檔案管理制度范本

制定一套有效的檔案管理制度是任何組織管理的基礎(chǔ)工作，它確保了信息的有序性、安全性和可訪問性。檔案管理制度范本的編寫需要考慮多個因素，包括但不限于檔案的分類、保存期限、檢索方式、權(quán)限管理以及安全措施。

規(guī)章制度包括哪些

檔案管理制度通常包括以下幾個核心部分：

1. 檔案管理政策：明確檔案管理的目的、原則和適用范圍，為整個制度提供指導(dǎo)方針。

2. 檔案分類與編碼：定義各類檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼規(guī)則，便于歸檔和查找。

3. 檔案收集與整理：規(guī)定檔案的來源、接收、鑒定、整理和編目流程。

4. 檔案保管與保護(hù)：設(shè)定檔案的存放條件、保管期限和保護(hù)措施，防止物理損壞和數(shù)據(jù)丟失。

5. 檔案利用與借閱：規(guī)定檔案的查詢、借閱和復(fù)制程序，以及權(quán)限設(shè)置。

6. 電子檔案管理：針對數(shù)字化檔案，說明其存儲、備份、遷移和安全控制的要求。

7. 檔案銷毀：設(shè)定檔案到期后的銷毀程序，確保合規(guī)性。

8. 檔案安全管理：包括防火、防盜、防災(zāi)等應(yīng)急預(yù)案，以及信息安全策略。

9. 檔案工作職責(zé)：明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限，以及各部門在檔案管理中的角色。

作用和意義

檔案管理制度的意義在于：

1. 規(guī)范管理：提供操作指南，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。

2. 保障權(quán)益：通過明確的權(quán)責(zé)分配，保護(hù)組織和個人的合法權(quán)益。

3. 提升效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，提高檔案的檢索和利用效率。

4. 歷史記錄：保存組織的記憶，為決策提供歷史依據(jù)。

5. 法規(guī)遵從：符合法律法規(guī)要求，避免因管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險。

怎么制定

制定規(guī)章制度時，需遵循以下步驟：

1. 需求分析：了解組織的業(yè)務(wù)需求和檔案管理現(xiàn)狀，確定制度的目標(biāo)。

2. 調(diào)研學(xué)習(xí)：參照國家和行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，借鑒成熟的經(jīng)驗。

3. 起草初稿：結(jié)合需求和學(xué)習(xí)成果，編寫初步的制度文本。

4. 征求意見：廣泛聽取各部門意見，確保制度的可行性和接受度。

5. 修訂完善：根據(jù)反饋進(jìn)行調(diào)整，解決矛盾和疏漏。

6. 審批發(fā)布：由管理層批準(zhǔn)后正式發(fā)布，并進(jìn)行必要的培訓(xùn)和宣導(dǎo)。

檔案管理制度范文

檔案保管制度

第一條 設(shè)立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進(jìn)行存放、保管，并指派專人負(fù)責(zé)，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保守檔案機密,任何人不得擅自進(jìn)入檔案室,以保證維護(hù)檔案的完整性和安全性。

第二條 檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應(yīng)科學(xué)合理，便于查找。在排列上架時，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

第三條 對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。

第四條 檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

第五條 檔案室在接收同級別人事檔案托管機構(gòu)或企業(yè)移交的檔案后，應(yīng)對移交檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務(wù)能順利開展。

第六條 確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統(tǒng)計、登記電子檔工作。

第七條 各類外借檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。

第八條 定期對庫房檔案進(jìn)行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時進(jìn)行修補或復(fù)制。

檔案室管理實施細(xì)則

一、必須設(shè)有專門庫房或?qū)９駥Ω黝悪n案進(jìn)行保管。

二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進(jìn)入檔案庫房。 三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。

四、庫房內(nèi)除密集架、檔案裝具和調(diào)卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關(guān)的物品，檔案裝具排放，應(yīng)做到整齊劃一，符合通風(fēng)、防塵要求。

五、根據(jù)檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設(shè)備，并定期保養(yǎng)，使庫房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14-24℃，相對濕度40%-60%之間的規(guī)定要求。

六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應(yīng)用白熾燈；檔案室不應(yīng)靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場所。

七、檔案管理人員必須每季度對庫房內(nèi)的檔案進(jìn)行核對，做到帳物相符。

八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負(fù)責(zé)保管，不得丟失。

檔案借（查）閱管理實施細(xì)則

為維護(hù)檔案的完整與安全性，更好地為后期各項工作服務(wù)，特制訂本細(xì)則。

一、檔案科所有工作人員都有保護(hù)檔案義務(wù)， 檔案屬于涉及托管人員隱私，未經(jīng)許可不得外借、外傳。

二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》

三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經(jīng)過相關(guān)審批流程后方可借閱。

四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經(jīng)科長簽字批準(zhǔn)，方可查閱。

五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。

七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等，應(yīng)立即知會辦公室進(jìn)行處置。

八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工作。

九、借出和歸還檔案時，應(yīng)做好清點手續(xù)，由檔案管理員與借閱者當(dāng)面核對清楚。

對歸檔文件的基本要求

第一條 歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，各項簽字手續(xù)完備。

第二條 歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負(fù)荷規(guī)范要求，書寫材料要適合長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水及熱敏紙。

第三條 歸檔文件應(yīng)為原件。

第四條 科技成果鑒定、基建工程驗收必須保存檔案的完整性。文件材料不完整、不系統(tǒng)的不能通過鑒定、驗收。

第五條 移交單位在正式移交前應(yīng)對移交的文件材料進(jìn)行組卷并編制移交目錄，雙方履行簽字手續(xù)