文檔管理制度10篇

文檔管理制度是指在組織內(nèi)部建立一套完整的文件和信息管理規(guī)則，旨在確保信息的安全性、準(zhǔn)確性和有效性。它涵蓋了從文件的創(chuàng)建、審批、存儲到銷毀的整個生命周期，旨在提升工作效率，防止信息丟失，保障企業(yè)運營的合規(guī)性。

包括哪些方面

1. 文件分類與編碼：確立文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，以便于檢索和管理。

2. 創(chuàng)建與審批流程：明確文件的創(chuàng)建權(quán)限，規(guī)定審批流程，確保信息的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

3. 存儲與保管：規(guī)定文件的存儲介質(zhì)、期限和地點，確保文件的安全保存。

4. 使用與訪問：設(shè)定文件的使用權(quán)限，控制訪問，防止未經(jīng)授權(quán)的使用或泄露。

5. 更新與修訂：規(guī)定文件更新和修訂的程序，保證信息的時效性。

6. 歸檔與銷毀：設(shè)立歸檔標(biāo)準(zhǔn)，明確文件的保存期限，規(guī)定銷毀流程，防止無用信息占用資源。

重要性

1. 保障信息安全：有效的文檔管理能防止敏感信息的泄露，維護(hù)企業(yè)的信息安全。

2. 提升效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，減少查找和處理文件的時間，提高員工工作效率。

3. 保證合規(guī)：符合法律法規(guī)要求，確保企業(yè)在法律框架內(nèi)運營，避免法律風(fēng)險。

4. 促進(jìn)知識傳承：有序的文檔管理有助于知識的積累和傳承，支撐企業(yè)的長期發(fā)展。

方案

1. 建立文件管理委員會：由各部門代表組成，負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行文檔管理政策。

2. 制定詳細(xì)的操作指南：涵蓋每個管理環(huán)節(jié)，提供具體的操作步驟和注意事項。

3. 引入電子文檔管理系統(tǒng)：利用技術(shù)手段，實現(xiàn)文件的數(shù)字化管理和自動化流程。

4. 定期培訓(xùn)與審計：對員工進(jìn)行文檔管理培訓(xùn)，定期進(jìn)行內(nèi)部審計，確保制度執(zhí)行到位。

5. 激勵與懲罰機制：設(shè)立獎勵措施，對遵守制度的行為給予肯定，對違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處罰。

通過上述方案，我們期望構(gòu)建一個高效、安全、合規(guī)的文檔管理體系，為企業(yè)的日常運營提供有力的支持。請注意，實施過程中可能遇到的問題需要靈活應(yīng)對，不斷調(diào)整和完善制度，以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展變化。

文檔管理制度范文

第1篇 文檔檔案管理制度

一、文檔是單位的重要資料,加強文檔的管理,是保障和促進(jìn)各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的有序開展,實現(xiàn)文檔管理的程序化、規(guī)范化,為使文檔管理達(dá)到高效、安全的目的,特制定本制度。

二、文檔管理應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)(專職文秘),文件管理員必須作好文卷歸檔,存放保管和遵守單位有關(guān)文件使用的管理規(guī)定。

三、文件管理員應(yīng)按以下程序工作

1、文件收集:堅持隨時對收集的文件進(jìn)行歸檔,保證文件資料的完整,對已辦理完畢的文件應(yīng)及時收回存檔;對會議文件要及時整理,單位對外發(fā)文件報送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管

收集時應(yīng)按文件收發(fā)的單位、性質(zhì)分類,再根據(jù)時間先后排列存檔備查。

3、文件收發(fā)

文件收文應(yīng)填寫收文的表格,注明文件名稱、發(fā)文單位、發(fā)文時間、收文時間、收文人簽名。

文件發(fā)文應(yīng)填寫發(fā)文的表格,注明發(fā)文名稱、發(fā)文時間、發(fā)文人簽名、收文人簽名。

四、文件存放和銷毀

1、文件應(yīng)有一個安全的存放之外,最好配備專門的文件柜。

2、文件的存放和提取應(yīng)由專職人員負(fù)責(zé)。

3、專職人員應(yīng)做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。

4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類后按時間和來文單位順序排列,編上頁碼,做好文件目錄后裝訂,和收發(fā)文登記表格放在一起,以便查找。

5、文件銷毀:單位年終進(jìn)行文件銷毀工作,對無歸檔存放價值的文件、材料,上級指定需要銷毀的文件,其他無存檔價值的文書。對需要銷毀的文件應(yīng)統(tǒng)一填寫銷文登記表,由站長簽字同意后方可銷毀,銷毀文件時由分管站長在場監(jiān)銷。

五、文件借閱

1、本單位人員借閱文件,文件管理員應(yīng)制定表格,注意借閱人姓名,注明歸還時間,借閱人簽名。交待紀(jì)律,保證文件不丟失,不得轉(zhuǎn)借他人,愛護(hù)文件注意清潔,在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

2、外單位人員借閱文件,須持有介紹信,經(jīng)站長同意后方可借閱。

3、文件管理員應(yīng)遵守文件保密規(guī)定,不能借閱的文件嚴(yán)禁借閱。

六、處理

對違反本制度的行為,按照車站《職工獎懲實施細(xì)則》處理。

第2篇 通風(fēng)科調(diào)度室文檔管理制度

調(diào)度文檔管理，分為圖表、臺賬、記錄薄

第一條、圖表

每月必須及時填匯和修訂與實際情況相符合的圖表，打印后交調(diào)度室歸檔管理。

第二條、臺賬

1、綜合臺賬應(yīng)當(dāng)記錄當(dāng)班生產(chǎn)計劃完成情況、安全生產(chǎn)情況、重點工程和重點工作調(diào)度情況、安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況、領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶、跟、值班情況、領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作落實情況等。

2、綜合臺賬的內(nèi)容應(yīng)完整字跡清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

3、綜合臺賬可采用計算機記錄。

第三條、記錄薄

建立以下記錄薄并存檔管理、調(diào)度室值班記錄、調(diào)度交接班記錄、科級三匯報、有計劃停風(fēng)停電、無計劃停風(fēng)停電、等記錄本記錄臺賬。

第3篇 監(jiān)理日記和文檔管理制度

1.監(jiān)理日記是監(jiān)理部和監(jiān)理工程師必備的專用記錄手冊，是監(jiān)理工作的重要資料。監(jiān)理人員應(yīng)逐日逐項認(rèn)真填寫，特別是涉及變更設(shè)計、會議決定、上級指示，有關(guān)質(zhì)量、進(jìn)度、安全檢查、投資等有關(guān)事項，都應(yīng)詳細(xì)寫入日記。

2.文檔管理。監(jiān)理部應(yīng)建立有關(guān)往來函件、電話處理、日常監(jiān)理工作技術(shù)資料整理與歸檔管理的相關(guān)臺帳。所有文件收發(fā)、文檔資料均應(yīng)嚴(yán)格按監(jiān)理（咨詢）公司貫標(biāo)工作的規(guī)定進(jìn)行管理。

3.工程監(jiān)理臺帳。各類臺帳是文件化的施工信息分類記錄，監(jiān)理部應(yīng)結(jié)合工程特點和內(nèi)容選擇建立，以加強對內(nèi)業(yè)資料的管理。

1)開工報告審批臺帳

2)工程進(jìn)度臺帳

3)見證取樣檢驗臺帳

4)平行檢驗臺帳

5)見證檢測臺帳

6)旁站監(jiān)理臺帳

7)工程變更臺帳

8)總監(jiān)理工程師巡視記錄臺帳

9)驗工計價臺帳

10)項目管理機構(gòu)要求建立的其他臺帳

上述各類監(jiān)理臺帳必須定期記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)符合各類臺帳的記錄要求和規(guī)定。監(jiān)理站辦公室必須認(rèn)真對臺帳進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，確保臺帳資料的及時、完整和準(zhǔn)確，具有可追溯性。

4.各類監(jiān)理臺帳與監(jiān)理日記、監(jiān)理技術(shù)文件應(yīng)能互相印證，主要內(nèi)容一致，不得互相矛盾或無法對應(yīng)。

5.對于大型鐵路綜合建設(shè)項目，監(jiān)理部應(yīng)建立監(jiān)理日志，記錄監(jiān)理部主要人員的動向和工作內(nèi)容。監(jiān)理日志由監(jiān)理站辦公室負(fù)責(zé)填寫，總監(jiān)理工程師定期審簽。

第4篇 煤礦調(diào)度文檔管理制度

(一)為明確工作職責(zé),理順工作程序,規(guī)范調(diào)度文檔管理,根據(jù)《煤礦安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本要求及評分方法(試行)》調(diào)度和地面設(shè)施管理制度建設(shè)的要求,制定本制度。

(二)調(diào)度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。

1. 圖表:

調(diào)度室各種圖表必須及時填繪和修訂,與實際情況相符合,圖表必須歸檔管理。

2. 臺賬:

(1)綜合臺賬應(yīng)當(dāng)記錄當(dāng)班生產(chǎn)計劃完成情況、安全生產(chǎn)情況,重點工程和重點

工作調(diào)度情況,安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況,領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶班及入井人數(shù)情況,領(lǐng)導(dǎo)交辦工作及落實情況等。

(2)綜合臺賬應(yīng)內(nèi)容完整,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,賬面整潔,字跡工整。

(3)按日原煤產(chǎn)量、月及年累計完成量、綜合進(jìn)尺、開拓進(jìn)尺、日月年累計完成進(jìn)尺,分項或統(tǒng)一建立統(tǒng)計臺賬。

3. 記錄簿:

建立調(diào)度值班記錄、領(lǐng)導(dǎo)值班及下井帶班記錄(由帶班領(lǐng)導(dǎo)填寫)、調(diào)度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會記錄、生產(chǎn)安全事故(突發(fā)事件)分析統(tǒng)計記錄,存檔管理。

4. 電子顯示屏:

(1)電子顯示屏應(yīng)正常顯示調(diào)度統(tǒng)計報表、重點安全生產(chǎn)信息;

(2)主要設(shè)備和重點安全生產(chǎn)環(huán)節(jié)視頻監(jiān)控;

(3)煤礦安全監(jiān)測監(jiān)控系統(tǒng)、井下人員定位系統(tǒng)等終端顯示;

(4)顯示的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確,實時集中監(jiān)控。

(三)調(diào)度文檔內(nèi)容齊全,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,賬面整潔,記錄規(guī)范,值班記錄無涂改。(四)檔案資料,應(yīng)有專人管理。

(五)調(diào)度文檔的保存期限:

1. 班、日調(diào)度記錄,月度及年度生產(chǎn)總結(jié),調(diào)度臺賬保存 1 年以上。

2. 調(diào)度日報、旬報、文字分析,上級通知、通報、傳真電文保存 1 年以上。

3. 死亡事故和重大非傷亡事故記錄,作為永久保存材料。

(六)各項生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡情況,未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自對外公布。(七)立卷時應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項目填寫清楚,裝

訂整齊、牢固,填寫備考表,注明保管期限。

(八)對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)鑒定,報礦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。

第5篇 某某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度

某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度

一、檔案資料的管理規(guī)定

1.為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理,同時也方便各部門有效地使用所有資料,公司的文檔資料實行統(tǒng)一管理制度。

2.由運營中心負(fù)責(zé)公司所有文檔資料保存和管理工作。

3.各部門例會和重要會議均要有會議紀(jì)要并提交運營中心。

4.所有業(yè)務(wù)合同原件一式三份,一份交客戶,另兩份分別由業(yè)務(wù)部、財務(wù)部存檔,各業(yè)務(wù)部每月整理匯總合同清單。

5.圖書資料由各部門自己保管,但各部門需向運營中心提交清單,并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的資料清單。

二、文檔資料的主要范圍

1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、公司信函、會議紀(jì)要、公告等;

2、公司的各種規(guī)劃、計劃、總結(jié)等資料;

3、各部門例會和重要會議的會議紀(jì)要;

4、員工個人檔案(員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件及其它相關(guān)重要證件的復(fù)印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設(shè)備記錄、績效考核等資料;

5、員工提案、述職報告等文字材料。

三、文檔資料的調(diào)用原則及規(guī)定

1、調(diào)用文檔要嚴(yán)格按照分級調(diào)用相關(guān)文檔的原則。

2、調(diào)用本部門文檔,須經(jīng)本部門經(jīng)理申批。

3、調(diào)用外部門文檔,經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫有關(guān)調(diào)用文檔表格方可調(diào)用。

4、未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自越級或跨部門調(diào)用文檔,違者按情節(jié)輕重予以處罰。

第6篇 文檔管理制度

文 檔 管 理 制 度

文 檔 管 理 制 度

1、秘書科負(fù)責(zé)文書檔案的立卷歸檔工作,每個季度的第一個月完成上季度的立卷歸檔任務(wù)。

2、凡歸檔的文件資料必須完整齊全,遵循文件的形成規(guī)律,進(jìn)行科學(xué)的分類、編目、登記和必需的加工整理。

3、檔案的查(借)閱必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),使用檔案者必須愛護(hù)檔案,不得擅自抽拆、涂改、勾劃、污損檔案。

4、借出使用的檔案必須妥善保管,不得帶入公共場所。

5、不得向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。

6、文檔必須排列整齊,編號準(zhǔn)確。并做好防霉、防蟲、防火、防盜等工作。確保檔案齊全。

第7篇 調(diào)度文檔管理制度

調(diào)度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、在屏幕顯示牌板等管理。

一、圖表。

調(diào)度室各種圖表必須及時填繪和修訂，與實際情況相符合，圖表必須歸檔管理。

二、臺賬。

（1）綜合臺賬應(yīng)當(dāng)記錄當(dāng)班生產(chǎn)計劃完成情況、安全生產(chǎn)情況，重點工程和重點工作調(diào)度情況，安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況，領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶班及入井人數(shù)情況，領(lǐng)導(dǎo)交辦工作及落實情況等。

（2）綜合臺賬應(yīng)內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，賬面整潔，字跡工整。

（3）綜合臺賬可采用計算機電子臺賬。

（4）按日原煤產(chǎn)量、月及年累計完成量、綜合進(jìn)尺、開拓進(jìn)尺、日月年累計完成進(jìn)尺進(jìn)行分項或統(tǒng)一的建立統(tǒng)計臺賬。

三、記錄簿。

建立以下記錄簿，并存檔管理。

調(diào)度值班記錄、領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶班記錄（由帶班領(lǐng)導(dǎo)填寫）、調(diào)度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會記錄、生產(chǎn)安全事故（突發(fā)事故）分析統(tǒng)計記錄。

四、 存檔要求：

（1）班、日調(diào)度記錄（包括調(diào)度日志、原始調(diào)度記錄、逐日生產(chǎn)完成情況登記表），要保存5年以上。

（2）調(diào)度日報、旬報和文字分析資料，保存3年以上。

（3）上級調(diào)度通知、通報、傳真電文和本單位下達(dá)的調(diào)度通知、通報和傳真電文原稿要保存2年以上。

（4）月度生產(chǎn)調(diào)度簡報、各類調(diào)度臺賬和專題報告，要保存5年以上。

（5）死亡事故原始記錄、重大非傷亡事故專項記錄、非傷亡事故分類綜合統(tǒng)計，以及年度生產(chǎn)簡報作為永久資料保存。

（6）有統(tǒng)計部門下發(fā)的年度統(tǒng)計匯總資料，各類傷亡統(tǒng)計資料要永久保存。

（7）調(diào)度室要建立保密制度，各項生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡人數(shù)，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得私自對外傳播公布。

第8篇 文檔資料管理制度

為了使拌和站資料管理實現(xiàn)正規(guī)化,并切實加強檔案資料的管理工作,特制定本制度。

一、文件收發(fā)

1、建立收文登記制度。對上級機關(guān)發(fā)來的文件和市直有關(guān)部門文件及其他兄弟單位來文都要進(jìn)行收文登記。

2、收文登記主要包括以下內(nèi)容:收文日期、來文機關(guān)、文件名稱、文件字號、發(fā)文日期及閱文簽字等。

3、文件管理人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示,將文件送交承辦人,承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找;承辦人按文件要求完成后,要及時將文件交還保管人員保存。

4、拌和站對外發(fā)出的文件要建立發(fā)文登記,發(fā)文登記內(nèi)容包括:發(fā)文時間、發(fā)文機關(guān)、文件名稱、文件字號、發(fā)文范圍等。

5、對拌和站擬稿發(fā)出的文件、專題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。

二、檔案資料管理

1、原始記錄是設(shè)備管理和維修工作的基礎(chǔ)之一,是了解設(shè)備狀況、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、建立帳卡表冊和進(jìn)行經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析的依據(jù)。必須重視此項工作的填寫、收集、整理和保存。

2、機械設(shè)備的數(shù)據(jù)管理是一項基礎(chǔ)工作,它來源于原始資料。為了提高設(shè)備資產(chǎn)的運作效益,必須按時分類、收集匯總一些數(shù)據(jù)供分析研究,并及時采取積極措施,保證投入產(chǎn)出效益目標(biāo)的實現(xiàn)。數(shù)據(jù)管理包括列表登記、統(tǒng)計分析、上報考核等方面,應(yīng)做到定期歸類整理。數(shù)據(jù)要完整準(zhǔn)確,報表要及時齊全。

3、機械管理基本數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備以下內(nèi)容:1、管理號碼;2、設(shè)備名稱;3、型號規(guī)格;4、技術(shù)狀況;5、保管單位;6、本季運轉(zhuǎn)小時;7、原值;8、凈值;9、組資日期;10、生產(chǎn)廠家;11、本機編號;12、出廠日期;13、外型尺寸;14、整機重量;15、動力機名稱;16、動力機型號;17、動力機規(guī)格;18、動力機生產(chǎn)廠;19、動力機出廠日期;20、動力機編號;21、工點。上述數(shù)據(jù)4、6、8、21項為動態(tài)數(shù)據(jù),其它為靜態(tài)數(shù)據(jù)。

4、及時上報的報表:《設(shè)備臺帳》(包括自有配屬的設(shè)備和內(nèi)租、外租的設(shè)備以及協(xié)作隊伍的設(shè)備,分別建帳管理)、《機械增減情況表》、《機械事故統(tǒng)計表》、《機械保養(yǎng)、修理計劃報表》、《機械保養(yǎng)、修理完成情況報表》。

5、建立檔案目錄,主要分設(shè)備文件材料、設(shè)備檔案、設(shè)備技術(shù)資料三個方面,以便查找、使檔案資料更好地為工作服務(wù)。

6、建立和認(rèn)真執(zhí)行文件借閱制度和文件保密制度,確保文件安全。

第9篇 省中醫(yī)院教育處文檔管理制度

省中醫(yī)院教育處文檔管理制度

為了進(jìn)一步加強教育處的內(nèi)涵建設(shè)，促進(jìn)處室各項工作規(guī)范化、科學(xué)化、可持續(xù)化管理和發(fā)展，提高工作效率，規(guī)范文檔管理工作，特制定本制度。

1、所有收文、發(fā)文工作均指定專人負(fù)責(zé)，未經(jīng)許可，不得隨便代理收發(fā)工作，以免造成工作混亂。收發(fā)人員必須根據(jù)有關(guān)文件資料，如實填寫收文登記薄、發(fā)文登記薄。對未登記完畢的文件材料，不得先行使用、閱讀。

2、收發(fā)文范圍包括：文件、傳真、郵件以及通過郵件、無紙化傳輸系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)收發(fā)的各種文檔資料。

3、收發(fā)文件等資料應(yīng)及時、準(zhǔn)確送交處長，不得延誤和積壓;對貴重物品、匯款、郵包，要及時登記，并由個人簽字領(lǐng)取;對投遞錯誤的文件應(yīng)及時退回。

4、對醫(yī)院交閱的上級來文等文件，任何人不得截留、保存，專人將文件登記并交由處長審閱后復(fù)印一份，將原件及時交回醫(yī)院辦公室。出差或開會帶回的文件材料，返回后次日登記歸檔，文件涉及內(nèi)容需相關(guān)處室或科室具體落實完成的，由專人根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)和處長閱處意見給予復(fù)印或摘錄，送有關(guān)處室或科室落實，專人對落實處理情況進(jìn)行督辦。

5、發(fā)文文件草擬必須使用《發(fā)文稿紙》，按照處室工作分工對口起草，文稿清樣做到三校，一由擬稿人自行校對，確保數(shù)據(jù)文字準(zhǔn)確無誤后，經(jīng)處長在核稿欄簽字審批后交醫(yī)院辦公室。二由辦公室負(fù)責(zé)再次文字校對無誤后，確定主題詞，報分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。三是文稿清樣經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，正式行文，蓋章。文件內(nèi)容涉及機密的，須按規(guī)定注明密級。

6、處室實施的每項工作全過程的電子文檔實行處室的移動硬盤、電腦雙存儲，電子文檔務(wù)必注明成文的時間，經(jīng)處長審閱后，實施每項工作的負(fù)責(zé)人分別在oa網(wǎng)、醫(yī)院外網(wǎng)上發(fā)布。

7、處室實施的每項工作全過程的電子文檔打印后，及時將電子文檔和紙質(zhì)文檔各一份，分類歸檔、保存。

8、嚴(yán)守工作機密，處室的各種文件、資料等檔案(含電子文檔)由專人保管，專柜存放，嚴(yán)格借閱、借用手續(xù)，確保文件、資料等檔案的安全、全面，發(fā)現(xiàn)失竊和泄密事件，及時報告處長并查處。

9、處室的各種文件、資料等紙質(zhì)檔案，由專人按類別于次年一月內(nèi)立卷裝訂后，分類存檔，專柜保存;電子文檔由專人按類別于次年一月內(nèi)存儲于處室的移動硬盤。

z省中醫(yī)院教育處

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第10篇 m項目管理處文檔管理制度

項目管理處文檔管理制度

根據(jù)國家檔案法和檔案管理規(guī)定,為進(jìn)一步提高管理文檔工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定以下制度:

一、管理處電腦文檔管理員專職負(fù)責(zé)管理處所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報告、通報、會議紀(jì)要等)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的存檔、收集和保管,做到完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

二、任何人員借閱上述文件資料,須經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn),登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還時間。

三、屬秘密文件的要妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室。

四、員工個人檔案材料屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,保管人員也不準(zhǔn)將這些資料擅自給他人過目。

五、文件資料等要進(jìn)行合理歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序還是按內(nèi)容、按時間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明。

六、要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料,要及時清理,無保存必要的材料,經(jīng)管理處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷毀處理。

七、積極實行檔案現(xiàn)代化管理,應(yīng)用計算機檢索手段,做到文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和程序化。

八、會同有關(guān)部門,在購置重要設(shè)備到貨時,檢查驗收文件材料,并及時歸檔。

九、各部門拍攝的記錄管理處各項活動的照片、聲像材料,必須在活動結(jié)束后一周內(nèi)整理好,注明時間、地點、來賓姓名、活動內(nèi)容,交文檔管理員及時歸檔。