 制度
5.1銷售分公司駐外辦事處在簽訂銷售合同前,必須認(rèn)真了解對方當(dāng)事人的情況,主要包括:對方當(dāng)事人主體資格、經(jīng)營權(quán)限、履約能力、資信情況以及對方簽約人的簽約權(quán)限等。做到既要考慮我方的經(jīng)濟(jì)利益,又要考慮對方的履約條件和能力,確保所簽合同有效、有利。
5.2營銷人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)《合同法》、《民法通則》等。簽訂銷售合同,必須嚴(yán)格遵守國家的法律、法規(guī)、政策及其它有關(guān)規(guī)定。簽訂合同時(shí),必須以維護(hù)公司的合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨,嚴(yán)禁借簽訂銷售合同假公濟(jì)私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實(shí)、不公,造成我方經(jīng)濟(jì)損失的,應(yīng)按其過失或故意所造成的損害后果,承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任,經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任甚至法律責(zé)任。
5.3 銷售合同在正式簽訂前,必須按規(guī)定執(zhí)行公司的合同管理辦法、程序與權(quán)限,以各種方式(書面、電話、傳真、電子郵件等)上報(bào)審查,經(jīng)銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)后,方能正式簽訂。對合同所涉及的信息費(fèi)、傭金、回扣等費(fèi)用的支付,必須執(zhí)行公司的《財(cái)務(wù)管理辦法》。
5. 4銷售合同的簽訂一定要做到合法性、嚴(yán)密性和可行性。簽訂合同的營銷人員作為合同的履約責(zé)任人,對合同的履行、款項(xiàng)的回收承擔(dān)責(zé)任,負(fù)責(zé)到底。責(zé)任人必須完整地收集合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生的全部書面憑證,并妥善保管。
5.5 如合同履約過程中出現(xiàn)困難或問題,需要變更、補(bǔ)充或解除的,一律采用書面形式(包括當(dāng)事人雙方往來的函電等),執(zhí)行合同簽訂的審批程序,獲得批準(zhǔn)后,方可執(zhí)行。
5.6如合同履行過程中,出現(xiàn)糾紛的,經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的,簽訂書面協(xié)議,由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經(jīng)協(xié)商仍無法解決的,由公司指派專人負(fù)責(zé)提交仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院依法處理。
5.7經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)嚴(yán)格按授權(quán)范圍使用,不準(zhǔn)濫用、代用或借用,嚴(yán)禁在空白合同文本上蓋章。經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)由專人妥善保管,若有遺失,除立即登報(bào)聲明作廢和向公安機(jī)關(guān)報(bào)案外,還要追究有關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和行政責(zé)任。
5.8綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案和用戶/客戶檔案。每一份合同有一個(gè)公司統(tǒng)一的編號(hào)。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補(bǔ)充、解除合同的協(xié)議(包括文本、函電)等,均應(yīng)妥善保管,如有丟失,公司將追究有關(guān)人員責(zé)任。用戶/客戶檔案要包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話 及用戶的自然情況等。
6 管理
6.1 綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案,由分公司統(tǒng)一編號(hào),檔案內(nèi)容包括:
6.1.1 合同正本、副本、附件。
6.1.2文本簽收記錄。
6.1.3 變更、補(bǔ)充、解除合同的協(xié)議。
6.2綜合管理部/駐外辦事處應(yīng)按用戶/客戶建立用戶檔案,內(nèi)容包括。
6.2.1 用戶名稱、地址、聯(lián)系人、通訊方式。
6.2.2 用戶自然情況。
6.2.3 我公司提供產(chǎn)品/備件、日期、安裝使用情況、售前、售中、售后情況。
6.2.4 履行合同情況
6.2.5 質(zhì)量/技術(shù)問題處理情況(表格)
6.3 綜合管理部按產(chǎn)品/備件建立管理臺(tái)帳一式 二份,一份于次月5日前上報(bào)財(cái)務(wù)部,一份銷售分公司保管備查,內(nèi)容包括:
6.3.1 合同號(hào)
6.3.2 合同標(biāo)的
6.3.3 簽約日期,結(jié)算日期,經(jīng)辦人。
6.3.4 用戶名稱
6.3.5 產(chǎn)品/備件名稱,數(shù)量/明細(xì)
6.4 合同作為公司對外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證,有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密,嚴(yán)禁有意或無意向外界泄露合同信息。合同檔案和臺(tái)帳應(yīng)嚴(yán)格保密,未經(jīng)允許,無關(guān)人員不得查閱。
6.5 公司定期對合同管理工作進(jìn)行考核,并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺(tái)帳記錄情況等納入公司對營銷人員和駐外辦事處的工作業(yè)績考核范圍。任何人私自轉(zhuǎn)讓合同,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),公司對有關(guān)責(zé)任人給予開除處理,并追究其法律責(zé)任。
7 本規(guī)定發(fā)布之日起執(zhí)行。
第7篇 _公司客戶服務(wù)部駐外人員管理辦法
一、 總則
第一條為促進(jìn)金鵬通信實(shí)業(yè)有限公司客戶服務(wù)事業(yè)的發(fā)展,加強(qiáng)客戶服務(wù)部渠道系統(tǒng)的自律和科學(xué)化管理,規(guī)范外派人員的工作行為,廣州金鵬通信實(shí)業(yè)有限公司客戶服務(wù)部(以下簡稱客服部)在《廣州金鵬通信實(shí)業(yè)有限公司人力資源管理?xiàng)l例》和《廣州金鵬通信實(shí)業(yè)有限公司客戶服務(wù)部外派人員管理規(guī)范》的基礎(chǔ)上特制定“外派人員管理辦法”
第二條 本章程適用于所有客服部的外派人員,包括在當(dāng)?shù)卣衅笍氖陆瘗i通信實(shí)業(yè)有限公司客戶服務(wù)工作的人員。
第三條 客服部將會(huì)依據(jù)外派人員對本章程所規(guī)定的職責(zé)的完成情況,按《廣州金鵬通信實(shí)業(yè)有限公司客戶服務(wù)部外派人員工作績效考核制度》對外派人員進(jìn)行量化考核并為渠道優(yōu)化做相應(yīng)而適當(dāng)?shù)膷徫徽{(diào)整。
二、 外派人員崗位職責(zé)
第一條售后網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃、維護(hù)及優(yōu)化。
第二條協(xié)調(diào)運(yùn)營商、代理商、授權(quán)站點(diǎn)以及廠家之間的關(guān)系。
第三條收集、反饋市場信息,包括產(chǎn)品質(zhì)量跟蹤、競爭對手市場運(yùn)作情況等信息。
第四條指導(dǎo)培訓(xùn)站點(diǎn)運(yùn)作、備件運(yùn)作、技術(shù)支持等。
第五條處理投訴,在惡性事件投訴中能應(yīng)付危機(jī)事件。
三、外派人員具體工作指導(dǎo)
(一)、工作態(tài)度方面
1、外派人員是金鵬公司為了更好地開展當(dāng)?shù)乜蛻舴?wù)工作而設(shè)立的人員安排,其職責(zé)是代表客戶服務(wù)部在一定的區(qū)域范圍內(nèi)進(jìn)行金鵬小靈通售后客戶服務(wù)的相關(guān)工作。外派人員是金鵬公司為了更好地進(jìn)行當(dāng)?shù)乜蛻舴?wù)工作而設(shè)立的人員安排,其職責(zé)是代表客戶服務(wù)部在一定的區(qū)域范圍內(nèi)進(jìn)行金鵬終端產(chǎn)品售后客戶服務(wù)的相關(guān)工作,代表著金鵬公司的形象。外派人員任何的言行舉止將和公司的形象息息相關(guān)。因此,外派人員要嚴(yán)格要求自己,不得做出任何如工作散漫、不服從公司的工作安排、消極抵觸公司下達(dá)的工作任務(wù)、從事與本公司利益沖突的兼職等等這些有損公司利益的行為,或散播如抱怨等這類有損公司利益的言論。
2、 外派人員必須對各地市的站點(diǎn)運(yùn)作狀況保持良好的監(jiān)督管理,外派人員的通訊工具在規(guī)定的工作時(shí)間內(nèi)(周一至周日8:00-24:00),必須保持暢通。便于站點(diǎn)有重要信息時(shí)能迅速反饋給外派,而公司有任何指示也同樣可以及時(shí)傳達(dá)。避免因信息反饋不暢通而導(dǎo)致重大事件的發(fā)生或錯(cuò)過了最佳處理時(shí)間。
3、外派人員都遠(yuǎn)離總部在全國各地開展著我公司的售后工作,而公司對外派人員進(jìn)行有效監(jiān)督管理的重要手段之一就是外派工作周報(bào)表。工作周報(bào)是外派人員具體工作內(nèi)容和安排計(jì)劃的體現(xiàn)。為了讓總部對外派的工作計(jì)劃做一定的合理性指導(dǎo),每一位外派人員應(yīng)該高度重視,認(rèn)真、負(fù)責(zé)地填寫工作周報(bào),并要求每周一中午1點(diǎn)前以郵件或傳真的方式上報(bào)給渠道工程師并抄送渠道經(jīng)理,渠道會(huì)按照外派人員的工作報(bào)表給予適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)并監(jiān)督。
4、由于外派人員工作的特殊性,公司在多方面給予適當(dāng)?shù)难a(bǔ)助。外派人員在每月規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將上月差旅補(bǔ)助方面的單據(jù)郵寄回公司報(bào)銷。因公司財(cái)務(wù)有規(guī)定的時(shí)間受理報(bào)銷事宜,因此,外派人員必須在我部門規(guī)定的次月10號(hào)前將上月相關(guān)報(bào)銷憑證及時(shí)寄回。另外,外派人員提交的差旅費(fèi)報(bào)銷必須是經(jīng)過總部批示產(chǎn)生的差旅費(fèi)用,如發(fā)現(xiàn)外派有做假行為,將在報(bào)銷和考核中給予處罰。
(二)、授權(quán)站運(yùn)作管理方面
1、 授權(quán)站代表著金鵬企業(yè)進(jìn)行當(dāng)?shù)厥酆蠓?wù)工作,直接決定著客戶對金鵬公司的形象,而服務(wù)態(tài)度是客戶服務(wù)中的重要一環(huán)。通常許多服務(wù)投訴是由于用戶對授權(quán)站的服務(wù)態(tài)度不滿意而產(chǎn)生的,因此,授權(quán)站的服務(wù)態(tài)度管理和培訓(xùn)將直接影響到我公司的售后質(zhì)量,外派人員應(yīng)該以給予高度的重視。適當(dāng)?shù)刂芷谛詫κ跈?quán)站點(diǎn)的服務(wù)態(tài)度進(jìn)行了解,培訓(xùn)。
2、維修工單是總部和授權(quán)站之間進(jìn)行勞務(wù)費(fèi)結(jié)算的重要依據(jù)。外派人員必須指導(dǎo)好服務(wù)站正確規(guī)范填寫并及時(shí)郵寄,以便減少回訪和核算時(shí)的工作量,提高結(jié)算工作效率。同時(shí),應(yīng)該周期性對站點(diǎn)對勞務(wù)費(fèi)結(jié)算進(jìn)行溝通,教育站點(diǎn)別做假,確保公司的利益不受損害。同時(shí),如發(fā)現(xiàn)站點(diǎn)有做假行為,應(yīng)當(dāng)搜集站點(diǎn)有效證據(jù)并向公司舉報(bào),并對該站進(jìn)行一定的教育。
3、 授權(quán)服務(wù)站正常的運(yùn)作過程中,應(yīng)當(dāng)申請適量的備機(jī)備件而不能通過私自向局方借用銷售機(jī)器做為售后周轉(zhuǎn),更不能未經(jīng)過公司允許私自拆機(jī)(包括拆銷售機(jī)/備用機(jī)/故障機(jī))以獲得維修備件。如果出現(xiàn)上訴事實(shí),外派人員應(yīng)及時(shí)上報(bào)給渠道工程師。授權(quán)站不得將無申請備件返廠,外派人員也應(yīng)該周期性地對授權(quán)站進(jìn)行備件培訓(xùn)。
(三)、關(guān)系處理方面
1、 與運(yùn)營商間的關(guān)系:由于小靈通銷售市場的特殊性,外派人員必須高度重視與運(yùn)營商之間的關(guān)系,與之保持良好的業(yè)務(wù)關(guān)系,隨時(shí)了解運(yùn)營商對本司售后服務(wù)的評(píng)價(jià)以及要求,及時(shí)做出相應(yīng)的對策和反饋信息。
2、 與授權(quán)點(diǎn)的關(guān)系:處理好與授權(quán)站之間的關(guān)系,是開展當(dāng)?shù)乜头ぷ鞯年P(guān)鍵。外派人員必須協(xié)調(diào)好與授權(quán)站的關(guān)系,使授權(quán)站與外派人員的溝通渠道保持暢通和及時(shí)。避免授權(quán)站因無法與外派人員聯(lián)系或沒有協(xié)調(diào)好而導(dǎo)致售后問題的產(chǎn)生。
3、 與銷售部門之間的關(guān)系:售后的工作是為銷售服務(wù)的,因此,外派人員的工作與市場銷售息息相關(guān)。外派人員必須經(jīng)常與當(dāng)?shù)氐匿N售人員保持密切的溝通,每周從銷售人員處獲得必要的銷售信息,這些信息是客服部制定服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的分布,申請備件的數(shù)量以及機(jī)型的故障率等重要的依據(jù)。同時(shí)這些信息也要提供給當(dāng)?shù)氐匿N售人員制定必要的改進(jìn)措施。
(四)、推廣支持方面
授權(quán)站的維修質(zhì)量直接關(guān)系到金鵬企業(yè)的聲譽(yù)。外派人員必須和客服技術(shù)部門保持密切的聯(lián)系,取得相關(guān)的技術(shù)資料和技術(shù)支持,有計(jì)劃地對授權(quán)站的維修人員實(shí)施技術(shù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作,提高當(dāng)?shù)厥跈?quán)站的維修技術(shù)水平,確保維修質(zhì)量。避免由于外派人員的技術(shù)支持不到位而導(dǎo)致授權(quán)站產(chǎn)生有關(guān)技術(shù)問題的投訴。
(五)、信息反饋方面
1、質(zhì)量問題反饋:外派人員對質(zhì)量問題的反饋應(yīng)及時(shí)到位,以免造成售后工作被動(dòng)。
2、相關(guān)信息反饋:外派經(jīng)理負(fù)責(zé)區(qū)域的授權(quán)站如有相關(guān)信息變更或外派人員本身通訊信息方面有所變更,應(yīng)及時(shí)通知渠道負(fù)責(zé)人。以免信息反饋不及時(shí)而造成公司的損失。
3、局方故障機(jī)庫存信息反饋:外派人員應(yīng)在每月工作月報(bào)表中上報(bào)所負(fù)責(zé)地區(qū)的局方故障機(jī)庫存數(shù)量,避免造成大量積壓。避免因外派人員沒有及時(shí)上報(bào)該地區(qū)的這類故障機(jī)庫存信息而滯后了問題解決的最佳時(shí)機(jī),導(dǎo)致公司承受更大的損失。
(六)、突發(fā)事件處理方面
如果出現(xiàn)有關(guān)投訴涉及到技術(shù)監(jiān)督局、消協(xié)以及新聞媒體等影響重大的部門,外派人員必須本著維護(hù)金鵬企業(yè)形象為宗旨,采取主動(dòng),積極跟進(jìn),及時(shí)匯報(bào)的方法,對事件全程跟蹤,將解決方案落實(shí)到位。避免因工作方面的疏漏令本公司的產(chǎn)品出現(xiàn)在技術(shù)監(jiān)督局、消協(xié)以及新聞媒體等曝光的事件。
(七)、業(yè)績體現(xiàn)方面
1、備機(jī)管控
備用機(jī)是決定公司售后投入成本大小的一項(xiàng)重要因素。外派應(yīng)該自覺適量地申請備用機(jī)來解決問題,并迅速周轉(zhuǎn)這些備用機(jī)以達(dá)到更高效的利用,同時(shí),要注意租用期限,及時(shí)歸還。
2、負(fù)責(zé)區(qū)域換新量控制
各區(qū)域換新問題也是決定公司售后投入成本大小的另一項(xiàng)重要因素,因此,各區(qū)域外派人員應(yīng)對各站點(diǎn)的運(yùn)作保持監(jiān)控狀態(tài),適當(dāng)適量地對其進(jìn)行指導(dǎo),減少因站點(diǎn)運(yùn)作不規(guī)范售后服務(wù)沒及時(shí)到位解決問題而出現(xiàn)的換新問題。
三、 外派人員崗位優(yōu)化調(diào)動(dòng)規(guī)定
為了平衡好外派和總部的人員需求,合理分配勞動(dòng)力,避免出現(xiàn)某些地方人手盈余而另一些崗位則人員緊缺的情況,同時(shí)也是為了提高各崗位的工作效率,外派人員崗位優(yōu)化調(diào)動(dòng)將根據(jù)地域情況和銷售情況分配人員數(shù)目。另外,為了更有效保持外派人員的對工作崗位的積極性,進(jìn)一步推進(jìn)外派人員的科學(xué)化管理,外派人員實(shí)行定期崗位輪換制。外派在同一區(qū)域任職過久、外派月度考核分?jǐn)?shù)低于60分或其他原因而不適合在原區(qū)域繼續(xù)留任,總部將考慮將其調(diào)離原負(fù)責(zé)區(qū)域。
(一)、以上規(guī)定的遵循以下三條原則:
1)、外派在某地區(qū)任職未滿半年,無重大失誤崗位不調(diào)整;每個(gè)季度根據(jù)外派績效考核平均分進(jìn)行一次季度排名,排名結(jié)果作為調(diào)崗的依據(jù)。
2)、全國區(qū)域性崗位調(diào)整每半年進(jìn)行一次;每月外派績效考核得分低于60分者,相應(yīng)做崗位調(diào)整;同一地區(qū)任期滿一年者,原則上都要進(jìn)行區(qū)域調(diào)整。
3)、銷量較多的地區(qū)由一個(gè)外派和渠道助理重點(diǎn)管理;銷量適中的地區(qū)由一個(gè)外派人員進(jìn)行管理;若干個(gè)銷量較小的地區(qū)由一個(gè)外派統(tǒng)一管理。
(二)、具體內(nèi)容如下:
1. 以上規(guī)定適用對象:所有外派人員
2. 外派人員的劃分(包括一站通):
一類―外派客戶經(jīng)理員
二類―外派備件管理員
三類―外派技術(shù)人員
3. 地區(qū)劃分原則:
一類地區(qū)―銷量達(dá)20萬或該地區(qū)銷售機(jī)器10萬以上且所銷售主要為高故障率機(jī)型的地區(qū)
二類地區(qū)―銷量介于10~20萬之間的地區(qū)
三類地區(qū)―銷量少于10萬的地區(qū)
4. 外派分配原則:
一類地區(qū)―由一個(gè)外派人員管理,同時(shí),渠道助理重點(diǎn)協(xié)助
二類地區(qū)―由一個(gè)外派人員管理
三類地區(qū)―由一個(gè)外派人員管理多個(gè)相鄰的三類地區(qū)
注:建立了一站通的區(qū)域,因?yàn)橐徽就ǖ穆毮芤呀?jīng)大部分取代了外派的日常工作,所以,外派人員的分配按三類地區(qū)原則分配。
5. 外派人員定期崗位輪換周期:每半年1次
在以上規(guī)定的執(zhí)行過程中,外派人員崗位調(diào)整中的工作交接必須嚴(yán)格按“外派調(diào)動(dòng)或離職工作交接規(guī)定”執(zhí)行!
第8篇 _保安公司加強(qiáng)駐外單位管理辦法
保安公司加強(qiáng)駐外單位管理辦法
為加強(qiáng)駐外單位的現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化管理,不斷提高綜合服務(wù)水平,充分展示z保安的靚麗風(fēng)采,打造一支思想堅(jiān)定、作風(fēng)過硬、技能全面、保障有力、文明和諧的團(tuán)隊(duì),特制定加強(qiáng)駐外單位管理辦法如下:
一、各駐外單位必須堅(jiān)決服從公司統(tǒng)一指揮調(diào)度,保持與公司密切聯(lián)系,采取各種方式方法確保政令暢通;任何單位和個(gè)人不得背離公司擅自行動(dòng);如遇特殊情況應(yīng)及時(shí)請示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)再行決斷。
二、各駐外單位必須以公司大局為重,切實(shí)增強(qiáng)凝聚力,認(rèn)真抓好思想教育,積極引導(dǎo)員工開展愛崗敬業(yè)、爭先創(chuàng)優(yōu)等活動(dòng);根據(jù)管理實(shí)際建立健全規(guī)章制度,努力維護(hù)正常的工作秩序,切實(shí)堵塞管理漏洞,促進(jìn)隊(duì)伍建設(shè)。
三、各駐外單位各級(jí)干部要時(shí)時(shí)處處以身作則,率先垂范,為員工做出好樣子。工作中要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí),各司其職,各負(fù)其責(zé),不得以權(quán)謀私,不得搞個(gè)人小圈子。
四、各駐外單位必須加強(qiáng)文明素養(yǎng)教育,不斷提升員工個(gè)人形象。認(rèn)真組織學(xué)習(xí)活動(dòng),加強(qiáng)技能培訓(xùn),營造團(tuán)結(jié)、協(xié)作、和諧的工作環(huán)境,提高心理適應(yīng)能力,注意開展各種有益身心的各種文體活動(dòng),豐富隊(duì)員的精神和物質(zhì)生活。
五、各駐外單位必須嚴(yán)格隊(duì)伍管理,教育員工自覺養(yǎng)成遵章守紀(jì)的良好習(xí)慣。經(jīng)常檢查崗勤服務(wù)工作情況,加強(qiáng)班組建設(shè),夯實(shí)基礎(chǔ)工作,認(rèn)真貫徹執(zhí)行安全工作規(guī)范,人人做到遵紀(jì)守法、服從命令、聽從指揮、步調(diào)一致,及時(shí)應(yīng)對突發(fā)事件,按時(shí)完成公司和客戶單位交給的各項(xiàng)任務(wù);對無視組織紀(jì)律、拒不服從管理的人員絕不姑息遷就,一律嚴(yán)肅處理。
六、各駐外單位在公物處置、人員調(diào)配、財(cái)務(wù)制度、干部任免、裝備調(diào)整等方面必須與公司保持一致性,不得自行改變和所謂變通執(zhí)行;駐外單位人員享受福利待遇的標(biāo)準(zhǔn),必須報(bào)公司批準(zhǔn)。
七、各駐外單位工作人員因公接待或因公出差需由部門領(lǐng)導(dǎo)預(yù)審并報(bào)公司批準(zhǔn),任何人不得弄作假。
八、因公休假及往返路費(fèi)嚴(yán)格按照公司規(guī)定執(zhí)行,因個(gè)人原因而造成的往返費(fèi)用由個(gè)人承擔(dān)。
九、在特殊工作崗位上工作的人員,何時(shí)休假一律服從公司安排。
十、各駐外單位具體工作情況,要定期上報(bào)公司。
