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有哪些
社團檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：檔案分類與編碼、檔案收集與整理、檔案保管與利用、檔案安全與保密、檔案數(shù)字化以及檔案的鑒定與銷毀。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：社團活動產(chǎn)生的各種文件材料應按照活動性質(zhì)、時間、重要程度進行科學分類。每類檔案應設(shè)立統(tǒng)一的編碼體系，便于檢索和管理。編碼應包括類別代碼、年度代碼、順序代碼，如“sjt2021-001”表示2021年社團活動的第一份文件。
2. 檔案收集與整理：社團成員需定期將活動記錄、會議紀要、財務報告等重要文件提交給檔案管理員。檔案管理員負責檢查文件的完整性和準確性，按照分類編碼規(guī)則進行整理，并及時錄入電子目錄。
3. 檔案保管與利用：檔案應妥善存放在防火、防潮、防蟲的環(huán)境中，確保其物理安全。社團成員需填寫借閱申請，經(jīng)負責人批準后方可查閱檔案，查閱完畢應及時歸還。
4. 檔案安全與保密：對于涉及社團機密或個人隱私的檔案，應設(shè)置訪問權(quán)限，防止非法獲取。檔案管理員需定期備份電子檔案，以防數(shù)據(jù)丟失。
5. 檔案數(shù)字化：鼓勵將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式，便于快速檢索和長期保存。數(shù)字化過程中，應保證圖像清晰，文件格式統(tǒng)一。
6. 檔案的鑒定與銷毀：每年進行一次檔案鑒定，過期、無保存價值的檔案應按照規(guī)定程序銷毀。銷毀前需填寫銷毀清單，由負責人簽字確認。
上墻內(nèi)容
1. “社團檔案管理，關(guān)乎我們的歷史和未來，每一位成員都有責任參與其中?！?
2. “檔案分類清晰，編碼有序，是高效管理的基礎(chǔ)?！?
3. “保密是檔案管理的生命線，保護社團機密，人人有責?！?
4. “檔案是我們的寶貴財富，借閱需謹慎，歸還要及時?！?
5. “檔案數(shù)字化，讓過去觸手可及，讓未來更加便捷?！?
6. “定期鑒定，合理銷毀，保持檔案庫的活力?！?/p>
以上就是社團檔案管理制度的基本內(nèi)容和實施要點，旨在規(guī)范社團文件管理，保障信息的安全與有效利用，促進社團工作的順利進行。
社團檔案管理制度范文
第1篇 南昌校區(qū)社團聯(lián)合會檔案管理制度
為了加強對社團檔案資料的管理，規(guī)范社團的建設(shè)，提高工作水平，根據(jù)檔案管理實際情況，制定本制度。
第一條校社團聯(lián)合會檔案的管理工作由秘書處具體負責、專人管理，保證檔案管理的科學性、合理性。各社團應根據(jù)本制度制訂相應的檔案管理條例。
第二條檔案的分類管理：對校社團聯(lián)合會所有資料包括各社團上交的資料，進行統(tǒng)一整理和分類，校社團聯(lián)合會自身的各種資料按類別、性質(zhì)分檔，各社團上交的資料按社團類別分檔。
第三條資料的存檔：按資料的性質(zhì)、類別存檔、編號，統(tǒng)一入檔，每周對新資料進行一些清點，由專人負責分類存檔在年底統(tǒng)一上交校團委：
(1)每學期開學初：各社團負責人存以下資料：社團注冊表、社團成員登記表、社團負責人登記表、社團學期工作計劃、社團會費收費情況及使用范圍。(合指導老師和掛靠單位意見)
(2)學期末存如下材料：社團工作總結(jié)、社團材料匯編、社團成員、個人小結(jié)、社團負責人總結(jié)及建議;社團活動申請登記表、社團的活動圖片及社團其他主要成果、財務帳目報表;
(3)以上材料應以打印稿留存，所有材料應客觀、公正、真實。
第四條檔案的查閱。需要查閱相關(guān)資料的按以下要求進行：
(1)校社團聯(lián)合會所有成員都有權(quán)查看資料，辦公室成員可自由查閱，其它成員需查閱的，要經(jīng)辦公室副主任或檔案管理負責人的許可。
(2)各級社團成員，如需查閱相關(guān)資料的，應說明理由報請校社團聯(lián)合會組委會批準。
(3)任何查閱人員，必須保證檔案的完整性，查閱后要恢復原狀，不得亂扔亂放，同時未經(jīng)特別許可不得在其上涂改，或帶出，或復印，或其它非法形式使用，若有任何失誤，將按有關(guān)規(guī)定予以追究當事人責任。
第五條檔案的更新：每學期期未對全部檔案清點整理一次，根據(jù)實際情況或需要作以調(diào)查、更新，使之日趨合理化、科學化
附：本制度自公布之日起實行，解釋權(quán)東華理工南昌校區(qū)社團聯(lián)合會。
東華理工大學南昌校區(qū)社團聯(lián)合會
_年7月23日
第2篇 _校社團聯(lián)合會檔案管理制度
為了加強對社團檔案資料的管理,規(guī)范社團的建設(shè),提高工作水平,根據(jù)檔案管理實際情況,制定本制度。
第一條 校社團聯(lián)合會檔案的管理工作由秘書處具體負責、專人管理,保證檔案管理的科學性、合理性。各社團應根據(jù)本制度制訂相應的檔案管理條例。
第二條 檔案的分類管理:對校社團聯(lián)合會所有資料包括各社團上交的資料,進行統(tǒng)一整理和分類,校社團聯(lián)合會自身的各種資料按類別、性質(zhì)分檔,各社團上交的資料按社團類別分檔。
第三條 資料的存檔:按資料的性質(zhì)、類別存檔、編號,統(tǒng)一入檔,每周對新資料進行一些清點,由專人負責分類存檔在年底統(tǒng)一上交校團委:
(1)每學期開學初: 各社團負責人存以下資料:社團注冊表、社團成員登記表、社團負責人登記表、社團學期工作計劃、社團會費收費情況及使用范圍。(合指導老師和掛靠單位意見)
(2)學期末存如下材料:社團工作總結(jié)、社團材料匯編、社團成員、個人小結(jié)、社團負責人總結(jié)及建議;社團活動申請登記表、社團的活動圖片及社團其他主要成果、財務帳目報表;
(3)以上材料應以打印稿留存,所有材料應客觀、公正、真實。
第四條 檔案的查閱。需要查閱相關(guān)資料的按以下要求進行:
(1)校社團聯(lián)合會所有成員都有權(quán)查看資料,辦公室成員可自由查閱,其它成員需查閱的,要經(jīng)辦公室副主任或檔案管理負責人的許可。
(2)各級社團成員,如需查閱相關(guān)資料的,應說明理由報請校社團聯(lián)合會組委會批準。
(3)任何查閱人員,必須保證檔案的完整性,查閱后要恢復原狀,不得亂扔亂放,同時未經(jīng)特別許可不得在其上涂改,或帶出,或復印,或其它非法形式使用,若有任何失誤,將按有關(guān)規(guī)定予以追究當事人責任。
第五條 檔案的更新:每學期期未對全部檔案清點整理一次,根據(jù)實際情況或需要作以調(diào)查、更新,使之日趨合理化、科學化
附:本制度自公布之日起實行,解釋權(quán)____社團聯(lián)合會。
第3篇 學生社團檔案管理制度
第一條 社團聯(lián)合會檔案是社團聯(lián)合會歷史延革、工作開展情況的真實記錄,是社團聯(lián)合會決策、開展工作的重要參考。
第二條 社團聯(lián)合會檔案由相應部門管理,實施檔案登記管理制度,定期進行整理、歸檔和編目。
第三條 對于上級文件、外校來函及相關(guān)圖文資料等有保存價值的材料均作為檔案保存。
第四條 社團聯(lián)各部的部門工作計劃、工作總結(jié)、活動情況及時以書面形式上交辦公室,并由辦公室(社團資料檔案由秘書處管理,下同)整理后存檔。辦公室作好每一次會議記錄,整理后存檔作為社團聯(lián)合會會議記錄。
第五條 加強與各社團及其管理機構(gòu)的聯(lián)系,并對他們的工作計劃、活動開展情況、任務執(zhí)行情況等建立專門檔案。
第六條 加強對各社團的檔案管理,各社團的工作計劃、工作總結(jié)、活動開展情況,以書面或表格形式及時上交各分管常任理事,并由各類別社團工作委員會整理后交秘書處檔案人員存檔。
第七條 社團聯(lián)合會各部人事、各社團人事及社團負責人推薦表,社團負責人任命表,社團負責人檔案表,社團干部考查表,社團干部考查考核表,社團干事考核表,社團理事會登記表,社團會員登記表等一并整理,單獨存檔作為社團聯(lián)合會系統(tǒng)人事檔案檔。
第八條 社團聯(lián)合會各部、各社團每月必須及時上交每月帳目開支表,由經(jīng)費審查部核實并存檔作為社團聯(lián)合會系統(tǒng)財務檔案。
第九條 各部門須認真整理并妥善保管檔案,借用相關(guān)檔案的須經(jīng)得相應部門同意,辦理手續(xù)后方可借用。
第十條 其它各部、社團及個人必須妥善保管并及時歸還所借檔案資料,檔案借閱期不得超過一周。
第十一條 主席團有權(quán)對檔案管理工作不定期進行檢查。
第十二條 本制度解釋權(quán)歸___學生社團聯(lián)合會,自通過之日起生效。
第4篇 s社團建設(shè)指導小組檔案管理制度
社團建設(shè)指導小組檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為強化管理制度,規(guī)范社團建設(shè),使活動資料形成一定的文件,且保證文件的方便查閱、可行傳遞,保證社團人能更好的從文件中了解社團及其發(fā)展歷史,特建立此制度。
第二章 檔案管理原則
第二條 反映社團活動及發(fā)展實情。
第三條 分類明確便于查閱。
第四條 管理規(guī)范。
第三章 存檔范圍
第五條 社團重要會議資料(社長例會、社團例會、常務會議及典型發(fā)言的會議記錄、總結(jié)及照片等)。
第六條 校團委及社團聯(lián)合會發(fā)來的有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。
第七條 反映社團活動情況的策劃書、活動總結(jié)等。
第八條 各種工作計劃、統(tǒng)計材料及學期或?qū)W年工作展望和總結(jié)等。
第九條 大學生社團聯(lián)合會任免材料以及關(guān)于社團理事和成員的獎勵、處分文件材料。
第十條 關(guān)于社團成立、合并、撤銷、更改名稱等文件資料。
第十一條 關(guān)于社團的歷史沿革、大事記及反應社團活動的簡報、照片。
第十二條 社團的財務、物資、檔案的交接憑證等。
第十三條 社團指導老師及外聘指導員的個人資料及指導意見等文件。
第十四條 社團編輯的出版物。
第四章 檔案管理方式
第十五條 設(shè)立檔案管理部門,要求責任到人。
第十六條 建立完善檔案管理制度。
第十七條 制定科學的檔案分類方案。
第十八條 社團重要文件要求相關(guān)部門妥善并保密管理
第五章 檔案收發(fā)、查閱及更新
第十九條 檔案材料要整潔、完整。
第二十條 按要求和分類存檔,不能雜亂無章。
第二十一條 嚴格執(zhí)行歸檔及登記制度。
第二十二條 在社團換屆時完成檔案移交
第六章 處罰制度
第二十三條 對惡意破壞損毀檔案者,嚴格處分。
第二十四條 對于檔案遺失的處理,經(jīng)調(diào)查后酌情給予處罰。
第5篇 校社團聯(lián)合會檔案管理制度
為了加強對社團檔案資料的管理,規(guī)范社團的建設(shè),提高工作水平,根據(jù)檔案管理實際情況,制定本制度。
第一條 校社團聯(lián)合會檔案的管理工作由秘書處具體負責、專人管理,保證檔案管理的科學性、合理性。各社團應根據(jù)本制度制訂相應的檔案管理條例。
第二條 檔案的分類管理:對校社團聯(lián)合會所有資料包括各社團上交的資料,進行統(tǒng)一整理和分類,校社團聯(lián)合會自身的各種資料按類別、性質(zhì)分檔,各社團上交的資料按社團類別分檔。
第三條 資料的存檔:按資料的性質(zhì)、類別存檔、編號,統(tǒng)一入檔,每周對新資料進行一些清點,由專人負責分類存檔在年底統(tǒng)一上交校團委:
(1)每學期開學初: 各社團負責人存以下資料:社團注冊表、社團成員登記表、社團負責人登記表、社團學期工作計劃、社團會費收費情況及使用范圍。(合指導老師和掛靠單位意見)
(2)學期末存如下材料:社團工作總結(jié)、社團材料匯編、社團成員、個人小結(jié)、社團負責人總結(jié)及建議;社團活動申請登記表、社團的活動圖片及社團其他主要成果、財務帳目報表;
(3)以上材料應以打印稿留存,所有材料應客觀、公正、真實。
第四條 檔案的查閱。需要查閱相關(guān)資料的按以下要求進行:
(1)校社團聯(lián)合會所有成員都有權(quán)查看資料,辦公室成員可自由查閱,其它成員需查閱的,要經(jīng)辦公室副主任或檔案管理負責人的許可。
(2)各級社團成員,如需查閱相關(guān)資料的,應說明理由報請校社團聯(lián)合會組委會批準。
(3)任何查閱人員,必須保證檔案的完整性,查閱后要恢復原狀,不得亂扔亂放,同時未經(jīng)特別許可不得在其上涂改,或帶出,或復印,或其它非法形式使用,若有任何失誤,將按有關(guān)規(guī)定予以追究當事人責任。
第五條 檔案的更新:每學期期未對全部檔案清點整理一次,根據(jù)實際情況或需要作以調(diào)查、更新,使之日趨合理化、科學化
附:本制度自公布之日起實行,解釋權(quán)東華理工南昌校區(qū)社團聯(lián)合會。
東華理工大學南昌校區(qū)社團聯(lián)合會
__年7月23日
第6篇 社團建設(shè)指導小組檔案管理制度
社團建設(shè)指導小組檔案管理制度第一章 總則
第一條 為強化管理制度,規(guī)范社團建設(shè),使活動資料形成一定的文件,且保證文件的方便查閱、可行傳遞,保證社團人能更好的從文件中了解社團及其發(fā)展歷史,特建立此制度。第二章 檔案管理原則
第二條 反映社團活動及發(fā)展實情。
第三條 分類明確便于查閱。
第四條 管理規(guī)范。第三章 存檔范圍
第五條 社團重要會議資料(社長例會、社團例會、常務會議及典型發(fā)言的會議記錄、總結(jié)及照片等)。
第六條 校團委及社團聯(lián)合會發(fā)來的有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。
第七條 反映社團活動情況的策劃書、活動總結(jié)等。
第八條 各種工作計劃、統(tǒng)計材料及學期或?qū)W年工作展望和總結(jié)等。
第九條 大學生社團聯(lián)合會任免材料以及關(guān)于社團理事和成員的獎勵、處分文件材料。
第十條 關(guān)于社團成立、合并、撤銷、更改名稱等文件資料。
第十一條 關(guān)于社團的歷史沿革、大事記及反應社團活動的簡報、照片。
第十二條 社團的財務、物資、檔案的交接憑證等。
第十三條 社團指導老師及外聘指導員的個人資料及指導意見等文件。
第十四條 社團編輯的出版物。第四章 檔案管理方式
第十五條 設(shè)立檔案管理部門,要求責任到人。
第十六條 建立完善檔案管理制度。
第十七條 制定科學的檔案分類方案。
第十八條 社團重要文件要求相關(guān)部門妥善并保密管理第五章 檔案收發(fā)、查閱及更新
第十九條 檔案材料要整潔、完整。
第二十條 按要求和分類存檔,不能雜亂無章。
第二十一條 嚴格執(zhí)行歸檔及登記制度。
第二十二條 在社團換屆時完成檔案移交第六章 處罰制度
第二十三條 對惡意破壞損毀檔案者,嚴格處分。
第二十四條 對于檔案遺失的處理,經(jīng)調(diào)查后酌情給予處罰。
