- 目錄
有哪些
管理檔案管理制度主要包括以下幾個核心組成部分：
1. 檔案分類與編碼：對各類文件進行科學(xué)分類，并制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，以便于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理：規(guī)定檔案的接收、登記、整理流程，確保檔案的完整性和準確性。
3. 檔案存儲與保護：明確檔案的存放環(huán)境、保管期限、安全措施，防止檔案損壞或丟失。
4. 檔案利用與借閱：設(shè)定檔案的使用權(quán)限、借閱流程及歸還規(guī)定，保證檔案的有效利用。
5. 檔案數(shù)字化與備份：推進檔案的電子化，定期進行數(shù)據(jù)備份，以應(yīng)對突發(fā)事件。
6. 檔案銷毀與審計：對于過期或不再需要的檔案，制定銷毀程序，并進行審計，確保合規(guī)性。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)，將檔案分為人事、財務(wù)、項目、合同等類別，每類再細分小類，采用字母-數(shù)字混合編碼，如“hr-01”代表人力資源部的一級分類，進一步細化為“hr-01-01”等。
2. 檔案收集與整理：各部門應(yīng)定期提交文件，由檔案管理部門進行整理，填寫檔案卡片，注明文件來源、日期、主要內(nèi)容等信息。
3. 檔案存儲與保護：檔案應(yīng)存放在防潮、防火、防盜設(shè)施完善的庫房，定期檢查環(huán)境，確保檔案安全。對重要檔案進行異地備份。
4. 檔案利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門審批后方可借閱。借閱期限不超過兩周，逾期未歸還需辦理續(xù)借手續(xù)。
5. 檔案數(shù)字化與備份：新產(chǎn)生的紙質(zhì)文件應(yīng)及時掃描存檔，電子文件應(yīng)定期同步至云端服務(wù)器，確保數(shù)據(jù)安全。
6. 檔案銷毀與審計：每年進行一次檔案清理，對達到保管期限的檔案列出清單，由檔案管理部門和審計部門共同審核，確認無誤后進行銷毀。
上墻內(nèi)容
1. “檔案管理責(zé)任制度”：明確各部門對檔案管理的職責(zé)，強調(diào)檔案的安全性和保密性。
2. “檔案借閱流程圖”：簡潔明了地展示從申請到歸還的步驟，便于員工理解和執(zhí)行。
3. “檔案分類與編碼示例”：列出部分典型編碼，供員工參考。
4. “檔案安全與保密協(xié)議”：強調(diào)員工在處理檔案時的保密義務(wù)，違規(guī)處理方式。
5. “檔案利用與保護政策”：明確檔案的使用規(guī)則，提醒員工重視檔案的保存與保護。
以上管理制度旨在建立高效、安全的檔案管理體系，保障企業(yè)信息資源的有序流轉(zhuǎn)，促進業(yè)務(wù)發(fā)展。各相關(guān)部門和員工應(yīng)嚴格執(zhí)行，確保檔案管理工作的規(guī)范進行。
管理檔案管理制度范文
第1篇 z公司檔案管理制度
檔案管理制度
一、為規(guī)范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3.凡應(yīng)該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責(zé)及時歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調(diào)閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到:
①愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。
②注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。
4.經(jīng)批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時,必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第2篇 某某公司安全文件檔案管理制度
1目的
為進一步規(guī)范公司的安全檔案管理工作,充分保障公司安全管理工作的有效性和長期性,根據(jù)《中華人民共和國國安全生產(chǎn)法》、《安徽省安全生產(chǎn)條例》、《中華人民共和國國檔案法》及有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我公司職業(yè)健康安全的實際狀況,特制訂本制度。
2范圍
本制度適用本公司范圍內(nèi)安全文件檔案的建立、更新、使用、保存管理。
3術(shù)語
3.1安全檔案是指公司在安全管理活動中形成的,對企業(yè)、國家及社會安全生產(chǎn)具有保存與利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
4主要職責(zé)
4.1凡是各單位在日常職業(yè)健康安全管理、生產(chǎn)管理、設(shè)備管理、技術(shù)管理及業(yè)務(wù)聯(lián)系工作中,形成的有保存價值的與職業(yè)健康安全有關(guān)的文件材料、各類檢測證書、報告、安全制度、教育試卷、工作記錄、聲像資料等都應(yīng)按規(guī)定收集齊全,整理歸檔。
4.2生產(chǎn)安環(huán)部負責(zé)公司安全檔案管理檢查督促工作,負責(zé)對公司的安全檔案分級管理做出規(guī)定。
4.3各部門應(yīng)加強安全檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),明確一位負責(zé)人主管安全管理檔案工作,保證安全管理檔案工作所需的必要條件。各單位負責(zé)各自的安全檔案管理工作。。
4.4各部門應(yīng)設(shè)置專門安全管理檔案柜,落實安全管理檔案管理人員,集中統(tǒng)一管理本單位安全管理檔案。
4.5公司綜合辦負責(zé)收集歸檔公司以文件形式下發(fā)的有關(guān)安全管理方面的各類材料;負責(zé)收集建立職工各類職工健康體檢材料的歸檔工作。
4.6安全管理檔案工作是公司安全管理的基礎(chǔ)性工作,是維護公司安全生產(chǎn)、經(jīng)濟利益、合法權(quán)益的重要依據(jù),是公司信息資源的重要組成部分。各部門對本單位安全管理檔案具有依法管理、保護、使用的職責(zé)。任何個人不得將安全管理檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。
4.7各級安全生產(chǎn)管理人員應(yīng)忠于職守,認真執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)、制度和標準,協(xié)助公司、各單位對收集的安全管理檔案材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。
5工作內(nèi)容
5.1安全管理檔案范圍一般包括但不限于以下內(nèi)容:
5.1.1企業(yè)基本情況的內(nèi)容:企業(yè)名稱、地址、法定代表、聯(lián)系電話、經(jīng)濟類型、人數(shù)、生產(chǎn)規(guī)模、主要原材料及產(chǎn)品、工藝流程、安全管理機構(gòu)與安全員等。
5.1.2企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營場所平面布置圖,并標注清楚以下內(nèi)容。
部門與車間、倉庫等的位置、面積或重要生產(chǎn)、經(jīng)營、儲存設(shè)施、設(shè)備的位置、型號、規(guī)格等;
重大危險源的位置、數(shù)量等;
主要應(yīng)急救援設(shè)施、設(shè)備、器材的位置、數(shù)量、型號。
5.1.3公司安全生產(chǎn)重點監(jiān)控部位一覽表(重大危險源、消防重點部位、重點設(shè)備、易燃易爆和有毒物質(zhì)儲存地點及相關(guān)危險危害因素分析)。
5.1.4公司應(yīng)急救援體系建設(shè)情況。內(nèi)容包括:事故應(yīng)急救援預(yù)案、應(yīng)急救援隊伍組成及聯(lián)系方式、各類應(yīng)急救援設(shè)施、設(shè)備器材的數(shù)量以及應(yīng)急救援演練情況等。
5.1.5公司安全組織方面的內(nèi)容
1. 主要負責(zé)人的安全資格證書。
2. 安全管理人員的安全資格證書。
3. 總廠職業(yè)健康安全管理網(wǎng)絡(luò)。
4. 其他與安全組織方面有關(guān)的內(nèi)容。
5.1.6企業(yè)安全管理制度及相關(guān)文件、計劃、總結(jié)方面的內(nèi)容
安全目標管理
安全生產(chǎn)責(zé)任制
法律法規(guī)標準規(guī)范管理
安全投入管理
安全文件和檔案管理
風(fēng)險評估和控制管理
安全教育培訓(xùn)管理
特種作業(yè)人員管理
設(shè)備設(shè)施安全管理
建設(shè)項目安全“三同時”管理
生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施驗收管理
生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施報廢管理
施工和檢維修安全管理
?；芳爸卮笪ｋU源管理
作業(yè)安全管理(動火、高空、受限空間、動力介質(zhì)等)
相關(guān)方及外用工(單位)管理。
職業(yè)健康管理
勞動防護用品(具)管理
安全檢查及隱患排查治理
應(yīng)急管理
事故管理
安全績效評定管理
安全會議制度
安全機構(gòu)設(shè)置與人員配置管理
安全操作規(guī)程
安全通則
安全生產(chǎn)管理考核制度
參觀人員安全告知書
特種設(shè)備安全管理(機電類、承壓類)
上報的各種安全生產(chǎn)方面的計劃、總結(jié)、報告等材料。
安全活動日管理制度
上級部門有關(guān)安全生產(chǎn)方面的文件、通知及執(zhí)行情況匯報、記錄。
其他與安全相關(guān)的管理制度
5.1.7安全監(jiān)督執(zhí)法檢查方面的內(nèi)容
各級政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全監(jiān)察指令書等各類執(zhí)法文書。
落實執(zhí)行各類文件所采取的措施及落實情況及其上報上級主管部門的報告及記錄。
安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。
5.1.8安全檢查方面的內(nèi)容
日常檢查記錄及處理情況記錄。
月、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄。
安全檢查存在問題整改通知書及整改情況記錄。
各方面安全檢查的計劃安排、檢查記錄及處理情況。
各項檢查的總結(jié)匯報材料。
其他與安全檢查相關(guān)的材料。
5.1.9安全教育培訓(xùn)方面的內(nèi)容
安全培訓(xùn)計劃。
公司主要負責(zé)人、中層管理人員、安全管理人員及班組長安全培訓(xùn)的記錄。
員工三級安全教育記錄。
特種作業(yè)人員和特種設(shè)備作業(yè)人員資格證書及教育培訓(xùn)記錄。
換崗教育培訓(xùn)記錄。
日常安全、宣傳、教育培訓(xùn)記錄及總結(jié)。
應(yīng)急救援培訓(xùn)、演練記錄及總結(jié)。
5.1.10安全投入方面的內(nèi)容
全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃。
安全、宣傳、教育培訓(xùn)投入的情況記錄。
隱患整改方面的投入記錄。
防護用品方面的投入記錄。
安全防護設(shè)備、設(shè)施方面的投入記錄。
安全評價、安全管理體系建設(shè)、安全代理方面的投入。
其他與安全有關(guān)的投入。
5.1.11工傷保險方面的內(nèi)容
參加工傷保險員工的名單。
為員工繳納保險費的憑證或單據(jù)。
發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據(jù)。
其他與工傷保險相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。
5.1.12職業(yè)衛(wèi)生健康管理方面的內(nèi)容
具有職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類。
具有職業(yè)病危害的崗位的預(yù)防措施情況。
具有職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗報告。
接觸職業(yè)病危害崗位的員工及其身體檢查情況。
確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄。
與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。
勞動防護用品管理制度及其落實執(zhí)行情況的記錄。
各類勞動防護用品發(fā)放記錄。
員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄。
其他與勞動防護用品有關(guān)的文件、材料。
5.1.13“三同時”管理方面的內(nèi)容
有關(guān)安全設(shè)施和職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時”項目的文件、材料。
“三同時”項目的設(shè)計圖紙及相關(guān)資料。
“三同時”項目的竣工驗收報告及相關(guān)資料。
其他與“三同時”項目相關(guān)的文件、資料。
5.1.14安全防護設(shè)備(含職業(yè)健康衛(wèi)生設(shè)備,下同)方面的內(nèi)容
各類安全防護設(shè)備的種類及型號等基本情況資料。
各類安全防護設(shè)備管理部門及設(shè)備運行情況記錄。
各類安全防護設(shè)備運行維護保養(yǎng)情況記錄。
應(yīng)急救援設(shè)備的種類、數(shù)量和型號及管理部門、狀況等記錄。
其他與安全防護設(shè)備相關(guān)的文件、資料和記錄。
5.1.15用電管理方面的內(nèi)容
企業(yè)用電管理制度及落實情況記錄。
配電室運行狀況記錄。
臨時用電申請及拆除記錄。
配電箱等用電設(shè)施運行狀況記錄。
5.1.16特種設(shè)備方面的內(nèi)容
特種設(shè)備的設(shè)計文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料。
特種設(shè)備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄,特種設(shè)備使用證。
特種設(shè)備的日常使用狀況記錄。
特種設(shè)備及其安全附件、安全保護裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄。
特種設(shè)備運行故障和事故記錄。
5.1.17事故調(diào)查處理方面的內(nèi)容。
發(fā)生事故情況經(jīng)過介紹。
事故調(diào)查組成人員名單及事故調(diào)查的相關(guān)會議記錄。
事故調(diào)查收集各類證據(jù)。
事故分析會記錄。
關(guān)于事故的原因分析、責(zé)任認定和防護措施的相關(guān)決定文件。
按“四不放過”原則對事故進行處理的文件。
企業(yè)月度事故報表。
其他與事故相關(guān)的文件、材料。
5.1.18其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容
5.2收集與移交的基本要求
5.2.1歸檔材料必須是總廠在生產(chǎn)過程中形成的與職業(yè)健康安全管理有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
5.2.2歸檔材料應(yīng)確保完整、準確、系統(tǒng),反映公司安全生產(chǎn)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。
5.3歸檔時間
5.3.1基礎(chǔ)建設(shè)、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動中形成的與職業(yè)健康安全相關(guān)聯(lián)材料,在項目結(jié)束后整理歸檔。
5.3.2各單位在安全管理過程中形成的材料可以按每月、每季或年歸檔,也可按項目或活動歸檔。
5.4安全檔案工作人員負責(zé)有關(guān)歸檔材料的審核。
5.5安全檔案工作人員應(yīng)對各部門送交的各類安全管理檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式兩份)和檢查記錄上簽字,正式履行交接手續(xù)。接收電子檔案時,應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備、環(huán)境上檢查其真實有效性,并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性,然后辦理交接手續(xù)。
5.6檔案管理
5.6.1各單位安全管理檔案整理應(yīng)根據(jù)自身實際情況按各自管理職責(zé)分類保存,便于科學(xué)管理與利用。
5.6.2安全管理檔案保管期限為永久、長期(2—5年)、短期(2年以下)三種。
5.6.3對保管到期的安全管理檔案應(yīng)進行鑒定。對經(jīng)過鑒定后已失去保存價值的相關(guān)檔案,應(yīng)寫出鑒定報告并編制銷毀清冊,報主管負責(zé)人審批。銷毀相關(guān)檔案時必須嚴格執(zhí)行相關(guān)的檔案管理規(guī)定,銷毀清冊應(yīng)長期保存。
5.6.4應(yīng)建立安全管理檔案統(tǒng)計工作制度,并按規(guī)定向上級有關(guān)部門報送安全生產(chǎn)檔案工作基本情況。
5.7檔案利用
5.7.1安全管理檔案的利用,要處理好保密和利用的關(guān)系,既要保護總廠的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密,保障企業(yè)的合法權(quán)益不受損害,又要充分發(fā)揮安全生產(chǎn)檔案的指導(dǎo)、借鑒作用。
5.7.2公司應(yīng)積極主動地接受各級安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對公司安全檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo),開展企業(yè)安全生產(chǎn)檔案信息服務(wù)工作。
第3篇 公司安全環(huán)保檔案管理制度怎么寫
1 目的與范圍
本制度規(guī)定了________公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的范圍及檔案管理的基本要求等內(nèi)容。
其目的是為了規(guī)范安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。
本制度適用于________公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。
2 管理職責(zé)2.1公司總經(jīng)理負責(zé)安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。
2. 2設(shè)備安全課負責(zé)安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案日常管理工作。
2. 3技術(shù)部負責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理工作。
3. 管理內(nèi)容3.1檔案的分類及編號
a)共設(shè)置三個一級類目。
編號用漢語拼音音節(jié)表示。
一級類目分類編號順序如下:
代 號 名 稱
aq 安全類檔案
hb 環(huán)保類檔案
w 職業(yè)衛(wèi)生類檔案
b)二級類目按檔案管理內(nèi)容進行編號,編號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示,凡設(shè)及人員檔案管理的全部按拼音姓名排序。
3. 2安全類檔案包括:上級安全法規(guī)文件、公司內(nèi)部安全管理性文件、危險源管理資料、年度計劃及總結(jié)資料、教育培訓(xùn)資料、應(yīng)急救援預(yù)案、應(yīng)急演練、日常檢測檢驗結(jié)果、事故隱患排查資料、日常檢查記錄(含各類專項檢查)、隱患整改資料、新建項目安全性評價及驗收資料、新員工三級安全教育卡、獎勵與處罰資料、安全有關(guān)會議紀要、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案、事故檔案(含職業(yè)病事故)等。
3. 3環(huán)保類檔案包括:上級環(huán)保法規(guī)文件、公司內(nèi)部環(huán)保管理性文件、環(huán)境因素管理資料、年度計劃及總結(jié)資料、“三廢”檢測檢驗結(jié)果、環(huán)保設(shè)施日常檢查記錄、隱患整改資料、新建項目環(huán)保評價及驗收資料、危險廢物“五聯(lián)單”、環(huán)境年報、排污申報、排污許可證、環(huán)保事故檔案等。
3. 4職業(yè)衛(wèi)生類檔案包括:上級職業(yè)衛(wèi)生法規(guī)文件、公司內(nèi)部職業(yè)衛(wèi)生管理性文件、作業(yè)場所職業(yè)病危害因素檢測資料、職業(yè)健康監(jiān)護檔案、職業(yè)病防護設(shè)施檢查記錄、作業(yè)場所職業(yè)病危害申報資料、新建項目職業(yè)病危害評價及驗收資料等。
3. 5檔案的保存期限
3.5.1 安全類檔案:新員工三級安全教育卡、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案、事故檔案、新建項目評價及驗收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。
3.5.2 環(huán)保類檔案:環(huán)保事故檔案、新建項目評價及驗收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。
3.5.3 職業(yè)衛(wèi)生類檔案:職業(yè)健康監(jiān)護檔案、新建項目職業(yè)病危害評價及驗收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。
3. 6管理要求
3.6.1 歸檔資料必須分類裝訂成冊。
3.6.2 需復(fù)印事故檔案、職業(yè)健康監(jiān)護檔案時,必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可復(fù)印。
第4篇 教育培訓(xùn)檔案管理制度
1、職工培訓(xùn)檔案有專人進行管理。
2、檔案存放要注意防火、防盜、防潮、防塵、防霉。
3、檔案統(tǒng)一擺放在檔案柜內(nèi)，用后及時上鎖。
4、凡經(jīng)過審核歸檔的材料，任何人不得私自涂改。
5、因工作需要借閱培訓(xùn)檔案時，必須履行檔案借閱登記手續(xù)，用后及時歸還。查閱時不得污損、卷折、涂改。
6、紙質(zhì)檔案按順序分類存放，擺放整齊，有標識。
7、電子檔案有存儲位置、有固定格式，能方便快速查找。
8、保證檔案材料真實有效，不弄虛作假。
9、過期作廢的檔案要及時銷毀。
第5篇 三民醫(yī)院會計檔案管理制度
人民醫(yī)院會計檔案管理制度4
1、會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),必須嚴格執(zhí)行安全和保密制度,嚴防毀損、散失和泄密。
2、單位每年形成的會計檔案,由財務(wù)科負責(zé)整理立卷,裝訂成冊。當(dāng)年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務(wù)科保管一年。期滿之后,編造清冊移交檔案室保管。財務(wù)科不得自行封包保存。
3、會計檔案向外單位提供利用時,檔案原件原則上不得借出,如有特殊需要,須報上級主管部門批準。但不得拆散原卷冊,并應(yīng)限期歸還。
4、各種會計檔案保管的期限:
(1)5年保管期:會計月、季報表
(2)15年保管期:總帳、明細分類帳;原始憑證和記帳憑證;會計移交清冊
(3)25年保管期:現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳
(4)永久性保管期:會計年度決算報表;會計檔案保管,銷毀清冊;職工工資及獎金發(fā)放清冊。
5、會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由檔案室提出銷毀意見,會同財務(wù)科共同鑒定,嚴格審查,編造會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱。卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。報領(lǐng)導(dǎo)批準后方可銷毀。銷毀時,應(yīng)由檔案室、財務(wù)科共同派員監(jiān)督。監(jiān)銷人在銷毀后必須在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告領(lǐng)導(dǎo)。
6、會計檔案銷毀前,對本單位認為重要的會計資料,應(yīng)復(fù)留存,以便備查。
第6篇 設(shè)備技術(shù)檔案管理制度（中石化）
第一條為健全并妥善保管設(shè)備技術(shù)檔案，明確設(shè)備技術(shù)檔案管理職責(zé)，規(guī)范設(shè)備技術(shù)檔案管理工作，提高公司設(shè)備技術(shù)檔案管理水平，依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和總部設(shè)備管理制度，制定本制度。
第二條本制度適用于公司設(shè)備的檔案管理。內(nèi)容包括檔案管理的主要內(nèi)容，檔案管理的要求等。
第三條各單位設(shè)備管理部門及車間應(yīng)妥善保管設(shè)備技術(shù)資料，建立設(shè)備臺帳及主要設(shè)備、關(guān)鍵設(shè)備檔案，各車間應(yīng)建立所管轄范圍內(nèi)的全部設(shè)備檔案。
第四條各單位應(yīng)按照公司《設(shè)備管理體系相關(guān)記錄》的要求逐一建立健全設(shè)備管理基礎(chǔ)資料，并結(jié)合本單位實際進行補充和完善。
第五條各單位應(yīng)逐臺建立健全設(shè)備檔案，主要內(nèi)容應(yīng)包括：
（一）設(shè)備一般特點及技術(shù)特性(如設(shè)備編號、位號、名稱、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、原值、制造廠家、安裝地點、投產(chǎn)日期、操作運行條件等)；
（二）設(shè)備檢驗總結(jié)報告；
（三）附屬設(shè)備明細表；
（四）重大缺陷記錄；
（五）安裝試車記錄；
（六）設(shè)備檢修記錄；
（七）主要配件更換記錄；
（八）設(shè)備運轉(zhuǎn)時間累計；
（九）設(shè)備技術(shù)改造和更新記錄；
（十）設(shè)備故障及事故記錄；
（十一）潤滑說明表；
（十二）設(shè)備腐蝕情況及反腐措施記錄；
（十三）設(shè)備狀態(tài)監(jiān)測及故障診斷記錄；
（十四）其它需要建立歸檔的設(shè)備技術(shù)資料。
第六條設(shè)備技術(shù)檔案管理要求
（一）設(shè)備檢修后，必須有完整的交工資料，由檢修單位交設(shè)備管理部門及設(shè)備所在單位，一并存入設(shè)備技術(shù)檔案；
（二）基建、技措、安措、零購及更新等項目的設(shè)備投產(chǎn)后，安裝試車記錄、說明書、檢驗證、隱蔽工程、試驗記錄等技術(shù)文件由信息管理部門、設(shè)備管理部門或設(shè)備所在車間保管；
（三）各單位對主要設(shè)備零部件（潤滑油脂）進行改替代和技術(shù)改造等，應(yīng)按照有關(guān)程序進行審批，并及時修訂設(shè)備技術(shù)檔案；
（四）設(shè)備遷移、調(diào)撥時，其檔案隨設(shè)備調(diào)出，主要設(shè)備報廢后，檔案由設(shè)備管理部門封存；
（五）技術(shù)檔案應(yīng)責(zé)成專人統(tǒng)一管理，建立清冊.技術(shù)檔案必須齊全、整潔、規(guī)格化，及時整理填寫。人員變更時，主管領(lǐng)導(dǎo)必須認真組織按項交接。
第7篇 安全文件檔案管理制度
(一)目的
建立主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動、檢查的安全記錄檔案,并加強對安全記錄的有效管理, 充分利用文件和檔案信息資源,為安全生產(chǎn)服務(wù), 規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案材料保管借閱銷毀程序,特制定本規(guī)定。
(二)適用范圍
本制度適用于公司的文件、檔案管理。
(三)規(guī)范性引用文件
《中華人民共和國國安全生產(chǎn)法》
《中華人民共和國國檔案法》
(四) 職責(zé)
1、行政人事處負責(zé)公司安全文件和檔案的日常管理。
2、公司各部門負責(zé)本部門的安全記錄和檔案的管理。
(五)管理要求
1.檔案管理范圍
1.1公司對涉及主要安全生產(chǎn)過程、事件、活動、檢查的安全生產(chǎn)資料(包括文件和記錄)定期歸檔,實施檔案管理。
1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執(zhí)行。
2.保管事項
2.1公司的安全生產(chǎn)文件和檔案的保管,要符合國家文件和檔案管理要求,有文件柜存檔的文件,使用文件夾檔案袋存柜,分類清楚合理,便于查閱,做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風(fēng)干燥。
2.2重要的文件檔案,要按時歸檔,存放在公司檔案室。
2.3一般文件、記錄,由各分廠、處室自行按規(guī)定保管。
2.4 保管檔案的場所要做到有專人負責(zé)、配備滅火器材,標示嚴禁煙火標志。
2.5檔案箱、柜;鑰匙專人保管。無關(guān)人員不得進入檔案室。
2.6完善安全保管措施,防止檔案人為或自然的損壞。
2.7案資料的保管和存放應(yīng)科學(xué)、規(guī)范,便于查找。
3.歸檔時間
3.1辦理完畢的文件,按工作階段性進行歸檔。
3.2按年度形成的文件,第二年上半年歸檔。
3.3凡是有法律效用的文件材料,一經(jīng)識別就立即歸檔。
3.4凡是有機密性的文件,隨時形成,隨時歸檔。。
4.文件和檔案保存形式
檔案用紙張形式保管。
5.安全檔案的借閱
5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術(shù)文件檔案,技術(shù)人員登記后方可查閱,其它人員須部門負責(zé)人批準,并經(jīng)檔案員同意后,方可查閱;如查閱財務(wù)數(shù)據(jù)、考勤、工資等須部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準,并經(jīng)檔案員同意后,方可查閱;查閱其它文件的,須部門主管批準,并經(jīng)檔案員同意后,方可查閱。
5.2查閱檔案需辦理登記手續(xù),原件不外借,確因工作需要,須經(jīng)主管部門批準,予以復(fù)制。
5.3公司重要的文件、技術(shù)資料、合同(協(xié)議),未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準同意,任何人不得查閱、借閱。
5.4專業(yè)工具書,一律實行先歸檔保存,再辦理借閱手續(xù),如長期使用的,部門內(nèi)部應(yīng)自備一本。
5.5外單位來公司查閱檔案、資料,必須得到分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)的批準同意。
5.6每次借閱檔案資料時間最長為半個月,可以續(xù)借,到期由檔案室人員負責(zé)催討,如須長期使用的部門內(nèi)部則復(fù)印予以備份,并保證文件內(nèi)容不得外泄。
5.7查閱、借閱檔案資料人員,要愛護公司財產(chǎn),使用過程中嚴禁在檔案、資料上劃線、標號涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發(fā)生,違者嚴肅處理。
6.保密事項
6.1檔案管理人員要自覺遵守保密紀律,檔案內(nèi)容不外傳。嚴禁任何人私自保管檔案。
6.2對公司下發(fā)的保密文件及重要會議材料各部門進行妥善保管,并進行登記管理,不得亂扔亂放
6.3保密文件的復(fù)制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴格按照批準的份數(shù),不得擅自多印留存。復(fù)制文件應(yīng)按原文密級進行管理,復(fù)制中形成的廢頁應(yīng)作為密件銷毀。
6.4絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄,確因工作必須摘抄的,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準,并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意,不得擅自復(fù)印、翻印和摘抄。
6.5報廢的、過期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進檔的草稿紙,要進行登記,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批,送往有關(guān)地點監(jiān)督銷毀,確保保密安全。
6.6對夠不上密級又不宜公開的檔案,可劃為“內(nèi)部”。
6.7密級和保密期限的確定和變更以及解密,必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準。
6.8查閱“絕密”檔案必須由總經(jīng)理批準,未經(jīng)批準不得復(fù)制和摘抄。
6.9“絕密”檔案必須放在保險柜中單獨存放。
6.10定期檢查檔案保密工作,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檔案人員應(yīng)嚴格遵守保密紀律,防止泄密事件發(fā)生,對造成泄密事件的責(zé)任者,要視情節(jié)嚴肅處理。
7. 修改、補充事項
7.1修改、補充科技檔案,必須填寫修改、補充申請單,并經(jīng)分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可修改,任何個人或部門不得擅自改動。
7.2檔案室必須對自己歸檔的科技檔案的修改,進行監(jiān)督和檢查。
8.銷毀
8.1檔案室對已保管期滿,擬銷毀檔案提出存毀的初步意見,并對擬銷毀檔案按類別登記,由專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同鑒定檔案,確定銷毀或續(xù)存,分別送交分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)進行初審。
8.2匯總初審意見,編造檔案銷毀清單。銷毀清單是準備銷毀案卷的登記簿。同時還應(yīng)該撰寫一份銷毀檔案的書面報告。
8.3 銷毀清單連同銷毀檔案的書面報告送交公司總經(jīng)理審核批準。
8.4 銷毀時要進行監(jiān)銷。
經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案,必須送指定地點銷毀,不準出賣或做其它用;銷毀檔案時必須派專人護送到指定地點,由兩人(或兩人以上)監(jiān)督銷毀,并在銷毀清單上注明已銷毀字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人要簽名蓋章,以示負責(zé)。經(jīng)審查不準銷毀的檔案仍繼續(xù)保存,并再銷毀清單上詳細注明。
8.5 檔案銷毀的具體工作由辦公室承辦,并將銷毀清單歸檔。
對已到保存期限安全生產(chǎn)文件和檔案材料,由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門提出申請,由公司分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負責(zé)人審核簽批,對審批同意銷毀的材料,由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門銷毀,并在銷毀記錄上簽字。
第8篇 職業(yè)危害檔案管理制度
一、凡采礦公司所屬單位存在或產(chǎn)生職業(yè)病危害均應(yīng)建立“工業(yè)企業(yè)職業(yè)衛(wèi)生檔案”；凡是在職業(yè)活動中，接觸粉塵、放射性物質(zhì)和其它有毒有害物質(zhì)等職業(yè)病危害因素的職工均應(yīng)建立“個人健康監(jiān)護檔案”。
二、企業(yè)衛(wèi)生檔案的內(nèi)容：包括新建、改建、擴建或續(xù)建過程中“三同時”驗收的情況，預(yù)評價檢測的各種監(jiān)測數(shù)據(jù)，正常作業(yè)定期監(jiān)測結(jié)果，作業(yè)場所監(jiān)測超標治理改造等情況。
三、職工應(yīng)建立“勞保檔案”，登記各種勞保用品的發(fā)放、使用，確保勞保用品的有效，使其真正能起到防護的作用。
四、個人健康監(jiān)護檔案的主要內(nèi)容：新工人入礦前體格檢查情況、在崗作業(yè)期間體檢和離退職體檢情況、由上級職業(yè)病診斷組診斷的病程，認定工傷等級，治療和療養(yǎng)轉(zhuǎn)歸等情況。
建立職業(yè)健康監(jiān)護檔案包括以下內(nèi)容：
（一）勞動者職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史；
（二）相應(yīng)作業(yè)場所職業(yè)病危害因素檢測結(jié)果；
（三）職業(yè)健康檢查結(jié)果及處理情況；
（四）職業(yè)病診療等勞動者健康資料；
五、各用人單位設(shè)專（兼）職人員管理檔案，設(shè)立專柜保存，利用電腦實行科學(xué)化管理。
六、個人健康監(jiān)護檔案未建立的，在職業(yè)病診斷時不予診斷。
七、各類檔案的建立，為評估公司落實國家職業(yè)病防治的法律法規(guī)和標準，掌握公司的職業(yè)衛(wèi)生動態(tài)打下了基礎(chǔ)，所以要求專人妥善保管檔案。
第9篇 檔案管理制度匯編
目 錄
檔案工作崗位責(zé)任制
文件、材料收集歸檔制度
檔案鑒定制度
檔案借閱管理制度
檔案保密管理制度
檔案復(fù)制制度
檔案統(tǒng)計制度
檔案庫房管理制度
檔案銷毀制度
檔案工作崗位責(zé)任制
一、分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策的活動。
2、加強對局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃,列入局議事日程,督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。
3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展,從人力、物力、財力上給予支持,及時解決工作中的重大問題和困難,改善工作條件,使檔案工作與局各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
二、局檔案員職責(zé)
1、貫徹實施《檔案法》、《某某某檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī),建立健全檔案管理制度。
2、對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3、負責(zé)收集出國考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片,收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。
4、負責(zé)管理全局各種門類和載體的檔案,維護檔案的完整、準確與安全,并為本單位各項工作的需要提供服務(wù)。
5、按時向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計材料。
6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進館的檔案。
三、分管檔案工作的各處(室)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專(兼)職檔案人員,并保持相對穩(wěn)定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年研究一次檔案工作),幫助專(兼)職檔案人員解決工作中的實際困難。
3、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī),執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。
4、疏通渠道,嚴格制度,督促有關(guān)人員注意平時各類文件材料的形成積累,積極配合專(兼)職檔案人員的歸檔工作 。
5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。
6、 負責(zé)檢查本單位專(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。
四、各處、室專(兼)職檔案人員職責(zé)
1、堅持平時整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征,制定案卷類目,合理分類存放,便于利用和歸檔。
2、負責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。
3、歸檔案卷做到組卷合理,頁號編寫準確,案卷目錄清楚,案卷標題簡明扼要。
第10篇 校社團聯(lián)合會檔案管理制度
為了加強對社團檔案資料的管理,規(guī)范社團的建設(shè),提高工作水平,根據(jù)檔案管理實際情況,制定本制度。
第一條 校社團聯(lián)合會檔案的管理工作由秘書處具體負責(zé)、專人管理,保證檔案管理的科學(xué)性、合理性。各社團應(yīng)根據(jù)本制度制訂相應(yīng)的檔案管理條例。
第二條 檔案的分類管理:對校社團聯(lián)合會所有資料包括各社團上交的資料,進行統(tǒng)一整理和分類,校社團聯(lián)合會自身的各種資料按類別、性質(zhì)分檔,各社團上交的資料按社團類別分檔。
第三條 資料的存檔:按資料的性質(zhì)、類別存檔、編號,統(tǒng)一入檔,每周對新資料進行一些清點,由專人負責(zé)分類存檔在年底統(tǒng)一上交校團委:
(1)每學(xué)期開學(xué)初: 各社團負責(zé)人存以下資料:社團注冊表、社團成員登記表、社團負責(zé)人登記表、社團學(xué)期工作計劃、社團會費收費情況及使用范圍。(合指導(dǎo)老師和掛靠單位意見)
(2)學(xué)期末存如下材料:社團工作總結(jié)、社團材料匯編、社團成員、個人小結(jié)、社團負責(zé)人總結(jié)及建議;社團活動申請登記表、社團的活動圖片及社團其他主要成果、財務(wù)帳目報表;
(3)以上材料應(yīng)以打印稿留存,所有材料應(yīng)客觀、公正、真實。
第四條 檔案的查閱。需要查閱相關(guān)資料的按以下要求進行:
(1)校社團聯(lián)合會所有成員都有權(quán)查看資料,辦公室成員可自由查閱,其它成員需查閱的,要經(jīng)辦公室副主任或檔案管理負責(zé)人的許可。
(2)各級社團成員,如需查閱相關(guān)資料的,應(yīng)說明理由報請校社團聯(lián)合會組委會批準。
(3)任何查閱人員,必須保證檔案的完整性,查閱后要恢復(fù)原狀,不得亂扔亂放,同時未經(jīng)特別許可不得在其上涂改,或帶出,或復(fù)印,或其它非法形式使用,若有任何失誤,將按有關(guān)規(guī)定予以追究當(dāng)事人責(zé)任。
第五條 檔案的更新:每學(xué)期期未對全部檔案清點整理一次,根據(jù)實際情況或需要作以調(diào)查、更新,使之日趨合理化、科學(xué)化
附:本制度自公布之日起實行,解釋權(quán)東華理工南昌校區(qū)社團聯(lián)合會。
東華理工大學(xué)南昌校區(qū)社團聯(lián)合會
__年7月23日
第11篇 （公司）企業(yè)人事檔案管理制度
企業(yè)(公司)人事檔案管理制度
一、總則
第一條為了規(guī)范人事檔案的管理和利用,為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù),特制訂本制度。
第二條集團公司員工檔案實行分級管理
由集團公司人力資源中心引進的員工的檔案一律由集團人力資源中心統(tǒng)一管理。
(一)原始檔案:員工入司時隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料,員工轉(zhuǎn)正后調(diào)入公司管理。
(二)新建檔案:員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料。
(三)電子檔案:員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號、家庭住址、戶籍所在地、畢業(yè)學(xué)校、學(xué)歷、專業(yè)、職稱、工作經(jīng)歷、崗位、職務(wù)、合同期限等情況通過電子信息系統(tǒng)的形式所形成的記錄。
經(jīng)集團人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司引進的員工的檔案由各分(子)公司人資科管理。
第三條 人事檔案由各公司、部門總經(jīng)理分管或指導(dǎo),該公司、部門人事負責(zé)人具體負責(zé)操作和管理,并對檔案的完整性、真實性和準確性負責(zé)。集團公司人力資源中心全權(quán)負責(zé)對各公司、部門人事檔案的監(jiān)督考核。
二、人事檔案的建立
第四條 新建人事檔案收集范圍
由人力資源部門直接形成的材料:
(一)各種履歷表、登記表、面試評價表、個人經(jīng)歷材料及求職原始材料。求職原始材料包括:報名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業(yè)證復(fù)印件、肝功能、乙肝兩對半和胸透檢驗單(要求員工在進公司之前須到公司指定的醫(yī)院進行體檢,且出具的體檢證明須真實有效)等材料。
(二)職務(wù)任免申請表、行政職務(wù)任免材料、晉升技術(shù)職稱(學(xué)位等)審批材料。
(三)工資調(diào)整審批表。
(四)鑒定書、鑒定表以及其它各種鑒定材料。
(五)考核、考勤或其它類材料。
(六)有關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)歷及成績、學(xué)歷情況等材料。
(七)各種處分、處罰材料和通報批評等材料。
(八)有關(guān)接收、調(diào)配、解聘等情況記錄材料。
(九)各種重要的個人申請、承諾、聘用合同(協(xié)議)、保險等材料。
(十)各種崗位責(zé)任書、競聘、施政方案等。
通過其它渠道形成的材料:
(一)各類組織成員或代表以及各種先進模范或受獎勵材料。
(二)參加各級人大或各類協(xié)會代表大會材料。
(三)業(yè)務(wù)考績材料、技術(shù)方面的貢獻材料及各項論文著作篇目等。
(四)出國審批表及在外期間鑒定材料。
(五)參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料。
(六)在原工作單位形成的有關(guān)檔案材料。
(七)在部隊或?qū)W校等機關(guān)單位形成的有關(guān)檔案材料。
(八)重要的社會關(guān)系、親屬關(guān)系的記錄材料。
(九)對違紀、違法事件的申訴、申報以及處理情況記錄等。
第五條 人事檔案歸檔材料要求
歸檔材料應(yīng)具備的條件:
(一)必須是已經(jīng)處理完畢,而不是懸而未決或沒有最后審定和處理意見的文件。
(二)材料必須以個人為對象。對反映多人有關(guān)情況的材料,應(yīng)當(dāng)分別制成以個人為單位或反映本人情況的材料,方可歸入個人檔案。
(三)凡歸檔材料必須具有憑證性標記,如個人簽字或加蓋個人印章、單位公章等;對屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材料,應(yīng)先將手續(xù)補齊,并在辦理完備后再行歸檔。
(四)檔案內(nèi)容必須實事求是,不能帶有虛構(gòu)、想象、夸張的成份;人物傳記、寫人物事跡的報告文學(xué)、個人回憶錄都不得歸檔。
(五)檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整,對頭尾不清、來源時間不明的材料,要盡可能查清注明;涉及個人重大問題的材料,如需查清,應(yīng)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理后,方能歸檔。確定材料能否歸檔時,應(yīng)針對具體問題具體分析,不能一概而論;同時,還應(yīng)對檔案中應(yīng)當(dāng)具備而缺少的材料予以登記,并有計劃地進行收集補充。
應(yīng)妥善處理不應(yīng)歸檔的材料:
(一)經(jīng)過鑒別,凡應(yīng)轉(zhuǎn)往有關(guān)單位保存或處理的材料,應(yīng)填制《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》(此指干部或重要人員檔案)。
(二)接收單位清點核對后,應(yīng)按程序辦理接收手續(xù)。
(三)凡屬退還本人的材料、證章等,應(yīng)開列詳細清單,證明材料(物品)名稱及份(件)數(shù),經(jīng)批準后退還本人,并由本人在接收人處簽字或加蓋個人印章。
(四)對不直接退還本人的材料,可經(jīng)批準后給予銷毀,并應(yīng)對其本人說明。
(五)銷毀人事檔案履行一定審批手續(xù),任何個人都不得擅自銷毀。
第六條 人事檔案的整理要求:
(一)應(yīng)遵循完整、真實、精練、實用的原則。
(二)應(yīng)做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
(三)人事檔案的保管范圍與人員管理應(yīng)相一致。
(四)材料增減時應(yīng)進行重新整理。
(五)人事檔案原件作為正本,對于機密性較高的人事檔案,可根據(jù)工作需要和人員管理情況建立副本。
第七條 人事檔案的建立
(一)集團公司總部新進員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料,并對于員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須及時予以補充完善。
(二)集團公司人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求,經(jīng)該公司人事負責(zé)人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案。分(子)公司人資科于每月的5日前將員工電子文檔花名冊上報集團人力資源中心。
(三)員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎(chǔ)檔案,并對員工在職期間相關(guān)個人信息資料(身份證號、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學(xué)歷、職稱、崗位)的變更情況的記錄于每月5日前以電子文檔上報集團人力資源中心。
第八條 人事檔案的編號
(一)人事檔案編號構(gòu)成:檔案代碼+四位數(shù)字,按順序編號。
(二)各分(子)公司、部門人事檔案代碼取正式名稱前三個字的漢語拼音第一個字母(大寫),如采購管理中心,其人事檔案編號為cgg。
(三)員工辭職后的檔案編號繼續(xù)保留,不重復(fù)使用。
(四)同一部門員工的檔案要求放在一起,每10名員工的人事檔案存放在同一個檔案袋內(nèi),調(diào)動或辭職抽出后不添加新的員工檔案,若檔案袋中員工檔案已抽完,此空檔案袋繼續(xù)保留。抽出檔案后應(yīng)該在檔案袋上予以標明。
第九條 人事檔案建立的
具體程序
(一)集團人力資源中心以及各分(子)公司人事部門對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求。
(二)按照材料的屬性、內(nèi)容確定其歸檔的具體順序。
(三))在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關(guān)的內(nèi)容。
(四)將新的材料存入檔案。
第十條 員工在職期間形成的培訓(xùn)、獎懲(考核)、晉升等材料的收集、整理與歸檔。
(一)大學(xué)生、聘用人員、科級(含)以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料,由所在公司、部門每半年整理一次,后備管理干部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次,統(tǒng)一交集團公司人力資源中心存檔。
(二)其他員工在職期間所形成的培訓(xùn)、獎懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理,并要求歸檔。
三、 人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第十一條 人事檔案轉(zhuǎn)遞的具體程序
(一)人事負責(zé)人依據(jù)人力資源調(diào)配通知單或調(diào)令取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的員工檔案材料。
(二)在檔案袋的人員編號及姓名后注明抽出的時間、原因(調(diào)動、辭職辭退和開除、自離、晉升等)及轉(zhuǎn)入地點。
(三)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。
(四)將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》放入員工檔案一起,并將檔案袋密封后轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門。
(五)收檔公司、部門在收到檔案,核對無誤后,必須在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的回執(zhí)單上簽字蓋章,且及時反饋到轉(zhuǎn)出公司、部門。
第十二條 人事檔案材料在轉(zhuǎn)遞過程中要嚴格執(zhí)行保密制度,按要求裝袋密封交接,并在封口處加蓋公章,且不能由員工本人帶走,攜帶人員嚴禁私自拆封偷閱檔案。
第十三條 員工晉升科級(含)以上級別,轉(zhuǎn)正后一月內(nèi)由所在公司、部門按轉(zhuǎn)檔程序和要求將檔案提交集團公司人力資源中心;科級管理干部被免職后,其檔案材料由集團公司人力資源中心按照轉(zhuǎn)檔程序和要求轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門。
第十四條 員工離職后由其所在公司、部門一月之內(nèi)將其檔案抽出,裝訂成冊存檔,并妥善保管二年。銷毀時須填寫《檔案銷毀申請單》,經(jīng)集團公司人力資源中心核準后予以銷毀。
四、人事檔案的查詢、借閱
第十五條 檔案查詢和借閱應(yīng)按程序辦理
(一)檔案的查詢應(yīng)先申請,說明查詢的對象、理由和范圍,所在公司、部門人事負責(zé)人批準后,方可登記查閱。不得隨意讓人查閱員工檔案。
(二)外借員工檔案須經(jīng)所在公司、部門總經(jīng)理批準,并辦理借檔登記。最長借閱期限為一星期。若需延長,需辦理續(xù)借手續(xù)。
(三)各公司、部門、個人需要出具人事檔案證明材料,由所在公司、部門開具介紹信,說明理由,再由集團公司人力資源中心或所在公司人事部按規(guī)定予以辦理。
(四)人力資源中心或各公司、部門內(nèi)部查閱、借檔和出具證明也應(yīng)按照程序進行。
五、人事檔案的保管
第十六條 人事檔案保管必須嚴格遵守保密的原則。
第十七條 人事檔案管理必須由專人負責(zé),定期檢查核對,確保檔案完整、準確。
第十八條 人事檔案存放必須配備專門設(shè)備,不得與其它檔案混放一起。
第十九條 人事檔案存放應(yīng)做到安全、保密、防火、防潮、防盜。
第二十條 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
六、考核辦法
第二十一條 凡出現(xiàn)以下情況,將根據(jù)情節(jié)輕重分別扣除所在公司、部門人事負責(zé)人績效獎金20-50元/次:
(一)人事檔案不全的。
(二)檔案交接不清致使員工檔案丟失的。
(三)不遵守人事檔案保密制度的。
(四)不履行正當(dāng)手續(xù)將人事檔案帶出檔案保管場所的。
第12篇 _畜牧水產(chǎn)局文書檔案管理制度
一、認真貫徹執(zhí)行黨和國家的檔案工作制度和保密制度,堅持集中統(tǒng)一管理的原則,確保文書檔案完整齊全和絕對安全。
二、凡外來公函、電函、文件等,一律由辦公室負責(zé)人或保密員收拆、統(tǒng)一登記編號、簽出處理意見,分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或股站室閱辦.上級機關(guān)來文,要及時報局領(lǐng)導(dǎo)閱示,并送有關(guān)股站室閱辦和歸檔。
三、凡以局名義發(fā)出的文件,由承辦者擬稿,經(jīng)股站室負責(zé)人核稿后,交辦公室負責(zé)人審核,再送局長或主管局長簽發(fā),由文印室統(tǒng)一編號、打印,辦公室蓋章發(fā)送.
四、文件借閱要辦理登記手續(xù),閱后迅速交檔案室歸檔.除上級機關(guān)組織人事部門可以按規(guī)定辦理手續(xù)借閱干部人事檔案外,只有分管人事領(lǐng)導(dǎo)和人事股人員才能查閱干部人事檔案。
五、檔案管理人員和檔案查閱者必須忠于職守,保守秘密,及時做好檔案的材料收集、歸檔、整理等工作,保管、愛惜好檔案。
第13篇 學(xué)校兩基檔案管理制度
學(xué)?！皟苫睓n案管理制度
一.義務(wù)教育檔案以鄉(xiāng)鎮(zhèn)為單位,進行科學(xué)分類,排列進柜,記載建檔單位和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)4――17周歲人口基本情況。
二.檔案室內(nèi)必須經(jīng)常檢查,堅持溫濕度記載,按要求進行通風(fēng)、并做到防盜、放火、防水、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等措施。若發(fā)現(xiàn)隱患,應(yīng)及時采取補救措施。
三.經(jīng)常研究改進檔案保護技術(shù),延長檔案壽命是每位檔案工作者的神圣職責(zé)。對破損、文字退變,應(yīng)及時修復(fù)和復(fù)制。
四.對無需繼續(xù)保存的檔案,必須經(jīng)過鑒定報請主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可銷毀,未經(jīng)鑒定和批準不得銷毀任何檔案。
五.對檔案收進和借出的數(shù)量,利用效果,應(yīng)建立特檔,按期向主管部門領(lǐng)導(dǎo)匯報。
六.檔案室應(yīng)積極創(chuàng)造條件,配制必要的建檔工具,努力提高服務(wù)質(zhì)量,為逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。
七.檔案管理人員工作變動時,必須辦理嚴格的交接手續(xù)。
第14篇 檔案室管理制度范例
一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的原則,做好檔案室的管理工作,落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。
二、檔案管理人員必須堅持值日值班制度,堅持每天下班前檢查門窗是否關(guān)好,電源開關(guān)是否關(guān)閉。對所保管的案卷,半年進行一次抽查,年終進行一次全面檢查。嚴禁在檔案室抽煙、吐痰。外來人員未經(jīng)許可不得進入檔案室。
三、新接收的檔案資料,必須經(jīng)過嚴格核查和消毒處理后才能進庫上架
四、值班人員必須做好檔案室內(nèi)外溫濕度記錄,做好溫濕度的調(diào)節(jié)工作(標準溫度為攝氏14—24℃,相對濕度為45%—60%)。
五、檔案室設(shè)施要經(jīng)常進行檢查,壞了要及時報告或維修,保證各項設(shè)施完整正常。
六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生,堅持做到每周一小掃,每月一大掃。
第15篇 企業(yè)（公司）安全生產(chǎn)檔案管理制度
企業(yè)(公司)安全生產(chǎn)檔案管理制度
1、為了更好的建立安全生產(chǎn)記錄,確保安全數(shù)據(jù)的完整性和連續(xù)性,特制定此制度。
2、公司的安全生產(chǎn)制度根據(jù)液態(tài)奶事業(yè)部安全生產(chǎn)管理要求。制定了五個安全生產(chǎn)管理臺帳,五個管理臺帳主要包括:安全生產(chǎn)檢查臺帳、安全生產(chǎn)教育臺帳、安全生產(chǎn)獎罰臺帳、安全技術(shù)措施臺帳和安全事故臺帳。
3、生產(chǎn)檢查臺帳中記錄了三個方面的內(nèi)容:日常性安全檢查記錄、季節(jié)性安全檢查記錄和綜合性安全檢查記錄。
4、生產(chǎn)教育臺帳包括:事業(yè)部級安全生產(chǎn)教育臺帳、工廠二三級安全生產(chǎn)教育臺帳和安全活動臺帳。
5、獎罰臺帳包括:安全生產(chǎn)獎勵臺帳和安全生產(chǎn)處罰臺帳。
安全生產(chǎn)技術(shù)臺帳包括:安全技術(shù)措施改造項目及投資費用、安全隱患整改項的安全投入、安全活動支付的資金投入。
6、生產(chǎn)事故臺帳應(yīng)記載事故類別:人身傷害事故臺帳、設(shè)備事故臺帳和其他的事故臺帳。
7、生產(chǎn)的檔案由公司安全員根據(jù)日常的檢查以及各科室安全員上報的相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理記錄。
