在企業(yè)管理中，一套完善的售后服務規(guī)章制度是保障公司業(yè)務穩(wěn)定運行的關鍵。它不僅體現了企業(yè)的服務理念，也直接影響著客戶滿意度和企業(yè)聲譽。本文將探討如何編寫有效的售后服務規(guī)章制度，以供各企業(yè)參考。
規(guī)章制度包括哪些
一份全面的售后服務規(guī)章制度應涵蓋以下幾個核心部分：
1. 客戶服務政策：明確服務承諾，如響應時間、問題解決期限等。
2. 服務流程：詳細闡述從接收投訴到問題解決的步驟。
3. 服務人員職責：定義每個服務團隊成員的角色和任務。
4. 投訴處理機制：設立公平、透明的投訴處理程序。
5. 培訓與發(fā)展：規(guī)定定期的服務技能和產品知識培訓。
6. 服務質量監(jiān)控：設定評估標準，定期審查服務效果。
7. 不斷改進機制：鼓勵反饋，持續(xù)優(yōu)化服務。
作用和意義
售后服務規(guī)章制度的作用和意義主要體現在：
1. 提升客戶滿意度：通過明確的流程和承諾，確保快速、有效地解決問題。
2. 維護企業(yè)形象：統一的服務標準，展示專業(yè)和負責任的企業(yè)形象。
3. 減少糾紛：清晰的投訴處理機制有助于預防和解決潛在的糾紛。
4. 提高效率：規(guī)章制度為員工提供了工作指南，提高服務效率。
5. 促進內部溝通：通過定義職責，增強團隊協作和溝通。
怎么制定
制定規(guī)章制度時，需注意以下幾點：
1. 確保合規(guī)性：遵守相關法律法規(guī)，確保規(guī)章制度合法有效。
2. 企業(yè)需求分析：根據業(yè)務特性和客戶需求，定制適合的規(guī)章制度。
3. 征求意見：廣泛收集員工、管理層及客戶的意見，確保制度的可行性。
4. 清晰明了：條文應簡潔易懂，避免產生歧義。
5. 實施與反饋：試行制度，根據反饋進行調整和完善。
售后服務規(guī)章制度范文
一、行為規(guī)范
1、售后人員必須清楚客戶對于公司的重要性。要有“客戶是工作的保證”這一理念，沒有客戶的存在，也就沒有你工作的必要性。
2、售后人員都必須熟悉公司的客戶情況，達到“聞其聲知其人”的程度，取得客戶的信任。
3、售后服務人員接到每位客戶的咨詢電話后，必須對每位客戶的電話進行登記，需要維修的，盡快給部門主管反應，以便安排服務。
4、售后人員都要做到接電話時禮貌用語，無論客戶的態(tài)度如何，售后人員都不能用過激的言語對待客戶，因為每位人員與客戶打交道時代表的是整個公司，要時刻維護公司在客戶心中的良好形象。
5、售后服務完后應將售后服務單進行整理，并交于部門主管存檔，部門主管應每月上報總經理，以便公司管理層清楚產品的哪些方面需要改進和調整，完善產品的性能、提高產品的質量。
6、若有客戶對售后服務部人員服務態(tài)度的投訴，有損公司整體形象的現象發(fā)生，公司在調查屬實的情況下，可對該責任人給予批評，扣獎金的處罰。
7、售后服務人員手機不得無故停機，關機。使用電話應注意禮節(jié)，語言簡明扼要。
8、顧客的投訴屬非質量問題時，售后人員必須將信息及時上報公司并記錄，對于客戶的每一個電話售后人員都不得隨便應付，售后部是一個對外的窗口，體現的是公司的形象。
9、售后人員如果發(fā)現產品的設計缺陷，或者遇到不能處理好的設備，必須及時向公司匯報。
10、售后主管要有高度的責任心，注意接聽每一位客戶打來的咨詢電話，并詳細的記錄，節(jié)假日也不例外。同時要合理合情的安排好整個售后的工作。
11、售后退貨，必須經過總經理同意，未經總經理同意的退貨，一切費用由客戶承擔。
12、如售后人員在外地售后所購買的工具回公司時一定要退回倉庫入庫，否則所購買工具的錢款公司不予報銷。
二、售后服務內容
1、根據合同及技術協議的要求，對保修期內，因產品的制造，裝配及材料等質量問題造成各類故障或零件損壞，無償為用戶維修或更換相應零配件。
2、對保修期外的產品，通過銷售中心報價（包括零配件，人員出差等）費用迅速，果斷排除故障，讓用戶滿意。
3、對合同中要求進行安裝調試的，在規(guī)定的時間內，組織人員對產品進行安裝調試及對用戶工作人員進行培訓。
4、定期組織人員對重點銷售區(qū)域和重點客戶進行走訪，了解產品的使用情況，征求用戶對產品在設計，裝配，工藝等方面的意見。
5、宣傳我公司的產品及配件。
三、服務的標準
1、售后服務人員必須樹立用戶滿意是檢驗服務工作標準的理念，要竭盡全力為用戶服務，覺不允許頂撞用戶和與用戶發(fā)生口角。
2、在服務中積極，熱情，耐心的解答用戶提出的各種問題，傳授維修保養(yǎng)常識，用戶問題無法解答時，應耐心解釋，并及時報告售后服務總部協助解決。
3、服務人員應舉止文明，禮貌待人，主動服務，和用戶保持良好的關系。
4、接到服務信息，應在24小時內答復，需要現場服務的，在客戶規(guī)定的時間內到達現場，切實實現對客戶的承諾。
5、決不允許服務人員向用戶索要財務或變相提出無理要求。
6、服務人員對產品發(fā)生的故障，要判斷準確，及時修復，不允許同一問題重復修理的情況。
7、服務人員完成工作任務后，要認真仔細填寫“售后服務報告單”，必須讓用戶填寫售后服務滿意度調查表。
8、對于外調產品，或配套件的質量問題，原則上由售后服務總部協調采購部由外協廠家解決
9、建立售后服務來電來函的登記，做好售后服務派遣記錄，以及費用等各項報表。
四、考核辦法
1、投訴方式：用戶以來電、來函、來人方式反應服務人人員作中表現不良或對服務不滿意的即為投訴。
2、因以下原因造成用戶投訴的，一經查實，記大過一次，并采取有效措施挽回影響
（1）和用戶發(fā)生口角，頂撞用戶。
（2）對用戶索要財物，并提出無理要求的。
（3）因個人原因未及時為用戶服務的。
（4）因個人原因造成同一問題重復修理的。
3、實事求是按公司財務制度和銷售中心的有關規(guī)定報銷，提交報銷的各種票據應真實、合法、有效，出差的票據與出差地應相符，否則不予報銷，一旦發(fā)現弄虛作假的行為，視情節(jié)給予記過、記大過、辭退直至追究法律責任。
4、每次服務結束，未來電總部擅自離開的，罰款________元/次。
5、因個人原因未按規(guī)定時間到達用戶現場的，罰款________元/次。
6、用戶服務報告書未詳盡記載（如故障原因，解決辦法、更換零件名稱、用戶意見等），罰款________元次。
7、售后人員不服從服務總部統一指揮的，罰款________元次。
