索證索管理制度7篇

索證索管理，是企業(yè)運營中一項至關重要的環(huán)節(jié)，它涉及到企業(yè)內部的文件控制、信息追溯以及合規(guī)性管理。主要包括以下幾個方面：

1. 文件收集與分類：確保所有業(yè)務活動相關的文件、記錄得到妥善收集，并按照類別進行整理。

2. 文件審核與審批：對收集到的文件進行審核，確認其準確性、完整性，必要時進行審批流程。

3. 文件存儲與保護：制定安全的存儲方式，防止文件丟失、損壞，同時確保文件的保密性。

4. 文件檢索與利用：建立快速有效的檢索系統(tǒng)，方便員工在需要時獲取相關信息。

5. 文件更新與廢棄：定期審查文件的有效性，及時更新過時信息，處理不再適用的文件。

包括哪些方面

1. 法規(guī)遵從性：確保所有文件符合相關法律法規(guī)的要求，避免因文件問題導致的法律風險。

2. 內部控制：通過有效的索證索管理，強化企業(yè)的內部控制，提高運營效率。

3. 信息安全性：保護企業(yè)敏感信息，防止泄露，維護企業(yè)信息安全。

4. 溝通協(xié)調：保證各部門間的信息同步，促進團隊協(xié)作和決策的準確性和及時性。

5. 服務質量：通過規(guī)范的文件管理，提升服務質量和客戶滿意度。

重要性

索證索管理對于企業(yè)而言，其重要性不容忽視：

1. 提升效率：良好的文件管理能減少尋找文件的時間，提高工作效率。

2. 風險防控：避免因文件缺失或錯誤導致的業(yè)務風險，保障企業(yè)穩(wěn)定運行。

3. 保障合規(guī)：確保企業(yè)行為符合法律法規(guī)，避免潛在的法律糾紛。

4. 企業(yè)文化：體現企業(yè)的專業(yè)性和規(guī)范化，增強員工對企業(yè)的信任感。

5. 客戶信任：通過展示透明、有序的業(yè)務流程，贏得客戶的信任和認可。

方案

為實施有效的索證索管理，建議采取以下措施：

1. 制定政策：建立完善的文件管理政策，明確職責、流程和標準。

2. 培訓員工：定期培訓員工，提高他們對文件管理的理解和執(zhí)行能力。

3. 技術支持：引入信息化管理系統(tǒng)，自動化處理文件的收集、存儲和檢索。

4. 監(jiān)督審計：設立定期的內部審計，檢查文件管理的執(zhí)行情況，及時發(fā)現并解決問題。

5. 持續(xù)改進：根據反饋和審計結果，不斷優(yōu)化文件管理流程，提升管理效果。

通過上述方案的實施，企業(yè)可以構建一個高效、安全、合規(guī)的索證索管理體系，為企業(yè)的長期發(fā)展奠定堅實基礎。

索證索管理制度范文

第1篇 采購食品索證索票管理制度

一、采購員要認真學習《中華人民共和國國食品安全法》和《餐飲服務食品安全監(jiān)督管理辦法》、《餐飲服務食品采購索證索票管理規(guī)定》,認真落實采購食品索證索票管理制度。

二、采購食品應查驗、索取并留存供貨者加蓋公章或蓋章的許可證、營業(yè)執(zhí)照、產品生產批次檢驗合格報告、購物憑證或每筆供應清單。

三、采購乳制品、肉制品、水產制品、食用油、調味品、酒類飲料、冷食制品、食品添加劑及相關部門規(guī)定必須索證索票的其他食品,要按照國家有關規(guī)定向供貨方索取食品的檢驗合格證明和化驗單,并注意檢查核對合格證明中記載的產品名稱、生產日期、批號等必須與產品相符,不得涂改、偽造。

四、索取的檢驗合格證明由采購部門妥善保存,以備查驗。

五、不得采購腐敗變質、摻雜摻假、發(fā)霉生蟲、有毒有害、質量不新鮮的食品,以及無產地、無廠名、無生產日期、無保質期、標識不清及超過保質期限的食品。

六、不得采購無許可證的食品生產經營者供應的食品、不采購不能提供檢驗報告或者檢驗報告復印件的食品。

七、生肉禽類應索取畜牧部門的檢疫合格證,不采購沒有檢疫合格證明的肉類以及來自非定點屠宰企業(yè)的生豬肉。

八、建立食品采購臺賬,在驗收食品時,核驗所購食品與購物憑證是否相符,并做好臺帳記錄。

九、采購食品索取的有關資料和購貨憑證應按品種、進貨時間先后次序進行整理,妥善保存?zhèn)洳?其保存期限不得少于2年。

十、購物憑證是指能夠進行食品溯源所的有效憑證,包括發(fā)票、收據、供貨清單、信譽卡等。

第2篇 化妝品索證索票管理制度

化妝品是大多數女性最求的對象,下面小編整理了化妝品索證索票管理制度,歡迎閱讀!

化妝品索證索票管理

第一章 總則

第一條 為規(guī)范化妝品生產經營行為,保證化妝品的質量安全,保障消費者健康,根據《國務院關于加強食品等產品安全監(jiān)督管理的特別規(guī)定》、《化妝品衛(wèi)生監(jiān)督條例》及其實施細則等有關法規(guī),制定本規(guī)定。

第二條 在中國境內從事化妝品生產經營的企業(yè)應當按照本規(guī)定加強和規(guī)范索證索票和臺賬管理。

第三條 化妝品生產經營企業(yè)應當建立索證索票制度,認真查驗供應商及相關質量安全的有效證明文件,留存相關票證文件或復印件備查,加強臺賬管理,如實記錄購銷信息。

第四條 化妝品生產經營企業(yè)應當由相關部門或專人負責索證索票和臺賬管理工作,相關人員應當經過培訓。

第二章 索證索票管理

第五條 生產企業(yè)索證至少應當包括以下內容:

(一)國內生產企業(yè)或供應商的營業(yè)執(zhí)照;

(二)原料、包裝材料生產企業(yè)的其他資質證明;

(三)原料、包裝材料的檢驗合格證明;

(四)涉及商標、條形碼印刷的供應商印刷許可證和條形碼印刷許可證。

不能提供原件的,可以提供復印件。但復印件應加蓋國內生產企業(yè)或供應商的公章并存檔備查。

第六條 生產企業(yè)索票應當索取供貨商出具的正式銷售發(fā)票及相關憑證,注明原料、包裝材料的名稱、規(guī)格、數量、生產日期/批號、保質期、單價、金額、銷貨日期、以及原料、包裝材料供應商的住所和聯(lián)系方式等信息。

第七條 經營企業(yè)索證至少應當包括以下內容:

(一)化妝品生產企業(yè)或供應商的營業(yè)執(zhí)照;

(二)化妝品生產企業(yè)衛(wèi)生許可證;

(三)化妝品行政(衛(wèi)生)許可批件或備案憑證、國產非特殊化妝品備案登記憑證;

(四)化妝品檢驗報告或合格證明;

(五)進口化妝品的有效檢驗檢疫證明。

不能提供原件的,可以提供復印件。但復印件應加蓋化妝品生產企業(yè)或供應商的公章并存檔備查。

第八條 經營企業(yè)索票至少應當向供貨商索取正式銷售發(fā)票及相關憑證,注明化妝品的名稱、規(guī)格、數量、生產日期/批號、保質期、單價、金額、銷貨日期以及生產企業(yè)或供應商的名稱、住所和聯(lián)系方式。

第九條 實行統(tǒng)一購進、統(tǒng)一配送、統(tǒng)一管理的化妝品連鎖經營企業(yè),可由總部統(tǒng)一索取查驗相關證、票并存檔,建立電子化檔案,提供各連鎖經營企業(yè)使用,各連鎖經營企業(yè)應能夠通過電子化手段從經營終端進行查詢索證索票情況。加盟連鎖的,應當由總部提供統(tǒng)一的索證索票復印件并加蓋總部公章。

第十條 索證索票應當按供應商名稱或者化妝品種類建檔備查,相關檔案應當妥善保存,保存期應當比產品有效期延長6個月,鼓勵有條件的化妝品生產經營企業(yè)實行電子化管理。

第三章 臺賬管理

第十一條 化妝品生產經營企業(yè)應當實行臺賬管理,建立購貨臺賬和銷售臺賬。

第十二條 購貨臺賬按照每次購入的情況如實記錄,內容包括:名稱、規(guī)格、數量、生產日期/批號、保質期限、產地、購進價格、購貨日期、供應商名稱及聯(lián)系方式等信息。

第十三條 購貨臺賬按照供應商、供貨品種、供貨時間順序等分類管理。

第十四條 銷售臺賬應詳細記錄化妝品的產品流向。內容包括產品名稱、規(guī)格、數量、生產日期/批號、保質期限、產地、銷售價格、銷售日期、庫存等內容,或保留載有相關信息的銷售票據。

第十五條 購貨臺賬和銷售臺賬應當妥善保存,保存期應當比產品有效期延長6個月。

第3篇 幼兒園索證索票進貨查驗采購記錄管理制度

幼兒園索證索票、進貨查驗及采購記錄管理制度

為規(guī)范食品采購索證索票、進貨查驗和采購記錄行為,保障公眾餐飲安全,依據相關法律、法規(guī)及規(guī)章,制定本管理制度。

一、指定經培訓合格的專(兼)職人員負責食品、食品添加劑及食品相關產品(一次性餐用具等食品容器、包裝材料和食品用工具、一次性餐巾紙、洗滌劑、消毒劑等)采購索證索票、進貨查驗和采購記錄。專(兼)職人員應當掌握餐飲服務食品安全法律知識、餐飲服務食品安全基本知識以及食品感官鑒別常識。

二、采購食品、食品添加劑及食品相關產品,應當到證照齊全的食品生產經營單位或批發(fā)市場采購,并應當索取、留存有供貨方蓋章(或簽字)的購物憑證。購物憑證應當包括供應者名稱、供應日期和產品名稱、數量、送貨購買日期等內容。長期定點采購的,與供應商簽訂包括保證食品安全內容的采購供應合同。

三、從生產加工單位或生產基地直接采購時,應當查驗、索取并留存加蓋有供貨方公章的許可證、營業(yè)執(zhí)照和產品合格證明文件復印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。

四、從流通經營單位(商場、超市、批發(fā)零售市場等)批量或長期采購時,應當查驗并留存加蓋有公章的營業(yè)執(zhí)照和食品流通許可證等復印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。

五、從流通經營單位(商場、超市、批發(fā)零售市場等)少量或臨時采購時,應當確認其是否有營業(yè)執(zhí)照和食品流通許可證,留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。

六、從農貿市場采購的,應當索取并留存市場管理部門或經營戶出具的加蓋公章(或簽字)的購物憑證;從個體工商戶采購的,應當查驗并留存供應者蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照或復印件、購物憑證和每筆供應清單。

七、從食品流通經營單位(商場、超市、批發(fā)零售市場等)和農貿市場采購畜禽肉類的,應當查驗動物產品檢疫合格證明原件;從屠宰企業(yè)直接采購的,應當索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照復印件和動物產品檢疫合格證明原件。

八、采購乳制品的,應當查驗、索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照、產品合格證明文件復印件。

九、實行統(tǒng)一配送的,由企業(yè)總部統(tǒng)一查驗、索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照、產品合格證明文件,建立采購記錄;各門店應當建立并留存日常采購記錄;門店自行采購的產品,應當嚴格落實索證索票、進貨查驗和采購記錄制度。

十、批量采購進口食品、食品添加劑的,應當索取口岸進口食品法定檢驗機構出具的與所購食品、食品添加劑相同批次的食品檢驗合格證明的復印件。

十一、采購集中消毒企業(yè)供應的餐飲具的,應當查驗、索取并留存集中消毒企業(yè)蓋章(或簽字)的營業(yè)執(zhí)照復印件、蓋章的批次出廠檢驗報告(或復印件)。

十二、食品、食品添加劑及食品相關產品采購入庫前,餐飲服務提供者應當查驗所購產品外包裝、包裝標識是否符合規(guī)定,與購物憑證是否相符,并建立采購記錄。采購記錄應當如實記錄產品的名稱、規(guī)格、數量、生產批號、保質期、供應單位名稱及聯(lián)系方式、進貨日期等。

十三、按產品類別或供應商、進貨時間順序整理、妥善保管索取的相關證照、產品合格證明文件和進貨記錄,不得涂改、偽造,其保存期限不得少于2年。

十四、不得采購《食品安全法》第二十八條規(guī)定禁止生產經營的食品和《農產品質量安全法》第三十三條規(guī)定不得銷售的食用農產品。

第4篇 保健食品安全管理制度 索證索票制度

為了確保本企業(yè)經營行為的合法性,把好保健品購進質量關,根據《中華人民共和國國食品安全法》及其實施條例、《保健食品管理辦法》等法律、法規(guī),制定本制度。

1、業(yè)務部嚴格執(zhí)行企業(yè)制定的保健食品購進程序,確保從合法的企業(yè)購進合法和質量可靠的保健食品。

2、業(yè)務部負責企業(yè)和品種的資料索取工作,建立首營企業(yè)和首營品種初審工作;并加強合同管理,建立合同檔案,簽訂的購貨合同必須注明相應的質量條款。

3、審批首營企業(yè)和首營品種的必備材料:

3.1、首營企業(yè)的審核要求必須提供加蓋供貨單位原印章的、有效的、《衛(wèi)生許可證》或《食品流通許可證》、《營業(yè)執(zhí)照》復印件,以及企業(yè)質量認證情況的有關證明;銷售人員需提供加蓋企業(yè)原印章和企業(yè)法定代表人印章或簽字的委托授權書,并標明委托授權范圍及有效期限,銷售人員身份證復印件,并對銷售人員及其身份證原件進行審核;還應提供供貨單位發(fā)票、銷售清單式樣和加蓋的印章式樣(復印件)。

3.2、首營品種必須有《保健食品注冊批件》(《保健食品批準證書》)、《產品檢驗報告書》,保健食品的包裝、標簽、說明書,以及該產品所對應生產企業(yè)的《衛(wèi)生 許可證》和《保健食品 gmp證書》。

3.3、首營企業(yè)和首營品種還同時必須向國家食品藥品監(jiān)督管理局或省食品藥品監(jiān)督管理部門官方網站上進行核查。因網上信息更新不及時核查不清時應電話查詢。查詢后應在首營審批表上作好查詢記錄。

4、保健食品安全管理員負責對業(yè)務部門填報的表格及資料進行審核后,報安全管理負責人審批。

5、首營企業(yè)及首營品種的審核以資料的審核為主,對首營企業(yè)的審批如依據所報送的資料無法做出準確判斷時,業(yè)務部應會同保健食品安全管理員對首營企業(yè)進行實地考察。并由保健食品安全管理員根據考察情況形成書面考察報告。再上報審批。

6、首營企業(yè)和首營品種必須經審核批準后,方可開展業(yè)務往來并購進保健品;首營企業(yè)和首營品種的審批要在 2 天內完成。

7、保健食品安全管理員負責將審核批準的“首營企業(yè)審批表”、“首次經營其他類審批表”及報批資料等存檔備查,并將審批后的企業(yè)名稱輸入微機。建立合格供貨方檔案。資料不全或未經審批,一律不準錄入。

8、購進保健食品應有合法票據,按規(guī)定做好購進記錄,做到票、帳、貨相符,購進記錄保存期不得少于二年。

第5篇 食品原料、食品添加劑采購索證索票管理制度

1、指定專（兼）職人員負責食品、食品添加劑及食品相關產品采購索證索票，進貨查驗和采購記錄等工作。

2、進行采購索證和進貨驗收的食品包括：（1）食品及食品原料（如食用油、酒、飲料、調味品、米面及其制品等）；（2）食用農產品（如蔬菜、水果、豆制品、豬肉、禽肉、水產品、禽蛋等）；（3）食品添加劑（如酵母、色素、食品品質改良劑及處理劑等）；（4）食品相關產品（如消毒餐具、一次性餐盒等）；（5）省級以上食品藥品監(jiān)督管理部門規(guī)定必須索證的其他產品。

3、到證照齊全的食品生產經營單位或批發(fā)市場采購，應當索取、留存有供貨方蓋章（或簽字）的購物賃證。購物賃證應當包括供貨方各稱、產品名稱、產品數量、送貨或購買日期等內容。并現場查驗產品一般食品安全狀況和包裝、標識，購買符合國家相關法律、法規(guī)、規(guī)定的產品。

4、長期定點采購的，餐飲服務提供者應當與供應商簽訂包括保證食品安全內容的采購供應合同。

5、從生產加工單位或生產基地直接采購時，索取并留存加蓋有供貨方公章的許可證、營業(yè)執(zhí)照和產品合格證明文件復印件；留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。

6、從流通經營單位（商場、超市、批發(fā)零售市場等）批量或長期采購時，不用索取產品合格證明文件復印件，其它同等5條；少量或臨時采購時，應當留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。

7、從農貿市場采購的，應當留存市場管理部門或經營戶出具的加蓋公章（或簽字）的購物憑證。

8、從個體工商戶采購的，應當留存供應者蓋章（或簽字）的許可證、營業(yè)執(zhí)照或復印件、購物憑證和每筆供應清單。

9、采購畜禽肉類的：（1）從食品流通經營單位（商場、超市、批發(fā)零售市場等）和農貿市場采購的，應當查驗動物產品檢疫合格證明原件；（2）從屠宰企業(yè)直接采購的，留存供貨方蓋章（或簽字）的許可證、營業(yè)執(zhí)照復印件和動物產品檢疫合格證明原件。

10、采購乳制品的，索取并留存供貨方蓋章（或簽字）的許可證、營業(yè)執(zhí)照、產品合格證明文件復印件。

11、采購的食品在食品入庫和使用前核查所購食品與購物憑證是否相符，符合后經驗收人員簽字認可后入庫和使用，對驗收不合格的食品堅決不予入庫使用。

第6篇 保健食品安全管理制度索證索票制度怎么寫

為了確保本企業(yè)經營行為的合法性,把好保健品購進質量關,根據《中華人民共和國國食品安全法》及其實施條例、《保健食品管理辦法》等法律、法規(guī),制定本制度。

1、業(yè)務部嚴格執(zhí)行企業(yè)制定的保健食品購進程序,確保從合法的企業(yè)購進合法和質量可靠的保健食品。

2、業(yè)務部負責企業(yè)和品種的資料索取工作,建立首營企業(yè)和首營品種初審工作;

并加強合同管理,建立合同檔案,簽訂的購貨合同必須注明相應的質量條款。

3、審批首營企業(yè)和首營品種的必備材料:3.1、首營企業(yè)的審核要求必須提供加蓋供貨單位原印章的、有效的、《衛(wèi)生許可證》或《食品流通許可證》、《營業(yè)執(zhí)照》復印件,以及企業(yè)質量認證情況的有關證明;

銷售人員需提供加蓋企業(yè)原印章和企業(yè)法定代表人印章或簽字的委托授權書,并標明委托授權范圍及有效期限,銷售人員身份證復印件,并對銷售人員及其身份證原件進行審核;

還應提供供貨單位發(fā)票、銷售清單式樣和加蓋的印章式樣(復印件)。

3. 2、首營品種必須有《保健食品注冊批件》(《保健食品批準證書》)、《產品檢驗報告書》,保健食品的包裝、標簽、說明書,以及該產品所對應生產企業(yè)的《衛(wèi)生 許可證》和《保健食品 gmp證書》。

3. 3、首營企業(yè)和首營品種還同時必須向國家食品藥品監(jiān)督管理局或省食品藥品監(jiān)督管理部門官方網站上進行核查。

因網上信息更新不及時核查不清時應電話查詢。

查詢后應在首營審批表上作好查詢記錄。

4、保健食品安全管理員負責對業(yè)務部門填報的表格及資料進行審核后,報安全管理負責人審批。

5、首營企業(yè)及首營品種的審核以資料的審核為主,對首營企業(yè)的審批如依據所報送的資料無法做出準確判斷時,業(yè)務部應會同保健食品安全管理員對首營企業(yè)進行實地考察。

并由保健食品安全管理員根據考察情況形成書面考察報告。

再上報審批。

6、首營企業(yè)和首營品種必須經審核批準后,方可開展業(yè)務往來并購進保健品;

首營企業(yè)和首營品種的審批要在 2 天內完成。

7、保健食品安全管理員負責將審核批準的“首營企業(yè)審批表”、“首次經營其他類審批表”及報批資料等存檔備查,并將審批后的企業(yè)名稱輸入微機。

建立合格供貨方檔案。

資料不全或未經審批,一律不準錄入。

8、購進保健食品應有合法票據,按規(guī)定做好購進記錄,做到票、帳、貨相符,購進記錄保存期不得少于二年。

第7篇 保健食品安全管理制度索證索票制度

為了確保本企業(yè)經營行為的合法性,把好保健品購進質量關,根據《中華人民共和國國食品安全法》及其實施條例、《保健食品管理辦法》等法律、法規(guī),制定本制度。

1、業(yè)務部嚴格執(zhí)行企業(yè)制定的保健食品購進程序,確保從合法的企業(yè)購進合法和質量可靠的保健食品。

2、業(yè)務部負責企業(yè)和品種的資料索取工作,建立首營企業(yè)和首營品種初審工作;

并加強合同管理,建立合同檔案,簽訂的購貨合同必須注明相應的質量條款。

3、審批首營企業(yè)和首營品種的必備材料:3.1、首營企業(yè)的審核要求必須提供加蓋供貨單位原印章的、有效的、《衛(wèi)生許可證》或《食品流通許可證》、《營業(yè)執(zhí)照》復印件,以及企業(yè)質量認證情況的有關證明;

銷售人員需提供加蓋企業(yè)原印章和企業(yè)法定代表人印章或簽字的委托授權書,并標明委托授權范圍及有效期限,銷售人員身份證復印件,并對銷售人員及其身份證原件進行審核;

還應提供供貨單位發(fā)票、銷售清單式樣和加蓋的印章式樣(復印件)。

3. 2、首營品種必須有《保健食品注冊批件》(《保健食品批準證書》)、《產品檢驗報告書》,保健食品的包裝、標簽、說明書,以及該產品所對應生產企業(yè)的《衛(wèi)生 許可證》和《保健食品 gmp證書》。

3. 3、首營企業(yè)和首營品種還同時必須向國家食品藥品監(jiān)督管理局或省食品藥品監(jiān)督管理部門官方網站上進行核查。

因網上信息更新不及時核查不清時應電話查詢。

查詢后應在首營審批表上作好查詢記錄。

4、保健食品安全管理員負責對業(yè)務部門填報的表格及資料進行審核后,報安全管理負責人審批。

5、首營企業(yè)及首營品種的審核以資料的審核為主,對首營企業(yè)的審批如依據所報送的資料無法做出準確判斷時,業(yè)務部應會同保健食品安全管理員對首營企業(yè)進行實地考察。

并由保健食品安全管理員根據考察情況形成書面考察報告。

再上報審批。

6、首營企業(yè)和首營品種必須經審核批準后,方可開展業(yè)務往來并購進保健品;

首營企業(yè)和首營品種的審批要在 2 天內完成。

7、保健食品安全管理員負責將審核批準的“首營企業(yè)審批表”、“首次經營其他類審批表”及報批資料等存檔備查,并將審批后的企業(yè)名稱輸入微機。

建立合格供貨方檔案。

資料不全或未經審批,一律不準錄入。

8、購進保健食品應有合法票據,按規(guī)定做好購進記錄,做到票、帳、貨相符,購進記錄保存期不得少于二年。