文件管理制度范本

在企業(yè)的日常運營中，規(guī)章制度扮演著至關(guān)重要的角色，它們?yōu)榻M織提供了行為準則，確保了工作的有序進行。制定一套完善的規(guī)章制度，不僅能夠提升管理效率，還能預(yù)防潛在風險，促進企業(yè)文化的形成。那么，如何編寫一份有效的文件管理制度呢？

規(guī)章制度包括哪些

一套完整的文件管理制度通常應(yīng)包含以下幾個核心部分：

1. 總則：闡明制度的目的、適用范圍、基本原則，以及制度的解釋權(quán)歸屬。

2. 文件分類與編碼：明確各類文件的分類標準，設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于管理和檢索。

3. 文件的起草：規(guī)定文件的起草流程，包括內(nèi)容要求、審批權(quán)限、責任部門等。

4. 文件的審核與批準：定義文件審核的標準，確定審批層級和責任人，確保文件的準確性和合規(guī)性。

5. 文件的發(fā)布與傳達：說明文件的發(fā)布方式、傳達對象，以及如何確保信息的有效傳達。

6. 文件的執(zhí)行與監(jiān)督：規(guī)定文件執(zhí)行的監(jiān)控機制，包括執(zhí)行情況的記錄、反饋和改進。

7. 文件的修訂與廢止：設(shè)定文件修訂的觸發(fā)條件、流程和權(quán)限，以及過期或不再適用文件的處理辦法。

8. 文件的保存與銷毀：明確文件的保存期限、存儲方式，以及符合法規(guī)要求的銷毀程序。

9. 違規(guī)處理：列出違反文件管理制度的處罰措施，以確保制度的權(quán)威性。

作用和意義

1. 規(guī)范行為：為員工提供清晰的行為指南，減少因理解差異引起的沖突和混亂。

2. 提高效率：通過標準化流程，減少不必要的溝通成本，提升工作效率。

3. 風險管理：預(yù)防法律風險，確保企業(yè)運營符合法律法規(guī)要求。

4. 企業(yè)文化塑造：體現(xiàn)企業(yè)價值觀，促進團隊協(xié)作和員工認同感。

怎么制定

制定規(guī)章制度時，應(yīng)注意以下幾點：

1. 充分調(diào)研：了解業(yè)務(wù)需求，收集各方意見，確保制度的實用性和可行性。

2. 明確目標：清楚制度要解決的問題，設(shè)定具體、可衡量的目標。

3. 職責明確：分配每個環(huán)節(jié)的責任人，確保每個步驟有人負責。

4. 合理流程：設(shè)計簡潔、高效的流程，避免過度復(fù)雜化。

5. 定期評估：建立評估機制，定期審查制度的有效性和適應(yīng)性。

文件管理制度范文

第一篇：規(guī)范性文件管理制度

豆壩九年制學(xué)校規(guī)范性文件

管理制度

第一條 為了促進依法行政，使本校起草制定規(guī)范性文件的工作規(guī)范化、程序化、標準化，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，制定本制度。

第二條 本制度適用于本校起草制定規(guī)范性文件的工作。

規(guī)范性文件是指本校制定或聯(lián)合其他部門制定的在全學(xué)區(qū)圍內(nèi)進行行政管理、規(guī)范教學(xué)工作的文件。

第三條 規(guī)范性文件應(yīng)當以“康縣豆壩鄉(xiāng)九年一貫制學(xué)校文件”的字樣發(fā)布，根據(jù)內(nèi)容使用“規(guī)定”、 “辦法”、“細則”、“通知”、 “決定”等規(guī)范的名稱。

第四條 制定規(guī)范性文件必須遵守法律、法規(guī)、規(guī)章和國家政策規(guī)定，符合法定權(quán)限和程序.

第五條 本校規(guī)范性文件的管理工作由辦公室負責，主要內(nèi)容包括:

（一）組織起草調(diào)整規(guī)范性文件；

（二）負責本辦規(guī)范性文件的公布工作；

（三）負責本辦規(guī)范性文件的解釋；

（四）負責規(guī)范性文件的清理工作；

第六條 下列事項，本辦可制定規(guī)范性文件：1

（一）實施人防法規(guī)、規(guī)章的具體措施和方案，需要制定規(guī)范性文件組織實施的；

（二）實施人防法規(guī)、規(guī)章的程序，需要制定規(guī)范性文件確定的；

（三）調(diào)整本辦機關(guān)對外的行政行為需要制定規(guī)范性文件的。

第七條 規(guī)范性文件制定項目，由辦公室擬定項目建議書后提交主任批準。

第八條 制定規(guī)范性文件，應(yīng)當深入調(diào)查研究，總結(jié)實踐經(jīng)驗，廣泛聽取有關(guān)機關(guān)、組織和公民的意見，注重本區(qū)的實際情況。具體工作由辦公室負責。

第九條 起草的規(guī)范性文件涉及公民、法人或者其他組織切身利益，有關(guān)機關(guān)、組織或者公民對其有重大意見分歧的，應(yīng)當向社會公布，征求社會各界的意見。也可以舉行聽證會。

起草專業(yè)性強的規(guī)范性文件，應(yīng)當征求有關(guān)機構(gòu)及專家的意見。規(guī)范性文件的內(nèi)容與其他部門工作關(guān)系緊密的，規(guī)范性文件草案應(yīng)當進行會簽，或者與有關(guān)部門聯(lián)合起草。

第十條 規(guī)范性文件草案在主任審批通過后，上報區(qū)政府法制辦，由區(qū)政府法制辦按照相關(guān)規(guī)定進行審查。

第十一條 區(qū)政府法制辦審查規(guī)范性文件時，需要本辦進一步說明情況的，本辦應(yīng)當在規(guī)定的期限內(nèi)予以說明。

第十二條 經(jīng)區(qū)政府法制辦合法性審查后，由主任簽署，經(jīng)統(tǒng)一登記、編號發(fā)布施行。

第十三條 本制度自XXXX年1月1日起施行

第二篇：技術(shù)文件管理制度

技術(shù)文件管理制度 1 、目的

明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容，確保技術(shù)文件的正確性及實施有效的管理。

2 、適用范圍

適用于公司的技術(shù)文件的管理。

3 、職責

3.1副總經(jīng)理負責技術(shù)文件（工藝、檢驗規(guī)范）的編制、更改，審核。

3.2 總經(jīng)理負責對技術(shù)文件的適宜性進行審批。

3.3辦公室負責技術(shù)文件的歸檔管理、發(fā)放等管理工作。

4 、工作程序

4.1生產(chǎn)設(shè)備科針對產(chǎn)品的要求，通過策劃，確定應(yīng)有的技術(shù)文件（包括配方、工藝、檢驗規(guī)范等）。

4.2 根據(jù)技術(shù)文件的要求相應(yīng)落實到有關(guān)人員，收集有關(guān)資料，作為開發(fā)產(chǎn)品的依據(jù)，這些資料應(yīng)由副總經(jīng)理對其適宜性進行評審。

4.3 通過評審，由開發(fā)人員對產(chǎn)品進行開發(fā)，編制相應(yīng)的技術(shù)文件，這些文件在適當?shù)碾A段，由總經(jīng)理組織有關(guān)人員對其符合性進行評審，評審符合要求后，交 副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準后進行小樣試驗。

4.4 通過批準，由化驗室負責小樣試樣，對小樣進行產(chǎn)品特性的總體驗證。

4.5 在驗證中如發(fā)現(xiàn)不符原開發(fā)要求，應(yīng)由原開發(fā)人員負責對設(shè)計開發(fā)文件作更改，更改后仍應(yīng)進行審批。

4.6 通過驗證，產(chǎn)品符合要求，可采用產(chǎn)品鑒定或顧客確認的方法對產(chǎn)品進行鑒定。

4.7 通過鑒定，由開發(fā)人員對技術(shù)進行一次完整性的檢查，正式定稿，定稿的文件由副總經(jīng)理進行審核、總經(jīng)理批準后，作為批量投產(chǎn)的依據(jù)。

4.8 審批后的正稿，由生產(chǎn)設(shè)備科移交到辦公室進行歸檔，根據(jù)需要，生產(chǎn)設(shè)備科負責指派專人對文件進行復(fù)制，發(fā)放到需使用的人員，進行使用。

4.9 在使用中發(fā)現(xiàn)文件中有差錯或需進行更改，由使用人員提出報副總經(jīng)理，副總經(jīng)理簽注意見后，由原開發(fā)人員進行更改 。

4.10 更改后，應(yīng)通過 4.4 、 4.5 、 4.7 、 4.8 程序后，由生產(chǎn)設(shè)備科負責原稿進行修改，對發(fā)下文件同時進行修改。

4.11 任何人員、任何部門均不得擅自更改文件，對制訂審批后的文件應(yīng)嚴格執(zhí)行。

4.12 本制度由生產(chǎn)設(shè)備科結(jié)合平時工藝執(zhí)行情況一同監(jiān)督實施情況。

4.13 當發(fā)現(xiàn)擅自更改或不執(zhí)行情況，生產(chǎn)設(shè)備科將開出《糾正措施處理單》限期進行整改，嚴重的應(yīng)按違反公司規(guī)定進行處理，對造成損失將追究經(jīng)濟責任，對造成事故的移交有關(guān)方面處理。

第三篇：保密文件管理制度

保密文件管理制度

一、嚴格履行保密職責,嚴守秘密,責任分明。

二、有專人負責領(lǐng)取密級文件,并由a、b角負責公務(wù)網(wǎng)的文件接

收,并及時做好收文登記、編號、傳遞、簽收、保管等工作。

三、將已閱處的保密文件及時放入專用保密箱,確保文件的安全。

四、保密文件采取專用文件夾進行傳閱,注明周轉(zhuǎn)時間、文件編號、

文件件數(shù),嚴格辦理閱讀者簽名手續(xù)。

五、嚴格按規(guī)定控制傳閱范圍,每個環(huán)節(jié)都嚴格把關(guān),確保文件在

每個環(huán)節(jié)的安全。

六、嚴格做好不復(fù)印保密文件,不擅自擴大傳閱范圍,不自行橫傳、

不隨意摘抄密件內(nèi)容,不向傳閱范圍之外的人員談?wù)撁芗?nèi)容,真正做到將其泄密可能降到最低。

七、按規(guī)定及時清退密級文件。

八、按規(guī)定統(tǒng)一上交保密廢紙。

第四篇：受控文件管理制度

受控文件管理制度

受文者：各相關(guān)單位

發(fā)文者：公司辦公室文件編號：pbg1XXXX年1z 生效日期：年月日 主旨：受控文件管理制度

受控文件指按照發(fā)放范圍登記、分發(fā)、存檔管控，并能保證收回、同步修改的文件，為加強其管理，確保文件的有效利用，特制訂本制度。

一、文件范圍：1、設(shè)計文件（包括圖紙表格）、2、工藝文件（包括作業(yè)指導(dǎo)書、工藝定額明細表、通用工藝和操作規(guī)程）；3、質(zhì)檢文件（包括企業(yè)標準、檢驗規(guī)范）；

4、管理文件（包括質(zhì)量手冊、程序文件、管理流程、管理制度）。

二、文件發(fā)放登記與保管：受控技術(shù)類文件在交付文控中心審核后電子存檔，然后打印并會簽齊全（編制、審核、標準化、批準），按需發(fā)份數(shù)復(fù)印，在封面或圖表角加蓋“受控”章，并保留一份同時加蓋“受控”和“存檔”章放置資料室存檔；文件發(fā)放時必須填寫《文件發(fā)放回收登記卡》，同時，核查與該文件相同或涵蓋文件發(fā)放過的文件，按原登記信息將一一收回，缺少者按下述處罰條款執(zhí)行，發(fā)完后可將其發(fā)放信息作電腦記錄；收件人在收文時作“接收人”簽名，同時，必須立即填寫《文件歸檔登記卡》；各部門必須對上述和類文件妥善保管，每月不少于二次對相應(yīng)文件核對，對遺缺文件及時查找，對無法找到的及時申請補發(fā)；離職或工作調(diào)動必須將文件保管與登記作為工作移交內(nèi)容之一。

三：文件的回收與銷毀：凡發(fā)放改版文件或有過時失效文件時必須對原文件立即回收并銷毀，發(fā)放與接收部門在各自原填寫的《登記卡》中相應(yīng)欄簽署回收信息及相互簽名；過時與失效文件由持有部門填寫《文件銷毀申請單》，經(jīng)批準后銷毀，銷毀文件各頁打上“報廢”章或廢紙?zhí)幚礓N毀，含有重要或機密信息的當場撕毀，《文件銷毀申請單》夾放于原登記文件夾中。

四、處罰條例：對未按上述條款發(fā)放、登記、回收、銷毀文件的，將對部門長和直接責任人處以10元一次處罰；對遺失文件的將對部門長和直接責任人給予一頁5元但一次不少于10元不高于30元處罰，對補發(fā)文件給予一頁1元處罰不高于10元處罰。

本規(guī)定由文控中心制定與修改，經(jīng)主管副總批準發(fā)放之日起執(zhí)行。

擬制：審核：批準：普天視電子有限公司XXXX年3月2日

第五篇：文件管理制度

1、文件管理人員收到文件后，要立即登記，填寫文件處理單，及時送分管主任批辦。

2、批辦后的文件，要根據(jù)批辦意見及時辦理或傳閱，保證在盡可能短的時間內(nèi)傳閱完畢，并將文件處理結(jié)果填寫在文件處理單上，及時送交領(lǐng)導(dǎo)閱知。

3、密級文件不準在個人手里過夜，不得帶到家中或公共場所，借閱文件要嚴格完備手續(xù)。

4、對上級文件（包括領(lǐng)導(dǎo)人講話）未經(jīng)批準不得復(fù)印，經(jīng)批準復(fù)印的要搞好登記、編號，將復(fù)印件及時收回，不得遺失。

5、中央、某某某委文件、領(lǐng)導(dǎo)人講話，每年清退一次，按規(guī)定到指定地點銷毀。留存文件和有保存價值的材料，要及時搞好立檔工作。