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有哪些
檔案信息管理制度是企業(yè)運營的重要組成部分，旨在確保信息的安全、完整、有效利用，以下為該制度的主要構(gòu)成部分：
1. 檔案分類與編碼：依據(jù)檔案性質(zhì)和內(nèi)容，進行科學(xué)分類，并設(shè)定獨特的編碼，便于檢索。
2. 收集與整理：定期收集企業(yè)活動產(chǎn)生的各類文件，及時整理歸檔，確保信息時效性。
3. 存儲與保護：采用合適的物理和電子存儲方式，保障檔案的安全，防止損壞。
4. 利用與審批：設(shè)定嚴格的檔案查閱和借用流程，防止信息泄露。
5. 更新與銷毀：定期評估檔案價值，過期或無用檔案應(yīng)按規(guī)定程序銷毀。
6. 安全管理：實施信息安全措施，包括訪問控制、備份恢復(fù)、防病毒等。
7. 培訓(xùn)與監(jiān)督：對員工進行檔案管理培訓(xùn)，確保制度執(zhí)行到位。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：由檔案管理部門負責制定分類標準和編碼規(guī)則，所有新產(chǎn)生的文檔必須按照此規(guī)則進行分類編碼。
2. 收集與整理：各部門需設(shè)立兼職檔案員，負責收集本部門文件，每月定期提交至檔案管理部門統(tǒng)一整理。
3. 存儲與保護：紙質(zhì)檔案存放在防火、防潮、防盜設(shè)施內(nèi)；電子檔案存儲在企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器，定期備份至安全云存儲。
4. 利用與審批：員工需填寫申請表，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門審批后方可查閱檔案。
5. 更新與銷毀：每年進行一次檔案價值評估，無保留價值的檔案，經(jīng)審批后由檔案部門進行銷毀。
6. 安全管理：安裝防火墻，定期更新防病毒軟件，對異常訪問行為進行監(jiān)控。
7. 培訓(xùn)與監(jiān)督：每年至少進行一次檔案管理培訓(xùn)，對執(zhí)行情況進行季度檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
上墻內(nèi)容
1. “檔案管理，人人有責?！?
2. “檔案分類編碼，清晰易查。”
3. “保護企業(yè)信息，保密從我做起?！?
4. “查閱檔案，先審批，后使用。”
5. “過期檔案，定期清理，確保信息有效性?！?
6. “安全存儲，防災(zāi)防盜，確保檔案安全?！?
7. “全員培訓(xùn)，提升檔案管理能力?！?/p>
以上制度旨在提升企業(yè)檔案管理效率，保障信息資產(chǎn)安全，望全體員工嚴格遵守。
檔案信息管理制度范文
第1篇 某項目檔案信息管理制度
1項目部配置檔案信息員,由工程管理部技術(shù)員兼任,負責工程檔案、信息的收集和整理工作。
2檔案信息員必須收集各部門需要歸檔的資料,按照檔案管理相關(guān)文件要求審查收集的資料是否符合文件要求,對不符合者退回整改處理。
3檔案信息員對收集來的資料按照檔案管理相關(guān)文件要求進行整理,收集整理工程竣工資料,在項目總工領(lǐng)導(dǎo)下完成竣工資料移交工作。
4檔案信息員負責做好對內(nèi)信息傳達工作,并將內(nèi)部反饋意見及時上達。
5檔案信息員負責做好對外信息發(fā)布工作,對本單位及時報送《工程簡報》、《工程周報》、《質(zhì)量月報》、《安全月報》等報表,對業(yè)主項目部、監(jiān)理項目部及時報送《工程月報》、《日報》等報表。
6及時聯(lián)系各物資供貨單位,按規(guī)定要求審查各單位提供物資質(zhì)量保證文件,對不合格文件及時退回,并要求提供合格文件。
第2篇 檔案信息管理制度
第一條為加強檔案信息管理,充分發(fā)揮檔案信息的作用,有效保存和應(yīng)用檔案信息,制定本制度。
第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表等,包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應(yīng)用及管理工作。
第四條調(diào)度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標單位、設(shè)計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源,負責相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。
第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類編碼保存,要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密,保持適當?shù)耐L。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時向生產(chǎn)運行相關(guān)部門及時提供。
第七條舊管網(wǎng)改造時,由規(guī)劃建設(shè)管理部進行現(xiàn)場測繪,及時繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門提供。涉及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的,應(yīng)同步更新。
第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。
第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的,應(yīng)按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存,需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。
第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條本制度從二o__年一月一日起執(zhí)行。
第3篇 項目檔案信息管理制度
1項目部配置檔案信息員，由工程管理部技術(shù)員兼任，負責工程檔案、信息的收集和整理工作。
2檔案信息員必須收集各部門需要歸檔的資料，按照檔案管理相關(guān)文件要求審查收集的資料是否符合文件要求，對不符合者退回整改處理。
3檔案信息員對收集來的資料按照檔案管理相關(guān)文件要求進行整理，收集整理工程竣工資料，在項目總工領(lǐng)導(dǎo)下完成竣工資料移交工作。
4檔案信息員負責做好對內(nèi)信息傳達工作，并將內(nèi)部反饋意見及時上達。
5檔案信息員負責做好對外信息發(fā)布工作，對本單位及時報送《工程簡報》、《工程周報》、《質(zhì)量月報》、《安全月報》等報表，對業(yè)主項目部、監(jiān)理項目部及時報送《工程月報》、《日報》等報表。
6及時聯(lián)系各物資供貨單位，按規(guī)定要求審查各單位提供物資質(zhì)量保證文件，對不合格文件及時退回，并要求提供合格文件。
第4篇 用戶合同檔案信息管理制度
第一條 為了規(guī)范合同的簽訂和管理,維護公司及用戶合法權(quán)益,保障用戶資料及檔案信息的安全,制定本制度。
第二條 本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶的照付不議合同。
第三條 用戶合同具體包括:天然氣用戶工程安裝合同、燃氣報警器安裝合同、城市燃氣居民用戶供氣合同、城市燃氣商業(yè)用戶供氣合同及大用戶照付不議合同,可根據(jù)業(yè)務(wù)調(diào)整情況增減合同類別。
第四條 符合正常業(yè)務(wù)流程的零散居民用戶安裝合同由業(yè)務(wù)人員與用戶簽訂即可,對于商業(yè)用戶安裝合同、集體用戶安裝合同應(yīng)由市場部經(jīng)理審核簽字,分批付款的安裝合同由經(jīng)營副總簽字審批;供氣合同由業(yè)務(wù)人員直接辦理,未結(jié)清安裝費用需要送氣的由總經(jīng)理審批簽字;照付不議合同由經(jīng)營副總草擬,總經(jīng)理審核簽訂。
第五條 合同內(nèi)容要按規(guī)定填寫,主要條款必須清晰完整,權(quán)責要明確。集體用戶必須有聯(lián)系人姓名和電話,有工期要求的要經(jīng)過規(guī)劃建設(shè)部測算后予以明確;分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內(nèi)容步驟,大型用戶涉及產(chǎn)權(quán)歸屬爭議的由經(jīng)營副總審核確定。
第六條 天然氣安裝合同要嚴格按照物價部門確定的標準及預(yù)算部門測定的金額進行收費,業(yè)務(wù)人員不得違反公司規(guī)定擅自調(diào)整收費標準,不得多收或少收任何款項,嚴禁任何有損公司利益和聲譽的行為。
第七條 業(yè)務(wù)人員要嚴格按照規(guī)劃建設(shè)管理部提供的《天然氣用戶送氣通知單》和安裝驗收圖紙辦理開戶手續(xù),簽訂供氣合同。
第八條 用戶開戶后,要及時完善表務(wù)信息、地址信息、燃氣具信息等,并打印用戶信息。
第九條 照付不議合同適用于上游天然氣供應(yīng)商和年用氣規(guī)模在300萬立方米或日用氣規(guī)模在1萬立方米以上(含)的工業(yè)用戶、大型商業(yè)用戶(集中采暖鍋爐、大型中央空調(diào))等,照付不議合同由市場部、財務(wù)部提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù),由經(jīng)營副總經(jīng)理草擬,總經(jīng)理審核、簽訂。
第十條 業(yè)務(wù)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同及有關(guān)資料(包括有關(guān)的信函、圖表、批件、預(yù)算及通知單等)按編號整理,交檔案管理人員存檔,用戶檔案的建立要全面、及時、準確,不得將用戶檔案和信息隨意處置、銷毀、遺失。
第十一條 各類用戶資料的查詢要履行必要的手續(xù),嚴禁泄漏公司和用戶信息,具體規(guī)定由部門制定。
第十二條 計算機上的用戶信息由業(yè)務(wù)人員填寫備份,后臺管理由綜合管理部網(wǎng)絡(luò)管理員負責,要嚴格設(shè)置分級管理和查詢使用權(quán)限,保障信息安全,保全公司利益。
第十三條 本制度從二o一一年十月一日起執(zhí)行。
第5篇 檔案信息安全管理制度
為確保在信息化建設(shè)中的檔案信息安全,經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)班子研究,特制訂如下檔案信息安全管理制度:
一、遵守保密規(guī)定,嚴格控制不應(yīng)公開的檔案信息。
二、保存檔案數(shù)據(jù)信息的計算機不得與公共信息網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接,確需聯(lián)接時,必須通過安全保密審查。
三、加強對檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)墓芾?確保網(wǎng)絡(luò)和使用過程的信息安全。
四、確定專人負責計算機系統(tǒng)的管理工作,并設(shè)置計算機操作系統(tǒng)用戶口令。
五、計算機系統(tǒng)必須安裝防病毒卡或反病毒軟件并及時更新版本,做好防病毒工作。
六、保存檔案數(shù)據(jù)的計算機外送修理時,應(yīng)將有關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)容清空、刪除或?qū)⒂脖P摘除,并做好計算機修理情況登記。
七、應(yīng)采取有效措施,保證檔案數(shù)據(jù)庫和檔案數(shù)據(jù)安全。所有數(shù)據(jù)至少復(fù)制兩套,并異地保存。
八、信息載體(如硬盤等)損壞,必須拆除后放入待鑒定室專門保存。
九、磁性載體每滿2年、光盤每滿4年應(yīng)進行一次抽樣機讀檢驗,抽樣率不低于10%,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。
十、具有永久保存價值的文本和圖形形式的電子文件,必須同時制成紙質(zhì)文件或縮微品等拷貝件一并歸檔保存。
十一、應(yīng)加強對歸檔電子文件鑒定銷毀的管理。對于屬于保密范圍的歸檔電子文件,連同存儲載體一起銷毀,并在網(wǎng)絡(luò)上徹底刪除;對于不屬于保密范圍的歸檔電子文件進行邏輯刪除。
十二、以上各條請本單位全體干部職工互相監(jiān)督,共同遵守。對違反本制度的,按國家有關(guān)規(guī)定處理。
