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會議室使用管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部會議室的使用流程，提高會議效率，確保公司資源的有效利用。它涵蓋了以下幾個方面：
1. 會議室預約管理
2. 會議室使用規(guī)定
3. 設備管理和維護
4. 衛(wèi)生與環(huán)境保持
5. 應急處理與責任分配
包括哪些方面
1. 預約制度：詳細規(guī)定了如何申請、取消和調(diào)整會議室的時間，以及優(yōu)先級規(guī)則。
2. 使用規(guī)定：明確了會議期間的行為準則，如禁止大聲喧嘩、保持整潔等。
3. 設備管理：規(guī)定了設備的使用、保養(yǎng)和故障報告流程。
4. 環(huán)境維護：強調(diào)了會議前后需保持會議室的清潔，以及設施的完好。
5. 應急處理：制定了遇到突發(fā)情況時的應對策略，如設備故障、會議沖突等。
重要性
會議室作為公司內(nèi)部溝通交流的重要場所，其有效管理直接影響到工作效率和團隊協(xié)作。良好的會議室管理制度可以：
1. 避免資源浪費：通過合理的預約機制，防止會議室空置或過度使用。
2. 提升會議質(zhì)量：明確的使用規(guī)定保證會議有序進行，減少干擾。
3. 保障設備安全：定期維護和及時報修，確保設備正常運行。
4. 維護公司形象：整潔的環(huán)境和專業(yè)的設施展示公司的管理水平。
方案
1. 預約系統(tǒng)：建立在線預約平臺，員工需提前預訂，系統(tǒng)自動審核并通知使用者。
2. 規(guī)則執(zhí)行：設立專人負責會議室管理，監(jiān)督使用情況，違規(guī)者將受到相應處罰。
3. 設備培訓：為員工提供設備操作培訓，確保他們能正確使用和保養(yǎng)設備。
4. 清潔計劃：設定每日清潔時間，必要時進行臨時清掃，保持會議室衛(wèi)生。
5. 應急響應：設立應急聯(lián)系人，一旦發(fā)生問題，立即協(xié)調(diào)解決，確保會議不受影響。
通過以上措施，我們將實現(xiàn)會議室的高效有序使用，促進公司內(nèi)部的溝通與協(xié)作，進一步提升整體運營效率。
會議室使用管理制度范文
第1篇 創(chuàng)業(yè)園會議室使用管理辦法
科技創(chuàng)業(yè)園會議室使用管理辦法
為滿足企業(yè)人員培訓、宣傳推廣等需求,保證創(chuàng)業(yè)園各部門正常辦公秩序,特制定會議室使用管理辦法:
1、會議室的配套服務由創(chuàng)業(yè)辦提供,企業(yè)使用會議室須提前兩天向創(chuàng)業(yè)板提出申請,并填寫《會議室使用申請表》,如有變更需及時通知創(chuàng)業(yè)辦,以便統(tǒng)一安排協(xié)調(diào);
2、會議室實施統(tǒng)一管理、有償服務,適當收費。會議橫幅、會標、鮮花或圖象資料、錄像設備、放映設備、電腦筆記本等由使用單位自行準備或向園區(qū)辦租用,園區(qū)辦協(xié)助安裝與調(diào)試;
3、企業(yè)應保持會議室清潔衛(wèi)生,會議室內(nèi)嚴禁吸煙,嚴禁任意張貼、嚴禁自帶多汁水果(如西瓜)及其他易污染環(huán)境物品,如需自帶物品,需經(jīng)過園區(qū)辦同意;
4、企業(yè)應注意安全,合理使用電器設備,禁止帶入易燃、易爆等危險物品,清除火災隱患,并做好防盜工作,確保會議安全;
5、企業(yè)愛護室內(nèi)設施、物品,會議室內(nèi)的茶杯、桌椅等物品,不得帶出室外。凡在使用中損壞室內(nèi)物品的,應照價賠償;
6、使用完畢后,企業(yè)應及時告知園區(qū)辦,以便打掃清理,并立即歸還所借儀器、設備等;
7、當企業(yè)使用會議室發(fā)生矛盾時,應服從創(chuàng)業(yè)辦安排,原則上先預定先使用,先上級部門后下級部門。
第2篇 會議室使用管理制度
會議室是公司舉行會議、接待外賓和客戶的場所,為加強其使用管理,特制定本制度
⑴會議室由行政部歸口管理
⑵各部門需要使用會議室須事先向行政辦公室提出使用申請。會議室拘役申請方法如下:
①各部門有重要會議需要使用大會議室時,需由會議主管部門事先填寫〈會議申請單〉經(jīng)行政辦公室主管批準方可使用
②審核之后的申請單需貼于會議室門口,會議完畢后由行政辦公室人員將此單收走
③其他部門如有重要會議與此預約相沖突時,由行政辦公室協(xié)調(diào)解決
⑶會議室只限公司內(nèi)部各部門和子公司使用,外單位借用會議室需經(jīng)公司領導批準,并到行政辦公室辦理借用手續(xù)。任何部門和子公司無權將會議室借給外單位使用
⑷各部門和子公司使用會議室需經(jīng)行政辦公室同意,領取會議嗣后要鑰匙
⑸會議室布置前必須考慮周詳,根據(jù)布置任務來確定執(zhí)行人員,并做好明確分工
⑹會議現(xiàn)場要做好清潔保護工作
⑺會議室一切公物未經(jīng)行政辦公室主管許可,不得隨意搬離辦公室
⑻愛護會議室的設施,保持會議室清潔
附表:
會議室使用申請表 附表11-7
年 月 日
日期
時間
會議名稱
主持人
地點
人數(shù)
備注
——
——
申請使用單位
管理單位
名稱
填表人
主管
管理人
事務科長
副經(jīng)理
會議室使用登記簿 附表11-8
時刻
日期
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
備注
1日
2日
3日
4日
5日
第3篇 會議室使用管理制度(范本)
一、會議室使用細則
1、會議室由總務處負責管理、使用登記與調(diào)度、設備維護等相關事宜,未經(jīng)允許不得擅自使用、不得擅自挪用會議室多媒體設備和桌椅等物品。本管理辦法所指的會議室包括:1212波司登培訓教室(大會議室)、1221會議室1、1312培訓教室、1321會議室4、1319會議室5、1406黨員活動室(四樓)、1408會議室。
2、會議室實行提前預約制度。為避免會議發(fā)生沖突,相關人員(部門)使用會議室,須提前3天通知總務處,填寫<會議室使用申請表>,以便統(tǒng)一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時,要及時向總務處提出申請并在會后進行補辦相關登記。各部門使用會議室使用時領取會議室鑰匙。
3、各部門申請使用會議室時,需明確使用時間、參加會議人數(shù)等,如有需總務處協(xié)辦的事項請?zhí)崆白⒚?總務處可根據(jù)實際情況做好相關工作的的準備工作。如需使用會議室的設備,應提前向總務處說明,以便提前準備,確保會議順利進行。
4、如遇會議之間發(fā)生沖突,要堅持局部服從整體的原則,學校會議優(yōu)先于部門會議,部門會議之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。
5、使用會議室的部門,必須愛護會議室的設施,保持會議室清潔。用后應及時整理:檢查安全(電源),關好窗、空調(diào),鎖好門,將鑰匙交還總務處。
6、開會期間,請愛惜會議室的設備及物品,自覺保持衛(wèi)生,禁止吸煙,禁止亂扔紙屑,盡量保持室內(nèi)清潔。
7、會議結束后,使用人應進行必要的檢查,關閉會議室內(nèi)各種電器設備的電源,特別注意必須等待投影儀散熱,指示燈變紅后方可切斷電源,關好門窗。相關人員及時整理會議場地,如發(fā)現(xiàn)設備故障或公務損壞及時報至總務處,及時維修,確保其他會議的準時進行。安全責任人為申請者所屬處室主任或系部主任。
8、與會人員要愛護會議室內(nèi)的公共設施,損壞賠償,任何部門和個人未經(jīng)總務處同意不得將會議室的各種設施拿出會議室或轉做他用。
9、平時衛(wèi)生由學校衛(wèi)生員每天早晨負責打掃。會議室活動結束后,由學校衛(wèi)生員對會議室進行清掃和整理,將移動的桌椅及時放回原位(必要時請相關部門協(xié)助幫忙),以方便其他部門使用。
10、當組織活動或培訓時,由活動的組織者臨時負責會議室衛(wèi)生及設備安全。任課教師使用會議室,要安排學生課后做衛(wèi)生。
二、本規(guī)定由總務處制定,經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。
