檔案管理規(guī)定15篇

第1篇 職業(yè)中專檔案管理規(guī)定

職業(yè)學校檔案管理規(guī)定

為了保證檔案室的整潔和安全,制定規(guī)定如下:

一、檔案室管理

(一)檔案室是機要部門,無關人員不得隨意進入室內閑談、聊天或做與檔案工作無關的事情。

(二)檔案室內要切實做好“六防”工作。即防火、防盜、防潮、防蟲害、防灰塵、防鼠。

(三)平時要搞好檔案室內外衛(wèi)生,并依據季節(jié)天氣變化搞好室內、檔案箱內的通風工作,半年對檔案箱內清掃一次,定期在檔案箱內加放防蟲蛀藥劑。

(四)檔案室內要嚴禁吸煙,出入檔案室要關鎖好門窗,如發(fā)現(xiàn)問題,要保護好現(xiàn)場,及時向有關領導或部門匯報。

(五)定期和不定期地對檔案進行檢查,如發(fā)現(xiàn)問題應及時處理。

二、借閱

1.檔案組卷后,不得隨意借閱,如確因工作需要,必須經主管部門批準后,嚴格履行借閱手續(xù),接交清楚,歸回時經核對無誤再注銷。

2.查閱人事檔案必須是黨員干部,但不得查閱和借閱本人或親屬的檔案。借閱會計檔案要辦借閱手續(xù),做好利用登記,并對歸還的會計檔案進行檢查。本單位工作人員,因工作需要可直接到檔案室辦借閱手續(xù)。外單位如需查閱會計檔案時,需持單位正式介紹信,經檔案部門或財務部門主要負責人批準,方可查閱,不準借出。

3.借卷人必須愛護檔案,嚴格遵守保密制度,嚴禁損壞涂改、圈劃、撤換、翻印或轉借他人,不得向無關人員泄露和對外公布檔案內容。查閱時,必須保持室內整潔,不準吸煙,保障檔案的安全性。

4.查閱檔案人員,要在本室內查閱,不得帶出室外,確因工作需要借出,必須經主管領導批準,履行登記手續(xù)后,方可借出。

5.外單位查閱檔案,必須持閱檔介紹信,介紹信要符合上級的有關規(guī)定,否則不予查閱。

三、立檔標準

為使檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計的利用規(guī)范化,不斷地改善案卷質量,提高檔案的管理水平,根據本校文書檔案工作的特點,特制定本文書檔案質量標準:

(一)歸檔文件,齊全完整

凡本單位行政、教學、后勤、生產等工作活動中形成并辦理完畢的,又具有保存價值的文件材料,都應立卷歸案。如收發(fā)文件、電報、各種會議記錄、電話會議記錄,各類計劃、統(tǒng)計報表、名冊、學校及部門的規(guī)章制度、調查研究材料、工作總結及本校編印的出版物原稿、圖表、簿冊、照片、?？染鶓占R全完整,立卷歸檔。

(二)分門別類,系統(tǒng)組卷

1.應根據本校內部機構設置,職責范圍,業(yè)務分工,文件特點采用年度一問題分類法。

2.立卷分工:

(1)本單位的收文、發(fā)文和內部自產文件,業(yè)務部門主辦,學校名義批發(fā)的文件,由校辦公室立卷(同時主辦業(yè)務部門也應留底存查)。

(2)臨時機構的文件,由臨時機構的執(zhí)行任務中隨時整理,待工作完成后負責立卷,并交檔案室存查。

3.立卷的基本要求:

按照文件的自然形成規(guī)律,保持文件之間的歷史聯(lián)系,注意區(qū)分文件的保管價值,便于保管和利用,其具體要求:

(1)根據文件的特點,將具體聯(lián)系密切保管期限相同的文件組合一起立卷,如把一項工作、一個問題、一次會議、一個案件和同一類型的文件材料,組合在一起立卷。

(2)學校有關教學方面的自產文件、資料、數(shù)據、圖表、圖片以及各種課程標準,教學執(zhí)行計劃、授課進度計劃、教學日歷、課表、任課教師安排、教師工作量統(tǒng)計、教師聽課記錄、學生學籍、各班教學日志,學生出勤,各種進修計劃,進修考核情況,以及全校有關教學方面的統(tǒng)計資料等,均由教務部門統(tǒng)一分門別類,按教學年度整理立卷。

(3)按文件年度組卷時,要注意區(qū)別文件制成和處理日期所屬年度,一般應遵照如下規(guī)定:

年度計劃、總結、報表、預算、決算及行政、教學、后勤、生產等的業(yè)務文件、資料等,放在針對的年度立卷,總結和計劃寫在一起的文件,應視文件內容的主次和中心來定,跨年轉時間,確定年屬年代立卷;跨年度的請示與批復,來文與復文按本機關的文件時間立卷;專門為某項特定工作或會議收集的有關文件材料,隨特定工作會議所屬時間立卷;跨年度會議文件,放在舉行會議的年度立卷。

(三)保密期限,劃分標準

根據國有檔案局頒發(fā)的《全國文書檔案保管期限的規(guī)定》和上級主管部門下發(fā)的文書檔案保管期限表,制定本校文書檔案保管期限表。立卷時要根據保管期限表的規(guī)定,正確地區(qū)分文件的保管價值,按照永久、長期、短期三種保管期限組卷,不同保管價值的文件,除密不可分的外,一般不要放在一起立卷。

(四)卷內編目,條理清楚

1.卷內文件的排列編號:卷內文件要求排列次序有條理保持文件之間的聯(lián)系,給每份文件以固定的位置,排列的一般方法:一個作者一個問題,按時間排列,一個作者幾個問題,按問題的重要程序結合時間排列;幾個作者幾個問題,先按問題集中,然后按重要程度結合作者、時間排列;會議文件,按重要程度結合文件時間順序排列,卷內文件正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后,批復在后;批復在前,請示在后;復文在前,問文在后;轉發(fā)文在前,原件在后。

2.卷內文件排列好后,用阿拉伯數(shù)字在文件右上角按順序編上張?zhí)?簡子頁、折疊頁、半頁者編一個張?zhí)?圖紙、照片編在背面,折疊頁編在外面,空白頁不編號,印刷小冊應同文件一起編號,編號宜用打號機或鋼筆。

3.填寫卷內目錄與備考表;卷內目錄放在首頁,用以介紹案卷內容與成分,要逐份文件逐項登記,備考表附于卷尾,用以注明卷內文件張數(shù)及卷內需要說明的情況,便于管理和利用者了解,備考表應由立卷人簽字并注明填寫日期,檢查人由檔案檢查人簽字,日后案卷的變化情況,可由檔案管理人員隨時在備考表上注明。

(五)裝訂整齊,結實美觀

1.卷內文件裝訂,要拆除金屬物,折疊整齊、寬長的紙頁要切齊,殘破文件應予修復,對批語、簽署意見寫在文件裝訂線外的,應粘貼加寬,字跡不清的或由鉛筆、園珠筆及復寫紙寫的重要文件,必要時應抄錄或復制抄本。

2.案卷要裝訂結實、整齊、美觀,以三孔線繩裝訂,結頭結在背面,每卷一般不得超過200頁,裝訂時要把材料的右旁與底邊對齊,不要掉頁或壓住字跡。妨礙閱讀,對于圖片及其它不便裝訂的文件,宜用盒式卷夾散存保管。

(六)案卷標題,簡明確切

案卷組成后要擬寫案卷標題,標題要準確無誤,文字通順精練,概括性強,簡明確切地提示卷內文件作者、問題、名稱。

(七)封面編目,整齊大方

書寫案卷封面標題時,應用毛筆或鋼筆(用炭素墨水)正楷書寫,要求字跡端正醒目。其它各項如:機關名稱、組織機構證的張數(shù)、起止日期、保管期限及脊背上的年度、全宗號、目錄號、案卷

號等要求刻制印章,以紅色印油用印。

(八)排列案卷,編寫目錄

1.案卷的排列和編寫案卷序號,案卷要系統(tǒng)排列,將一類性質的案卷先按保管期限分開,然后將每一種保管期限的案卷,按類別分冊,再將每類內的案卷,按其聯(lián)系結合重要程度排列。

案卷排列后,逐卷地編制案卷的順序號,按年度分永久、長期、短期三種保管期限,編三個順序號,每種保管期限都以一開始編。

2.編寫案卷目錄,按照案卷排列的順序逐項登記案卷目錄,填寫卷目錄需用鋼筆工整抄寫或打印,不得使用圓珠筆或復寫紙,目錄一式三份,文書處理部門一分,檔案室二份(一份歸檔,一份作查找利用檔案的檢查工具)。

3.案卷封面應寫明單位名稱,案卷屬年度,目錄起止日期,目錄的最后應有備考表,寫明案卷數(shù)量,目錄張數(shù)及需要說明的有關情況,編制人、編制日期。

第2篇 國家檔案管理規(guī)定辦法

國家檔案管理規(guī)定

國家標準檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了加強和規(guī)范國家檔案館管理,促進檔案館事業(yè)發(fā)展,充分發(fā)揮檔案在經濟和社會發(fā)展中的作用,根據《中華人民共和國檔案法》以及有關法律、法規(guī),結合本省實際,制定本辦法。

第二條本省行政區(qū)域內國家檔案館的規(guī)劃、建設、管理,適用本辦法。

第三條本辦法所稱國家檔案館,包括綜合檔案館和專門檔案館。

綜合檔案館負責收集和管理本行政區(qū)域國家機構、社會組織和個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的多種門類的檔案,并向社會提供檔案利用服務。

專門檔案館負責收集和管理某一專業(yè)領域或者某種特殊載體形態(tài)的檔案,并向社會提供檔案利用服務。

第四條國家檔案館是公共服務機構,依法履行保存歷史記錄、提供檔案利用、開展社會教育、推進政務信息公開的職能。

第五條國家檔案館應當全面收集檔案,反映歷史真實,確保檔案的完整、準確和安全,方便社會利用,依法履行保密義務。

第六條縣級以上人民政府應當加強對國家檔案館工作的領導,將檔案事業(yè)納入國民經濟和社會發(fā)展計劃,保障檔案事業(yè)發(fā)展所需經費,并列入年度預算。

第七條省檔案行政管理部門主管本省檔案事業(yè),對本省國家檔案館工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導。

市、縣(市、區(qū))檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域檔案事業(yè),對本行政區(qū)域內國家檔案館工作實行監(jiān)督指導。

第二章檔案資源建設

第八條縣級以上人民政府應當按照統(tǒng)籌規(guī)劃、合理布局、分級管理的原則和國家、省有關檔案館網布局的要求設置國家檔案館。

省、設區(qū)的市、縣(市、區(qū))設置綜合檔案館。省、設區(qū)的市根據需要可以設置專門檔案館,也可以與綜合檔案館合設。城市建設檔案館的設置按有關法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定執(zhí)行。

設置國家檔案館必須符合國家和省規(guī)定的條件,經同級檔案行政管理部門審核同意后,報本級人民政府批準。設置國家檔案館的具體條件和申請審核程序,由省檔案行政管理部門商省級有關部門制訂,報省人民政府批準后實施。

第九條國家檔案館應當按照職責,擬訂檔案資料收集的具體范圍,報同級檔案行政管理部門核準后實施。

第十條綜合檔案館應當根據國家有關規(guī)定確定向本館移交檔案的單位范圍。有關單位應當按規(guī)定向綜合檔案館移交具有長久保存價值的各種門類和形態(tài)的檔案。法律、法規(guī)另有規(guī)定的,從其規(guī)定。

第十一條國家檔案館應當按照規(guī)定的期限接收檔案。因特殊情況,需要提前或者延期接收檔案的,按照國家和本省有關規(guī)定執(zhí)行。

第十二條各綜合檔案館應當按照政府信息公開的有關規(guī)定,向社會提供現(xiàn)行文件查詢等服務。各級行政機關和有關單位應當按照規(guī)定,及時向本級人民政府設立的綜合檔案館移交有關文件和資料。

第十三條縣級以上人民政府應當將檔案的信息化、網絡化建設納入電子政務和信息化規(guī)劃。

國家檔案館應當加強電子文件的接收工作,加快傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化,實現(xiàn)檔案的信息化、網絡化。

第十四條綜合檔案館應當建立本行政區(qū)域的電子檔案目錄中心。向綜合檔案館移交檔案的單位以及專門檔案館應當定期向綜合檔案館報送電子檔案目錄。

電子檔案目錄格式標準由省檔案行政管理部門按電子政務要求和規(guī)范制定。

第十五條非國家所有的檔案資料,對國家和社會具有重要保存價值的,鼓勵檔案資料所有人向國家檔案館捐贈或者寄存;國家檔案館接受捐贈的,應當向捐贈者頒發(fā)捐贈證書,并可以給予一定獎勵。

第十六條國家檔案館之間,國家檔案館與博物館、紀念館、圖書館之間,應當加強合作和交流,實現(xiàn)信息資源共享。

博物館、紀念館、圖書館及其他機構保管的文物、圖書資料同時是檔案的,應當向綜合檔案館提供相關目錄。

第三章檔案開放與利用

第十七條國家檔案館的下列館藏檔案,應當向社會開放,涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私以及按國家規(guī)定不宜開放的除外:

(一)建國以前形成的檔案;

(二)建國以后形成的檔案,時間已滿30年的;

(三)屬于政府信息公開范圍的檔案;

(四)經濟、科學、技術、文化等活動形成的檔案;

(五)重大活動檔案,進館滿6個月的。

國家檔案館開放個人捐贈的檔案,應當征得捐贈人同意。

第十八條國家檔案館開放檔案,應當組織鑒定小組對擬開放的檔案進行鑒定;經鑒定符合開放條件,并經同級檔案行政管理部門審核同意的,一律予以開放。

第十九條國家檔案館應當采取設立閱覽室、檔案網站等多種方式,向社會提供已開放檔案、文件查詢服務。

第3篇 中組部人事檔案管理規(guī)定

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動,人事檔案是人事管理活動中形成的,記述和反映個人經歷和德才表現(xiàn),以個人為單位組合起來,以備考察的文件材料人事檔案管理規(guī)定 中組部就是為大家提供的人事檔案管理條例:

人事檔案管理條例

第一條 為了實現(xiàn)人事檔案整理工作的規(guī)范化,便于檔案的保管和利用,根據《干部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》)及有關規(guī)定,特制訂本細則。

第二條 人事檔案的整理工作,是檔案建設的基礎工作之一。

它是將收集起來的每個教工的檔案材料,進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷,并在此基礎上,不斷對檔案內容進行補充的工作。

第三條 人事檔案管理部門,均應按本細則和有關規(guī)定的要求,對所管理的人事檔案進行認真的整理。

第四條 整理人事檔案,須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。

第五條 整理人事檔案,事先要收集好人事檔案材料,并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設備。

第六條 整理人事檔案的人員,必須努力學習黨的人事工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識,熟悉整理人事檔案的有關規(guī)定,掌握整理工作的基本方法和技能,認真負責地做好整理工作。

第七條 人事檔案材料的鑒別工作,是檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料進行審查,甄別材料的真?zhèn)?判定材料的保存價值,確定其是否歸入人事檔案的工作。

第八條 鑒別歸檔材料,必須根據中央有關文件的精神,以《條例》和《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關規(guī)定為依據,嚴肅認真地進行。

第九條 鑒別工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點,具體問題具體分析,根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值,確定材料是否歸入檔案。

第十條 鑒別歸檔材料的具體做法:

(一)判定材料是否屬于本校的材料及應歸入人事檔案的內容。

發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的,或不屬于人事檔案內容和重復多余的材料,應清理出來。

對其中有保存價值的文件、資料,可交文書檔案或轉有關部門保存。

不屬于人事檔案內容,比較重要的證件、文章等,組織不需要保存的,退給本人。

無保存價值又不宜退回本人的,應登記報主管領導批準銷毀;

(二)審查材料是否齊全、完整。

政審材料一般應具備審查結論、調查報告、上級批復、主要證明材料、本人的交待等。

處分材料一般應具備處分決定(包括免予處分的決定)、調查報告、上級批復、個人檢討或對處分的意見等。

上述材料,屬于成套的,必須齊全;每份歸檔材料,必須完整。

對頭尾不清、來源和時間不明的材料,要查清注明后再歸檔,凡是查不清楚或對象不明確的材料,不能歸檔;

(三)審查材料是否手續(xù)完備。

凡規(guī)定需由組織蓋章的,要有組織蓋章。

審查結論,處分決定、組織鑒定、民-主評議和組織考核中形成的綜合材料,應有本人的簽署意見或由組織注明經過本人見面。

任免呈報表;須注明任免職務的批準機關、批注時間和文號。

出國、出境審批表,須注明出去的任務、目的及出去與返回的時間。

凡不符合歸檔要求,手續(xù)不完備的檔案材料,須補辦完手續(xù)后再歸檔;

(四)鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問題或其它重要問題,需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料,不能歸入人事檔案,應交有關組織處理;

(五)鑒別時,發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關材料,要及時進行登記并收集補充。

第十一條 對歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關于正、副本十類內容的劃分進行分類。

第十二條 人事檔案正本, 由歷史地、全面地反映干部情況的材料構成。

其內容分類:

第一類 履歷材料

干部履歷表(書)、簡歷表,干部、職工、教師、醫(yī)務人員、軍人、學生等各類人員登記表,干部簡要情況表,干部信息管理登記表,以“簡歷”為標題的個人材料(主要介紹不同時間學習,工作的地點、單位、任職情況),更改姓名、籍貫的證明材料等。

干部履歷表和簡歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類。

第二類 自傳及屬于自傳性質的材料

自傳(自己寫的個人經歷),個人撰寫的簡歷材料(主要內容為:個人簡歷、家庭情況及社會關系)等。

帶自傳的履歷材料或簡歷表,以自傳為主,歸第二類。

第三類 鑒定(含自我鑒定),考察、考核材料

1、 考核材料:干部年度考核表,專業(yè)技術人員年度考核表,考察材料,現(xiàn)實表現(xiàn),領導干部年度考核量化測評表,參加形勢教育干部實績考核表,領導干部黨風廉政建設情況報告表,后備干部登記表,干部掛職鍛煉表,干部掛職推薦意見,干部掛職鍛煉總結及鑒定表,民-主評議綜合材料。

2、評語鑒定:高等學校招生政治思想品德考查(核)表,報考研究生思想政治情況表,學生操行評語,所有不帶學習成績、考試成績的鑒定(包括:學生、培訓、工作、出國、團員、黨員、軍人、“三講”、蹲點干部、少數(shù)民族干部、知青),各類人員評(鑒評表)等,黨員民-主鑒定表,干部年度考核表等。

3、審計報告:任期經濟責任審計報告、審計意見的材料、,離任審計表等。

第四類 學歷、學位、成績、培訓和專業(yè)技術等綜合材料

1、學歷材料:學生登記表(初中、高中),學生成績登記表,考生報名登記表,新學員審批審批登記表,選拔學生登記表,畢業(yè)生登記表,畢業(yè)生分配登記表,畢業(yè)生登記及鑒定表,畢業(yè)論文成績登記表,學員結業(yè)論文登記表,學籍登記表,研究生登記表,推薦上學意見書,同意推薦上學的證明,高考志愿書(申請報考書),退學證明,肄業(yè)材料,學生學年小結表,證明畢業(yè)時間的材料,中央黨校學員登記表,中央黨校學員黨性鍛煉思想小結,中央黨校學員學習小結,中央黨校學員黨性思想考評表,畢業(yè)(結業(yè))證復印件,學歷證明,學位申請書,干部學歷學位認定情況登記表,所有帶學習成績、考試成績的鑒定,出國留學審查登記表,報考(申請)表,同意參加高考的證明,攻讀博士學位專家推薦書,定向(合同)培養(yǎng)高校學生合同書等。

2、專業(yè)技術材料:教師登記表,教師資格過渡申請表,教師任職資格申報表,醫(yī)務人員登記表,醫(yī)師資格認定申請審核表,技術(兼職)聘書(如經濟師、工程師、教授、會計師、指導教師等),專業(yè)技術職務聘任合同書,專業(yè)技術職務任職資格評審表,科學技術干部業(yè)務考績檔案,專業(yè)技術職務評審聘任呈報表,關于申請任職資格的報告,申報條件和任職資格檢查表,評審專業(yè)技術職務任職資格情況簡表,科學技術干部技術職稱評定表,技術干部定職、升職呈報表,專業(yè)技術職務任命書,專業(yè)技術職務復查考核表,思想政治工作人員專業(yè)職務申報表,思想政治工作人員職務任職資格申報表,科學技術成果鑒定證書等。

3、培訓材料:黨校輪訓培訓班學員考核表,崗位職務培訓,培訓學員學習考核登記表,學員考核登記表,干部進修登記表,培訓證明,預備役培訓,干部理論學習檔案卡片等。

4、科研成果:創(chuàng)造發(fā)明、著作及有重大影響的論文(如獲獎或在全國性報刊上發(fā)表的)等目錄。

第五類 政審材料

個人的說明材料(主要說明家庭情況及社會關系),家庭成員及社會關系登記表,軍婚證明,軍婚報告及批復,愛人(對象)情況登記表,對其家屬、親友調查情況的證明,招工政治審查表,入伍政治審查表,高等學?？忌螌彶楸?外出培訓人員審查表,學徒審查登記表,公開選拔和競爭上崗任職人員的資格審查表,知識青年上山下鄉(xiāng)參加工作期間的表現(xiàn),知識青年上山下鄉(xiāng)證,更改(確認)年齡、工齡(參加工作時間)、民族、國籍、入伍時間的證明,“三齡一歷(即年齡、工齡和黨齡、學歷)”的審核表,干部在制止動-亂、平息__斗爭中的表現(xiàn)情況,在文-化-大-革-命期間的表現(xiàn)情況,家庭成員旁證材料,關于黨內職務情況的說明等。

第六類 黨團材料

入團志愿書,入團申請書,退團申請書,超齡離團登記表,入黨志愿書,入黨申請書(如有多份僅保留第一份和最后一份,其他材料歸入本人檔案的散材料中),轉正申請書,轉正的意見,入黨積極分子培訓考核表,發(fā)展黨員計劃審核登記表,民-主評議黨員登記表,黨員“雙學”活動登記表,1985年、1990年制的黨員重新登記表及申請,確認團齡、黨齡的相關材料,加入其他黨派的申請書、登記表及證明,由單位開具的黨、團材料丟失的證明(說明)等。

第七類 獎勵(包括科技和業(yè)務獎勵)材料

所有獎勵文件、獎狀的復印件、先進事跡材料,黨員民-主評議登記表(被評為優(yōu)秀黨員的),得獎的著作登記單,獎學金審批表,通報表揚等。

第八類 干部違_紀、政紀、法律法規(guī)等材料

紀檢監(jiān)察、公安、檢-察-院、法院等行政管理部門對個人的處分決定,上級批復,核定(調查)報告,本人的檢查,交待,對處分決定的意見,復查報告、決定、結論,免予、解除,撤銷處分的決定、意見、通知,通報批評材料,對個人的治安管理處罰決定書,不起訴決定書,刑事判決書,懲罰性民事判決書,計劃生育處罰決定等。

第九類 工資、任免、身份等方面的材料

1、干部工資、定級、待遇材料:工資檔案,工資審批表,晉升工資文件,浮動工資表,帶工資的任免表,轉正定級登記表(含無工資額的),因受獎勵晉升工資相關表格,工資關系轉移介紹信,職工考核升級審批表,工作變動登記表,各類津貼呈報審批表,待遇問題的審批表等。

2、干部任免材料:任職任免文,任免表,戰(zhàn)士提升職務,級別報告表,干部提升晉級報告表,軍官任免晉銜報告表(職務軍銜或警銜同時變動的任免表),工資待遇不變晉升職務,干部職務任(免)歸檔材料,選為與其主要工作相關的各委員會委員的登記表(如:共青團、政協(xié)、紀委等),對總會計師,總經濟師等的任免表等。

考察材料、現(xiàn)實表現(xiàn)也可放在任免表的后面形成一系列的材料。

3 、干部因公出國(境)材料

因公出國人員審批表,因公出國人員備案表,初次出國人員審查表等。

審查表與備案表只存?zhèn)浒副怼?/p>

4、招工、軍警、代表等材料:

(1)招工材料:招收(新)工人登記表,就業(yè)人員審批表,招收新工人審批表,招收工人審查登記表,選調生錄用審批表,職工子女申請安排工作登記表,學徒工審查登記表,畢業(yè)生選留推薦表、同意推薦招工的證明,轉干審批表,“吸收錄用”干部審批表(登記表),吸收錄用教師表,高、初中畢業(yè)生和城鎮(zhèn)青年安置表,選拔錄用干部審批表,“以工代干”人員轉干審批表,組織對組織初具的證明由于其家庭原因請求安排工作的情況說明或證明等。

(2)軍警材料:入伍登記表,應征公民兵役役登記表,軍(警)官文職干部轉服預備役報告表,退伍軍人登記表,軍官轉業(yè)審批報告表,評定授予軍官軍銜報告表,法官、檢察官、警官等級變動審批(評定)表,轉業(yè)干部推薦表,軍用汽車駕駛執(zhí)照申請表,車輛駕駛員年度審驗表(軍人)等。

(3)代表材料:各類代表大會代表登記表,當選與非主要工作(兼職工作)相關的各類組織委員的登記表(如:書畫協(xié)會,青年聯(lián)合會等)等。

(4)其它:公務員過渡審批表,公務員重新登記表(《公務員法》頒布后制定的),參照機關工作人員管理審批表,兼職聘書(職務),調動工作審批表,辭職申請書報告及審批表,任職責任合同書,勞動合同書或協(xié)議書等。

第十類 其他可供組織參考有保存價值的材料

體檢表(有殘疾),殘疾等級材料,各類通知書,家屬隨軍登記(報告)表,領導干部收入申報表,干部住房情況表,干部掛職鍛煉總結或小結,學習小結,自愿生一個孩子申請,獨生子女證申請登記表,各類函件(如:調動工作介紹信、報名介紹信),結婚報告(非軍人),共同培養(yǎng)協(xié)議書,工會入會申請,工會會員登記表,報到證,申請下基層的申請書,合同(協(xié)議)書,人事爭議仲裁裁決書,傷殘,工傷等級診斷書及有關材料,干部逝世后報紙報道的消息或訃告,悼詞(生平),非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書等。

不能裝入干部檔案的材料:工作總結,生活小結,思想匯報,接轉材料交接單,工作證復印件,檔案整理復制責任卡,入黨誓詞,常住人員登記表(戶口本復印件),論文,各類試卷,學生證等。

可不裝入干部檔案的材料:檔案備考表(和文-革有關的說明須歸入檔案),述職報告(如有年度考核表配套的需歸入檔案),附有索取證明材料的函(如無索取證明材料的歸入檔案)。

第十三條 人事檔案副本內容,是由正本中以下類別主要材料的重復件或復制件構成:

第一類的近期履歷材料。

第三類的主要鑒定,教工考核材料。

第四類的學歷、學位,評聘專業(yè)技術職務的材料。

第五類的政治歷史情況的審查結論(包括甄別、復查結論)材料。

第七類的獎勵材料。

第八類的處分決定(包括甄別、復查結論)材料。

第九類的任免呈報表和工資、待遇的審批材料。

其它類別多余的重要材料,也可歸入副本。

第十四條 內容交叉的材料,可根據材料的主要內容或用途確定類別。

(一)帶自傳的履歷或簡歷表,以自傳為主,歸第二類。

(二)履歷表和簡歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類。

(三)有任免職務內容的登記表、任免呈報表所附的考察材料或主要表現(xiàn)情況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料,以其主要用途為主,歸第九類。

(四)政治歷史問題與違紀錯誤混同一起給予處分的結論、調查報告、處分決定等材料,一律歸第八類;凡未給予處分,以政治歷史問題為主的,歸第五類,以違紀錯誤為主的歸第八類。

第十五條 每類人事檔案材料,都要根據材料內容的內在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序,并在每份材料的右上角編上類號和順序號,在其右下角編寫頁數(shù)。

第十六條 檔案材料排序的基本方式:

第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類等七類材料按時間先后順序排列。

第五類材料:若形成一系列有結論性的證明材料的排列順序為結論或上級批復在前,其余材料按時間先后排列在后;若為單獨的證明說明材料則按時間先后排列。

第六類材料:首先是入團志愿書、入團申請書;其次是入黨志愿書、入黨申請書;黨員登記表可按時間先后依次排序。

第八類材料:上級批復,結論或處分決定,本人對結論或處分決定的意見,調查報告,證明材料,本人的檢查或交待材料等,其證明材料應根據每份材料所證明的主要問題相應集中排列。

第十七條 每卷人事檔案必須有詳細的檔案材料目錄。

目錄是整本干部人事檔案材料的索引,有了目錄就方便了干部人事檔案內容的查閱,起到了提綱挈領的作用。

(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式,逐份逐項地進行填寫。

每大類的第一行填寫大類號及其名稱,大類號用漢字一至十表示。

第二行開始按照各類別歸檔材料排列順序逐份用阿拉伯數(shù)字1、2、3、4……填寫;

(二)根據材料題目填寫“材料名稱”。

無題目的材料,應擬定題目。

材料的題目過長,可適當簡化。

擬定或簡化題目,必須確切反映材料的主要內容或性質特點。

凡原材料題目不符合實際內容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;

(三)“材料形成時間”,一般采用材料落款標明的最后時間。

復制的檔案材料,采用原材料形成時間;

(四)填寫“材料份數(shù)”,以每份完整的材料為一份(包括附件),一般均為一份;材料頁數(shù)的計算,采用圖書編頁法,每面為一頁,印有頁碼的材料、表格,應如數(shù)填寫;

(五)內容排布:

①共十大類,每大類與大類之間間隔為四行;

②各大類材料中,若無該類檔案材料,其大類標題仍然保留,注意空足四行,再進入下一大類材料的輸入;

③第九類“工資任免等材料”分四小類,每小類與小類之間間隔為三行;

④第九類“工資任免等材料”中,若無哪小類材料,其標題不保留,注意空足三行,再進入下一小類材料的輸入;

⑤目錄輸入完畢后,將最后一頁空表行數(shù)補足滿頁,再進行打印。

⑥打印出來的目錄要工整、正確、清楚、美觀,不得有過于明顯的印黑、涂抹和皺褶。

第十八條 檔案材料載體變質或字跡退色不清時,須進行搶救。

搶救材料,一般可采用修復、打印、抄寫、復印等方法。

凡打印、抄寫的材料,必須認真細致、核對無誤,注明復制單位和日期。

第十九條 建立檔案副本的材料不夠時,可選擇正本中的材料進行復制,將復制件存副本,其原件必須存入正本。

第二十條 為便于裝訂、保管和利用,延長檔案材料的壽命,對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料,應進行技術加工。

其主要方法:

(一)對超出16開(26cm×19cm)規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進行裁剪。

裁剪檔案材料要根據裁紙刀所標橫豎坐標裁切,做到橫平豎直,統(tǒng)一尺度,前后一致,保證檔案材料的規(guī)范。

裁切不能損壞檔案材料內容,檔案內容距離裁切右邊應有0.8-1.2厘米距離,包邊時檔案左邊應留出2-2.5厘米距離,防止打孔時損壞檔案材料。

不能緊靠內容裁切或裁掉表格外框(包括表框外的字和與檔案材料內容無關的字跡)。

裁切筒子紙要根據內容折疊整齊,不能裁斷。

對于超出16開規(guī)格且無法裁切的檔案材料,須進行折疊。

折疊時,要根據材料的具體情況,采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。

一般橫邊折疊折下邊,不折表頭,折疊邊離裁切邊要有1厘米的距離。

折疊后的檔案材料,要保持整個案卷的平整,文字、照片不得損壞,便于展開閱讀。

(二)小于16開規(guī)格檔案材料,要用宣紙裱邊(注意宣紙不能太薄)。

裱邊時橫邊補上不補下,遇到大量需要裱橫邊的材料可以隔頁裱邊,豎邊必須補齊。

裱邊要粘牢,同時不能把下一頁粘住。

(三)對于破損、卷角、折皺的檔案材料,要進行裱糊。

裱糊用的襯紙,必須采用白紙。

漿糊要按照水和漿糊2:1的比例調制,涂抹時注意適量,不能過多或過少。

(四)材料包邊不能把檔案內容粘住,并把原來的裝訂孔包在白邊里。

一般材料紙張厚7頁左右包一本,紙張薄的10頁左右包一本。

包邊紙一般為b5復印紙,(也可采用硬度適中的紙)并按照寬5厘米-5.5厘米的標準裁成長條。

(五)編寫頁碼和編號,須擦掉以前的編號,新編號字體要美觀整潔,不要過大。

頁碼的位置在檔案的右下角,距離下邊和右邊0.5厘米,編號的位置在檔案的右上角,距離上邊和右邊0.5厘米。

(六)檔案上原有的分類角須剪掉并用宣紙補齊,有些不干凈的也須剪掉重新補齊。

整理時要按照類別插入分類角。

分類角貼在白紙的右上方,與紙的右上角完全重疊,貼分類角的紙必須是黃底紅字的角標紙。

(七)獎勵登記表、學生成績冊、畢業(yè)證書、學位證書、獎狀等需折疊的材料,裱背后裝入檔案,粘貼時注意做到便于從左向右翻閱。

如果材料過大應折疊,一般為折下邊和右邊。

(八)鉛筆標注在檔案上的無關的字跡一律擦除。

(九)整理過程中產生的重復件和多余件,根據類別、時間排序,按標準裁剪和裝訂后,要在每份材料上注明為重復件或多余件并裝入本人檔案。

(十)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨?以防止氧化生銹損毀材料。

(十一)對于裁切后的整卷干部檔案要求做到四面整齊。

第二十一條 每個教工的檔案材料,必須裝訂成卷。

裝訂后的檔案,目錄在卷首,材料排列順序與目錄相符;卷面整潔,全卷整齊、平坦,裝訂結實實用,具體做法:

(一)將目錄與材料核對無誤;

(二)把全卷材料理齊。

材料條件好的應做到四面整齊,條件較差的,以裝訂線一邊和下邊兩面為齊;

(三)在材料左側豎直打上統(tǒng)一裝訂孔。

孔距規(guī)格應符合《條例》附件一的規(guī)定;

(四)一律使用《條例》附件一規(guī)定的標準人事檔案卷皮。

檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。

書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡化字。

第4篇 盛華物業(yè)檔案管理規(guī)定

盛華物業(yè)檔案管理規(guī)定

1.0目的

加強公司各管理處、行政內部管理檔案的建立和管理,通過檔案管理,為人事、行政工作提供情況,規(guī)范公司在管物業(yè)資料,便于物業(yè)的維修和養(yǎng)護,整理管理運作資料,便于提高服務質量。

2.0適用范圍

公司、部門、管理處檔案管理。

3.0檔案管理

3.1人事、行政內部管理檔案由公司、管理處設專人統(tǒng)一管理。

3.2檔案管理員要根據檔案管理規(guī)定,通過有關部門收集入檔材料,有關部門應積極配合。檔案管理人員對歸檔材料應及時歸檔。

3.3凡歸檔材料,均應認真鑒別,材料應詳實、完整。

3.5檔案必須分類明確,編排有序、目錄清楚、裝訂整齊,質量記錄按月裝訂,相關行政檔案分年度裝訂。

3.6檔案應存放入專用檔案柜,檔案室必須堅固適用,有防火、防盜、防潮等安全措施。

3.7對保管的檔案要逐一登記造冊、編號,每年檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少及時查找。

3.8檔案移交要填寫移交清單,交接雙方應共同清點并簽字留據。

3.9嚴禁任何人私自保存公司、部門、管理處及他人的檔案材料,對造成泄密或其他后果的,視情節(jié)輕重給予嚴肅處理。

4.0檔案的查閱和借用

4.1外來單位前來查閱有關檔案須經總經辦領導批準,必要時報公司經理批準。

4.2檔案管理人員應根據主管領導指示提供有關材料。

4.3檔案一般不外借,特殊情況,經總經辦領導或經理批準方可借閱,但須嚴格履行登記手續(xù),按期歸還。

4.4私人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

4.5查閱必須嚴格遵守保密制度,嚴禁復印、涂改、圈畫、拆換檔案材料,不得向無關人員談論或泄露檔案內容。如確需復制檔案材料須經總經辦領導批準。違反者視情節(jié)輕重給予嚴肅處理。

5.0檔案工作人員守則

5.1認真學習國家的勞動人事政策、檔案管理規(guī)定,不斷提高工作水平。

5.2熱愛本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務,提高業(yè)務水平和工作能力,努力為人事工作服務。

5.3保護檔案安全,不得擅自轉移、分散和銷毀檔案。嚴禁在檔案室內用火、吸煙或存放易燃、易爆等危險物品。

5.4嚴格遵守保密制度,不得向他人提供或泄露檔案內容,無關人員不得進入檔案室。

5.5堅持原則,遵守紀律,嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。

第5篇 員工檔案管理規(guī)定辦法

員工檔案管理規(guī)定【1】

第一條 檔案工作任務

1、保管員工檔案;

2、收集、鑒別和整理員工檔案材料;

3、辦理員工檔案的查閱、借用和轉遞;

4、通過檔案熟悉員工,為人事工作提供情況;

5、逐步實現(xiàn)員工檔案管理工作的科學化和現(xiàn)代化。

第二條 檔案材料內容

1、履歷表;

2、自傳;

3、鑒定;

4、考核材料;

5、政治歷史問題的審查及甄別、復查材料;

6、參加黨、團材料;

7、獎勵及先進事跡材料;

8、處分、取消處分材料;

9、招聘、轉正定級、吸收錄用審批表、任免報告表、考評技術資格、學位審批表、出國人員審批表、調整工資審批表、離休退休、辭職審批表等;

10、其他可供組織上參考的材料,如員工個人寫的思想、工作、學習總結、檢查等。形成以上檔案材料的部門和職能人員應及時將完備的材料轉交檔案室存檔。

第三條 檔案的管理

員工檔案按照管理(任免)權限實行分級管理。

1、正、副總監(jiān)以上領導檔案,報送總公司人事部。

2、物業(yè)管理有限公司部門經理以下員工檔案,由各單位人事部門自行管理。

3、根據人事回避原則,檔案管理人員的檔案由人事部領導直接保管。

4、出國(境)不歸及死亡員工檔案仍按上述分工管理。

5、員工辭職、自動離職、開除公職、降名及解除勞動合同后,檔案管理人員于15日內將其檔案轉至戶口所在地的街道辦事處保管。

第四條 檔案材料的收集和歸檔

1、人事檔案管理人員要根據檔案管理規(guī)定,通過有關部門收集入檔材料。有關部門應積極配合,檔案管理人員對歸檔材料應及時歸檔。

2、凡歸檔材料,均應認真鑒別,材料應詳實、完整,用鋼筆或毛筆謄寫(不得用圓珠筆、鉛筆等書寫),并經組織審查蓋章或本人簽字后生效,否則不得歸檔。

3、員工檔案必須分類明確,編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

第五條 檔案的保管

1、員工檔案由人事部門設專人保管,檔案管理人員必須是_正式黨員。

2、員工檔案應存入保險柜。檔案室必須堅固適用,有防盜、防火、防潮等安全措施。

3、對保管的檔案要逐一登記造冊、編號,每年檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少,及時查找。

4、檔案移交要填寫移交清單,交接雙方應共同清點并簽字留據。

5、嚴禁任何人私自保存他人的檔案材料,對造成泄密或其他后果的,視情節(jié)輕重,給予嚴肅處理。

6、逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化。

第六條 檔案的查閱和借用

1、外單位前來查閱員工檔案須憑黨組織或人事部門的介紹信、公檢法系統(tǒng)的組織介紹信,并經人事部門領導批準。

2、大廈部門領導和黨組織、紀檢人員查閱員工檔案應經人事部門領導批準。

3、檔案管理人員應根據主管領導指示提供有關材料。

4、員工檔案一般不外借,特殊情況,經人事部門領導批準亦可借閱,但必須嚴格履行登記手續(xù),按期歸還。

5、私人不得查閱或借用員工本人及其親屬的檔案。

6、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度,嚴禁涂改、圈劃、拆換檔案材料,不得向無關人員談論或泄露檔案內容,違犯者將視情節(jié)輕重,給予批評教育甚至紀律處分。:

第七條 檔案的接收與轉遞

1、員工試用期滿轉正后,應及時到人事檔案室辦理檔案調入手續(xù),檔案管理人員接收檔案后應及時進行登記,并將檔案回執(zhí)及時退回原單位。

2、員工調出或辭職后,檔案管理人員要及時辦理檔案轉遞手續(xù)。

3、員工檔案轉遞應密封,一般應通過機要交通轉遞,也可由組織指派專人傳送,但不得由員工本人自帶。來源:考試大的美女編輯們

4、有關職能部門應及時將員工獎勵材料、入黨團的材料轉交檔案室存檔。

第八條 檔案工作人員守則

1、認真學習黨和國家的勞動人事政策、檔案管理規(guī)定,不斷提高工作水平。

2、熱愛本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務,提高業(yè)務水平和工作能力,努力為人事工作服務。

3、保護檔案安全,不得擅自轉移、分散和銷毀檔案。嚴禁在檔案室用火、吸煙或存放易燃、易爆等危險品。來源:考試大

4、嚴格遵守保密制度,不得向他人提供或泄露檔案內容,無關人員不得進入檔案室。

5、堅持原則,遵守紀律,嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。

員工檔案管理規(guī)定【2】

企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定

第一章 總 則

第一條 為加強企業(yè)職工檔案管理,有效地保護和利用檔案,提高科學管理水平,為社會主義現(xiàn)代化建設服務,根據《中華人民共和國檔案法》有關規(guī)定,制定本規(guī)定。

第二條 企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據,是國家檔案的組成部分。

第三條 企業(yè)職工檔案工作,在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調下,由勞動主管部門領導與指導,實行分級管理, 同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導。

第四條 企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案、保密的法規(guī)和制度。

第二章 機構和職責

第五條 職工檔案由所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構管理:實行檔案綜合管理的企業(yè)單位,檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。

第六條 職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者,其檔案由原所在單位保管,也可由當?shù)貏趧有姓块T代為保管。

第七條 職工死亡后,其檔案由原管理部門保存五年后,移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關檔案館移交。

第八條 企業(yè)職工檔案管理部門的職責:

(一)保管職工檔案;

(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料;

(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉遞手續(xù);

(四)登記職工工作變動情況;

(五)為有關部門提供職工情況;

(六)做好職工檔案的安全、保密、保護工作;

(七)定期向企業(yè)檔案室(館)移交檔案。

(八)辦理其他有關事項。

第三章 檔案的內容

第九條 企業(yè)職工檔案的內容和分類:

(一)履歷材料;

(二)自傳材料;

(三)鑒定、考核、考察材料;

(四)評定崗位技能和學歷材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料);

(五)政審材料;

(六)參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料;

(七)獎勵材料;

(八)處分材料;

(九)招用、勞動合同,調動、聘用、復員退伍、轉業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料;

(十)其他可供組織參考的材料。

第四章 檔案的收集、保管和銷毀

第十條 職工所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集,整理立卷,保持檔案的完整。

第十一條 立卷歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。

第十二條 企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用16開規(guī)格辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。

第十三條 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時,必須經單位主管檔案工作的領導批準。

第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實行統(tǒng)一的制作標準(見附件一)。

第十五條 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者,應視情節(jié)輕重,嚴肅處理。對違反(中華人民共和國檔案法)、《中華人民共和國保守秘密法》的,要依法處理。

第十六條 職工檔案管理單位應建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

第五章 檔案的提供利用

第十七條 因工作需要查閱和借用檔案,須遵守下列規(guī)定:

(一)查閱檔案應憑蓋有黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位公章的介紹信。

(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位,應派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時,應事先提交報告,說明理由,經企業(yè)或企業(yè)授權的主管檔案工作的領導批準,嚴格履行登記手續(xù),并按期歸還。

(四)任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。

(五)各單位應制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者,應視情節(jié)輕重予以批評教育,直至紀律處分,或追究法律責任。

(六)因工作需要從檔案中取證的,須請示單位主管檔案工作的領導批準后才能復制辦理。

第六章 檔案的轉遞

第十八條 企業(yè)職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等,應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。職工被勞教、勞改,原所在單位今后還準備錄用的,其檔案由原所在單位保管。

第十九條 轉遞檔案應遵守下列規(guī)定:

(一)通過機要交通或派專人送取,不準郵寄或交本人自帶。

(二)對轉出的檔案,必須按統(tǒng)一規(guī)定的'企業(yè)職工檔案轉遞通知單'(見附件二)的項目登記,并密封包裝。

(三)對轉出的材料,不得扣留或分批轉出。

(四)接收單位收到檔案經核對無誤后,應在回執(zhí)上簽名蓋章,并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉出單位未收到回執(zhí)應及時催問,以防丟失。

第七章 附 則

第二十條 本規(guī)定由勞動部負責解釋。

第二十一條 本規(guī)定自下達之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直 轄市和國務院各部門可結合實際情況制定實施辦法或細則。

第6篇 國企人事檔案管理規(guī)定辦法

國企人事檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第二章 文件材料的形成與歸檔

第三章 檔案管理

第四章 檔案信息開發(fā)利用

第五章 檔案管理體制

第六章 附則

第一章 總則

第一條 根據國務院關于加強企業(yè)管理和改善檔案工作的要求,為進一步加強企業(yè)檔案工作,更好地為企業(yè)提高經濟效益服務,特制定本規(guī)定。

第二條 企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。

其構成是以科學技術檔案為主體,包括計劃統(tǒng)計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團工作等方面檔案。

第三條 企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎工作的組成部分,是維護企業(yè)經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。

第四條 企業(yè)檔案工作要堅持集中統(tǒng)一的管理原則。

第二章 文件材料的形成與歸檔

第五條 企業(yè)要根據國家法規(guī)和有關部門的規(guī)定,制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。

文件材料的運轉要遵循計劃、生產(施工)、技術、經營、等項工作(以下簡稱生產活動)和文書處理的程序。

第六條 企業(yè)生產(施工)活動中形成的科技文件材料(含縮微膠片,照片,錄音、錄像和計算機磁帶等,以下同)由產品試制、科研課題和工程項目負責人指定有關人員負責積累、整理后歸檔。

各項管理工作中形成的文件材料,由各職能部門按其業(yè)務范圍,指定有關人員負責積累、整理后歸檔。

第七條 企業(yè)文件材料歸檔的基本要求:

1、歸檔的文件材料必須完整。

2、歸檔的文件材料必須準確地反映企業(yè)生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。

3、歸檔的文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律。

第八條 企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。

企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾方面:

1、產品生產方面。

有產品設計、工藝、工裝的圖樣和技術文件,原材料檢驗、產品生產過程和生產調度工作中形成的各種文件材料等。

2、經營銷售方面。

有企業(yè)經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料,市場經濟信息,廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。

3、設備儀器方面。

有設備儀器的圖樣和技術文件,設備儀器安裝、調試和驗收過程中的技術性、憑證性文件材料,設備儀器的運行、維修記錄,設備改進、改裝和報廢的文件材料等。

4、技術管理方面。

有質量管理、技術引進、技術改造和標準、計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

5、計劃統(tǒng)計方面。

有各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。

6、物資供應方面。

有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。

7、勞動工資方面。

有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。

8、財務管理方面。

有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

9、教育培訓方面。

有干部、職工教育和技術培訓的文件、教材等。

10、黨、政、工、團工作方面。

有企業(yè)黨務工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料,企業(yè)行政工作、共青團工作和工會工作中的各種文件材料等。

11、科學技術研究方面和工程建設方面,按有關規(guī)定執(zhí)行。

12、其他方面。

第九條 歸檔時間1、產品試制、課題研究、基建工程或其他技術項目,在任務完成后或告一段落時,要將應歸檔的文件材料組成保管單位,由項目負責人審定后,向檔案部門歸檔。

2、各項管理工作中形成的文件材料,在第二年上半年內,要將應歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門負責人審定后,向檔案部門歸檔。

第十條 企業(yè)各類文件材料一般歸檔一式一份,比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數(shù)。

第十一條 企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產、技術、經營等各項管理程序;列入生產、科研、基建和經營等各項活動的工作計劃;列入企業(yè)有關部門的職責范圍和有關人員崗位責任制。

第十二條 企業(yè)產品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗收,必須有檔案部門參加。

文件材料不完整、不準確,不系統(tǒng),不能進行鑒定、驗收。

第十三條 企業(yè)產品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評獎,歸檔的文件材料是否完整、準確、系統(tǒng)要作為一項考核內容,檔案部門不簽署意見不得申報成果。

第十四條 企業(yè)新購置重要設備儀器和引進項目的文件材料到貨時,有關專業(yè)部門應會同檔案部門檢查驗收文件材料;并及時歸檔。

第十五條 企業(yè)工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議,收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定,及時向檔案部門歸檔。

第十六條 企業(yè)檔案部門要對企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督、檢查。

第三章 檔案管理

第十七條 企業(yè)要建立健全各項檔案管理制度,列入企業(yè)的經濟責任制體系,并制定嚴格的考核和獎懲辦法。

第十八條 檔案分類1、根據國家和有關部門檔案分類編號的規(guī)定,編制企業(yè)檔案分類編號辦法。

2、分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律,并且要便于保管和提供利用。

3、企業(yè)生產、技術等管理性文件要按其文件內容分別歸入生產、科研、基建、設備等類中統(tǒng)一編號。

4、常用的分類方法有:

(1)按產品型號分類;

(2)按設備型號分類;

(3)按科研課題分類;

(4)按工程項目分類;

(5)按專業(yè)性質分類;

(6)按組織機構分類;

(7)按時間分類;

第十九條 檔案編目與編制檢索工具1、要編制檔案總目錄、檔案分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。

2、要根據需要編制檔案檢索工具,并且進行檔案著錄工作,著錄方法按照國家標準gb3792.5─85《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。

第二十條 檔案保管1、接收檔案必須認真驗收,并辦理接交手續(xù)。

2、存放檔案必須有專用柜、架,排架方法要科學和便于查找。

3、底圖除修改、送曬外,不得外借。

修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充等情況。

底圖存放以平放為宜。

4、縮微膠片、照片、磁帶等的保管:

(1)存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。

縮微母片和拷貝片應分別存放;

(2)膠片庫房應設置在沒有臭氧、氧化氮、硫化氫、二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段。

庫房內應設有防火和空氣調節(jié)設施,溫度、濕度應符合規(guī)定的要求。

5、要定期進行庫藏檔案的清理核對工作,做到帳、物相符。

對破損或載體變質的檔案,要及時進行修補和復制。

庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷帳卡時,要查明原因,保存依據。

6、檔案庫房的一般要求:

(1)保存檔案必須有專門的庫房,并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施;

(2)檔案庫房建設要列入企業(yè)基本建設計劃,庫房建筑設計按照《檔案館建筑設計規(guī)范》執(zhí)行。

第二十一條 圖紙的修改、補充1、修改已歸檔的圖紙要有經過領導批準的圖紙修改、補充通知單。

2、修改內容較小時,可直接在圖畫“杠改”、“刮改”或者發(fā)送“變更通知單”,采用“杠改”、“刮改”時應在修改處標注“修改標記”。

3、修改內容較多時,應另出新圖代替,原來圖紙作廢。

新圖列入原圖紙目錄,并且注明所代替的原圖圖號。

作廢的圖紙應注明新圖的編號,根據需要另行保管。

4、整個保管單位內圖紙作廢,由新圖代替時,應重新編制保管單位,并且注明原保管單位編號。

原保管單位標注新保管單位的編號后,根據需要另行保管。

第二十二條 檔案鑒定1、企業(yè)要根據國家和有關部門的規(guī)定,編制檔案保管期限表,檔案保管期限分永久、長期、短期三種。

確定保管期限的基本原則是:

(1)對企業(yè)有長遠利用價值的檔案應永久保存;

(2)對企業(yè)在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;

(3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。

2、鑒定工作要組織由企業(yè)領導、專業(yè)技術人員和檔案人員參加的鑒定小組,直接對檔案進行鑒定。

每次鑒定要寫出鑒定報告,在保管單位備考表中注明鑒定意見,由小組負責人簽名,并且注明鑒定日期。

3、鑒定工作應該定期進行,具體由企業(yè)根據實際需要確定。

4、檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管單位質量達到標準規(guī)定,鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,企業(yè)應及時責成有關部門和人員負責修改、補充。

5、銷毀檔案必須嚴格掌握,慎重從事,銷毀前要造具清冊,提出銷毀報告,經企業(yè)領導審批,并報送有關檔案管理機關備案。

銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。

第二十三條 檔案統(tǒng)計1、企業(yè)檔案管理要建立健全統(tǒng)計工作,統(tǒng)計數(shù)據以原始記錄為依據,做到準確、可靠。

2、檔案統(tǒng)計主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計,檔案數(shù)量統(tǒng)計,檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計等。

第二十四條 檔案管理現(xiàn)代化1、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)現(xiàn)代化管理的組成部分,要列入企業(yè)現(xiàn)代化管理的整體計劃中統(tǒng)籌考慮。

2、企業(yè)檔案部門要應用現(xiàn)代管理方法。

有條件的大中型企業(yè)要逐步應用以電子計算機為主,包括縮微技術和先進的監(jiān)控裝置、通訊設施和辦公自動化等現(xiàn)代管理手段。

第二十五條 檔案管理經費按照財政部、國家檔案局(1980)財企字第629號文《關于企業(yè)檔案庫房建設和購置設備所需費用如何列支的規(guī)定》執(zhí)行。

第二十六條 企業(yè)要按照國家有關規(guī)定向有關檔案館移交有關檔案或復制件。

第二十七條 企業(yè)破產以后,除設備檔案、基建檔案等隨同實物移交外,其余檔案應向有關檔案館移交。

第四章 檔案信息開發(fā)利用

第二十八條 企業(yè)檔案信息開發(fā)利用是企業(yè)檔案管理的一項重要內容,開發(fā)工作主要是指對生產、技術和經營管理的檔案信息開發(fā)。

檔案信息開發(fā)利用要重點服務于改善企業(yè)經營管理、提高產品質量、降低物質消耗和增加經濟效益等方面。

第二十九條 企業(yè)檔案信息開發(fā)利用的幾種形式1、在企業(yè)內部實行檔案開架閱覽。

2、編制并交流檔案目錄。

3、對檔案進行加工整理,匯編專題資料或編制產品、科研成果、基建工程簡介、文摘和數(shù)據手冊、圖表手冊、市場信息、用戶反映、國內外同行業(yè)生產情況介紹等。

第三十條 企業(yè)檔案開發(fā)與提供利用,必須嚴格執(zhí)行保密制度。

第三十一條 對于積極主動開發(fā)與提供利用檔案,為發(fā)展企業(yè)生產、提高產品質量、降低物質消耗和增加經濟效益等做出貢獻的人員,企業(yè)應給予表揚和獎勵。

獎勵辦法按國家有關規(guī)定執(zhí)行。

第五章 檔案管理體制

第三十二條 企業(yè)檔案管理涉及生產活動和黨、政群等各個部門,應由一位副廠長(副經理)分工領導,并且列入企業(yè)領導議事日程,作為考核企業(yè)領導人政績的一部分。

第三十三條 要加強和充實企業(yè)檔案管理機構,集中統(tǒng)一管理企業(yè)檔案工作。

有條件的大型企業(yè)要建立企業(yè)檔案館或企業(yè)檔案資料信息中心。

第三十四條 企業(yè)檔案部門是企業(yè)檔案、資料的貯存基地和利用中心,負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、管理企業(yè)的檔案、資料工作。

第三十五條 檔案管理人員1、企業(yè)要配備適應檔案、資料工作需要的專職檔案人員,并且應有一定數(shù)量的專業(yè)技術人員。

2、大中型企業(yè)檔案部門的主要負責人應具備中級以上專業(yè)技術職務的學識水平和工作能力。

3、企業(yè)檔案管理人員享有專業(yè)技術管理人員待遇,按工程技術專業(yè)或檔案專業(yè)技術職務聘任。

第六章 附則

第三十六條 企業(yè)黨、政、工、團檔案管理按照_中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《機關檔案工作條例》的有關規(guī)定執(zhí)行。

第三十七條 企業(yè)會計檔案管理按照財政部和國家檔案局制發(fā)的《會計檔案管理辦法》的有關規(guī)定執(zhí)行。

第三十八條 企業(yè)人事檔案管理按照_中央組織部的有關規(guī)定執(zhí)行。

第三十九條 集體企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)可參照本規(guī)定執(zhí)行。

第四十條 本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。

第四十一條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。

國家檔案局、 國家經委、 國家計

第7篇 機電設備檔案資料管理規(guī)定

1.目的

確保機電設備資料、檔案的完整,為設備維護維修提供支持。

2.適用范圍

適用于__花園機電設備資料、檔案的管理。

3.內容

3.1機電設備資料的管理

3.1.1機電設備資料原件統(tǒng)一由管理處兼職資料員保管,需標識清楚。

3.1.2常用的機電設備資料可復印一份保存于機電值班室按班移交。

3.1.3機電設備資料的借用需經機電主管批準后到管理處兼職資料員處借閱,并及時返還。

3.1.4發(fā)生設備資料缺頁現(xiàn)象由管理處兼職資料員報管理處主任嚴肅處理。

3.2機電設備檔案的管理

3.2.1機電設備維護維修檔案由機電主管統(tǒng)一集中保管。

3.2.2機電設備大中修檔案長期保管直到設備報廢一年后銷毀。

3.2.3機電設備維護維修檔案的借閱須辦理借閱手續(xù),并按時歸還。

3.3機電設備資料、檔案應保存通風良好,干濕度正常的房間。

3.4機電設備資料、檔案應半年檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

4.記錄

無。

5.附件

無。

第8篇 z醫(yī)院檔案工作管理規(guī)定

人民醫(yī)院檔案工作管理規(guī)定

1.認真貫徹執(zhí)行黨和國家關于檔案工作的方針、政策,建立健全各項檔案管理規(guī)章制度。

2.加強對檔案工作的領導,明確分管領導,檔案工作列入工作計劃和崗位目標責任制。

3.本單位檔案實行集中統(tǒng)一管理,各職能部門明確兼職檔案員,建立相應的管理網絡。

4.配備與本單位檔案工作相適應的檔案人員,由其負責檔案的日常管理。

5.嚴格執(zhí)行檔案工作各項規(guī)章制度,實行目標管理,納入考核。

6.檔案人員享受科技人員同等待遇。

第9篇 員工人事檔案管理規(guī)定(一)

人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎工作之一,是檔案工作的重要組成部分,人事檔案是員工個人經歷和社會實踐的記錄,來看小編為大家整理的關于員工人事檔案管理規(guī)定:

公司人事檔案管理規(guī)定

第一條 為加強和規(guī)范員工檔案管理,依據《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》,制定本細則。

第二條 中層以上管理人員檔案由總裁辦公室負責管理,派專人負責;其余員工的檔案均由辦公室檔案管理員負責管理。

檔案管理人員不能保管本人的檔案。

總裁辦公室和辦公室的檔案管理人員的檔案實行交叉管理。

第三條 員工失蹤或死亡后滿三年,其檔案應移交當?shù)貏趧有姓块T保存。

對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關檔案館移交。

第四條 人事檔案管理員的職責

(一)、保管員工檔案;

(二)、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料;

(三)、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉遞手續(xù);

(四)、登記員工工作、工資、獎懲情況;

(五)、為領導和有關部門提供員工的情況;

(六)、做好員工檔案的安全、保密、保護工作;

(七)、定期向檔案室等部門移交檔案;

(八)、辦理其它有關事項。

第五條 人事檔案的內容及分類歸檔

(一)、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表;

(二)、本人經歷、家庭情況、社會關系、成長歷史等自傳材料;

(三)、本人自我鑒定,組織鑒定材料;對員工的考察、考核、評價材料;

(四)、政治歷史審查及甄別復查材料;

(五)、員工參入黨、團材料;

(六)、獎勵(包括科技和業(yè)務)及各種先進事跡材料;

(七)、入伍、退伍、辭退職、出國等材料;

(八)、處分、取消處分的材料;

(九)、任免、工資、職稱等材料;

(十)、學歷和評定的技能等材料;

(十一)定期考核成績

(十一)、其它有較大價值的可供參考的材料。

第六條 人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。

第七條 人事檔案的收集、保管和銷毀 一、調動和錄用入公司的員工,應在辦理手續(xù)前調閱檔案,在其報到一個月內立檔。

對調入或新建立的檔案都應造冊登記。

二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材 料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。

三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。

材料須經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。

四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。

五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時,必須經部門負責人、分管領導批準,并編制銷毀清冊。

六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。

檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

七、人事檔案材料應分類,整理裝訂成冊后方能入卷存檔,不得直接入卷。

每年要對檔案進行一次整理、校對工作。

八、檔案應分類編號后存放,編號應與員工編號統(tǒng)一,防止重名重姓員工材料入檔交叉,制檢索目錄,以便查找。

第八條 人事檔案的利用和傳遞 一、外單位來公司查閱檔案時,必須持蓋有公章的單位介紹信,經分管領導批準后,方可查閱。

二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時,應由部門出具證明,由辦公室負責人批準后方可查閱。

三、公司級領導、黨委辦公室、辦公室可不經審批查閱員工檔案。

四、建立檔案查閱登記制度,對查閱職工檔案的情況做好記錄。

五、檔案一般不借出查閱。

如必須借出查閱時,應提交報告,分管領導批準,嚴格履行登記手續(xù)。

六、任何人未經批準,不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。

七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。

八、員工被任免中層以上職務,應在任免職務后一個月內移交其檔案。

九、員工調動、辭職,解除勞動合同或被開除、辭退等,已辦理離公司手續(xù)者,應在一個月內將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。

十、轉遞檔案應通過機要通訊或派專人送取,并履行登記手續(xù),不準郵寄或交本人自帶。

十一、對轉出的檔案,必須按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案轉遞通知單”的項目登記,并密封包裝,加蓋公章和經辦人印章。

第九條 新接收檔案,檔案材料不全,可不予接收。

接 收檔案后,應將基本檔案資料錄入計算機內。

員工調出,檔案材料轉出時,應從計算機內注銷員工基本檔案情況。

第十條 本細則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。

第十一條 本管理細則由公司總裁辦公室負責解釋。

第10篇 學校物業(yè)公司檔案管理規(guī)定

學校物業(yè)公司檔案管理規(guī)定

為加強對公司檔案工作的管理,使檔案工作各環(huán)節(jié)實現(xiàn)規(guī)范化、制度化和科學化管理,有效地保護和利用檔案,充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用,為公司的發(fā)展提供服務,特制定本制度。

一、組織管理

(一)機構設置

1.公司行政辦公室下設檔案室,負責全公司檔案管理工作。由公司行政辦公室專人負責管理。

2.公司各部門辦公室人員,負責本部門的日常檔案材料的積累和歸檔工作,受公司檔案室指導。

(二)管理職能

1.執(zhí)行國家及學校有關檔案工作的方針政策。

2.統(tǒng)籌、協(xié)調、組織和管理全公司的檔案工作。

3.保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。

4.做好檔案的收集、整理、分類、保管、統(tǒng)計、銷毀、保密、補充、修改及提供利用工作。

5.參與主要項目和技術引進項目檔案材料的審查、驗收、整理及設備開箱驗收資料的歸檔工作。

二、檔案的收集、立卷、歸檔

1.凡以公司名義發(fā)出的公文一律由行政辦公室統(tǒng)一收集管理。

2.如有某項工作由幾個部門共同參與辦理,在工作中所形成的材料,應由主辦部門收集歸卷。

3.公司工作人員外出學習、考察、參加上級機關召開的會議等公務活動,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)。

4.本公司召開會議,由會議主辦部門專人將會議材料和檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)。

5.歸檔工作應做到主動、及時、手續(xù)齊備。文件材料按年度、機構問題和保管期限進行分類,要求分類準確,組卷合理,案卷裝訂及編目符合要求。

6.公司檔案室按年度搜集、催交各部門未按時歸檔或歸檔不全的文件材料。

三、檔案的借閱

1.建立借閱登記簿,按規(guī)定辦好借閱登記和借閱手續(xù)。涉及密級檔案或查閱非本部門檔案時,須填寫《檔案查閱審批單》。

2.查閱檔案中有關本單位會議記錄簿及核心機密檔案,須經總經理批準方可查閱。外單位借閱檔案須持介紹信,注明查閱檔案的內容和用途,總經理或行政辦公室主任同意方可查閱,并要求在檔案室內查閱,密集資料一律不外借。查閱本部門檔案需由部門負責人同意,借閱本部門業(yè)務以外的檔案時,須由行政辦公室主任同意方可查閱。

3.從檔案室借出檔案材料,檔案員要講明注意事項,借閱人不得自行轉接他人,不準拆毀、涂改、標記、抽頁、污損、拍照和復印等。

4.各部門人員只限查閱本部門檔案,摘錄檔案內容,須經主管領導同意,方可摘錄。

5.借閱檔案一般不超過三天,如有特殊情況不能歸還時,要申明理由辦理續(xù)借手續(xù)。對無故不按期歸還者,要視其情節(jié)給予一定處罰。

6.借閱人歸還檔案時,檔案員應逐卷逐頁清點檢查。如果發(fā)現(xiàn)缺頁或損壞,必須向當事人當面提出,經雙方核準后,方可履行手續(xù)。

7.證書和獎狀等實物檔案一般不借閱原件,只借影印印件。凡正在研制的科研項目的技術文件材料,一律不準對外借閱。

四、檔案的保管和鑒定

1.歸檔后的檔案應按專業(yè)特點和文件材料形成規(guī)律進行分類、編號、組卷、登帳、入庫、上架管理。

2.檔案上架要按年度、保管期限分別排列,做到排列系統(tǒng),主次分明,便于查找。

3.底圖檔案一律裝袋平放,嚴禁折疊,藍圖檔案裝訂成冊。

4.檔案人員要熟悉和掌握各類檔案,每季檢查核對一次。發(fā)現(xiàn)丟失、泄密、霉爛、蟲蛀、鼠咬等要及時修復,采取補救措施,底圖因年久破損而影響復制質量,應由歸檔部門重新描制。

5.檔案室內應保持適宜的溫度(14-18)、濕度(50%-60%),嚴禁煙火和存放食物,要經常除塵、通風。堅持做到七防:防火、防光、防塵、防潮、防蟲、防污染、防盜。

6.對已到保管期限和失去保管價值的檔案,要按規(guī)定進行鑒定銷毀,并填寫清冊,檔案室應組織鑒定小組進行鑒定。

7.檔案人員要愛護檔案,不準隨意折卷、撕頁、涂改勾畫,對違反檔案管理標準的行為,有關部門要嚴肅處理。

五、檔案的保密和銷毀

1.檔案工作人員要嚴格遵守黨和國家安全保密守則,不得利用職權擅自擴大檔案的利用范圍,不得向外透漏檔案機密。

2.公司的歷史資料、圖紙和重要資料等,不準到處亂放。檔案的銷毀由檔案室會同有關部門,對超過保管期限的檔案,依據國家有關規(guī)定和檔案的本身利用查考價值提出存毀意見。

3.檔案的銷毀須鑒定小組嚴格審查鑒定,編制銷毀清冊,由批準人、鑒定人和銷毀人簽字后方可銷毀。

4.檔案銷毀的有關手續(xù)要注明立卷永久保管,銷毀的案卷必須在《案卷目錄》、《統(tǒng)計帳》上注銷。

六、檔案的交接

1.公司檔案管理主要范圍為文書管理、人事資料管理、公司執(zhí)照、工程資料等。文書管理包含黨群、行政轉發(fā)或下發(fā)的各類文件、會議記錄、會議紀要、照片、音像等材料及公司制訂的工作條例、章程、制度等文字材料;人事資料管理包含人事部下發(fā)的各類文件、制定的各項管理規(guī)定、聘任決定、員工人事檔案等;公司執(zhí)照包含__省大學城物業(yè)經營有限責任公司營業(yè)執(zhí)照(正、副本)、組織機構代碼證(正、副本)、統(tǒng)計登記證(正、副本);工程資料包含工程合同、工程驗收報告等資料。

2.__省大學城物業(yè)經營有限責任公司營業(yè)執(zhí)照(正、副本)、組織機構代碼證(正、副本)、統(tǒng)計登記證(正、副本),由行政辦公室檔案室負責保管。各部門因辦理公務時需要提供以上證照的原件或復印件時,須填寫《物業(yè)公司證照借用審批單》。使用過程中妥善保管,一般借用期限為三天以內,做好借用登記。

3.公司員工檔案實行人事代理制在市人才中心代理。

4.存檔流程:公司各部門指定專人負責各部門的日常檔案材料的積累和歸檔工作,由公司檔室指導。公司各部門的文件材料均由各部門自行收集、積累、整理、立卷,對本部門制定的規(guī)章制度或收到涉及公司或本部門相關的學校及校外文件,按文件要求進行處理后,按年度在次年年初送交公司檔案室存檔,部門領導要對存檔文件進行把關。歸檔應是原件,份數(shù)為一份,要求材料完整準確,有保存價值,有歷史記載性,不重復。認真履行交接手續(xù),檔案員與各部門要在交接憑據上簽字,以便存查。

5.公司各部門在本年度年終時,對本年度涉及公司或本部門相關的學校及校外文件尚未歸檔及仍在處理流程中的文件進行等級,

第11篇 客服業(yè)戶檔案管理規(guī)定作業(yè)指導書

客服作業(yè)指導書--業(yè)戶檔案管理規(guī)定

1.目的

便于掌握業(yè)戶的基本情況,保證資料的有效性。

2.業(yè)務范圍

對業(yè)戶檔案的管理,包括入住資料檔案、裝修檔案、投訴記錄、車輛檔案、事故/事件報告、照片或影像資料、往來客信、個性化資料、房屋變更情況等。

3.職責

業(yè)戶檔案統(tǒng)一由客服組建立并管理,客服組負責業(yè)戶檔案柜鑰匙的管理。

4.工作內容

4.1業(yè)戶檔案統(tǒng)一由客服組建立并管理,業(yè)戶檔案鎖放在指定檔案柜中,客服組應指定專人負責業(yè)戶檔案的管理及檔案柜鑰匙的管理。

4.2定期對業(yè)戶檔案的存放地點進行清潔、整理,保證檔案存放的清潔及安全。

4.3業(yè)戶檔案資料應分類分戶建立、保存(一戶一檔),并要建立統(tǒng)一的業(yè)戶檔案目錄,各類目錄上要列明所有應保留的業(yè)戶資料名稱,如果有該資料,則在該內容前畫勾,以顯示目前業(yè)戶檔案資料在冊明細,做到目錄與實物相符。

4.4業(yè)戶檔案必須嚴密保管,嚴禁非客服組人員查看,其他部門人員若需查看,必須經客服組負責人許可,并填寫《業(yè)戶檔案查閱登記表》,客服組應有人陪同方可查閱。

4.5嚴格控制出租及商住房屋的管理,凡是出租或商住房屋,客服助理應及時跟進業(yè)戶將房屋的出租情況或商住情況到客服組辦理備案登記等手續(xù),并填寫《租戶/商住情況登記表》。

4.6業(yè)戶檔案建立后,應將所有情況輸入電腦,形成《業(yè)戶基本情況匯總表》,以便及時查找,并定期對電子檔案進行更新。

4.7客服助理及時跟進業(yè)戶資料的變更,保證資料的更新及有效性(至少每半年更新一次)。

5.記錄

5.1《業(yè)戶檔案查閱登記表》

5.2《租戶/商住情況登記表》

5.3《業(yè)戶基本情況匯總表》

第12篇 基金會檔案管理規(guī)定

基金會檔案管理規(guī)定

為了全面遵守《基金會管理條例》和《中國友好和平發(fā)展基金會章程》，加強基金會檔案資料管理，充分發(fā)揮檔案資料的作用，結合本基金會實際，特制定本規(guī)定。

一、檔案管理

(一)基金會檔案的收集、整理和保管工作由辦公室負責。

(二)歸檔的文件材料要求完整、齊全、準確并注意區(qū)分不同價值分類整理、立卷。歸檔材料應妥善管理，嚴防丟失、毀損。

(三)歸檔范圍：上級機關印發(fā)、本基金會制發(fā)或工作中形成的，具有參考價值的(包括但不限于下列)各種材料。

1.登記管理機關和業(yè)務主管單位下發(fā)的與本基金會有關的決定、條例、規(guī)定、登記證、法人證、批復等;

2.本基金會向登記管理機關和業(yè)務主管單位提出的各項報告;

3.本基金會的章程和各項管理制度;

4.本基金會的工作計劃、總結、年度工作報告、請示、批復、會議記錄、理事會紀要及與有關單位和個人簽訂的合同、協(xié)議等;

5.會計預算、決算統(tǒng)計報表、資產負債表和財務報告;

6.本基金會理事會成員和工作人員基本情況;

7.本基金會職工工資、福利及工作人員任免、聘用、考核、獎勵、處分、辭職、辭退的文件材料;

8.本基金會的歷史沿革、大事記及反映本基金會重要活動的簡報、聲像材料、榮譽證書，有紀念意義和憑證性的實物材料。

9.本基金會民政部登記年檢報告、會計師事務所審計報告、重要活動領導人講話、題詞及其音像資料;

10.其他具有保存價值的文件材料等。

二、收集整理

(一)本基金會所開展的各項工作、活動，按照歸檔要求，由承辦人在工作和活動結束后及時將文件資料集中后交辦公室整理歸檔。

(二)本基金會工作人員外出學習、考察、調研、參加相關部門召開的會議等公務活動后，應將會議主要文件等需歸檔的資料交辦公室整理歸檔。

(三)本基金會當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由財務部門負責整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

(四)建立基金會專家?guī)?、志愿者?shù)據庫，利用基金會網站及時向公眾傳遞各種活動信息及相關資料。

三、檔案利用

(一)借閱檔案須經主管領導批準，嚴格履行借閱、歸還登記手續(xù)。

(二)查閱檔案時，嚴禁在檔案上作涂改、圈劃、抽換、批注，未經批準，不準復制檔案。

四、檔案管理人員發(fā)生變更時，要及時填寫移交清單，辦好移交手續(xù)。

五、本規(guī)定自批準之日起實行。

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第13篇 地產公司檔案管理規(guī)定

地產有限公司檔案管理規(guī)定

為使各類檔案完整、準確、系統(tǒng)、及時收集歸檔,使檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化、科學化,以及為公司各項工作開展提供信息和依據,特制定本規(guī)定。

一、檔案管理工作的組織

1、在公司的直接領導下,由行政部負責檔案室管理工作,行政秘書兼職檔案管理員;青云項目組、旅順項目組、營銷部、裝修部、人力資源部、行政部、財務部、資產部及所屬公司分別設兼職檔案員,負責本部門檔案的收集、整理及集中管理工作。

2、部門發(fā)生需保存文件時,應先交存部門檔案員,部門檔案員做好接收登記,再由部門檔案員于每月25日報送公司檔案員核對,以確保公司檔案的完整性。公司對部門的檔案管理工作實行導、監(jiān)督。

3、各部門檔案員每天要清理檔案,以免資料堆積,要熟悉部門檔案,作到迅速查找。

4、部門檔案員須向公司檔案員交存檔案原件,部門保存檔案復印件(除特殊檔案,如財務檔案、人事檔案、工程技術檔案等)。

5、所屬公司的檔案原則上由所屬公司行政部(辦公室)負責管理,所屬公司證件檔案復印件交存公司檔案室,每月定期向公司檔案室報送檔案匯總情況。

二、檔案的分類

檔案分為文書檔案、工程(設備)檔案、人事檔案、財務檔案、實物檔案、合同檔案、聲像檔案七大類。

三、檔案的歸檔要求

1、文書檔案應在每年六月末以前將上年度形成的各種資料檔案,按照要求收集整理歸檔。

2、人事檔案在本人進入本公司工作后就應建立,由人事部門進行管理。

3、財務檔案應按歸檔范圍要求,按年度整理,財務部門保存五年,然后移交檔案室。

4、公司員工因公外出參觀學習、考察和參加各種會議獲取的重要文件材料、技術圖紙、照片資料等,歸來后,應及時到行政部做文件處理由公司檔案室進行登記、歸檔。

5、實物、聲像一經形成,即需歸檔。

6、各類合同成立或生效后即應將一份原件存檔。

7、基建工程檔案在項目交復驗收后歸檔。

四、借閱檔案的要求

1、總經理借閱檔案可通過檔案管理人員直接提檔。

2、公司其他人員需借閱檔案時,要經部門或項目負責人、公司主管總經理批準,并辦理借閱手續(xù),原則上原件不得帶出檔案室,如原件確需帶出檔案室,須經總經理批準。辦理借出檔案手續(xù)。

3、借閱檔案必須愛護,保持整潔、嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復制,必須由主管總經理批準方可摘錄和復制。

4、外單位借用我公司檔案時,應持單位介紹信,經公司總經理審批后方可查閱、抄錄和復印。

5、借閱期限不得超過兩星期,到期必須追回,如需再借需辦理續(xù)借手續(xù)。

五、移交、銷毀檔案的要求

1、檔案室接受檔案資料時,移交單位要填寫目錄和檔案交接單,經雙方核實后,交接人應在交接單上簽字,由雙方備查。

2、檔案室對新接收的檔案資料要及時整理歸檔和登記,對銷毀的檔案及時在檔案目錄中注銷,并注明原因和去向。

3、公司各部門和所屬公司如有撤銷、增設或其它變動,其檔案材料歸所屬公司,部門檔案保管員負責將其歸檔文件材料齊全完整地送交公司檔案室。

4、根據各類檔案不同保管期限,定期對檔案進行鑒定,進一步正確區(qū)分檔案價值,并將已失去保存價值的檔案,剔出處理。

5、任何部門和個人非經公司允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

6、對要銷毀的檔案登記造冊,經相關部門經理審核后,報總經理批準銷毀,銷毀檔案應由兩人監(jiān)銷,并在銷毀冊上簽字,存檔保存。

六、公司各部門檔案員的要求:

1、各部門檔案員嚴格遵守檔案管理工作規(guī)定,按類別存放各類檔案,在每年十二月末,經公司檢查齊全后再整理歸檔,要求在第二年1月底前全部裝訂完畢。

2、做好檔案的保密工作,發(fā)現(xiàn)檔案遺失或出現(xiàn)文件泄密時,要及時向有關領導報告,不得隱瞞。

3、對公司檔案管理工作需按時保質完成,如有困難就及時向有關主管領導報告。不得耽誤工作。

4、有下列行為之一的,根據情節(jié)輕重,給予行政處分,造成損失的,責令賠償損失,構成犯罪的依法追究刑事責任:

a、丟失或者擅自銷毀公司檔案資料。

b、涂改偽造檔案。

c、出賣公司檔案或將公司檔案不經批準擅自出示他人。

d、檔案管理人員玩忽職守造成檔案損失的。

七、本規(guī)定由圣北公司行政部負責解釋。

八、本規(guī)定自通過之日起施行。

附:1、檔案歸檔范圍

2、檔案管理分工

3、檔案管理表格

4、公司各部門及所屬公司專(兼)職檔案管理員

附表一:檔案借閱申請表

附表二:檔案交接單

附表三:檔案銷毀申請表

第14篇 學校檔案室管理規(guī)定辦法

檔案室是各機關(包括團體、學校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等)統(tǒng)一保存和管理本機關檔案的內部機構,是整個機關的組成部分,關于學校檔案室管理規(guī)定應該怎么制定,來看小編為大家提供的范本:

(一)、要明確一位副校長分管檔案工作,應建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專柜。

配備政治素質好、業(yè)務能

力強、熱愛檔案工作的專(兼)職人員,并保持相對穩(wěn)定。

(二)、要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程;納入分管領導和檔案員工作職責;納入教職工范圍和考核獎懲制度。

(三)、檔案人員的主要任務:

1、負責單位文書、教學、教育、會計、后勤材料的收集、整理、保存、統(tǒng)計、利用和鑒定銷毀工作。

文書檔案:是指學校黨、政、工、團(隊)在實際工作中形成的文件材料。

教學檔案:是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。

教育檔案:是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。

會計檔案:是指學校的財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。

后勤檔案:是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。

2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料,均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。

任何部門和個人不得擅自處理。

3、學校綜合檔案的歸檔時間:文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結束后立卷歸檔。

后勤檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。

4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。

5、卷內文件應齊全完整。

收文應有正文、附件、辦理結果;發(fā)文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。

6、卷內文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前,請求在后。

各類案卷均要填寫卷內目錄。

卷內文件要編寫張次號。

歸檔的文件材料字跡清楚,紙質優(yōu)良、簽署完備。

不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫,并拆除卷內金屬物。

7、案卷裝訂要整齊美觀。

標題一般應有作者、問題、名稱,能反映卷內文件內容,政治上無誤,文詞上簡明確切。

封面要用毛筆正楷字填寫,字跡要工整清潔。

8、文件材料歸檔后,檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號。

(四)、綜合檔案室要做到有專室、專柜、專(兼)職人員負責,切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

(五)、借閱制度

1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。

2、嚴守檔案材料機密,不準隨便轉借檔案。

未經許可不得擅自摘錄和復制。

3、愛護檔案,不得拆卷、涂改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。

4、經批準摘錄的材料,要經檔案室工作人員審查。

證明性材料,必須校對無誤后蓋章。

5、外借檔案必須經主管領導同意,并向檔案人員辦理借閱登記手續(xù)。

借出時間,一般不得超過七天,超過時間另行辦理手續(xù)。

(六)、檔案工作人員要熟悉檔案,了解需求,積極主動地做好檔案的提供利用工作。

檔案室應根據工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數(shù)字匯集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料,為提供利用檔案創(chuàng)造條件。

(七)、學校檔案的鑒定與銷毀。

學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門有關檔案鑒定的規(guī)定。

認真做好檔案的鑒定工作。

對超過保管期限,失去保存價值的檔案,可提出銷毀意見,并填寫銷毀清冊,報本單位領導和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀。

銷毀時應指定二人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字,防止失密。

第15篇 安全檔案管理規(guī)定

一、制定依據

根據國家政策和法律法規(guī)及公司管理制度的相關規(guī)定,為了規(guī)范管理安全生產檔案,加強痕跡資料的管理,認真執(zhí)行各項規(guī)章制度,結合公司的實際情況,特制定本規(guī)定。

二、安全檔案的建立

1、建立健全公司各級安全生產負責人檔案及安全網絡圖。

2、特種作業(yè)人員上崗操作資格證書并登記建檔。

3、建立安全生產責任制,層層簽訂的安全環(huán)保責任書。

4、收集整理各項規(guī)章制度的資料、記錄。

5、按照安全生產教育培訓制度的整理教育培訓記錄及資料,包括安全培訓教育、考核、持證情況等;

6、按照安全生產例會制度建立各類各次安全會議的記錄檔案;

7、按照安全生產檢查制度建立安全檢查檔案,包括企業(yè)負責人、各級領導和安全管理人員的檢查記錄;

8、按照設備設施管理制度建立設備設施檔案,包括生產廠家資質、出廠合格證、使用說明書、安裝資質證明、檢測檢驗合格證明以及操作使用、點檢、維護、修理等資料和記錄;

9、按照危險源建立危險源管理檔案,包括危險源的識別、評估分析、管理、監(jiān)控的記錄和資料;

10、按照隱患排查與整改制度建立隱患排查治理檔案,包括排查、

治理、驗收等記錄和資料;

11、按照勞動防護用品管理制度建立勞動防護用品檔案,包括勞動防護用品的購買、倉儲、發(fā)放、使用、管理的記錄和資料;

12、建立安全、環(huán)保投入資金的提取、管理、使用檔案;

13、按照傷亡事故管理制度建立事故調查處理檔案,包括事故調查的記錄、筆錄、處理過程、事故報告、結案批復等;

14、其他有關安全生產的檔案資料。

三、安全生產檔案的管理

1、公司安全生產檔案,由公司辦公室檔案管理員負責收集、整理、保管;車間、班組的安全教育培訓、安全檢查和隱患整改等資料,統(tǒng)一整理公司辦生產安全部保存。

2、存入安全生產檔案的資料,要分類整理,按照時間先后編寫頁碼,制作目錄,成套成盒保存,不得雜亂無章。

3、安全生產檔案系保密資料,除有關政府主管部門在依法檢查時可以查閱外,其他無關人員,外界人員均不得借閱。若因工作需要查閱的,須經單位主要領導批準。查閱結束后,檔案管理人員應及時收回檔案室保存。