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有哪些
大學檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：檔案分類與編碼規(guī)則、檔案收集與整理程序、檔案保管與利用規(guī)定、檔案安全與保密措施、檔案數(shù)字化與信息化管理、檔案工作職責與責任追究機制。
實施細則
1. 檔案分類與編碼規(guī)則： - 按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為學術(shù)研究、行政管理、教務教學、學生事務等類別。 - 每個類別下設定詳細的子類，如學術(shù)研究下設科研項目、論文發(fā)表等。 - 制定統(tǒng)一的編碼體系，每個檔案文件都有唯一的編號，便于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理程序： - 定期收集各部門產(chǎn)生的檔案，確保及時性。 - 對收集的檔案進行初步審核，確保內(nèi)容完整、真實。 - 整理歸檔，按照分類編碼規(guī)則進行排列。
3. 檔案保管與利用規(guī)定： - 設立專門的檔案室，保持適宜的溫濕度，確保檔案的物理安全。 - 建立借閱制度，規(guī)定借閱流程和期限，保護檔案信息安全。 - 提供檔案查詢服務，滿足校內(nèi)外合法用戶的需求。
4. 檔案安全與保密措施： - 對涉密檔案實行特殊管理，限制訪問權(quán)限。 - 定期進行安全檢查，防止火災、水災、蟲害等風險。 - 建立應急預案，應對突發(fā)事件。
5. 檔案數(shù)字化與信息化管理： - 將紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檢索效率。 - 建立檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線存儲、檢索和分享。 - 定期備份電子檔案，防止數(shù)據(jù)丟失。
6. 檔案工作職責與責任追究機制： - 明確檔案管理部門的職責，包括檔案的收集、整理、保管和提供利用。 - 對違反規(guī)定的個人或部門，依據(jù)責任追究制度進行處理。
上墻內(nèi)容
1. "檔案管理，守護知識的脈絡，服務校園生活。"
2. "檔案分類明確，編碼清晰，方便查找。"
3. "安全第一，保密為重，確保檔案信息安全。"
4. "檔案工作人人有責，違規(guī)必究，維護檔案管理秩序。"
5. "數(shù)字化進程，讓檔案觸手可及，服務無界。"
以上各項規(guī)章制度旨在規(guī)范大學檔案管理工作，提高檔案管理效率，保障檔案的安全和有效利用，同時促進檔案工作的專業(yè)化和現(xiàn)代化。各相關部門和人員應嚴格遵守，共同維護大學檔案的完整性和權(quán)威性。
大學檔案管理制度范文
第1篇 某大學生社區(qū)管理公司檔案管理制度
大學生社區(qū)管理公司檔案管理制度
1、目的:
規(guī)范公司各部門各種文件和資料的歸檔工作。
2、適用范圍:
適用于各部門各種檔案的管理工作。
3、職責:
3.1各部門負責人負責監(jiān)督檔案管理的實施工作。
3.2各部門檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
4、管理制度:
4.1檔案管理的內(nèi)容:
4.1.1公司各部門均需保存以下檔案:
a)公司各種行政文件;
b)公司與質(zhì)量有關的文件;
c)部門收發(fā)文記錄;
d)本部門形成的質(zhì)量記錄;
e)其它本部門形成的或公司下發(fā)的文件。
4.1.2各部門除要保存以上檔案外,還需按部門分別保存以下檔案:
a)辦公室保存公司所有文件(除財務與建設修繕的資料)的原件。
b)各部門保管各部門的資料。
c)辦公室保管人事檔案和各種合同。
4.2檔案的保管目的
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)延長檔案壽命;
4.3檔案的密級
檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、學生資料、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機密檔案包括:質(zhì)量管理體系文件及運行記錄、重要的會議記錄、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程類圖紙、計劃總結(jié)和其他屬機密的檔案;
c)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.4 檔案的保管方式
4.4.1檔案的裝盒與標識
各部門檔案管理員將不同檔案分類,并按時間順序裝入檔案盒內(nèi),然后根據(jù)檔案的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙,在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案名稱,然后將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
4.4.2編制目錄:
4.2.2.1各部門檔案管理員在檔案盒首頁位置準備《文件歸檔目錄》;
4.2.2.2每一份檔案歸檔時,均需將該份檔案登記在《文件歸檔目錄》中,以便查閱。
4.5檔案的查閱權(quán)限
4.5.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.5.2副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。
4.5.3部門負責人可查閱該部門所有檔案。
4.5.4其他人員根據(jù)審批查閱有關檔案。
4.6檔案的查閱/借閱/復制
4.6.1查閱/借閱/復制人到部門《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。
4.6.2部門檔案管理員審核其資格:
a )權(quán)限內(nèi)的按正常手續(xù)辦理;
b)權(quán)限外的,需得到相應授權(quán)人的許可:部門(財務除外)的檔案,由部門負責人審批;公司檔案,由辦公室主任審批,財務檔案及公司機密檔案,由總經(jīng)理審批。
4.7在檔案歸還日期前,部門檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還。
4.8須復制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機密檔案由辦公室主任審批;普通檔案由部門負責人審批。
4.9檔案的銷毀
4.9.1超過保管期限的檔案,由部門檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限編制《文件和資料銷毀清單》。
4.9.2該清單報部門負責人審核,由管理者代表審批后進行銷毀,財務檔案的銷毀由總經(jīng)理審批。
4.9.3銷毀時應有部門檔案管理員及質(zhì)量管理辦公室質(zhì)管員在場,銷毀結(jié)束后,銷毀人員在《文件和資料銷毀清單》上簽字。
5相關文件
6記錄
6.1《文件歸檔目錄》
6.2《文件和資料銷毀清單》
6.3《文件查閱/借閱/復制登記表》
第2篇 大學學生會檔案管理制度
##大學學生會檔案管理制度
大學學生會檔案管理制度
檔案工作是校學生會工作連續(xù)性,有序性的有力保障,為實現(xiàn)工作的正規(guī)化,特制定此項制度,以提高工作效率和工作質(zhì)量。
一、日常檔案工作辦法
1、校學生會檔案是學生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料,是校學生會至關重要的公共財產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復制。
2、校學生會檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理;各部門檔案由各部門部長整理,秘書處監(jiān)督管理,每一學期各部門將進行一次檔案清理,將有關資料歸檔備案。
3,校學生會檔案包括人事檔案,工作檔案,財務檔案及活動檔案。
4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料,必須一式兩份辦公室處存檔,以備查找。
5.檔案形式要求:對于各部文檔案,應有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶,cd,vcd等介質(zhì),向辦公室索取檔案帶,待總結(jié)完后一并上繳。
6.檔案上繳日期:在該項活動結(jié)束后一周內(nèi)。
7.檔案上交時由辦公室簽收。
二,檔案內(nèi)容要求:
(一)人事檔案包括個人履歷簡介、年度工作鑒定,以及其它有關材料,由主席團負責考察記錄。
l、個人履歷簡介是校學生會成員的基礎檔案,由有關個人及部門填寫。
2、年度工作鑒定是對大學學生會成員每年工作的評定,一式三份,每年由大學學生會送一份到被鑒定人所在學院,作為評定獎學金、評選三好生、優(yōu)秀學生會干部的依據(jù)之一。
3、工作鑒定是大學學生會成員免職或畢業(yè)離校時對其總體工作的鑒定,由學校有關部門存入該學生檔案。
(二)工作檔案包括校學生會工作目錄,各部門工作檔案,上級及外單位來文以及其它有關檔案,由辦公室整理保管。
l、大學學生會工作目錄是校學生會的大事記,按日期順序記錄,并標上詳細內(nèi)容所在有關檔案的頁碼。
2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗總結(jié)等認真詳實地加以記載,由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。
(三)財務檔案包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關票據(jù)、表格等,由主席團負責,定期檢查,詳見財務制度。
(四)活動檔案
1、活動檔案內(nèi)容包括活動企劃書;活動籌備情況;活動及進程結(jié)果;活動新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。
2、活動結(jié)束后由主辦部門及時寫出工作總結(jié),并與以上材料一起及時辦公室歸檔。
三、檔案查閱辦法
1,查閱要求:
1)各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關文件,但不得將有關文件作非工作之用。
2)各部門借閱文件后,應保持文件的完整、清潔,不得在文件上亂涂亂寫,并且應該及時歸還,若有遺失應做出書面檢討,主席團會做出相應的警告、批評。
3)查閱前請對照辦公室檔案清單,明確檔案名稱及檔案號。
4)認真填寫索檔單,并由部長以上簽名。
5)各部在指定時間辦理查檔手續(xù),并同時告知辦公室歸還日期。
6)檔案閱畢后請及時歸還,過期不還辦公室有權(quán)進行查詢并作相應處理。
2、借閱手續(xù):
(1) 借閱檔案必須有證明,由主席團授權(quán)后方可借閱,沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進行注冊登記,登記時應注明借閱人姓名、地址、借閱的內(nèi)容和時間等。
(2)借閱檔案應辦理登記手續(xù)(包括編號、內(nèi)容、時間、借閱人員、記錄人),做到責任落實到個人。
(3)借閱時間不得超過一周(主席團同意除外),延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。
(4)復制文件必須征得主席團的同意。
8、外單位借閱校學生會工作檔案的,需向團委提出書面申請,并經(jīng)主席簽字同意后方可,
秘書處的對外借檔案應做好外借登記(包括編號、內(nèi)容、時間、借閱人員的個人資料、簽名主席、記錄人員),外借期限為一周。
9、外借檔案不得為檔案原件。
第3篇 大學 實驗中心檔案管理制度
為貫徹原國家教委《高等學校實驗室工作規(guī)程》的精神和規(guī)定，科學規(guī)范地做好實驗室工作的檔案管理，提高實驗室功能和效率，使實驗室更好地為科研教學服務，更好地評估實驗教學投資收益，特制定本制度。
一、 實驗中心（室）工作檔案管理的內(nèi)容
1. 實驗中心(室)概況：學校和業(yè)務主管部門下發(fā)的實驗中心(室)建設與管理的有關文件和資料。實驗中心(室)建設與發(fā)展規(guī)劃，實驗中心(室)占用的房間數(shù)、面積及改造等資料。
2. 實驗中心(室)任務：實驗教學大綱、實驗教學進度表、實驗課程及項目、每學期實驗教學任務及實驗開課記錄、實驗教學科表及實驗項目統(tǒng)計、實驗教學的考核方法及歷年試題、實驗報告等有關記錄，承擔的科研和社會服務項目及工作量。
3. 實驗中心(室)儀器設備、低制耐用品及材料：儀器設備的固定資產(chǎn)帳、卡、分戶統(tǒng)計帳、低制耐用品分戶帳、領用單、使用維修記錄、技術(shù)資料等，大型儀器設備的論證報告、訂貨合同、安裝驗收報告、損壞維修記錄說明書、使用記錄、說明書等，材料領用記錄等。
4. 實驗中心(室)管理制度和工作記錄：實驗中心(室)人員崗位責任制、實驗中心(室)專職人員工作日志、實驗中心(室)研究活動記錄、人員考核記錄、培訓計劃及實施情況，實驗中心(室)工作計劃、研究論文、成果鑒定證書、自制或改造的實驗儀器設備裝置的驗收報告等。
5. 實驗中心(室)經(jīng)費使用：實驗中心(室)年度儀器設備購置、實驗材料消耗、儀器設備維修、條件建設等經(jīng)費支出情況統(tǒng)計、實驗中心(室)年度科研項目、對外培訓、測試、技術(shù)協(xié)作、勞務等收入情況統(tǒng)計資料。
6. 實驗中心(室)每年上報的各種統(tǒng)計報表。
二、 實驗中心（室）工作立卷歸檔的管理
1. 實驗中心(室)及設備管理工作法規(guī)、制度文件卷：
(1)國家及國家教育部與各部位、市教委有關實驗中心(室)工作的法規(guī)文件;
(2)學校有關實驗中心(室)發(fā)展建設與改革等文件;
(3)實驗中心(室)建制審批(含實驗中心或?qū)嶒炇医?、合并、調(diào)整、撤消等)文件;
(4)實驗中心(室)管理的各項規(guī)章制度;
(5)實驗中心(室)建設發(fā)展規(guī)劃;
(6)實驗中心(室)年度工作總計及實驗中心(室)內(nèi)工作人員考核表等。
2.以學校名義向上級部門定期或不定期報出的實驗中心(室)工作的各種報告、報表或數(shù)據(jù)卷：
a.實驗中心(室)基本情況類
(1)學校各實驗中心(室)任務及人員情況學年度傳送數(shù)據(jù)與報表;
(2)學校實驗項目學年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表;
(3)學校專職實驗工作人員學年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表;
(4)學?；A課教學實驗中心(室)基本情況學年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表。
b.設備管理類
(1)學校各實驗中心(室)教學科研硬件與軟件建設與使用年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表;
(2)學校各實驗中心(室)教學科研硬件與軟件增減情況傳送數(shù)據(jù)與報表;
3.實驗中心(室)管理卷：
(1)實驗中心(室)環(huán)境條件的增擴與實驗中心(室)改革方案文件;實驗中心(室)工作的評估;實驗中心(室)工作人員及其變更情況;實驗中心(室)管理方面的重要實施細則;實驗中心(室)主任工作守則與工作人員崗位責任制等;
(2)儀器設備固定資產(chǎn)卡片;
(3)大型精密貴重硬件、軟件技術(shù)檔案。如申購可行性報告、訂貨合同、裝箱單、使用說明書、技術(shù)資料、驗收報告及其履歷本、降等降級報告和報損報廢等資料。(其中使用說明書和技術(shù)資料經(jīng)校檔案室建檔后可由實驗中心或?qū)嶒炇医栌帽９?。
4.實驗教學管理卷：
(1)實驗教學大綱、教材、講義、實驗指導書;
(2)每學年度實驗教學進度計劃表;
(3)實驗項目(題目)的更新、改造與淘汰等資料;
(4)實驗教學課程、項目(題目)卡片(統(tǒng)一建立實驗項目庫)。
三、實驗中心（室）工作檔案管理
1.本制度適用于西南財經(jīng)大學各級各類實驗中心、實驗室。
2.實驗中心(室)檔案管理應在學校檔案館的指導下進行，各單位要有專人負責此項工作，單位主管領導要認真負責檔案管理及監(jiān)督檢查工作。
3.實驗中心(室)工作檔案，從實驗中心(室)建立之日起開始建檔，并逐年積累，嚴加保管。
4.各單位根據(jù)實驗中心(室)工作檔案的內(nèi)容進行統(tǒng)計整理、編目、立卷、定期歸檔。
5.嚴格執(zhí)行實驗中心(室)檔案借閱手續(xù)，實驗中心(室)主任及具體管理人員變動時，必須及時辦理移交手續(xù)。
6.本制度自下發(fā)之日起施行。由經(jīng)濟管理實驗教學中心負責解釋。
第4篇 ##大學學生會檔案管理制度
大學學生會檔案管理制度
檔案工作是校學生會工作連續(xù)性，有序性的有力保障，為實現(xiàn)工作的正規(guī)化，特制定此項制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。
一、日常檔案工作辦法
1、校學生會檔案是學生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學生會至關重要的公共財產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復制。
2、校學生會檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理；各部門檔案由各部門部長整理，秘書處監(jiān)督管理，每一學期各部門將進行一次檔案清理，將有關資料歸檔備案。
3， 校學生會檔案包括人事檔案，工作檔案，財務檔案及活動檔案。
4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。
5. 檔案形式要求：對于各部文檔案，應有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶，cd，vcd等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結(jié)完后一并上繳。
6. 檔案上繳日期：在該項活動結(jié)束后一周內(nèi)。
7. 檔案上交時由辦公室簽收。
二，檔案內(nèi)容要求：
（一）人事檔案 包括個人履歷簡介、年度工作鑒定，以及其它有關材料，由主席團負責考察記錄。
l、個人履歷簡介是校學生會成員的基礎檔案，由有關個人及部門填寫。
2、年度工作鑒定是對大學學生會成員每年工作的評定，一式三份，每年由大學學生會送一份到被鑒定人所在學院，作為評定獎學金、評選三好生、優(yōu)秀學生會干部的依據(jù)之一。
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nbsp； 3、工作鑒定是大學學生會成員免職或畢業(yè)離校時對其總體工作的鑒定，由學校有關部門存入該學生檔案。
（二）工作檔案 包括校學生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關檔案，由辦公室整理保管。
l、大學學生會工作目錄是校學生會的大事記，按日期順序記錄，并標上詳細內(nèi)容所在有關檔案的頁碼。
2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗總結(jié)等認真詳實地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。
（三）財務檔案 包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關票據(jù)、表格等，由主席團負責，定期檢查，詳見財務制度。
（四）活動檔案
1、活動檔案內(nèi)容包括活動企劃書；活動籌備情況；活動及進程結(jié)果；活動新聞稿，照片等各種文字與圖像資料。
2、 活動結(jié)束后由主辦部門及時寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起及時辦公室歸檔。
三、檔案查閱辦法
1，查閱要求：
1) 各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關文件，但不得將有關文件作非工作之用。
2) 各部門借閱文件后，應保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應該及時歸還，若有遺失應做出書面檢討，主席團會做出相應的警告、批評。
3) 查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。
4) 認真填寫索檔單，并由部長以上簽名。
5) 各部在指定時間辦理查檔手續(xù)，并同時告知辦公室歸還日期。
6) 檔案閱畢后請及時歸還，過期不還辦公室有權(quán)進行查詢并作相應處理。
2、借閱手續(xù)：
（1）借閱檔案必須有證明，由主席團授權(quán)后方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進行注冊登記，登記時應注明借閱人姓名、地址、借閱的內(nèi)容和時間等。
（2）借閱檔案應辦理登記手續(xù)（包括編號、內(nèi)容、時間、借閱人員、記錄人），做到責任落實到個人。
（3）借閱時間不得超過一周（主席團同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。
（4）復制文件必須征得主席團的同意。
8、外單位借閱校學生會工作檔案的，需向團委提出書面申請，并經(jīng)主席簽字同意后方可，
秘書處的對外借檔案應做好外借登記（包括編號、內(nèi)容、時間、借閱人員的個人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。
9、外借檔案不得為檔案原件。
