有哪些
辦公室檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分:
1. 檔案分類與編碼:確保所有文件和資料按照類型、日期、重要性等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有序分類,并賦予唯一的編碼,便于檢索和管理。
2. 收集與整理:明確檔案收集的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和方式,規(guī)定檔案整理的流程,保證文件的完整性和準(zhǔn)確性。
3. 存儲(chǔ)與保管:設(shè)定安全的存儲(chǔ)環(huán)境,包括物理存儲(chǔ)和電子存儲(chǔ),制定相應(yīng)的保管措施,防止檔案丟失或損壞。
4. 利用與借閱:規(guī)定檔案的使用權(quán)限,設(shè)定借閱流程,確保檔案的安全和保密。
5. 銷毀與保留:明確檔案的銷毀標(biāo)準(zhǔn)和程序,同時(shí)確定哪些檔案需要長(zhǎng)期或永久保存。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼:各部門需設(shè)立專職檔案員,負(fù)責(zé)檔案的分類和編碼工作。檔案類別包括行政文件、財(cái)務(wù)記錄、項(xiàng)目文檔等,編碼規(guī)則應(yīng)簡(jiǎn)單易懂,便于記憶和查找。
2. 收集與整理:所有文件在產(chǎn)生后一周內(nèi)必須提交至檔案室,由檔案員進(jìn)行初步整理,確保文件的完整性。定期進(jìn)行檔案清理,剔除無用或過期文件。
3. 存儲(chǔ)與保管:紙質(zhì)檔案存放在防潮、防火、防盜設(shè)施完善的檔案柜中;電子檔案則需備份在安全服務(wù)器上,定期檢查存儲(chǔ)設(shè)備狀態(tài),確保數(shù)據(jù)安全。
4. 利用與借閱:?jiǎn)T工需填寫借閱申請(qǐng)表,經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期限一般不超過一周,特殊情況需提前申請(qǐng)。借閱過程中,檔案不得涂改、損毀,否則將追究責(zé)任。
5. 銷毀與保留:每年進(jìn)行一次檔案審查,不再需要的檔案按保密級(jí)別進(jìn)行銷毀,全程需有兩名以上人員監(jiān)督。重要檔案應(yīng)根據(jù)相關(guān)法規(guī)確定保留年限。
上墻內(nèi)容
1. 辦公室檔案管理規(guī)定:簡(jiǎn)明扼要列出檔案管理的基本原則和要求,提醒員工遵守。
2. 檔案分類圖示:直觀展示各類檔案的分類方式和編碼規(guī)則。
3. 借閱流程圖:以流程圖形式展示借閱檔案的步驟和責(zé)任人。
4. 檔案安全注意事項(xiàng):強(qiáng)調(diào)檔案的保密性和安全性,提醒員工注意保護(hù)檔案信息。
5. 檔案銷毀程序:列出檔案銷毀的條件和流程,確保合規(guī)操作。
以上制度旨在提升辦公室檔案管理的效率和規(guī)范性,各員工應(yīng)熟悉并嚴(yán)格遵守,共同維護(hù)檔案的安全與完整。
辦公室檔案管理制度范文
第1篇 辦公室檔案管理制度范文(7)
辦公室檔案管理制度范文(七)
1、辦公室對(duì)各類文件、重大活動(dòng)照片都要及時(shí)進(jìn)行整理立卷歸檔;
2、歸檔方法按題目分類、按時(shí)間順序存放。按題目分類為:收、發(fā)文類,基建類(包括水、電管道圖等),人事檔案,設(shè)備檔案及各類報(bào)表;
3、檔案需及時(shí)整理、分類、立卷、做好歸檔,立卷時(shí)必須在檔案封面上清楚地標(biāo)明題目,要本著利于查找的原則,按順序排列好,準(zhǔn)確地做好文件索引;
4、定期進(jìn)行文件清理、歸檔,以免資料堆積。熟悉自己管理的檔案;
5、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量,保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全;
6、因工作需要,各部門負(fù)責(zé)人可在檔案室借閱資料,但需辦理借閱手續(xù)、借閱的檔案必須妥善保管,不得遺失、不得轉(zhuǎn)借、涂改、拆散、損壞和翻印,秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱;
7、認(rèn)真做好檔案的安全存放工作,無關(guān)人員未經(jīng)許可,不準(zhǔn)進(jìn)入檔案重地;
8、每年清理一次檔案,銷毀不需保存的材料要經(jīng)過認(rèn)真鑒定,送總經(jīng)理審批后銷毀。
第2篇 辦公室檔案管理制度
為加強(qiáng)辦公室檔案的科學(xué)管理,保證檔案的系統(tǒng)性與完整性,有效地為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)和各社團(tuán)管理服務(wù),結(jié)合實(shí)際情況,特制定本制度。
一、立卷、歸檔
第一條各部門、各社團(tuán)平時(shí)要做好文件的收集、整理,文件的整理、上繳工作是各部門、各社團(tuán)的一項(xiàng)重要任務(wù),必須認(rèn)真做好。
第二條各類文件材料由辦公室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對(duì)各部門、各社團(tuán)文件立卷工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。
第三條文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件(包括收、發(fā)文電,內(nèi)部文件,各種會(huì)議文件,文件匯編,簿、冊(cè)、圖表,出版物原稿、磁盤等),均屬立卷歸檔范圍。
第四條立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律,保持文件之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分文件的保存價(jià)值,便于保管和利用。
第五條立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類,分年度、分級(jí)別、分問題、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。將文件按其形成或針對(duì)的年度分開。
2、分級(jí)別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。
3、分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。
4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價(jià)值,將文件按不同的保管期限分開。
5、保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。
(1)永久保存。凡是反映部門、社團(tuán)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的(例如章程、申請(qǐng)批文、社團(tuán)成立申請(qǐng)書等)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件,劃為永久保存。
(2)長(zhǎng)期保存。凡是在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)部門、社團(tuán)需要查考的文件,劃為長(zhǎng)期保存。長(zhǎng)期保存為15年至50年。
(3)短期保存。凡是在較短時(shí)間內(nèi)部門、社團(tuán)需要查考的各種文件,劃為短
期保存。短期保存為15年以下。
第六條文件的組合。組合的基本作法如下:
1、法規(guī)性文件,如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件,應(yīng)組合在一起。
2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。
3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等各類表格文件,應(yīng)組合在一起。
4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件,一般可按部門或社團(tuán)名稱組合。
5、特殊性文件材料,可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。
第七條檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,計(jì)劃、總結(jié)在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。
第八條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份,重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無保存價(jià)值和重份文件,需要辦理銷毀手續(xù)。
第九條歸檔時(shí)間。部門或社團(tuán)應(yīng)于活動(dòng)后一周內(nèi),將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷,向辦公室移交歸檔。
第十條歸檔文件案卷的要求。部門或社團(tuán)移交歸檔文件案卷,應(yīng)符合下列要求:
1、歸檔文件齊全、完整。
2、每個(gè)案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號(hào)、頁號(hào)、案卷封面,填寫時(shí)用中性筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。
3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確,文字簡(jiǎn)練通順,結(jié)構(gòu)完整,必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。
第十一條案卷文件一式兩份,一份作為紙制文檔保存,另一份電子文檔保存在辦公室。
二、檔案的管理和利用
第十二條辦公室按照社團(tuán)聯(lián)合會(huì)對(duì)檔案管理的要求,對(duì)存放的各類檔案進(jìn)行分類整理,分類保管,編制各類檢索目錄,搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。第十三條經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值需要銷毀的檔案,應(yīng)經(jīng)分管主席審查批準(zhǔn)后,按程序進(jìn)行檔案銷毀。
第十四條辦公室的管理貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況,對(duì)破損、字跡褪色、紙張變色的檔案,要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制,保護(hù)檔案的安全與完整。
第十五條檔案的利用。利用檔案人員,按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表,檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。
第十六條借用檔案人員必須愛護(hù)檔案,要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時(shí),辦公室人員要仔細(xì)檢查,發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有損壞或泄密者,應(yīng)及時(shí)向分管主席報(bào)告,按有關(guān)規(guī)定處理。
第十七條檔案室工作人員,接待檔案利用人員要熱情,認(rèn)真負(fù)責(zé),按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
第十八條平時(shí)匯集,按實(shí)際順序或內(nèi)容分類、收集、整理,應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級(jí)漏發(fā)文件,應(yīng)及時(shí)請(qǐng)求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件,以便存檔和查閱。
第十九條確保文件、材料的安全,做好保密工作。
為進(jìn)一步提高我辦檔案管理工作水平,根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》和省、市檔案主管部門的相關(guān)規(guī)定,結(jié)合實(shí)際,制定本制度:
歸檔范圍
一、市信息辦機(jī)關(guān)及各處室在公務(wù)活動(dòng)中反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)、有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料,由綜合處負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔。
二、各處室公文辦完后,應(yīng)及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料向綜合處移交。
三、財(cái)會(huì)、統(tǒng)計(jì)和固定資產(chǎn)登記等檔案,在會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)年度終了后,編造清冊(cè),交由綜合處歸檔。
四、市信息化建設(shè)項(xiàng)目全過程檔案。
檔案保管
五、所存檔案應(yīng)當(dāng)分門別類、系統(tǒng)科學(xué)、內(nèi)容完整。
六、辦理完畢的文書檔案資料,一般應(yīng)以年為單位,在次年六月底前按規(guī)范格式立卷歸檔。
七、檔案管理員應(yīng)當(dāng)做好以下工作:
1、維護(hù)好檔案的安全,做好防盜、防火、防光、防塵、防潮、防鼠、防高溫工作,對(duì)損壞、霉變、散失的檔案,及時(shí)采取修補(bǔ)、復(fù)制、收集等補(bǔ)救措施。
2、每季度對(duì)檔案進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),確保檔案安全與完整。
3、嚴(yán)格按規(guī)定辦事,對(duì)進(jìn)出檔案室的檔案做到“五清”,即:登記清、清點(diǎn)清、檢查清、核對(duì)清、檔號(hào)清。
4、保持文檔室內(nèi)清潔衛(wèi)生,適時(shí)通風(fēng)透光,保持適宜的溫、濕度。
八、檔案管理員工作調(diào)整時(shí),應(yīng)履行交接手續(xù)。
檔案查閱
九、查閱檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行批準(zhǔn)登記手續(xù)。
1、機(jī)關(guān)各處室、二級(jí)機(jī)構(gòu)因工作需要查閱檔案資料,需經(jīng)綜合處審核,分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);
2、外單位查閱檔案的,應(yīng)持公函,并出示查詢?nèi)藛T有效證件,經(jīng)綜合處審核,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查詢。
十、查閱檔案應(yīng)在文檔室內(nèi)進(jìn)行,檔案材料不外借。
十一、查閱檔案的單位和個(gè)人不得擅自復(fù)印和拍照,因工作需要,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可復(fù)印、拍照。
十二、凡查閱檔案,不準(zhǔn)在檔案資料上涂改、污損、抽拆、勾畫,不準(zhǔn)在檔案材料上標(biāo)注任何符號(hào)。歸還檔案時(shí),檔案員必須進(jìn)行檢查,如發(fā)現(xiàn)有損壞檔案的現(xiàn)象,應(yīng)當(dāng)追究查閱者的責(zé)任。
檔案保密
十三、認(rèn)真貫徹實(shí)施《保密法》,嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密制度,維護(hù)檔案的完整與安全。
十四、未經(jīng)許可,非檔案工作人員不得進(jìn)入文檔室,不得翻閱檔案案卷。
十五、查閱涉密文件資料時(shí),應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱,不允許復(fù)印、拍照等任何形式的復(fù)制。確需復(fù)制的,須報(bào)單位主要負(fù)責(zé)同志審批,并嚴(yán)格按照《保密法》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
十六、歸檔檔案不允許帶出文檔室以外。查閱檔案時(shí),不得翻閱其它無關(guān)檔案。
十七、文檔室和檔案柜應(yīng)當(dāng)隨時(shí)加鎖,確保檔案的安全。
十八、未經(jīng)批準(zhǔn),文檔管理員不得擅自提供、抄錄、拍照、公布檔案內(nèi)容。
檔案登記統(tǒng)計(jì)
十九、建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì),做到及時(shí)準(zhǔn)確無誤。
二十、按照有關(guān)規(guī)定,按時(shí)向檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門的檔案管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)。
二十一、按時(shí)完成上級(jí)檔案行政管理部門部署的登記和統(tǒng)計(jì)任務(wù)。
檔案鑒定與銷毀
二十二、按照國(guó)家檔案局下發(fā)的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)本單位的所有行文進(jìn)行鑒定。
二十三、檔案鑒定后,對(duì)沒有保存價(jià)值的文件和保存期滿的檔案才能進(jìn)行銷毀。
二十四、凡需銷毀的檔案,應(yīng)編制銷毀清冊(cè),由辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可在有保密資質(zhì)的造紙廠銷毀。
二十五、批準(zhǔn)銷毀的檔案,必須由兩人以上監(jiān)銷,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字,并注明銷毀方式和日期。特殊情況可暫緩銷毀。
二十六、因檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成不良后果的,視情節(jié)給予處分。
市信息化項(xiàng)目檔案管理
二十七、市信息化項(xiàng)目檔案管理遵循《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》(gb/t11822-____________年)和《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-____________年)相關(guān)規(guī)范。
二十八、綜合處統(tǒng)一受理項(xiàng)目建設(shè)單位的文檔報(bào)送和檔案管理,建設(shè)單位不得拒報(bào)、瞞報(bào)。對(duì)不按規(guī)定提交項(xiàng)目建設(shè)檔案的,市信息辦有權(quán)暫停該信息化建設(shè)項(xiàng)目后續(xù)工作,所有后果由項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)。
二十九、根據(jù)《合肥市信息化項(xiàng)目管理實(shí)施細(xì)則》規(guī)定,信息化項(xiàng)目建設(shè)檔案包括:
1、項(xiàng)目申報(bào)材料:財(cái)政預(yù)算“一上”截止前,向市信息辦申報(bào)下一年度信息化專項(xiàng)資金的建設(shè)計(jì)劃和項(xiàng)目預(yù)算;申請(qǐng)立項(xiàng)報(bào)告及項(xiàng)目建設(shè)方案。
2、項(xiàng)目論證材料:項(xiàng)目建設(shè)方案。
3、項(xiàng)目立項(xiàng)材料:項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容及預(yù)算簡(jiǎn)表;項(xiàng)目正式批復(fù)。
4、項(xiàng)目實(shí)施材料:項(xiàng)目建設(shè)合同;《合肥市信息化建設(shè)項(xiàng)目執(zhí)行情況表》
5、項(xiàng)目驗(yàn)收材料:技術(shù)報(bào)告、開發(fā)工作報(bào)告、測(cè)試報(bào)告、監(jiān)理報(bào)告、用戶報(bào)告、經(jīng)費(fèi)使用報(bào)告及建設(shè)合同要求提供的有關(guān)資料;項(xiàng)目驗(yàn)收意見書。
6、經(jīng)費(fèi)支付材料:工程款支付情況
7、績(jī)效評(píng)估材料:自我評(píng)估和第三方績(jī)效評(píng)估報(bào)告
三十、信息化項(xiàng)目建設(shè)單位在報(bào)送項(xiàng)目紙質(zhì)材料時(shí),應(yīng)一并提供電子版以供存檔。
三十一、為保證檔案質(zhì)量,項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)按照以下統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),整理標(biāo)準(zhǔn)文檔。
1、文檔的編制應(yīng)遵循科技文件材料的形成規(guī)律,按照產(chǎn)生的時(shí)間順序,并按照案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行整理,各類材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確,如實(shí)反映項(xiàng)目審批、建設(shè)、完善、驗(yàn)收、運(yùn)行的全過程。
2、文檔使用紙張規(guī)格統(tǒng)一為a4紙張(黨委系統(tǒng)文件使用16k標(biāo)準(zhǔn)用紙除外),紙張規(guī)
格不可超過310mm×220mm(長(zhǎng)×寬),整卷厚度不得超過40mm。
3、整卷文檔應(yīng)執(zhí)行完整的頁碼標(biāo)識(shí)(空白頁不標(biāo)識(shí)頁碼),并在文檔首頁前編制目錄索引。
4、文檔不可使用金屬及塑料材料進(jìn)行裝訂。
三十二、本制度由綜合處負(fù)責(zé)解釋
三十三、本制度自公布之日起施行
第3篇 寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負(fù)責(zé)管理。
2)檔案文件必須設(shè)專柜存放保管,存放必須分類編號(hào),清楚編寫文件目錄,以便查閱。
3.)凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件,必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。
4)借閱檔案須認(rèn)真辦理借閱登記手續(xù),保證按時(shí)歸檔。
5)凡借閱重要密件,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱;
所借閱的檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄摘或復(fù)印。
6)檔案管理人員要定時(shí)檢查專柜,核對(duì)件數(shù),做好防蟲、防潮、房遺失,發(fā)現(xiàn)異?;虮槐I、丟失等情況,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善出路。
如系認(rèn)為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
第4篇 校長(zhǎng)辦公室中學(xué)檔案管理制度
第一部分:檔案工作總的要求
1、貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)和方針、政策。
2、對(duì)本校各部門和有關(guān)人員形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3、集中統(tǒng)一管理本校各種門類和載體的檔案,積極提供利用,為本校各項(xiàng)工作服務(wù)。
4、為國(guó)家積累檔案財(cái)富,按規(guī)定的時(shí)間和要求把具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案,向上級(jí)檔案館移交。
第二部分:檔案的保管
1、學(xué)校檔案包括文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、教學(xué)儀器設(shè)備檔案和基建檔案等等。
2、檔案室負(fù)責(zé)全校檔案(不含人事檔案)的管理工作,有關(guān)部門按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。
3、實(shí)行科學(xué)管理,檔案庫房?jī)?nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理分明,編號(hào)科學(xué)規(guī)范、查找方便。
4、定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、修復(fù)、整理,保持整潔完好。
5、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備,室藏檔案必須賬物相符。
第三部分:檔案立卷歸檔
1、凡記錄反映本校職能活動(dòng)情況、具有日后查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、材料,均列為歸檔范圍。
2、各部門兼職檔案員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全,按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后,再編排頁號(hào),填寫卷內(nèi)目錄,擬出案卷標(biāo)題,裝訂。
3、編號(hào)抄目要嚴(yán)肅認(rèn)真,案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明扼要,正確反映卷內(nèi)內(nèi)容,由檔案室統(tǒng)一書寫。
4、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,規(guī)格統(tǒng)一,書寫規(guī)范,字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫,也不能用復(fù)寫紙復(fù)寫。對(duì)不符合要求的要返工重制。
5、每年7月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)
第四部分:檔案的鑒定與銷毀
1、對(duì)檔案要認(rèn)真進(jìn)行鑒定,確無保存價(jià)值或保管期滿的檔案,可確定銷毀。
2、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行。在校長(zhǎng)辦公室主任的主持下,由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組,負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作。
3、經(jīng)過鑒定,需要銷毀的檔案,必須編造銷毀清冊(cè),經(jīng)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可銷毀。
4、銷毀檔案時(shí),必須由兩人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)督銷毀,監(jiān)督銷毀人員必須在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,并注明銷毀方式和日期。
5、銷毀檔案清冊(cè)要妥善保管,并將所銷毀檔案在目錄中注銷
第五部分:檔案室的安全保密
1、檔案室是機(jī)要部門,非本室人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
2、未經(jīng)批準(zhǔn),不得將檔案帶出檔案室,檔案內(nèi)容不得私自摘抄、復(fù)印和隨意傳播
3、經(jīng)常檢查庫房和檔案的安全,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,認(rèn)真處理。
4、檔案管理人員要模范遵守黨和國(guó)家的保密規(guī)定,嚴(yán)守機(jī)密。在調(diào)換工作時(shí),對(duì)所管的檔案要辦理交接手續(xù),離職后對(duì)所了解的機(jī)密情況,不得泄漏。
第六部分:檔案的統(tǒng)計(jì)
1、要及時(shí)地對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷毀以及檔案工作人員、機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備等情況進(jìn)行登記,每年一次對(duì)各方面進(jìn)行認(rèn)真統(tǒng)計(jì),做好年報(bào)表
2、嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和系統(tǒng)內(nèi)所規(guī)定的統(tǒng)計(jì)計(jì)量單位和報(bào)表格式,做到數(shù)字準(zhǔn)確、字跡工整,不得潦草和涂改,使檔案統(tǒng)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)化。
3、檔案工作人員要加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作的責(zé)任心和使命感,建立科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作制度。
第七部分:檔案庫房的管理
1、檔案庫房門窗牢固,及時(shí)關(guān)閉上鎖。鑰匙要專櫥保管,不準(zhǔn)隨身攜帶。
2、非本室工作人員不得擅入庫房,因工作需要進(jìn)入庫房時(shí),必須有本室人員陪同
3、庫房要配備好“六防”設(shè)施(防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強(qiáng)光),庫房?jī)?nèi)
嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他無關(guān)物品。
4、庫房?jī)?nèi)櫥具排列要整齊合理,要經(jīng)常打掃和擦拭,保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。
5、做好室內(nèi)外溫濕度記錄,除濕、降溫
第八部分:文書的立卷歸檔
1、公文必須實(shí)行由文書部門或業(yè)務(wù)部門立卷的制度,這是提高案卷質(zhì)量的一個(gè)重要措施,文書立卷歸檔工作,是文書處理工作的重要環(huán)節(jié)。立卷歸檔工作的好壞,直接影響到案卷的質(zhì)量,文書人員必須認(rèn)真做好。
2、本校黨、政、工、團(tuán)各職能科室均為立卷單位。
3、各立卷單位必須指定專人(兼職)負(fù)責(zé)本科室的立卷工作,各科室領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)立卷工作的領(lǐng)導(dǎo),將其納入本部門工作范圍。
4、凡本校在工作活動(dòng)中形成的,具有保存價(jià)值的文件材料,均由立卷單位進(jìn)行整理、立卷。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料,均應(yīng)及時(shí)交有關(guān)部門整理立卷,不得私自保存應(yīng)立卷的文件材料。立卷人員應(yīng)及時(shí)收集整理,防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承辦手續(xù)不完備及其他不符合要求等情況,應(yīng)補(bǔ)辦齊全,保證文件材料準(zhǔn)確、完整。
5、各部門立卷歸檔的文件材料以本部門形成的為主,與本部門工作有直接關(guān)系的上下級(jí)來文也需立卷,以保證歸檔材料的齊全、完整。本校黨組織和行政形成的文件及上級(jí)來文分別由校長(zhǎng)辦公室立卷。
6、文書立卷歸檔的具體要求:
(1).立卷前把本部門一年內(nèi)形成的全部文件材料統(tǒng)一收集整理,核對(duì)清楚,以保證歸檔的文件材料齊全、完整。
(2).立卷歸檔的文件材料,應(yīng)保持它們之間的內(nèi)在聯(lián)系,區(qū)分保存價(jià)值,分類整理立卷。
(3).把文件按年度分開,不同年度的文件,不能混在一起立卷,年度工作計(jì)劃和下一年形成的本年度總結(jié),放在本年度文件內(nèi),長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃放在所針對(duì)的開頭一年;連續(xù)幾年的工作總結(jié)放在所針對(duì)的最后一年;跨年度的文件歸于結(jié)束的年代。
(4).把文件按級(jí)別分開立卷,但上級(jí)對(duì)本校的批復(fù)、批轉(zhuǎn)和本校對(duì)下級(jí)的批復(fù)、批轉(zhuǎn)文件應(yīng)在本校卷內(nèi),本校的文件材料在前,上、下級(jí)的文件材料在后;其余按上、下級(jí)文件分開立卷。
(5).按內(nèi)容分開立卷,把一個(gè)問題或一項(xiàng)工作、一次會(huì)議、一個(gè)案件所形成的文件材料作為有聯(lián)系的一個(gè)整體立卷。
(6).把文件按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分開立卷。
(7).卷內(nèi)文件按一定的規(guī)律進(jìn)行排列。其目的是保持文件之間的聯(lián)系,使卷內(nèi)文件系統(tǒng)化地反映問題。排列完畢的文件材料要拆去金屬訂物,在右上角用鉛筆編寫頁號(hào),如正反兩面都有文字或圖表的文件材料,兩面都編頁號(hào),反面編在左上角并填寫好卷內(nèi)目錄。
(8).案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切,正確地反映卷內(nèi)文件主要內(nèi)容,各立卷單位負(fù)責(zé)草擬所立案卷的標(biāo)題,劃定保管期限,由綜合檔案室統(tǒng)一填寫。
(9).各立卷單位應(yīng)按各類檔案的具體要求每月月底向綜合檔案室移交。文書檔案在下一年的6月底以前移交完畢,并履行移交手續(xù)。
7、為了保證案卷質(zhì)量,綜合檔案室負(fù)責(zé)督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo),協(xié)助各部門做好文書立卷工作。
__中學(xué)公章使用管理制度
1、學(xué)校公章由校長(zhǎng)辦公室作為機(jī)密件由專人管理,并掌握使用。
2、以學(xué)校名義上報(bào)、外送、下發(fā)的文件、資料、報(bào)表等,憑校長(zhǎng)簽發(fā)原件加蓋公章。3、工作證、結(jié)業(yè)證、離退休證、職務(wù)(稱)聘書等,由教育局或相關(guān)部門統(tǒng)一辦理。
4、以學(xué)校名義簽訂的合同、協(xié)議、訂購單等,審計(jì)部門審計(jì)后憑主管校長(zhǎng)批準(zhǔn)簽字后方可蓋印。
5、因公出差、聯(lián)系業(yè)務(wù)、參加教學(xué)會(huì)議、研討會(huì)議等必須憑證明并經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可開具。
6、校長(zhǎng)工作用章(私章)必須經(jīng)本人同意方可使用。
7、私人取款、取物、掛失、駕駛員辦證等,需用單位介紹信,由校辦公室主任批準(zhǔn)并嚴(yán)格登記手續(xù)。
8、凡私蓋公章或利用公章舞弊者,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)即予嚴(yán)厲懲處。
第5篇 學(xué)院黨委辦公室會(huì)計(jì)檔案管理制度
學(xué)院黨委辦公室會(huì)計(jì)檔案管理制度
為了加強(qiáng)我校會(huì)計(jì)檔案的管理,根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和原國(guó)家教委《高等學(xué)校財(cái)會(huì)類檔案工作規(guī)范》等法規(guī),結(jié)合我校的具體情況,特制訂本制度。
一、會(huì)計(jì)檔案的立卷及歸檔
(一)會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)部門(包括學(xué)校獨(dú)立核算單位的會(huì)計(jì)部門)按歸檔范圍及要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝釘成冊(cè),封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚,標(biāo)題要簡(jiǎn)明,字跡工整、清晰,并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
(二)當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由會(huì)計(jì)部門保管3年,到期滿后的次年6月底前,由會(huì)計(jì)部門的兼職檔案員編制移交目錄(一式二份)送領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后,連同案卷一并移交學(xué)校綜合檔案室統(tǒng)一保管。獨(dú)立核算單位的會(huì)計(jì)檔案暫由形成會(huì)計(jì)檔案的單位保管,以后視綜合檔案室保管條件改善狀況如何再考慮接收,但綜合檔案室要會(huì)同學(xué)校財(cái)務(wù)處進(jìn)行檢查,指導(dǎo)立卷歸檔工作。
(三)會(huì)計(jì)檔案移交到綜合檔案室后,原則上應(yīng)保持原冊(cè)的封裝,個(gè)別需要拆封重新整理的,綜合檔案室要會(huì)同會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。
二、會(huì)計(jì)檔案保管期限
(一)會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類(詳見附表1、2)。
(二)會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
三、會(huì)計(jì)檔案借閱
會(huì)計(jì)檔案借閱除執(zhí)行《檔案材料借閱規(guī)定》和《保密規(guī)定》外,還須按以下規(guī)定執(zhí)行:
(一)學(xué)校財(cái)務(wù)處工作人員查閱會(huì)計(jì)檔案,經(jīng)報(bào)告本部門領(lǐng)導(dǎo)后可直接到綜合檔案室查閱。
(二)校內(nèi)有關(guān)部門查閱會(huì)計(jì)檔案,須經(jīng)請(qǐng)示會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),到綜合檔案室辦理有關(guān)手續(xù)后方可查閱。如需復(fù)制或摘抄會(huì)計(jì)檔案作為旁證材料,須經(jīng)會(huì)計(jì)部門和綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并在復(fù)制或摘抄件上簽署意見和蓋章后方能作為旁證材料。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。
(三)學(xué)校會(huì)計(jì)部門因特殊需要,需將會(huì)計(jì)檔案借出,須經(jīng)會(huì)計(jì)部門領(lǐng)導(dǎo)和綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),由會(huì)計(jì)人員到綜合檔案室辦理登記手續(xù)方可借出。其他單位查閱會(huì)計(jì)檔案,只限于綜合檔案室查閱,一律不準(zhǔn)借出。
(四)借閱會(huì)計(jì)檔案的人員和檔案管理員,在會(huì)計(jì)檔案借閱時(shí)應(yīng)當(dāng)面清點(diǎn)憑證序號(hào)和張數(shù),并辦理登記手續(xù)。歸還時(shí),雙方要當(dāng)面檢查是否原樣完整無缺,方能在借閱登記簿上注銷。
四、會(huì)計(jì)檔案鑒定和銷毀
(一)已移交到綜合檔案室的會(huì)計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí),由綜合檔案室提出銷毀意見,會(huì)同會(huì)計(jì)部門共同鑒定,嚴(yán)格審查。編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容,報(bào)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。
(二)對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
(三)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),由綜合檔案室和會(huì)計(jì)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
附表:
1、企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表
2、財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表
第6篇 z寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負(fù)責(zé)管理。
2)檔案文件必須設(shè)專柜存放保管,存放必須分類編號(hào),清楚編寫文件目錄,以便查閱。
3)凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件,必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。
4)借閱檔案須認(rèn)真辦理借閱登記手續(xù),保證按時(shí)歸檔。
5)凡借閱重要密件,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱;所借閱的檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄摘或復(fù)印。
6)檔案管理人員要定時(shí)檢查專柜,核對(duì)件數(shù),做好防蟲、防潮、房遺失,發(fā)現(xiàn)異常或被盜、丟失等情況,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善出路。如系認(rèn)為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。